大都会岡山の
両方備えたシステム会社で始まった、
ストレスフリーなプロセス快善
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
福田 利行・河内 一弘
[Backlog World 2020 re:Union]
2020年4月18日
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
今日お話しすること
1. Backlog浸透の取り組み
水飲み場まで連れていく
2. ストレスフリーな業務改善
集める・生成する・見える化する
3. 現在の取り組み
2/29 Backlog World中止後に起きたこと
2
Slide 4
Slide 4 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
第一部
Backlog浸透の取り組み
~水飲み場まで連れていく~
3
Slide 5
Slide 5 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
社内カンパニー(事業部門)
技術力でビジネスを牽引する
品質を守り経営を後押しする
支援部門
・技術課題や品質課題の解決
・技術・品質分野の施策、ツール推進
ビジネス戦略本部
技術開発統括部
経営推進本部
品質マネジメント室
株式会社両備システムズ
会社紹介
公共、医療、社会保障分野および民間企業向けの情報サービスの提供、
システム構築、アウトソーシング事業、ソフトウェア開発、
ハードウェア販売および保守サービス、ネットワーク構築サービス、
データセンター事業、クラウドサービス事業、セキュリティ事業
4
Slide 6
Slide 6 text
社員数
1,556名
(2019年12月現在。グループ連結)
創立
1965年
グループ会社
3社
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
会社紹介
5
Slide 7
Slide 7 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
このぐらいの規模は、
意外とプロセス改善が難しい
⚫ 皆の顔が見えるわけではない。
部門や拠点もそこそこ多く、情報がなかなか伝わらない
⚫ 出回っている手法や事例は、大手さんのものが多く、
単純に参考にできるわけでもない。
⚫ 歴史があるので、既に定着したやり方や文化があり、
事業ドメインも広がっている。
地方自治体向け、医療機関向け、民間向け、受託開発 など
社内の課題とは?
6
Slide 8
Slide 8 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
社内システムを内製
OSSの課題管理ツールの導入
市販パッケージの導入
弊社のプロセス改善の歴史
?
社内の課題とは?
7
Slide 9
Slide 9 text
このままでは、また同じことになる・・・
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
Backlogの採用が決まり、大部屋で説明会をしたものの…
手ごたえはいまいち
社内の課題とは?
8
Slide 10
Slide 10 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
自信はあるのに、伝わらない
社内の課題とは?
9
Slide 11
Slide 11 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
“水飲み場まで
連れて行かんといけんで”
You can take a horse to the water, but you can’t make him drink.
社内の課題とは?
10
Slide 12
Slide 12 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
トップダウンの方が楽なのでは?
浸透の取り組みとは?
11
Slide 13
Slide 13 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
ひとつの言葉で
いちどに大勢に届ける
それぞれの部門に
別々の言葉で語りかける
組織維持に必須なシステム
(人事・経理システムなど)
現場が活用しないと
効果が出ないシステム
(Backlog)
浸透の取り組みとは?
12
Slide 14
Slide 14 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
あえて、
トップダウン指示は出さない
少し待ってもらいました。
浸透の取り組みとは?
13
Slide 15
Slide 15 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
⚫現場の関心事や課題はさまざま。
• 業務効率化とか品質向上とか収支改善とか
• 「チケット管理ツールを入れます」だけでは刺さらない。
⚫何が変わるのかを伝える
• これまでは、「ツールを導入すること」がゴールだった。
• 「導入後の世界」が見えなければ人はついてこない。
“水飲み場に連れていく” 社内の課題とは?
14
Slide 16
Slide 16 text
改めて、課題を見つめ直す
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
社内の課題とは?
15
Slide 17
Slide 17 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
アプリケーション利用時間比率
(一部部門での調査結果)
最強
Excel
メール
Excel Excel
Excel
Excel
Excel Excel
18.7%
17.9%
課題を見つめ直し、
働き方の現状を調べる。
16
Slide 18
Slide 18 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
データは拡散
課題を見つめ直し、
働き方の現状を調べる。
17
Slide 19
Slide 19 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
転記や二重入力
Excel Excel
Excel
Excel
メールを
探して
Excelに
転記して
別の場所に
工数入力
コミュニケーション
進捗管理
品質管理
コスト管理
データは
沼に消える
課題を見つめ直し、
働き方の現状を調べる。
18
Slide 20
Slide 20 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
誰が何をやっているのかわからない
わかるのは、「みんな忙しそうなこと」だけ
Q&A
???
課題を見つめ直し、
働き方の現状を調べる。
19
Slide 21
Slide 21 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
プロジェクトが
うまく
いかない
状況が
見えない
データを
採るよう
指示
現場の
負担が
増える
データを
採れない
対策を
打てない
課題を見つめ直し、
働き方の現状を調べる。
20
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
そうしているうちに、
だんだん変化が起き始めました
浸透の取り組みとは?
26
Slide 28
Slide 28 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
部門を挙げて
使ってくれるところも
浸透の取り組みとは?
27
Slide 29
Slide 29 text
炎上プロジェクトで大活躍!
夕会でタスクの棚卸し
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
これ、
今日やらんでもええから
優先順位下げよう!
おっ、これ忘れとった!
追記しとくわ!
あと、どれぐらいで
できる?
ヘルプがいるなら、
人増やすで!
浸透の取り組みとは?
