なぜConfluence Cloudだったのか？〜『運用効率と将来性』から見る最適解と、予期せぬ課題を乗り越えた移行のリアル～ / Why-we-choose-confluence-cloud

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コーポレートIT室 ITBPグループマネジャー清水翔太 2022年 2023年 2024年メドレー入社コーポレートデザイン部（現：コーポレートIT室）に入社六本木ヒルズのネットワーク設計、全社EDR導入担当グループマネジャー就任 Jira導入や生成AI活用の推進PL 海外拠点のコーポレートIT運用も担う複数プロジェクトのPLを担当六本木ヒルズの増床やConfluence CloudのリプレイスPL グループ会社のエンジニア採用マネージャー 2025年 Shota Shimizu 登壇資料 ● Jira全社展開の裏側 - 多数の部門と協働して全社標準ツールとして確立させた、調整・工夫・合意形成のリアル SIer ITコンサルタント（フリーランス）

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 7 Conﬁdential 7 会社紹介ミッションメドレーは、テクノロジーを活用した事業やプロジェクトを通じて、医療ヘルスケア分野の課題を解決していきます。それにより、「持続可能な医療」の実現と、患者さんやそのご家族にとって「納得できる医療」の実現を目指しています。参考：会社説明資料（https://speakerdeck.com/medley/medley-company-guide）

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 9 Conﬁdential 9 会社紹介大切にしている価値観（Our Essentials）凡事徹底長期のカスタマー価値を追求日々の倹約と大胆な投資の両立革新と改善を主導全てを明確に誰よりも詳しく信頼を獲得する建設的に進める組織水準を高めるドキュメントドリブン自分をアップデート成果を出すメドレーの掲げるミッションを達成するために必要不可⽋となる 12項⽬の⾏動原則を定めています。 Our Essentialsを組織づくりの中核に据えており、⼈事制度にも組み込まれています。参考：大切にしている価値観（https://www.medley.jp/team/culture.html）

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 12 Confidential 12 弊社におけるAtlassian 製品の歴史 Atlassian製品の利用歴（Server→Cloudへ） 2018年にesaから移⾏して以来、6年以上にわたって、全従業員でConfluenceを利⽤し続けています。 Confluence ServerからCloudへの移⾏は2024年6⽉に、Jiraの利⽤は2024年10⽉から開始しています。 2018年8 月 esa Confluence Server 2024年  6月約6年 Confluence Cloud Jira Cloud 2024年  10月総ページ数：約30万ページ約1年参考：Jira全社展開の裏側- 多数の部門と協働して全社標準ツールとして確立させた、調整・工夫・合意形成のリアル（https://speakerdeck.com/medley/the-story-of-the-rollout-of-jira）

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 15 　　　心理的負担　　　コスト運用負荷移行検討の背景 Server版の限界：サポート終了移⾏検討の最⼤のトリガーは、Server版サポート終了という⼤きな節⽬でしたが、オンプレミス環境運⽤特有の課題も感じていました。オンプレミス環境の課題当時の状況 Conﬂuence Serverが2024年2⽉15⽇にサポート終了バージョンアップ不可（= 既存バージョンの不具合が解消不可）平均30⼈⽇/年 ※バージョンアップ作業、 Linuxリプレイス⼯数、障害発⽣時の⾃社対応、問い合わせ対応等サーバー費⽤（140万円/年）＋運⽤⼈件費（上記）限られたメンバーで常に環境をウォッチ、メンテナンス安定稼働が必須のため、⼼理的なプレッシャー

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 17 Cloud移行の決め手 Data Center vs Cloud vs Notion ⽐較検討 Data Center版、Cloud版の両⽅のトライアルを実施し、機能要件‧⾮機能要件の両⾯から詳細に⽐較検討を⾏いました。また、Notionへのリプレイスも⽐較検討の⼀つとしました。 Data Center版 vs Cloud版⽐較サマリ観点⾒た⽬‧UI 機能性移⾏容易性運⽤のしやすさ⻑期コスト評価 Data Center Data Center Cloud Cloud Cloud CSSカスタマイズ可 AIやDB等最新機能が利⽤可ライセンスキーを適⽤するだけサーバーメンテナンスコストが不要 TCOで⾒たときにコストが低減 vs Notion⽐較 Notionは、Wiki＋プロジェクト管理などの機能を有している影響で、Conﬂuenceと比較してコストが割高全社でプロジェクト管理ツールが必要な訳では無いことに加え、システム変更によるユーザー影響を考慮して見送り

