Notionでの「タスク管理」はこうすると良いよ / KANBAN Method with Notion Board View

Slide 1

Slide 1 text

Notionでの「タスク管理」はこうすると良いよ梶原成親 / kajinari https://kajinari.kreis-works.com/

Slide 2

Slide 2 text

● この資料はタスク管理を新たに始めたい初心者向けに記載しています。 ● Notionのボードビューを使って「カンバン」によるタスク管理にフォーカスされています。 ● 物理カンバンによる運営には触れておりません。 ● P.7 〜は、カンバンによるタスク管理の概念を解説しています。 ● P.21からは、Notionでカンバンをどう作成するか？どう設定するか？を解説しています。 ● P.32からは、FAQとして、良くある質問と回答例を記載しています。 ● P.38からは、Notionの新機能のスプリント機能の簡単な使い方を記載しています。はじめに

Slide 3

Slide 3 text

自己紹介楽天、リクルート、PLAIDなどで情報システムを担当する。プロセスを改善し、自動化を推進して、メンバーが圧倒的なパフォーマンスを出せる環境構築と、クラウド時代に適応した「モダンな情シス」を構築する外部CIOとして、環境構築を推進しています。アジャイルコーチ、スクラムアライアンス認定プロダクトオーナー。ポートフォリオ ● https://kajinari.kreis-works.com/ ● 副業案件募集中です主な書籍 ● 『SCRUM MASTER THE BOOK』翻訳梶原成親 / kajinari

Slide 4

Slide 4 text

チームのタスク管理に課題はありますか？ 

Slide 5

Slide 5 text

タスク管理によくある課題 ● 期待する納期によく遅れている  ● 目の前のタスクばかりに追われており、優先度がよくわかっていない  ● 依頼したタスクがいつ仕上がるのか、分からない  ● 誰が、何を、どんな量しているのかわからない 

Slide 6

Slide 6 text

理想的な状態とは？ ● 担当者にヒアリングしなくても、タスク状況が把握できるチームタスクの優先度の認識が一致している  ● 「◎◎さんの確認待ちです！」が無い状態  ● 属人的になっておらず、チームのタスクとして「コト」を前に進められる状態になっている  ● タスク完了の目処が分かっている  ● 正しくタスクが推進されている（ゴールがズレていない） 

Slide 7

Slide 7 text

「カンバン」によるタスク管理術について紹介させて頂きます。 

Slide 8

Slide 8 text

カンバンによるタスク管理とは？ ● もともとはトヨタ自動車で生産プロセス改善のために開発された  ● David Anderson 氏のカンバン方式の定義によりソフトウェアとサービスの領域にもこの方式の適用が進みました。  ● タスクのステータスを列で定義し、タスクを見える化し、視覚化に役立つ方法論です。 

Slide 9

Slide 9 text

Notionカンバンのサンプル

Slide 10

Slide 10 text

カンバンの基本 ● ステータスを作成します。  ● ステータスは左から右に。完了に近づくように配置します。  ● 未着手 → 進行中 → レビュー → 完了  ● ”全て”のタスクを書き出す  ● 未着手のタスクは、優先度の順に上から  並べ替えておく 

Slide 11

Slide 11 text

カンバンの基本 ● ボードのステータスを定義する。  ● チームの仕事の流れを定義する事と同義。  ● ミニマムでは、未着手 → 進行中 → 完了の３つ  ● チームでタスク管理する場合、「レビュー」の追加を推奨します。  ● レビューでは依頼者 or チームでの確認をもって完了する  ● ステータスについては、チーム毎の都合があるので、チームで決めて合意する。  ● ステータスについては決めたら終わりではなく、プロセスの振り返りを行いカイゼンすれば良い（最初から完璧でなくて良い） 

Slide 12

Slide 12 text

ステータスの定義、完了の条件について認識を共有する注意：ソフトウェア開発におけるカンバンの例（レーンとステータスは同義です）  

Slide 13

Slide 13 text

チームのタスクが見える化される  見えるようになること  ● タスクのステータス  ● 誰が何をやってるか  ● チーム全体でのタスク消化率  ● タスクを多く抱えてる人 

Slide 14

Slide 14 text

カンバンを運用すると課題が見えてくる ● タスクが特定の誰かに集中している  　→チームで助け合うにはどうしたら良いか？を話し合う  ● 特定ステータスにずっと溜まっているタスクがある  　→何か問題があるかも知れない  ● 依頼されたタスクが結局何をやってほしいかわからない。  　→タスク着手しやすい項目を整理する。ルール化する 

