Digital arbetsmiljö för ST Försäkringskassan 11 dec 2024

Slide 1

Slide 1 text

Jonas Söderström • 2024 Hur en usel digital arbetsmiljö Jonas Söderström Webbinarium ST Försäkringskassan • 11 dec 2024 stressar oss på jobbet

Slide 2

Slide 2 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 3

Slide 3 text

Jonas Söderström • 2024 • ”User Experience”, UX • Webb sedan 1994 • Digitala lösningar sedan 1980 • Författare, utbildare, konsult • Regeringen • ICA • Polisen • KF • Försäkringskassan • Riksdagen • Norges regering • Europarådet • Pensionsmyndigheten • MSB • Lärarförbundet • Unionen • Vetenskapsrådet • KTH … Hej!

Slide 4

Slide 4 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 5

Slide 5 text

Jonas Söderström • 2024 1994–

Slide 6

Slide 6 text

Jonas Söderström • 2024 Dagens medicin, 27 sep 2024

Slide 7

Slide 7 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 8

Slide 8 text

Jonas Söderström • 2024 Kommunalarbetaren 27 apr 2023

Slide 9

Slide 9 text

Jonas Söderström • 2024 Kollega , 1 sep 2023 ”Handläggningen har havererat. […] Systemet som skulle automatisera arbetsuppgifter har istället lett till ökad manuell hantering, och varje enskilt ärende tar längre tid.”

Slide 10

Slide 10 text

Jonas Söderström • 2024 ComputerSweden, 13 feb 2023

Slide 11

Slide 11 text

Jonas Söderström • 2024 Hon konstaterar att det här är något som en del i personalen lyft även tidigare men att man ändå suttit fast i de planeringssystem man använt och det tänkesättet. – Det borde inte gått så långt, vi borde lyssnat på dem för länge sedan. ’’ ComputerSweden, 13 feb 2023

Slide 12

Slide 12 text

Jonas Söderström • 2024 SVT Västernorrland, 8 sep 2023

Slide 13

Slide 13 text

Jonas Söderström • 2024 SVT Västernorrland, 8 sep 2023

Slide 14

Slide 14 text

Jonas Söderström • 2024 SR Dagens Eko, 6 okt 2023

Slide 15

Slide 15 text

Jonas Söderström • 2024 Voiser, 31 maj 2024

Slide 16

Slide 16 text

Jonas Söderström • 2024 Publikt, 6 juni 2024

Slide 17

Slide 17 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 18

Slide 18 text

Jonas Söderström • 2024 Är jag inne eller ute?

Slide 19

Slide 19 text

Jonas Söderström • 2024 Snabbkurs! Vad kan påverkas oss negativt? Vad säger lagen? Några steg i praktiken Vad är digital arbetsmiljö?

Slide 20

Slide 20 text

Jonas Söderström • 2024 Vad är digital arbetsmiljö?

Slide 21

Slide 21 text

Jonas Söderström • 2024 Alla förhållanden i arbetet där man interagerar med eller styrs av digitala system Digital arbetsmiljö:

Slide 22

Slide 22 text

Jonas Söderström • 2024 Digital arbetsmiljö Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 23

Slide 23 text

Jonas Söderström • 2024 God digital arbetsmiljö Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 24

Slide 24 text

Jonas Söderström • 2024 God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 25

Slide 25 text

Jonas Söderström • 2024 God digital arbetsmiljö God användbarhet: enkelt, intuitivt, konsekvent, lätt att hitta rätt, svårt att göra fel, bra utbildning och införande Fungerande teknik: stabilt, inga krascher, snabbt nätverk, snabb respons Nytta för arbetet: fl exibilitet, enklare administration, fokus på kärnuppgift, empowerment, självständighet Inverkan på själva arbetet Anpassat till människor & uppgift Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 26

Slide 26 text

Jonas Söderström • 2024 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 27

Slide 27 text

Jonas Söderström • 2024 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 28

Slide 28 text

Jonas Söderström • 2024 Dålig digital arbetsmiljö ”IT-strul”: servern nere, printern krånglar, långsamt nätverk, långa väntetider, uppdateringar som stör arbetet Dålig användbarhet: orimligt många klick, svårt att hitta, lätt att göra fel, svag feedback, dålig utbildning Tids- och motivationstjuvar: detaljstyrning, mer administration, brist på fl exibilitet, "onödigt och oskäligt arbete”, stödjer inte verkliga uppgifter Anpassat till människor & uppgift Inverkan på själva arbetet Teknisk kvalitet: stabilitet, kapacitet