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 18 Cloud移行の決め手 Cloud版への移⾏の決め⼿⻑期的な視点で⾒たときに、ユーザーにメリットがあること、コーポレートITメンバーが他の企画業務に割り当てる時間を増やせることから、Cloud版への移⾏が良いと判断しました。 Cloudのみに提供される、Atlassian Intelligenceやデータベース、ホワイトボードなど AI等の先進機能提供 1. ユーザーへの継続的な価値提供 2. コーポレートIT部⾨が、より戦略的な企画業務へリソースをシフト⻑期的な視点でメリットバージョンアップ、障害対応等の運⽤⼈件費や、サービス維持のための組織的‧精神的負荷から解放運⽤負荷の⼤幅削減

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 20 Conﬁdential 20 移⾏プロジェクトの全体像導入検討から移行完了までのタイムラインとプロセス 2024年2月から移行検討を始め、 6月24日に全社稼働を開始しました。検討開始からおよそ 5ヶ月で全社稼働まで完遂しました。 2 月 3 月 4 月 5 月 6 月リセラー切り替え・契約統合移行検証移行計画移行方針システム設計・設定機能開発 6/24 先行トライアル本番稼働移行説明・アナウンス Go/No Go 判断課題対策検討

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 21 移⾏プロジェクトの全体像移⾏体制とコミュニケーションプラン弊社側の体制は、私を含めて、PJメンバー3名で移⾏を完遂しました。統括責任者 PJリーダー (私) 移行管理 CEO メドレー PJチーム各部門リックソフト営業部 Atlassian Cloud Migration Team（CMT）グループ会社 ※Conﬂuence Cloud利⽤開発部各部門 PJサポート PJリーダー：PJ進捗の管理、部⾨との調整、移⾏後のシステム設計‧設定移⾏管理：主に移⾏にあたっての技術検証や移⾏スケジュール設定を担当 PJサポート：主に従業員向けマニュアル作成を担当

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 23 移⾏のリアル移⾏⽅針 CCMA（Conﬂuence Cloud Migration Assistant）ツールを最⼤限活⽤しつつ、既存業務への影響を最⼩限に抑えるため、Server→CloudへのURLリダイレクトという対策を講じました。（※リックソフト社のリダイレクトアプリ（Redirect to other sites for Confluence）を利⽤させていただきました） CCMA ページユーザーグループ画像添付ファイルスペースコピーリダイレクトアプリ Redirect to other sites for Confluence

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 25 移行の課題と対策膨⼤なデータと「Cloudならでは」の課題移⾏ツールはあれど、約28万ページという膨⼤なデータと、Serverとは異なるCloud環境への適応という、⼆つの⼤きな課題に直⾯しました。スペース（仮称）ページ添付ファイル移⾏予測 Apple 258,228 296 GB 48時間 Bread 329,037 185 GB 22時間 Cookie 253,165 178 GB 20時間 Donut 86,962 94 GB 10時間 Egg 56,205 64 GB 6時間 Fish 62,142 37 GB 4時間 Grape 28,234 35 GB 4時間データ移行の課題 CCMAの予測では、全スペースのデータ（ページ本体、添付ファイル、履歴など）を全て移⾏するのに約144時間（＝約6⽇間）サービス移行の課題 UI/UXの違い、機能の有無や動作の違い、パフォーマンス特性など、Server環境とは異なる点が多く、影響が読みづらい 28万ページ 144時間？実際に使ってみないとわからない＝

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 26 移⾏の課題と対策データ移⾏の課題対策：添付ファイルを先に転送 CCMAのベストプラクティスに則って「添付ファイルの先⾏移⾏」を移⾏⽅針として採⽤しました。さらに、弊社独⾃の判断で週末を利⽤した分割移⾏を組み合わせることで、移⾏時間の分散と業務影響への影響最⼩化を図りました。 5 ⽉月火水木金土日 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 6 ⽉添付ファイル① 添付ファイル③＋先⾏トライアル分残り全て先⾏トライアル開始本番稼働開始移⾏スケジュール添付ファイル② 添付ファイル④

