できる社員になるためのタスクばらし / Task decomposition skill for self management

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タスクばらしできる社員になるために @takatama_jp 2024/06/07

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タスクばらしの前に... そもそも「できる社員」とは？

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できる社員とは？あ、Aさん。次の会議なんだけど、議事録書いてみよっか。よろしくね！

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できる社員とは？あ、Aさん。次の会議なんだけど、議事録書いてみよっか。よろしくね！（え？議事録ってよく分からないけど、何とかなるよね...）はい！分かりました！

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Aさんの残念なところは？

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できる社員とは？あ、Aさん。次の会議なんだけど、議事録書いてみよっか。よろしくね！

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できる社員とは？あ、Aさん。次の会議なんだけど、議事録書いてみよっか。よろしくね！はい！分かりました！ただ初めてなので、目的と期限を教えてください！

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できる社員は Yes, But

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できる社員は Yes, But 上司からすると、めんどくさいやつ

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できる社員は「何のため？」を確認する

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できる社員は「何のため？」を確認するゴールがズレていたら意味がない

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新人に議事録を書かせるのは何のため？ ● 上司「アジェンダに対して、決定・未決定を記録したい

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新人に議事録を書かせるのは何のため？ ● 上司「アジェンダに対して、決定・未決定を記録したい ● 上司「新人がどこまで理解できたか、確認したい」 ○ ● 上司「新人が発言する機会を作りたい。会議の最後に議事録の内容を全員に確認してほしい」 ○

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新人に議事録を書かせるのは何のため？ ● 上司「アジェンダに対して、決定・未決定を記録したい ● 上司「新人がどこまで理解できたか、確認したい」 ○ 夕会の「分からなかったことを聞く会」で代替できる ● 上司「新人が発言する機会を作りたい。会議の最後に議事録の内容を全員に確認してほしい」 ○ 「議事録を書く」から「新人が最後に発言する」ことは読み取れない

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できる社員は納期を確認する

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できる社員は納期を確認する「いつでもいい」は無価値

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「お手すきの時に」が生んだ悲劇「お手すきの時に〇〇してください」と依頼したところ、ある相手から全く返答がなく、困ってしまったことがあります。返答がなかったのは「常に仕事があって、暇になる時間がなかったから」とのこと。相手の時間を使って仕事してもらうことに感謝しつつ、常に納期を指定するように心がけましょう。

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できる社員とは？ ● 「Yes, But」のめんどくさいやつ ○ 何のため？を確認する ○ 納期を確認する

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とはいえ一言あったほうが上司は受け取りやすいはい！分かりました！ただ初めてなので、目的と期限を教えてください！はい！分かりました！目的と期限を教えてください！（きつい印象😱）「念のために」「正しく理解したいので」も有効

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新人の皆さんにトライしてほしいこと

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できる社員とは？ ● 「Yes, But」のめんどくさいやつ ○ 何のため？を確認する ○ 納期を確認する ○ で、どうやるの？を合意する

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できる社員とは？ ● 「Yes, But」のめんどくさいやつ ○ 何のため？を確認する ○ 納期を確認する ○ で、どうやるの？を合意する 1年目に身に着けたいタスクばらし

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タスクばらしとは？「タスクばらし」とは、読んで字のごとく、仕事をタスクにバラすことである。仕事に取り掛かる前に、その仕事の要素を分解し、どのように進めるか道筋を立てることで、どれくらい時間がかかるか、リスクは何か、見通しを得ることができる。出典：セルフマネジメントの必須スキル「タスクばらし」そのポイント https://kuranuki.sonicgarden.jp/2016/07/task-break.html

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タスクばらしのステップ 1. ゴールを確認し理解する 2. ゴール達成のために必要な項目をリストアップ 3. 小さなタスク（30分～1時間）に分解する 4. 仮の日付を入れる

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タスクばらしのステップ 1. ゴールを確認し理解する 2. ゴール達成のために必要な項目をリストアップ依頼先の手順も書き出しておくのがポイント 3. 小さなタスク（30分～1時間）に分解する最初は細かくした方が、リズムよく進められる 4. 仮の日付を入れる見積もりの精度を高めることにもつながる

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例「自己紹介をイントラブログで公開して」 ● 目的 ○ ○ ● タスク ●

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例「自己紹介をイントラブログで公開して」 ● 目的 ○ 自己開示しておくと、共通点を通じて人脈が広がる ○ 自己紹介のノウハウ（現在、過去、未来の順で記述）を実践 ● タスク ● ● ● ● ● ● ● ● 「ブログは初めてですが、何が狙いですか？」と聞いたら教えてくれたこと