Slide 29

Slide 29 text

Jonas Söderström • 2024 ”Teknik- strul” Vems ansvar? förvaltning, it-drift, support Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet

Slide 30

Slide 30 text

Jonas Söderström • 2024 ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet

Slide 31

Slide 31 text

Jonas Söderström • 2024 ”Teknik- strul” Vems ansvar? it-avdelning, utveckling, upphandling, leverantörer, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetutvecklare, digitala strateger Dålig använd- barhet Negativ inverkan på arbetet

Slide 32

Slide 32 text

Jonas Söderström • 2024 Så påverkas vi: Fyra pusselbitar

Slide 33

Slide 33 text

Jonas Söderström • 2024 Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress

Slide 34

Slide 34 text

Jonas Söderström • 2024 Emotionell belastning Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav)

Slide 35

Slide 35 text

Jonas Söderström • 2024 Krav – Kontroll

Slide 36

Slide 36 text

Jonas Söderström • 2024 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress

Slide 37

Slide 37 text

Jonas Söderström • 2024 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Nya typer av styrning och kontrollförlust Stress

Slide 38

Slide 38 text

Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress”

Slide 39

Slide 39 text

Jonas Söderström • 2024 Skyddsombudet Silvana Vretovska Kommunalarbetaren 20 dec 2018

Slide 40

Slide 40 text

Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Slumpmässiga krascher, avbrott för uppdateringar

Slide 41

Slide 41 text

Jonas Söderström • 2024 Systemet kan krascha när som helst, och då försvinner allt man skrivit i ärendet. Därför skriver man först sina anteckningar i Word och klistrar sedan in dem … … men då bryter man egentligen mot regelverket kring integritet och säkerhet… ’’

Slide 42

Slide 42 text

Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Slumpmässiga krascher, avbrott för uppdateringar ”Digital Taylorism” och algoritmisk styrning

Slide 43

Slide 43 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 44

Slide 44 text

Jonas Söderström • 2024 Kontrollförluster Mikro (sekunder) Makro (år) Vänta på respons från systemet: ”mikrostress” Avbrott för uppdateringar Får inte påverka arbetsverktyg och -processer ”Digital Taylorism” och algoritmisk styrning

Slide 45

Slide 45 text

Jonas Söderström • 2024 Får inte vara med och påverka digitala förändringar Unionen, Vision, ST 2015–2017

Slide 46

Slide 46 text

Jonas Söderström • 2024 Låga krav Höga krav Hög egen- kontroll Låg egen- kontroll Stress Nya nivåer av krav pga kognitiva belastningar

Slide 47

Slide 47 text

Jonas Söderström • 2024 Ökade kognitiva krav 1. Drakoniska lösenordsbyten 2. Stora mängder information, dåligt utformad 3. Ständiga larm/ alerts 4. Integration – i användarens huvud 5. Olika sätt att interagera

Slide 48

Slide 48 text

Jonas Söderström • 2024 ”Password expired”

Slide 49

Slide 49 text

Jonas Söderström • 2024 21 system varje dag HR Ekonomi Utbildning Teknik

Slide 50

Slide 50 text

Jonas Söderström • 2024 Lösenordsuppdateringar var 3, 4, 5 vecka HR Ekonomi Utbildning Teknik

Slide 51

Slide 51 text

Jonas Söderström • 2024 ≈ 270 lösenordsuppdateringar per år Ø var 4e vecka ≈ 13/år x 21 system ≈ 273 252 arbetsdagar per år

Slide 52

Slide 52 text

Jonas Söderström • 2024 Lösenord i klartext

Slide 53

Slide 53 text

Slide 54

Slide 54 text

Jonas Söderström • 2024 Karolinska Institutet Biblioteket, 18 feb 2014 110 anställda 117 system

Slide 55

Slide 55 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 56

Slide 56 text

Jonas Söderström • 2024 Systemen är olika 04.12.24 04-12-24 2024-04-12 12.04,24 1959-03-21-1237 590321-1237 19590321-1237 195903211237

