社会人0年目から意識したい、 スピーディーに誤解無くコミュニケーションを取る方法 （メール・チャット編） 株式会社ブレインパッド アナリティクスコンサルティングユニット データサイエンティスト 坂本 遼

目次 • 背景と基本思想 • 文章を書くコツ • 文章作成後の確認（メール向け） • 最後に • 参考文献 2

背景と基本思想 3

背景 4 PMは多忙 クライアントも多忙 メールやチャットは丁寧に読まれない 長文は後回し メンバーがPMやクライアントに チャットやメールしても…

基本思想 5 理想の状態 必要十分な情報を、正しく、相手の頭と時間を使わずに伝えられる 〇：相手が知るべき情報 ✕：こちらが言いたいこと ▼ 認識齟齬が起きない ▼ 短い 分かりやすい 読みやすい ▼

文章を書くコツ 6

注意点 • なんでもかんでもこうすればよい、というものではない • 相手との関係性、プロジェクトの状況、文面の長さなど、状況に応じて臨機応変に対応する • TIPSを実施することではなく、TIPSを意識しつつ文章を書くことが本質 • プライベートでは冗長で趣のあるコミュニケーションを取っていきましょう（笑） 7

文章を書くコツ - 全体の構成 8 ルール 解説 最初に1行で概要を述べる 最初の1行を読むだけで、そのメッセージの対応にかかる時間、優先度、アクション（報 告、確認、相談）が分かるのが理想 例 • ○○について、2点確認お願いします。 • ○○について相談させてください。 項目が複数ある場合は、大 項目でくくってナンバリング する 大項目でくくってあげれば、結果的に的確な反応が返ってくることが多い 例 1. 分析内容 2. 今後のスケジュール 前提→結論→詳細の順で書 く 細かい背景や補足情報は後に説明する 例 • ××の指標についてお願いがございます • ○○していただけないでしょうか • というのも、××という状況で、△△… 箇条書きで構造化する 項目がはっきりしている内容は、箇条書きを用いると分かりやすいことが多い 例 ネクストとして、以下を考えています。 • ○○する • ××する

文章を書くコツ – 書く前に意識する 9 ルール 解説 相手に伝える情報の粒度を 考える 細かすぎる情報は逆に伝わりにくい 詳細な定義や結果を共有したい場合はファイルで渡すとよい 例（とあるECサイトのアクティブユーザーの定義の説明） • Before ： 2022年の一年間で100回以上サイト訪問し、かつ3回以上購入した人。ただし、サイト訪問のカウント方法は、訪問から 3時間以上空いた場合別の訪問とカウントし、購入はキャンセルを除く。また、購入は○○イベントの商品は対象外とし、… • After ： 2022年の一年間で100回以上サイト訪問し、かつ3回以上購入した人。詳細は添付したhoge.txtを参照。 事実は事実として書く 事実と認識をはっきり切り分けるためにも、事実を事実として書く必要がある 事実の例 • ～が高くなっている • ～が増えている 認識の例 • ～と考えられる • ～の可能性がある 差分を意識する 情報を伝えることで、相手の持つ情報はどう変わるのかを意識する 例（クライアントとの週次MTGで精度を報告する場合） • Before ： 精度が0.8になりました • After ： 精度が0.1向上しましたが、目標にはまだ達していません 文章は短くする 同じ情報量であれば短い方が良い

文章を書くコツ – 認識齟齬を防ぐ 10 ルール 解説 動作の主と対象を明確にす る 誰が何をしているのかを明確にする 例1 • Before ： 読み解いた分析結果を共有して、皆で議論する • After ： 御社で読み解いた分析結果をA社に共有して、三社（御社、弊社、A社）で議論する 例2 • Before ： BrainPad向けのメール • After ： BrainPadに送るメール 曖昧な表現を避ける 抽象度は下げる 例 • 週末 ⇒ 〇〇月○○日 • 先方 ⇒ 具体的な会社名（※ステークホルダーが複数社いる場合） 表記ゆれを起こさない 用語が異なる = 意味が異なる が基本 例 • ルール、規則 • 資料、パワポ、報告資料 • 分析、集計 二重否定は使わない 二重否定は頭にストレスがかかる 例 • 必ずしも～とはいえない ⇒ ○○といえる / ○○とはいえない

