新卒者向け資料 タスクマネジメント ドキュメンテーション

目的 ● なるべく早く活躍してもらうために、会社で働く上で欠かせない「タスクマネジメント」 と「ドキュメンテーション」に関する考え方をお伝えします ● 今日全てをマスターする必要はなく、日々の業務の中で少しずつ身に付けていって ください ● 質問あれば随時どうぞ！終わった後でもどうぞ！

© 2019 スタートアップ 2019新卒合同入社式 All Rights Reserved. 久津　佑介/ ひさつ　ゆうすけ 金融事業部　PdO/PdMなど ひさつです。 元々エンジニアで今はプロダクトマネージャーとして生きてま す。顔色悪いのはデフォルトなので心配しないでください。 メインは金融ですが社内の色々なことに顔出してます。 好きなもの：浦和レッズ/音楽（バンド活動）/読書/欅坂46 嫌いなもの：トマト/ピーマン/ホタテより大きい貝/冷房の強い部屋 @Nunerm https://productmanager55.hatenablog.com/ 誕生日：1986/09/18　入社日：2019/03/01 @Hisatsu Yusuke お写真（必須） ※自身だと認識できるお写真 を添付してください。 【雛形です】 こちらのスライドをコピーしてください プロフィールマットです こちらコピペして活用してください

タスクマネジメント

タスクマネジメント - ３つのポイント チームでのタスクフローを意識する タスクをカテゴライズする できる限りチーム内で共有する

チームでのタスクフローを意識する ● 組織で働く上で、１人で完結するタスクはそんなに多くない ● 特に「後続タスクに必要なインプットは何か」「クリティカルパスは何か」を常に意識 して進め方やスケジュールを考える 例：プレスリリースの準備 構成考える イラスト作る 文章作る 内容確認 イラスト修正 文章修正 プレスリリース 実行 クリティカルパス ＝ここが遅れると全て遅 れる 必要なインプット ＝揃っていないと次に進 まない 4/1 1d 4/2 1d 4/2 2d 4/4 1d 4/5 1d 4/5 2d 4/7 1d

チームでのタスクフローを意識する ● 慣れてきたらタスクフローのボトルネックを探す ● 自分がボトルネックの場合、自分のタスクの優先度の考え方を見直す（後述） ● 他者がボトルネックの場合、時間がかかる原因を見極めて打ち手を考える 構成考える イラスト作る 文章作る 内容確認 イラスト修正 文章修正 プレスリリース 実行 4/1 1d 4/2 1d 4/2 5d 4/7 1d 4/8 1d 4/8 2d 4/10 1d インプット量を増 やす？ サポートする？ 早めに始める？

チームでのタスクフローを意識する 参考：VSM（Value Stream Mapping）　　　　　The Goal

タスクをカテゴライズする ● 緊急度と重要度でカテゴライズして優先度をつける 領域①【緊急】 ● とにかくすぐにやる ● 後続タスクがある場合は特に 領域②【価値】 ● これを後回しにしがち ● いつやるのか予定を立てる 領域③【錯覚】 ● 仕事した感を得やすい ● 効率的に捌けるように工夫する 領域④【無駄】 ● やらなくていいように工夫する 緊急度・重要度は 一人で判断せずに チームに確認すること ③に時間を取られて ②ができていなかったら 要注意

タスクをカテゴライズする 参考：GTD（Getting Things Done）

できる限りチーム内で共有する ● １日１回はチーム内に状況を共有する ● 監視が目的ではなく、遅れ・ズレ・トラブルの検知を早くすることが目的 Aやってます Aやってます Aやってます そろそろBや らないと？ ・・・ ・・・ (やべえ…) もう間に合わ ん すいません むりぽっす おけ まかせろ ・・・ ・・・ タスクA、Bの期限 ▼ すいません むりぽっす (順調かな？) リカバリ期間

できる限りチーム内で共有する 参考：日報　　　　　　　　　　　　　カンバン

タスクマネジメント - まとめ タスクマネジメントは 組織・チーム・個人ごとに 最適なやり方が異なります 「より良い方法」に改善していく 意識を常に持ちましょう

ドキュメンテーション

ドキュメンテーション - ３つのポイント 目的に応じて書き方を変える 目的に応じて管理方法を変える テキストだけでいつも正確に伝えられると 思い込まない

目的に応じて書き方を変える 種類 内容例 期待するアクション ポイント 議事録 日時・参加者・アジェンダ・決定事項・ 議論内容・TODO（誰が何をいつまで に）・議論に使った資料 決定事項やTODOに関する認識のズレが ある人に正してもらう 事実と推測を、決定事項と未決事項 を明確に区別して書く あまり作成に時間をかけない マニュアル 目的・手順（フローチャート）・アカウン ト情報・参考資料 業務のミス防止、効率化、オンボーディン グ 人によって解釈が異なることがない ように正確に書く 社内向け共有 結論・前提・内容・依頼事項・期限 依頼事項を正確にやってもらう 読むのに苦労しないように、依頼事 項を明確に書く 社外向け提案 （いろいろ） 数多ある選択肢の中から自社を選んでもら う とにかく丁寧に、魅力的に、かつ絶 対に間違いのないように書く（必ずレ ビューを入れること！） ● 「読んだ人にどのようなアクションをしてほしいのか？」を意識して書く

目的に応じて書き方を変える 参考：（議事録）フォーマット例 定例フォーマット 日時　：2020/1/1 参加者：大野・相葉・二宮・桜井・松本 1.全体共有（大野） 2.メンバー報告 　相葉： 　二宮： 　桜井： 　松本： 3.個別アジェンダ 4.決定事項 5.未決事項 6.TODO 　・パズドラをマスターする（二宮：〜1/15） 単発フォーマット 日時　：2020/1/1 参加者：城島・松岡・長瀬・国分（欠席：山口） 1.この場の目的/ゴール 2.決定事項 3.議論内容 4.TODO 5.次回予定 事 前 に 書 い て おく

目的に応じて書き方を変える 参考：（社外向け）ノンデザイナーズ・デザインブック

目的に応じて管理方法を変える ● ストック情報：後で見返すことが多いもの ○ アクセスしやすい場所に置く（例： Notion、GoogleDrive） ○ 体系化して整理する（例：フォルダ分け） ○ 常に最新化できるようなルールや仕組みを作る ○ 最新化するのが大変すぎる場合は作らないという選択もあり ● フロー情報：後で見返すことが少ないもの ○ 関係者が普段見ている場所に流す（例： Slackチャンネル） ○ 読まない人も一定数いるという前提で、要点を強調する ○ 後で見返す必要が出た際に、多少探すのが大変でもドンマイ

テキストだけでいつも正確に伝えられると思い込まない ● テキストだけで全て伝えようとすると確実に認識齟齬が起きる ● 読む人が持つ前提情報や知識によって、解釈が大きく異なる ● 基本的に相手は「知らない」という前提でドキュメントを作るべき ● 必要に応じて直接説明する場を設けること 新しいキャンペーンや るので準備よろ ああいつも通り 準備すればいいのね 準備？ うち関係ないやつか 新しいキャンペーンや るので〇〇は△△を よろ ああいつも通り 準備すればいいのね 御意

テキストだけでいつも正確に伝えられると思い込まない 参考：ナラティヴ・アプローチ ドキュメントに関する本ではないですが、 人とのコミュニケーションにおける大事な 考え方がまとまっていてヒントになるはず

ドキュメンテーション - まとめ 「うまく伝わらなかったな」 「書いたのに見てもらえてないな」 という場面に遭遇したら ドキュメントの作り方を見直してみましょう 練習あるのみ