Slide 57

Slide 57 text

Jonas Söderström • 2024 Den genomsnittlige användaren hoppade mellan skilda sajter och system 1200 gånger / dag 137 x 5 weeks = 3,200 days @ 3 Fortune 500 companies Harvard Business Review, 29 augusti 2022

Slide 58

Slide 58 text

Jonas Söderström • 2024 Etisk stress Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Frustration

Slide 59

Slide 59 text

Jonas Söderström • 2024 X skickar SMS om en anställnings- intervju

Slide 60

Slide 60 text

Jonas Söderström • 2024 ”Det är inget på det här jobbet som har fått mig att gråta – utom [x-system]. Vid ett antal tillfällen.” ”Man får försöka hitta kreativa lösningar för att kunna sköta sitt jobb.” 4600 anställda, Stockholm, okt 2017

Slide 61

Slide 61 text

Jonas Söderström • 2024 Du har problem med lösenordsbytet? Jag bryr mig inte.

Slide 62

Slide 62 text

Jonas Söderström • 2024 Emotionell belastning Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Etisk stress ”Samvetsstress”

Slide 63

Slide 63 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 64

Slide 64 text

Jonas Söderström • 2024 Betygsättning

Slide 65

Slide 65 text

Jonas Söderström • 2024 Kontroll- förlust Kognitiv last (krav) Emotionell belastning Etisk stress

Slide 66

Slide 66 text

Jonas Söderström • 2024 Lagen

Slide 67

Slide 67 text

Jonas Söderström • 2024 Teknik, arbetsorganisation och arbetsinnehåll skall utformas så att arbetstagaren inte utsätts för fysiska eller psykiska belastningar som kan medföra ohälsa eller olycksfall. AML, Kapitel 2, § 1

Slide 68

Slide 68 text

Jonas Söderström • 2024 Maskiner, redskap och andra tekniska anordningar skall vara så beska ff ade och placerade och brukas på sådant sätt, att betryggande säkerhet ges mot ohälsa och olycksfall. AML, Kapitel 2, § 5

Slide 69

Slide 69 text

Jonas Söderström • 2024 För att förebygga ohälsosam arbetsbelastning, bör [arbetsgivaren] försäkra sig om att den teknik som används är utformad och anpassad till det arbete som ska utföras. OSA (AFS 2015:4) , § 9

Slide 70

Slide 70 text

Jonas Söderström • 2024 Programvara och system skall vara lämpligt utformade med hänsyn till arbetsuppgiftens krav och användarens förutsättningar och behov. Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5), § 10

Slide 71

Slide 71 text

Jonas Söderström • 2024 Arbetstagaren skall ges möjlighet att medverka i utformningen av sin egen arbetssituation samt i förändrings- och utvecklingsarbete som rör hans eget arbete. AML, kapitel 2, § 1

Slide 72

Slide 72 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 73

Slide 73 text

Jonas Söderström • 2024 (Sju principer) 6. Human-centred systems and innovative technologies in the public sector, strengthening its pioneering role in the research on secure and trustworthy technology design.

Slide 74

Slide 74 text

Jonas Söderström • 2024 Vad kan vi göra?

Slide 75

Slide 75 text

Jonas Söderström • 2024 Kommunalarbetaren, 15 okt 2016

Slide 76

Slide 76 text

Jonas Söderström • 2024 Kommunalarbetaren, 15 okt 2016 ”Vi fick berätta hur vår arbetsdag såg ut, och företaget byggde appen efte r våra behov”

Slide 77

Slide 77 text

Jonas Söderström • 2024 Vårdfokus, 6 sep 2017

Slide 78

Slide 78 text

Jonas Söderström • 2024 Foto: Jenny Leyman/Vårdfokus +8%

Slide 79

Slide 79 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 80

Slide 80 text

SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Följ upp Åtgärda

Slide 81

Slide 81 text

Jonas Söderström • 2024 Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter utveckling, upphandling, HR (införande och utbildning), it-strategi förvaltning, it-drift, support ledning, verksamhetsutvecklare, digitala strateger Design, använd- barhet Inverkan på arbetet En praktisk indelning

Slide 82

Slide 82 text

Jonas Söderström • 2024 Tre områden för digital arbetsmiljörond FEM

Slide 83

Slide 83 text

Jonas Söderström • 2024 Fem aspekter att undersöka 1. Hårdvara, nätverk och fysiska kvaliteter 2. Användbarhet och design 3. Utbildning, införande, stöd 4. Inverkan på / Anpassning till arbetet 5. Kopplingar och beroenden mellan fl era system

