Avstanden mellom operative og analytiske behov med Theory of Constraints

Slide 1

Slide 1 text

Avstanden mellom operative og analytiske behov om desentralisering, tverrfaglighet og Theory of Constraints Make Data Smart Trondheim 2024 Mufrid Krilic Domain-Driven Design Coach, CoWork

Slide 2

Slide 2 text

Hva er problemet vi skal løse? • Hvordan kan vi se helheten i komplekse omgivelser? • Uten å se helheten hvordan vite at vi prioriterer riktig ting til enhver tid?

Slide 3

Slide 3 text

Forstå helheten for å forstå behovene • Vi har en tidlig tendens å klassifisere behovene uten å forstå de skikkelig • Utfordringen er at klassifiseringen fører til motstridende prioritering Operative behov Analytiske behov

Slide 4

Slide 4 text

Grunnleggende ulikhet i behovene Operasjonelle behov • forankret i data som er transaksjonsbasert • holder rede på tilstand om forretningsentiteter til enhver tid Analytiske behov

Slide 5

Slide 5 text

Grunnleggende ulikhet i behovene Operasjonelle behov Analytiske behov • forankret i data som representerer aggregert perspektiv over forretningshendelser over tid • ment å tilby retrospektiv eller fremtidig innsikt

Slide 6

Slide 6 text

Grunnleggende ulikhet i behovene Operasjonelle behov Analytiske behov aggregert perspektiv over tid tilstand til enhver tid

Slide 7

Slide 7 text

Agenda i dag • Prioritering i komplekse omgivelser • Forstå behov eller planlegge konkrete oppgaver? • Tverrfaglighet og desentralisering for å forstå behovene • Hvordan prioritere på behov?

Slide 8

Slide 8 text

CoWork – metodikk for håndtering av kompleksitet • Tight Loose Tight – TLT • Strategisk og smidig ledelse • Domain-Driven Design • Produkt- og teknologiledelse With Courage to Make Changes Domene-drevet produktorganisering

Slide 9

Slide 9 text

• Desentralisering tvinger frem tverrfaglighet • Ekte tverrfaglighet krever desentralisering Oppsummering • Forutsetningen for å kunne prioritere riktig mellom analytiske og operative behov er å forstå behovene • Involver interessentene (stakeholders) • «Hvem er sluttbruker/interessent/beslutningstager?» • Domene-drevet produktorganisering for å oppnå ekte tverrfaglighet • Rask data-drevet feedback for å håndtere kompleksitet • Finn begrensningen som hindrer deg i å få rask nok feedback

Slide 10

Slide 10 text

Prioritering i komplekse omgivelser Forstå behov eller planlegge konkrete oppgaver?

Slide 11

Slide 11 text

En historie fra komplekst domene • Helsedomenet • Spesialist-helsetjeneste

Slide 12

Slide 12 text

Generiske og «stabile» datamodeller • I helse møter vi ofte kompleksitet gjennom generelle abstraksjoner • Analytiske behov blir • enten generalisert på samme måte • eller overlatt til «noen andre»

Slide 13

Slide 13 text

Stabilitet i data og teamstruktur • «Stabile» begreper • Journaldokumenter • Henvisninger • Medikamenter • Behandlingsplan • Operative produktteam • Journal team • Henvisning team • Medikasjon team • Behandlingsplan team

Slide 14

Slide 14 text

Det er ikke bare leverandørene som bruker generiske modeller • Helsestandarder snakker om det samme • Patient • Organization • Health Care Service • Medication

Slide 15

Slide 15 text

Hvorfor lager vi generiske og «stabile» modeller stadig vekk? • Forstår «noen som helst» i IT- industrien behovene i helsedomenet?

Slide 16

Slide 16 text

Avstanden mellom operative og analytiske behov • Komplekse og varierende behov => generisk datamodell • Generisk datamodell => generisk produktteam struktur • Generisk produktteam struktur => Stor avstand til behovene Vi generaliserer oss vekk fra behovene!

Slide 17

Slide 17 text

Avstanden mellom operative og analytiske behov • Analytiske behov er gjerne beslutningstager behov • Beslutningstagere er som regel på periferien av operativ produktutvikling Liten forståelse for analytiske behov hos produktteam!

Slide 18

Slide 18 text

Hvordan minke avstanden? • Kan vi prioritere på behov istedenfor på konkrete oppgaver? • Først må vi legge til rette for det….

Slide 19

Slide 19 text

Hvordan legge til rette for prioritering på behov? Domene-drevet produktorganisering med Levels of Alignment og Domain-Driven Design

Slide 20

Slide 20 text

Hva er problemet vi skal løse? • Hvordan kan vi se helheten i komplekse omgivelser? • Uten å se helheten hvordan vite at vi prioriterer riktig ting til enhver tid?