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 27 移⾏の課題と対策サービス移⾏の課題対策：⼀部⾨での先⾏トライアル Server版から移⾏することで発⽣する「使い勝⼿」という未知の課題に対応するため、1スペースのみを対象とした⼀事業部⾨（40名程度）での先⾏トライアルを実施しました。これにより、本番稼働前に課題を洗い出し、⼀定の対策を講じることができました。課題⼀覧 1. 一部ページが閲覧不可 Atlassian社へ依頼、サービス側のキャッシュリフレッシュにて解決 2. ページ表示が遅い 1.と同様にキャッシュリフレッシュにて解決 3. エディタの違いによるレイアウト崩れ Legacy Editor→New Editorに切り替えた際の挙動の違いユーザー側でページを修正していただくよう依頼 4. 個人用スペースのスペース名が、 ﬁrstname.lastnameに設定されない 5. 個人用スペースのOverview（概要ページ）にいいねができない Overviewにいいねができないことの調査不足概要に自己紹介を記載せず、一階層下にページ作成するように案内 6. ページコピーができない/遅いページ内の添付ファイルの多さが原因と思われる新たにページを作成して、コンテンツだけコピーするよう依頼プロビジョニングの設定ミス弊社IdP側のSAMLの設定を変更

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 29 移行で大変だったこと Cloud版⾮対応マクロとユーザーマクロの移⾏ Cloud版でサポートされなくなったマクロへの対応は、地道な⼿作業と機能提供を⽌める‧代替機能を開発するという、移⾏プロジェクトの中でも特に労⼒を要した部分でした。 HTMLマクロ、Markdownマクロ、PlantUMLなど、 Server版で多⽤されているCloud版⾮対応マクロを利⽤できるようにするか？ Cloud非対応マクロユーザーマクロ課題：Cloud⾮対応マクロの扱い対策：アプリを導⼊し互換性を確保⼿作業で修正‧移⾏全社で⼀番利⽤されている従業員⼀覧ページ⽤マクロと、ユーザーマクロが利⽤不可になるが、代替案をどう提供するか？課題：利⽤不可となるユーザーマクロの代替対策：⼀部はAPIを利⽤して開発その他マクロは廃⽌ MacroPack for Conﬂuenceを導⼊し、互換性を確保。そのうえで、移⾏チームによる⼿作業で、可能な限りコンテンツを修正‧移⾏。従業員⼀覧ページ⽤マクロは、 Conﬂuenceの APIを利⽤したGoogle App Script を開発し、⾃動的に従業員⼀覧ページを定期的に更新する仕組みで代替。その他のユーザーマクロについては廃⽌。

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 31 本番稼働後の予期せぬ課題パフォーマンストラブル等想定外のトラブル本番稼働後に顕在化した、Conﬂuenceのアクセスパフォーマンスのトラブル、ページの権限剥落、個⼈スペース移⾏⼿順不備は、ユーザーに広範囲に影響が出ました。特にパフォーマンストラブルについてはAtlassian社との粘り強い連携が必要でした。パフォーマンストラブルページの権限剥落個人スペース移行手順不備

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 33 パフォーマンストラブルパフォーマンストラブルの事象と対策本番稼働直後に発⽣した断続的なパフォーマンス低下は、原因究明と解決に時間を要し、 SaaSならではの課題解決の難しさとサポート活⽤の重要性を痛感させられました。ノードアップグレード後のパフォーマンスは安定しています。課題ページの表⽰遅延、編集時のレスポンス悪化、検索結果の表⽰に時間がかかるなど、 Conﬂuence全体の動作が断続的に不安定原因負荷増加によるサーバー側の処理逼迫対策稼働しているノード（インスタンス）のアップグレードをAtlassian側で実施教訓通常のサポートに問い合わせたことで、対応に時間がかかってしまった稼働前後は特にCMTと連携を取って本番稼働後のトラブルに備えることサポートに対して、実際のトラブルや業務影響が正確に伝わるまでに時間がかかり、解決に1週間ほど要しました。