Slide 15

Slide 15 text

カンバンを運用すると課題が見えてくる ● タスク管理をしたからといって、タスク管理、進捗にまつわる課題が解決するワケではない。  ● タスク管理をすると、課題が可視化される。  ● 課題が可視化されたら、チームがどう向き合うかが重要。  ● 課題に対して、継続的にカイゼンを行うことで、チームのタスク管理が上手くなる 

Slide 16

Slide 16 text

未着手から完了までの時間を早くするには？  ● 同じようなサイズのタスクになるようにタスクを分割する  ● 着手する前にどう登ったら良いか？チームで検討しておく  ● 確認待ちを減らす（デリゲーションの整理等）  ● 依頼タスクを起票する時に、内容の精度を上げてもらう  ● チームで振り返りを行い、プロセスをカイゼンする 

Slide 17

Slide 17 text

タスク作成のルールの例 ● ひとつのタスクに、ひとつのことを書く  ● タスクのタイトルは、他の人にもわかるように書く  ● 悪い例：🙅 Slack棚卸し  ● 良い例：🙆 Slackチャンネル作成ガイドラインを定義する  ● 依頼する時は、その依頼するタスクの背景、ゴールなどが書かれているのが望ましい  ● タスク作成ルールもチームで決めて合意しておくとよい 

Slide 18

Slide 18 text

タスク内容はすり合わせしましょう ● タスクが依頼されて、即着手するのは良くない。  ● 会話（チャットでも）して、以下の項目について認識をあわせる or 合意する。  ● タスクの背景  ● ゴール（どうなってれば良いか）  ● 受け入れ条件（ゴールを達成している条件）  ● スケジュール・納期の妥当性  ● 人の読解力と文書化する力は完全ではない、会話による情報量には到底及ばない 

Slide 19

Slide 19 text

WIP（Work in Progress）の制限  ● 進行中タスクの数に制限をかけること。今着手しているタスクが終わるまで新しいことをしない  ● 着手中のタスクが多いと、デメリットばかりです  ● ひとつひとつのタスク完了までの時間が長くなる  ● 進捗報告が必要になってくる（間接タスクが増える）  ● 横槍りが増えるので集中して仕事に取り組めなくなる  ● タスクの切り替えが大幅に増えるので、集中の再確立が必要になり生産性を阻害する（どこまでやってた？てなる。）  ● ひとつのタスクを早く終わらせていく事が必要です 

Slide 20

Slide 20 text

WIP（Work in Progress）の制限の設け方  ● 多すぎると、ひとつのタスクが完了までの時間が長くなる  ● 少なすぎると、オーバーヘッドが増えます。  ● 設定ルール等はなく、チームの中で振り返りを行い、最適な数を探りながら決定していく 

Slide 21

Slide 21 text

参考書籍（紹介した事は、だいたいこの書籍から）  https://amzn.asia/d/bnZO2Tb

Slide 22

Slide 22 text

Notionのボードビュー  （カンバン）の設定例 

Slide 23

Slide 23 text

Notionのボードビューの設定例について  ● ここからは一般論ではなく、Notionを使ったボードビューの設定例について記載しています。 

Slide 24

Slide 24 text

完成イメージはこんな感じに 

Slide 25

Slide 25 text

1. タスクデータベースに変換する  ● ホーム画面で、複数のデータベースを横断して、自身のタスク管理ができるようになります。  ● 「スプリント」によるタスク管理もできるようになるのでオススメです  ● 詳しくはNotionのヘルプページをご確認ください。 

Slide 26

Slide 26 text

2. ボードに表示するプロパティを設定する  ● 担当者のプロパティは必須かな。  ● 誰が何を持ってるのかが分かるためです。  ● タグは推奨です。  ● どういう仕事にリソースが使われているか振り返りしやすくするためです。  ● AIで自動タグ付けさせるとなお良い 

Slide 27

Slide 27 text

3.ステータスの設定する  ボードの設定  ● ビューはボードを選択します。  ● グループ化はステータスで。  ● 列の背景色はオンにします。 

Slide 28

Slide 28 text

3.ステータスの設定する  ボードの設定  ● ビューはボードを選択します。  ● グループ化はステータスで。  ● 列の背景色はオンにします。  ステータスプロパティの設定  ● 必要なオプションを定義します  ● スタータス表示はオプションで  ● 空のグループを非表示はオフで 

Slide 29

Slide 29 text

4.ページのテンプレート  ● タスクのテンプレートを定義しましょう  ● 以下の項目は最低限記載するようにする  ● タスクの背景  ● ゴール（どうなってれば良いか）  ● 受け入れ条件（ゴールを達成している条件）  ● AIブロック使って、書かせても良い。  ● 受け入れ条件はAIに書かせて、加筆するのが楽でオススメです。  ● しつこいけど、チームで合意しましょう。 