Slide 21

Slide 21 text

Systemtenkning! • Tilbakekobling sløyfer • «Feedback loops» • Innflytelsespunkter • «Leverage points» Feedback • Varmt eller kaldt vann Innflytelsespunkt

Slide 22

Slide 22 text

Kompleksitet • Domenet der forholdet mellom årsak og konsekvens fremkommer først i etterkant • Ingen «riktige» svar • Påvirker du systemet vil systemet kunne reagere på en uforutsigbar måte

Slide 23

Slide 23 text

Kompleksitet og systemtenkning • Systemtenkning lærer oss at vi ikke kan kontrollere komplekse systemer • Vi må lære gjennom feedback • Systemtenkning = data-drevet

Slide 24

Slide 24 text

Anvendt Systemtenkning • Innta to ulike perspektiver 1. Utside fokus: Hva slags behov skal systemet dekke? 2. Innside fokus: Hvordan skal behovene dekkes?

Slide 25

Slide 25 text

Levels of Alignment, CoWork modell Hva er vi lojale mot? Utside fokus Innside fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise

Slide 26

Slide 26 text

Levels of Alignment Utside fokus Innside fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise Behovene på nivå 4 og 5 er kun mulig å forstå om du forstår konteksten til sluttbrukere eller interessenter

Slide 27

Slide 27 text

Levels of Alignment Utside fokus Innside fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise Prioritering på nivå 1-3 betyr prioritering av konkrete oppgaver, ikke behov

Slide 28

Slide 28 text

Levels of Alignment Utside fokus Innside fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise Hva betyr dette i praksis?

Slide 29

Slide 29 text

Tight-Loose-Tight (TLT), CoWork ledelsesmodell Utside fokus Innside fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise Første Tight (T): Forstå kontekst og gi retning på nivå 4 og 5 Loose (L): Oppnå mål slik teamet mener er best Andre Tight (T): Lytt og planlegg ut fra feedback

Slide 30

Slide 30 text

Domenegrensene gir kontekst => Domain-Driven Design

Slide 31

Slide 31 text

Samarbeid og læring Domene-drevet produktorganisering Utside fokus Innside fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise

Slide 32

Slide 32 text

Oppfølgings- spørsmålet alle bør stille seg….. Hvem er bruker?

Slide 33

Slide 33 text

Historie fra helsedomenet Forskrivning av resepter i norske sykehus

Slide 34

Slide 34 text

• Forordning av legemidler • Forskrivning av resepter • Psykiatri • Psykofarmaka er en samlebetegnelse for legemidler hvis hoved effekt er å påvirke psykiske funksjoner • Somatikk • Legemidler for behandling av fysiske sykdommer Domene: Medikasjon

Slide 35

Slide 35 text

No content

Slide 36

Slide 36 text

No content

Slide 37

Slide 37 text

No content

Slide 38

Slide 38 text

No content

Slide 39

Slide 39 text

Tegnet med egon.io

Slide 40

Slide 40 text

Bok anbefaling

Slide 41

Slide 41 text

Oppfølgings- spørsmålet alle bør stille seg….. Hvem er bruker?

Slide 42

Slide 42 text

Hvem er bruker? Farmasøyt

Slide 43

Slide 43 text

• Forordning av legemidler • Forskrivning av resepter • Psykiatri • Psykofarmaka er en samlebetegnelse for legemidler hvis hoved effekt er å påvirke psykiske funksjoner og dermed brukes i behandlingen av psykiske lidelser • Somatikk • Legemidler for behandling av fysiske sykdommer Domene: Medikasjon Forretningstjenester! Hvem er bruker?

Slide 44

Slide 44 text

Slide 45

Slide 45 text

Samarbeid og læring Teamene organiseres rundt brukerens oppdrag Organiseringsform Ytre fokus Indre fokus 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise

Slide 46

Slide 46 text

Forretningstjeneste somatikk Teamene organiseres etter forretningstjenester Organiseringsform 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise Forretningstjeneste psykiatri

Slide 47

Slide 47 text

Domene-drevet produktorganisering • Ekte tverrfaglighet • forutsetter desentralisering • betyr å involvere sluttbrukere, interessenter og beslutningstagere • Uten desentralisering eller involveringen blir behovene fremdeles fjernt for teamene

Slide 48

Slide 48 text

Forretningsområde somatikk Samarbeid og læring Prioritering ut fra Levels of Alignment Organiseringsform 5. Samfunnsoppdrag 4. Bruker 3. Prosjekt 2. Rolle og prosess 1. Ekspertise Forretningsområde psykiatri Samarbeid og læring Nivå 4 og 5 fokus gir prioritering av behovene Nivå 1,2 og 3 fokus gir prioritering av features

Slide 49

Slide 49 text

Desentralisering koster • Desentralisering av beslutninger! • Forutsi punktet der verdi og mulighetene med desentralisering blir større enn kostnader

Slide 50

Slide 50 text

Så hvordan kan vi prioritere på behov? Theory of Constraints

Slide 51

Slide 51 text

Forstå behovene raskest mulig i komplekse omgivelser • Systemtenkning er tydelig på at vi lærer komplekse systemer først og fremst gjennom feedback • Rask data-drevet feedback blir da et konkurransefortrinn!