28
Slide 30
Slide 30 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
炎上中
背景色とアイコンで
プロジェクトの状況を表現
鎮火済み
浸透の取り組みとは?
29
Slide 31
Slide 31 text
今回、自分も使ってみて「やっと、この利用価値が分かった」
今までは、メールが飛んできたりする程度のものかと思っていた。
是非、東京本社で説明会を行ってほしい。
「そのとき、効果あったことを話してくれる?」「喜んで」
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
東京からも連絡が
浸透の取り組みとは?
30
Slide 32
Slide 32 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
事務職の人からも相談が
メールをあとから探すのが大変だったり
して、Backlogで便利にならないかなぁ
とぼんやり思ってるのですが、
実際どうなんでしょうか。
女子力高めな
プロジェクトが完成!
浸透の取り組みとは?
Backlog教室でのレクチャーで…
31
Slide 33
Slide 33 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
社内コミュニティ
部門を超えた情報交換が始まった
「アクセシビリティに配慮した
開発事例はありませんか?」
「経験ありますので、
わかる範囲でコメントします」
浸透の取り組みとは?
32
Slide 34
Slide 34 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
勝手にプルリクエスト
使い始めるチームが出現
https://backlog.com/ja/git-tutorial/pull-request/pull-request1_3.html
浸透の取り組みとは?
33
Slide 35
Slide 35 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
833人
社内のBacklogユーザ数
(取引先・請負先含む) 1,617人
1,306人
2019年
4月
2019年
9月
2020年
4月
浸透の取り組みとは?
約
10人
2018年
1月
34
Slide 36
Slide 36 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
第二部
ストレスフリーな業務”快”善
~集める・生成する・見える化する~
35
Slide 37
Slide 37 text
ツールを入れると、作業が増える問題
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
https://backlog.com/ja/blog/pitfalls-you-want-to-know-to-make-a-new-approach/
ココをできるだけ
小さくするには?
Backlogブログ:新しい取り組みをするときに知っておきたい「落とし穴」とは
現場の負担を増やさずに
業務を”快”善するには?
36
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
Backlogに入力したバグレポートから
品質傾向を分析
集めたデータを見える化し
”快”善につなげる
50
Q
Quality
Slide 52
Slide 52 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
入力した予実工数と進捗率から
EVMを生成
予定時間と進捗率を入力 実績工数を入力
PV
AC
EV
集めたデータを見える化し
”快”善に役立てる
51
CD
Cost
Delivery
データ入力が習慣化し、タイムリーにEVMを見ることができる。
Slide 53
Slide 53 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
予定工数と実績工数をBIツールで比較
人単位の状況など、軸を変えながら見れる
集めたデータを見える化し
”快”善に役立てる
工程別
1705
690
270
190
190
16 16
90
52
C
Cost
Slide 54
Slide 54 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
入力した工数をもとに
週報を出力
データから資料を生成し
現場の負担を増やさない
53
M
Management
Slide 55
Slide 55 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
週報から詳細を調べる
ここをダブルクリックすると
Backlogが開く
集めたデータを見える化し
”快”善につなげる
54
M
Management
Slide 56
Slide 56 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
働き方の傾向も見える化
福田さん、
部長だけど
コードいっぱい書いてる!
集めたデータを見える化し
”快”善につなげる
55
Slide 57
Slide 57 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
コメント量ヒートマップ
Backlogのコメント履歴から
メンバー間のコミュニケーション密度を見える化
集めたデータを見える化し
”快”善につなげる
56
Slide 58
Slide 58 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
プロジェクトを量産できるように
キッティングツールを開発
種別・カスタム属性を
Excelに設定して…
Click!
キッティング完了!
ストレスフリーなプロセス快善
取り組みを広げるために
57
Slide 59
Slide 59 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
第三部
現在の取り組み
2/29 Backlog World中止後に起きたこと
58
Slide 60
Slide 60 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
招かれざる客
新型コロナウィルス
(望まない形で)
次の世界が
やってきてしまった…
新型コロナウィルスに対し
我々ができることは?
59
Slide 61
Slide 61 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
東京本社・大阪支社・九州支店
事業所一次閉鎖
テレワークへ移行
新型コロナウィルスに対し
我々ができることは?
60
Slide 62
Slide 62 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
みんなの仕事が見えなくなる
61
Slide 63
Slide 63 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
何事も
見える化が必要
https://www.j-cast.com/2020/03/05381403.html?p=all
新型コロナウィルスに対し
我々ができることは?
62
Slide 64
Slide 64 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
ストレスフリーなプロセス快善
これを徹底するしかない
集める
(データを一か所に集め、土台を作る)
生成する
(必要な資料を生成し、余分な作業を増やさない)
見える化する
(データを分析できる形に見える化し、改善に役立てる)
新型コロナウィルスに対し
我々ができることは?
63
Slide 65
Slide 65 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved.
• テレワークの仕事を見える化する
• 作業者の負担を増やさない
• 「単一情報源」を守る
• Backlogに慣れていない管理者に配慮
新型コロナウィルスに対し
我々ができることは?
64
Slide 66
Slide 66 text
Copyright 2020 Ryobi Systems Co., Ltd. All Rights Reserved. 65
命名
Backlog在宅勤務ソリューション
新型コロナウィルスに対し
我々ができることは?