Slide 30

Slide 30 text

5. データベースのプロパティ  ● チームで会話して決めてください。  ● 最低限のプロパティは以下の４つです。  ● 担当者  ● 期限  ● ステータス  ● タグ（AI）  ● 最初からもりもり作るのはオススメしないです。必要なものを徐々に増やしていくのが良いです。 

Slide 31

Slide 31 text

私が良く使ってるボードになります。 

Slide 32

Slide 32 text

その他、kajinari のオススメ設定  ● オートメーション機能を設定し、Slackに通知する。  ● タスク作成時、完了時に通知をしています。  ● DBのプロパティには、関係者、URLなどを追加しています。  ● 関係者は文字通り関係している人を。メンションされて便利です。  ● URLはSlack等で依頼が来たときにメモ的に使ってます 

Slide 33

Slide 33 text

FAQ 

Slide 34

Slide 34 text

Q: Slackで依頼されてNotionに転記するのが面倒です。 ● NotionがSlackでのショートカットアプリの「Send to Notion」を使うと良いかも。    ● もしくは、Zapier 等で、Slackリアクション  したらNotionに転記される自動化を仕込むの  も良いかも。  ● 純正Appとの違いは  ● プロパティに固定で値を入力設定できる  例：担当者は自分にする等  ● 本文にSlackリンクが貼られないので良い  テンプレートが使える 

Slide 35

Slide 35 text

Q: 超急ぎ案件来たらどうしますか？ ● 着手中の案件含めて、タスクの優先度をチームで合意してからどれを着手するか決めたら良いです 

Slide 36

Slide 36 text

Q: オペレーションタスクで定常的にあるんだけど ● オペレーションタスクに費やす時間の平均を取って、プロジェクトタスクにどこまで時間を使えるかを考えてWIPの制限を設定しましょう 

Slide 37

Slide 37 text

Q: 未着手にタスクがあふれてしまって見づらいです ● 未着手と進行中のステータスの間に、着手待ちのステータスを増やすのはいかがでしょうか。  ● 着手待ちは、  ● タスクが整理されていつでも着手できる状態と定義  ● そのためには、背景、ゴール、受け入れ条件等が整理されていて、すり合わせできているのが条件  ● 次に実施すべきタスクが、３〜４個配置されており、その数個の間では優先順位が設定されている。  ● 一度に着手できる量の中では、正しく優先順位が設定されているのをキープする。  ● 未着手タスクの中から、着手待ちにする活動（タスク内容整理）も並行して継続して実施すると尚良い。 

Slide 38

Slide 38 text

Q: スプリント機能とは何ですか？ ● アジャイルな開発方法論である「スクラム」  で使われているタスク管理の考え方です  ● タスクデータベースであれば、スプリント  の選択をオンにすれば良いです  ● スクラムの概念は、書籍などで確認すると  良いかも 

Slide 39

Slide 39 text

スプリント機能の概略 

Slide 40

Slide 40 text

スプリントの設定 ● スプリントの設定  ● 期間（イテレーションの設定）  ● 開始曜日の設定  ● 未完了タスクの扱いをどうするか設定  ■ バックログに戻す（推奨）  ■ そのまま  ■ 次のスプリントに移す  ● 未完了タスクは、再度プランニング時  に取り組むかを判断すれば良いため 

Slide 41

Slide 41 text

バックログビューの意味・使い方 ● バックログに全てのタスクを書き出す  ● 優先度順番に並べておきましょう  ● タスクを貯める場所と思っていただければ良い 

Slide 42

Slide 42 text

スプリントプランニングの意味・使い方 ● 次の期間（イテレーション）に取り組むタスクを計画する  ● バックログから取り組むタスクをプロットする  ● タスクがあふれる場合は、翌週（次のスプリント）に回すなどを会話する 

Slide 43

Slide 43 text

スプリントボードの意味・使い方 ● 現在のスプリントのビューでは、今週取り組むべきタスクだけが表示されるようになります  ● 今週のタスクにフォーカスすることができる  ● ボードの使い方はカンバンと同じ。 

Slide 44

Slide 44 text

【宣伝】参考書籍（スクラムについて書かれてます） SCRUM MASTER THE BOOK ● kajinariも翻訳に関わりました。 ● チームでコトを前にうまく進めるためのメソッドがいっぱいです https://amzn.asia/d/abwI6VC