Slide 52

Slide 52 text

Flyt for å få feedback • «Speed trumps everything» • For å få flyt må vi finne begrensninger i systemet

Slide 53

Slide 53 text

Bok anbefaling

Slide 54

Slide 54 text

Theory of Constraints • Metodikk for å identifisere og håndtere flaskehalser i operasjoner eller prosesser • «Styringsparadigme som ser på et system som begrenset til å nå sine mål av et få antall begrensninger» • Wikipedia

Slide 55

Slide 55 text

Theory of Constraints 1. Identifiser begrensningen 2. Bestem hvordan optimere begrensningen 3. Underordne alt annet til beslutningen tatt i trinn 2 4. Utvide begrensningens kapasitet 5. Hvis en begrensning er brutt, gå tilbake til trinn 1

Slide 56

Slide 56 text

Utvide begrensningens kapasitet Bestem hvordan optimere begrensningen Underordne alt annet til beslutningen tatt i trinn 2 Hvis en begrensning er brutt, gå tilbake til trinn 1 Identifiser begrensningen Bilde av Konstantin Smirnov

Slide 57

Slide 57 text

Hva er hindringen for å få rask nok data-drevet feedback? • Istedenfor å ha nok kapasitet til å levere det du har planlagt…. • …optimaliser på flyt av det som er til enhver tid mest prioritert

Slide 58

Slide 58 text

Flyt for å få feedback • «Speed trumps everything» • For å få flyt må vi finne begrensninger i systemet

Slide 59

Slide 59 text

Hvordan minke avstanden mellom analytiske og operative behov? • Prioriter begrensningen som hindrer/forsinker data-drevet feedback • Vær veldig forsiktig med andre, lokale, optimaliseringer!

Slide 60

Slide 60 text

Lettere sagt enn gjort…. • Vær forberedt på å måtte bryte organisasjonshierarkiet…. • …. eller i hvert fall muliggjøre kommunikasjon på tvers i virksomheten

Slide 61

Slide 61 text

Hva skjedde med analytiske behov i vår historie? • Team Medikasjon • Bestilling på konkret analytisk oppgave: • En rapport som viser oversikt over antall foreskrevne resepter over tid sortert på type resept og organisatorisk enhet på sykehuset • Avdeling, post, seksjon etc.

Slide 62

Slide 62 text

Slide 63

Slide 63 text

Generisk team får generiske oppgaver • Vi sliter å prioritere konkrete operative oppgaver mot konkrete analytiske oppgaver • Fordi vi er ikke tilstrekkelig tverrfaglig organisert til å ha direkte kontakt med de som har behov

Slide 64

Slide 64 text

Viser seg å være problem i flere team • Hvordan prioritere konkrete operative oppgaver mot konkrete analytiske oppgaver? • Interessenter får ikke feedback og data innsikt de har behov for • …. Men, hvem er sluttbrukere/ interessenter/beslutningstagere?

Slide 65

Slide 65 text

Hvordan finne begrensningen? • Vi etablerte Community of Practice • Bypass av organisasjonshierarkiet! • Samle behovene til produktteamene og "pain points"

Slide 66

Slide 66 text

Finn begrensningen! • Største begrensningen viste seg å være tungvint leveranse-pipeline for rapportene mot kundens miljø • Global begrensning!

Slide 67

Slide 67 text

Optimaliser rundt begrensningen! • Forbedring av leveranse-pipeline • Begrensningen flyttet seg til: • Forståelse av behovene og kjennskap til interessenter

Slide 68

Slide 68 text

Forstå behovene gjennom domene- analyse • Opprinnelig bestilling • En rapport som viser oversikt over antall foreskrevne resepter over tid sortert på type resept og organisatorisk enhet på sykehuset • Avdeling, post, seksjon etc.

Slide 69

Slide 69 text

Nå ble det lettere å prioritere…. • Kunden ønsker innsikt i hvor mange H-preparater som foreskrives • Veldig kostbare legemidler der sykehuset dekker hele utgiften • Økonomibehov til ledere for å følge med på hvor ofte foreskrives såpass dyre medisiner • Viste seg at rapporten kjøres en gang i året

Slide 70

Slide 70 text

Oppsummering

Slide 71

Slide 71 text

• Desentralisering tvinger frem tverrfaglighet • Ekte tverrfaglighet krever desentralisering Prioritere på behovene! • Forutsetningen for å kunne prioritere riktig mellom analytiske og operative behov er å forstå behovene • Involver interessentene (stakeholders) • «Hvem er sluttbruker/interessent/beslutningstager?» • Domene-drevet produktorganisering for å oppnå ekte tverrfaglighet på «nivå 4 og 5» • Rask data-drevet feedback for å håndtere kompleksitet • Finn begrensningen som hindrer deg i å få rask nok feedback

Slide 72

Slide 72 text

Takk for meg og ta gjerne kontakt! • Tight Loose Tight – TLT • Strategisk og smidig ledelse • Domain-Driven Design • Produkt- og teknologiledelse With Courage to Make Changes Domene-drevet produktorganisering

Slide 73

Slide 73 text

No content

Slide 74

Slide 74 text

Bilder • https://vecteezy.com • https://medium.com/@smidesign/theory-of-constraints- 4216f04ae9b5