文章を書くコツ – 読みやすくする 11 ルール 解説 一文二義を意識する 文章の長さにもよるが、何義あるか意識しながら書くことは大切 Before • ○○なため、××と考えられますが、実は△△でして、よろしければ××していただきたいです。 After • ○○なため、××と考えられます。 • しかし、実は△△という背景があるので、よろしければ××していただきたいです。 修飾語は被修飾語の直前 に置く 語順が異なるだけでも読みやすさは大きく変わる 例1 • Before ： 具体的に誰が誰に対して何をするのか、イメージできるようにする • After ： 誰が誰に対して何をするのか、具体的にイメージできるようにする 例2 • Before ： ××を○○を基に判断 • After ： ○○を基に、××を判断 文末の形式は揃える 体言止め・用言止めどちらでもよいので、統一するのが大事 冗長な表現は避ける 同じ文言が複数含まれていたら、冗長のサイン 動詞が2つ並ぶときは削除できることが多い 例 • Before ： 全体を構造化し、伝えたい内容の切り分けを行う • After ： 全体を構造化し、伝えたい内容を切り分ける

（参考）冗長な内容とその対処例 • 表の形にして共通項を切り出すと、すっきりさせることができる 12 項目 説明 ほげ データが確認できるのは平日 ほげ2 データが確認できるのは平日 ほげ3 データが確認できるのは土日 ほげ4 データが確認できるのは全日 項目 データが確認できる曜日 ほげ 平日 ほげ2 平日 ほげ3 土日 ほげ4 全日

文章を書くコツ – 質問 13 ルール 解説 むやみに質問しない こちらが決めたことを相手 が確認する形にする ※特に対クライアント 無駄なコミュニケーションを発生させない 質問したら反論の余地があるため、反論されたくない場合は決めたことを確認する形に する方が良い 例 • ○○するのはいかがでしょうか ⇒ ○○いたします / ○○と考えています 質問する際は、Yes/Noで答 えられる形にする 相手の負担を減らすだけでなく、返答がすぐに得られやすくなる 場合によっては回答を誘導することができる 質問文は短くする 質問文が長いと聞きたいことが不明瞭になり、的確な回答が得られにくくなる 例 • Before ： 現在○○を行っており、××という結果が得られたのですが、○○というケースであっても、△△でしょうか？ • After ： 現在○○を行っており、××という結果が得られました。この場合、○○というケースであっても、△△でしょうか？

冗長になりがちな表現集 • 接続詞全般 • ～について • ～を行う • ～など • ～の方で • ～ということ • ～とする • ～していく • ～してみると、 • ～することができる • 現状 • こちら • 個人的に • ～など • 「など」と書いた場合、「他には何があるんですか」と聞かれる • 他に何もない場合は、むやみに書かない • 基本的に 14

文章作成後の確認 （メール向け） 15

内容編 • 送付相手になったつもりでメールを読む • 脳内にコミュニケーションする相手をインストールして、ロールプレイする 16 pip install <送付相手の名前> おススメは… と声に出してからメールを読む

体裁編 • あて先は正しいか • 特にGmailで返信する際は注意 • CCに余計な人、足りない人はいないか • 文頭にてメールを送る相手の名前を書いているか • 自分の名前・所属を名乗っているか • 「！」「？」を使用していないか • 文末に送り主の署名を記載しているか 17 Gmailの場合、ここをクリックす ると全員ではなく一人だけ返信 になってしまうので注意 CCで何人か入れていた場合、読み手の 主体を明確にするためにもここは重要 所属を名乗る （例：ブレインパッドの坂本です） 社外向けの場合は以下のようにしっかり署名する ------------------------------------------------------ 株式会社ブレインパッド アナリティクスコンサルティングユニットデータサイエンティスト 坂本 遼 〒106-0032 東京都港区六本木三丁目1番1号 六本木ティー キューブ Tel：03-6721-7001 メールの例

最後に 18

最後に • 必要なコミュニケーションはためらわずにとる • コミュニケーションに支障が出たら本末転倒 • （若手向け）PMは忙しいが、若手ということはPMも分かっているので、多少手を煩わせても黙っているよりマシ • 習うより慣れよなので、始めから固く考えずに、たくさんコミュニケーションを取っていく中でブラッシュ アップしていく • 文章を考えるのに時間をかけすぎるのもナンセンス • 日々ちょっとだけ意識しましょう、というメッセージ 19

参考書 20 『文章力の基本』 （著：阿部 紘久、出版：日本実業出版社） 『技術者のためのテクニカルライティング入門』 （著：髙橋 慈子、出版：翔泳社）

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