Slide 84

Slide 84 text

Jonas Söderström • 2024 •Undersöks bäst på plats •En hel del kan rättas direkt •Ansvar: Drift, förvaltning, IT-support •Tillräckligt antal datorer? •Hantering, placering? •Bildskärmar, tangentbord? •Laddning, kringutrustning, sladdar? 1. Hårdvara, nätverk, fysiska kvaliteter

Slide 85

Slide 85 text

Jonas Söderström • 2024 2. Användbarhet, design • Inställningar – till exempel inaktiv tid innan systemet stänger • 2. Design, använd- barhet • Ansvar: IT-avdelning, upphandling, krav på leverantörer •System som ”talar annat språk” (andra begrepp)? •Många klick, ologiskt, oöverskådligt? •Många inloggningar?

Slide 86

Slide 86 text

Jonas Söderström • 2024 3. Utbildning, införande, stöd • Ansvar: HR, IT-support • Finns lokal support med mandat och ansvar för verksamhetskritiska system och verktyg? • Har medarbetarna fått utbildning? Repetitions- utbildning, coachning på plats? • Finns extra stöd vid arbetstoppar och kritiska tidpunkter?

Slide 87

Slide 87 text

Jonas Söderström • 2024 ”...druknar i styrsystem” • Ansvar: ledning, verksamhetsutvecklare med it, digitaliserings- ansvariga •Stödjer rätt arbetsuppgifter? •Pålagor, skapar orimlig tids- åtgång? •Gränslöst arbete? •”Digital taylorism”? 4. Inverkan på arbetet ”Vi drunknar i styrsystem”

Slide 88

Slide 88 text

Jonas Söderström • 2024 5. Kopplingar mellan fl era system • Svåraste problemen att lösa • Beroende av system som andra organisationer driftar eller äger • Vem har ansvar? • Andra åtgärder under tiden?

Slide 89

Slide 89 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 90

Slide 90 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 91

Slide 91 text

SAM-hjulet Undersök Riskbedöm Åtgärda Följ upp Åtgärda

Slide 92

Slide 92 text

Jonas Söderström • 2024 Judith / F under cc-licens lickr Fem åtgärdsnivåer 4. Anpassa och ändra systems funktioner/design 3. Tekniska förbättringar ”under huven” 2. Ändra och anpassa verksamheten 1. Utbildning, stöd, vägledning 5. Byta hela system/tjänster

Slide 93

Slide 93 text

Jonas Söderström • 2024 Mät efter ändringar Före ”Systemet hjälper mig att göra analys”

Slide 94

Slide 94 text

Jonas Söderström • 2024 Ny design av ux-experter

Slide 95

Slide 95 text

Jonas Söderström • 2024 Mät efter ändringar Efter ”Systemet hjälper mig att göra analys”

Slide 96

Slide 96 text

Jonas Söderström • 2024 Era krav på utbildning •Överenskommet i förväg •Får ej prioriteras bort •Måste vara på system som verkligen ska användas

Slide 97

Slide 97 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 98

Slide 98 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 99

Slide 99 text

Jonas Söderström • 2024 Checklistan kan fritt laddas ner från http://javlaskitsystem.se/verktyg/

Slide 100

Slide 100 text

Jonas Söderström • 2024 … men AI då?

Slide 101

Slide 101 text

Jonas Söderström • 2024 Forbes, 23 juli 2024 1250 US, UK, Australien & Canada

Slide 102

Slide 102 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 103

Slide 103 text

Jonas Söderström • 2024 Summering

Slide 104

Slide 104 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 105

Slide 105 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 106

Slide 106 text

Jonas Söderström • 2024

Slide 107

Slide 107 text

Jonas Söderström • 2024 Använd SAM! Ta hjälp av ux-expertis! Testa Digi-ronden!

Slide 108

Slide 108 text

Jonas Söderström • 2024 Spellista BlindHen

Slide 109

Slide 109 text

Jonas Söderström • 2024 Tack! Mejl: [email protected] Web: javlaskitsystem.se LinkedIn: Jonas Söderström Foto: Lars Lundqvist