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 35 ページ権限の剥落ページ権限の剥落と⼿動復旧使っていないグループを移⾏しないようにした、CCMAでのグループ移⾏⼿順の誤りが原因で、⼀部ページの権限が消失。ユーザーからの問い合わせで発覚し、緊急の⼿動復旧作業が発⽣しました。課題⼀部ページにてグループへ付与している制限が消失、本来そのページを閲覧‧編集できるはずだったグループのメンバー全員がアクセス不可の状態に。原因 CCMAの "Only users related to the selected spaces" オプションでグループを移⾏した場合、スペースに直接関連付けられたグループのみが対象の模様。本ケースでは、ページの閲覧制限にのみ使⽤されていたグループであり、これらが移⾏されませんでした。対策 Server版の該当ページと⾒⽐べて、⼿動で権限を復旧教訓ツールを過信しすぎない権限周りは特に復旧が難しいため、⼊念に検証を⾏うこと

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 37 個人スペース移行手順ミス個⼈スペース移⾏⼿順不備によって案内が複雑に本番稼働前にユーザーアカウントの有効性を確認しようとした移⾏⼿順が裏⽬に。Cloud版でも新しく個⼈⽤スペースが作られ、移⾏したServer版とCloud版で個⼈スペースが⼆重に作成されるという「予期せぬ課題」が発⽣。結果、個⼈スペースの統合の案内が必要になってしまいました。 Cloudユーザー作成 /~123456ABCD /~taro.yamada /~taro.yamada CCMAによる移⾏初回アクセス時に⾃動作成実施した⼿順 Cloudへアクセス確認移⾏したスペースを統合統合 CCMAで移⾏（移行T作業）（ユーザー作業）（移行T作業）（ユーザー作業）

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 38 個人スペース移行手順ミス個⼈スペース移⾏⼿順不備によって案内が複雑に今回のトラブルは移⾏前の検証不⾜が原因でした。先に個⼈スペースを移⾏した後にユーザーアクセスを許可することで、 Serverの個⼈スペースがそのまま紐づき、ユーザーによる統合も不要になります。そのため、本来はこの⼿順で実施すべきでした。 /~taro.yamada /~taro.yamada CCMAによる移⾏初回アクセス時に⾃動紐づけ理想の⼿順 Cloudユーザー作成 Cloudへアクセス確認 CCMAで移⾏（移行T作業）（ユーザー作業）（移行T作業）

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 40 Cloudは期待どおり？評価軸で⾒る移⾏後の実感総じて、運⽤効率の向上とコストに関しては、期待どおりの効果を得られ、機能性に関してはAIの進歩もあり当初の期待を上回る結果となりました。検索性に関しては今後に期待しています。⾒た⽬‧UI Cloudを⼀年間運⽤した評価問題なし期待を上回った期待どおり当初、CSSが適⽤できないことによる懸念はありましたが、⼤部分のユーザーは新しいCloudレイアウトに適応しました。現在、レイアウトに関する要望は特に上がっていません。新機能の追加だけでなく、AI技術の進歩の結果、Rovoの標準搭載が発表されたり、公式MCPの登場により、AI活⽤がさらに活性化することが期待されます。パフォーマンスは現在安定。サーバーの維持管理や Conﬂuenceのアップデート作業から解放されました。結果として、運⽤コスト（特に⼈的⼯数）は⼤幅に削減されました。運⽤⼯数の⼤幅削減、新機能活⽤による⽣産性向上、将来的なAI活⽤によるさらなる効率化などを考慮すると、⻑期的なコストパフォーマンスは⾼く維持できてます。観点期待どおり機能性運⽤のしやすさ⻑期コスト検索性今後に期待 Server版と変わらず検索性には課題があります。ただし、Rovoの標準搭載による検索性の向上に期待しています。

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Copyright© MEDLEY, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 42 まとめ総括：私たちのCloud移⾏と、これから移⾏する皆様へ⼭あり⾕ありのConﬂuence Cloud移⾏でしたが、明確な⽅針と適切な対策、そしてチームの努⼒により、当初の⽬的を達成し、さらなる可能性を⼿にすることができました。この経験が、皆様の移⾏プロジェクト成功の⼀助となれば幸いです。改めて、Cloudにして良かったこと 1 コーポレートITの運⽤負荷の軽減を実現 Serverの運用負荷から解放され、結果、より戦略的なIT業務へ注力できるようになった。 2 ユーザーへの継続的な価値提供が可能に AI機能を含む先進機能の恩恵を継続的に受けられるようになり、情報共有の質と効率が向上。

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