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例「自己紹介をイントラブログで公開して」 ● 目的 ○ 自己開示しておくと、共通点を通じて人脈が広がる ○ 自己紹介のノウハウ（現在、過去、未来の順で記述）を実践 ● タスク ● ネタ（好きなこと）を書き出す ● テーマを決める ● アウトラインを決める ● 上司に方向性の確認を依頼 ● 清書する ● 上司に内容の確認を依頼 ● イントラブログに公開する ● チャットでアピールする

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例「自己紹介をイントラブログで公開して」 ● 目的 ○ 自己開示しておくと、共通点を通じて人脈が広がる ○ 自己紹介のノウハウ（現在、過去、未来の順で記述）を実践 ● タスク ● ネタ（好きなこと）を書き出す ● ネタからテーマを決める ● アウトラインを決める ● 上司に方向性の確認を依頼 ● 清書する ● 上司に内容の確認を依頼 ● イントラブログに公開する ● チャットでアピールする実際は日付を入れておく依頼先の手順

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最初はコーチの力を借りてみる ● Step1 ○ コーチにティーチングしてもらう（思いつくタスクの数は経験者の方が圧倒的に多い） ● Step2 ○ コーチにコーチングしてもらう（一緒に or 自力でタスクばらしをして、確認してもらう）

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まとめ

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練習問題 ● 「この勉強会に参加して、レポート書いておいて」 ● 「この本を購入して、読んでおいて」 ● 「あの研修、受けておいて」 ● 「あの業務を外注するから、発注よろしく」 ● 「Bさんが退職されるから、送迎会を企画して」

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「この勉強会に参加して、レポート書いておいて」 ● 目的: 勉強会で得た知識や情報をチームで共有し、業務改善に役立てるため。 ● 納期: 勉強会の翌週の月曜日まで。 ● タスクの例: ○ 勉強会のスケジュールを確認する ○ 勉強会に必要な準備をする（例: 資料印刷、質問リスト作成） ○ 勉強会に参加する ○ 勉強会の内容をメモする ○ 勉強会後にメモを整理する ○ レポートの構成を決める ○ レポートを執筆する ○ レポートを見直し、修正する ○ 上司にレポートを提出する

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「この本を購入して、読んでおいて」 ● 目的: 業務に関連する知識を深めるため、または新しいアイデアを得るため。 ● 納期: 1か月後まで。 ● タスクの例: ○ 購入する本の情報を確認する（タイトル、著者、ISBNなど） ○ 書店やオンラインショップで本を購入する ○ 本が届くまでのスケジュールを確認する ○ 本が届いたら、スケジュールを立てて読む ○ 各章ごとに重要なポイントをメモする ○ 全体を読み終えた後、メモを整理する ○ 読んだ内容をまとめる ○ 上司に読んだ内容を報告する

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「あの研修、受けておいて」 ● 目的: 業務スキルの向上や新しい技術の習得のため。 ● 納期: 研修が終了する日まで。 ● タスクの例: ○ 研修の詳細を確認する（日時、場所、内容など） ○ 研修に必要な準備をする（例: 資料印刷、筆記用具準備） ○ 研修に参加するためのスケジュール調整をする ○ 研修に参加する ○ 研修中の内容をメモする ○ 研修後にメモを整理する ○ 研修の内容をまとめる ○ 上司に研修の報告をする

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「あの業務を外注するから、発注よろしく」 ● 目的: 効率的に業務を進めるために外部の専門業者に依頼するため。 ● 納期: 今月末まで。 ● タスクの例: ○ 外注する業務の詳細を確認する ○ 発注先候補をリストアップする ○ 各候補先に見積もり依頼をする ○ 見積もりを比較・検討する ○ 発注先を決定する ○ 発注書を作成する ○ 発注先に発注書を送る ○ 発注後の進捗を確認する ○ 完了報告を受ける

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「Bさんが退職されるから、送迎会を企画して」 ● 目的: Bさんの退職を感謝の意を込めて送別するため。 ● 納期: Bさんの最終出勤日まで。 ● タスクの例: ○ 送迎会の日程を決める ○ 参加者リストを作成する ○ 会場を予約する ○ メニューを決定する ○ 送迎会のプログラムを考える ○ 招待状を作成・送信する ○ 送迎会での挨拶やプレゼントを用意する ○ 参加者へのリマインダーを送る ○ 送迎会の当日の運営を行う ○ 送迎会後の片付けとお礼の連絡をする