2021年8月24日 掛川市議会議員研修資料 市民に伝わる資料作成・プレゼンテーション

研修の構成 Ⅰ．はじめに～Zoomの使い方&自己紹介 Ⅱ．研修の位置付けとゴール Ⅲ．情報発信の考え方 Ⅳ．資料作成・デザインの基本 Ⅴ．演習・グループディスカッション 参考文献 2

Ⅰ．はじめに～Zoomの使い方&自己紹介

Zoomの使い方～NG例～ （資料）SEデザイン「初心者でも分かる「Zoom(ズーム)」の基本〜無料で使える超便利なWEB会議ツールの導入と使い方」 4 • 「マイク、スピーカーの切替、ミュート」 下部メニュー「ミュート」ボタン右の「＾」をクリックして設定できます。 • 「ビデオの停止」 下部メニュー「ビデオの停止」より自分のWebカメラ映像の配信を停止できます。 • 「参加者の招待」 ミーティング主催者だけでなく、参加者も別の参加者を招待することができます。招待方法は前述と同じです。 • 「チャット」 参加者全員や特定の参加者とチャットしたいときは、下部メニューの「チャット」より相手を選択して行えます。また特定の参加者 とチャットする方法として、相手のビデオ映像を右クリックして表示されるメニューより「チャット」を選択して行うこともできます。 • 「ミーティングの録画」 下部メニューの「レコーディング」よりミーティングの録画ができます。ただし、参加者の場合は主催者からの許可が 必要となります。また、無料版のZoomでは起動中のPCへの録画ファイルの保存のみとなり、クラウドストレージへの保存はできません（※ 有料版の機能）。スマートフォンからの参加の場合も録画はできません。 • 「バーチャル背景」 カメラに自分の部屋を映したくないときなどに背景を変更することができます。下部メニュー「ビデオの停止」ボタン右の 「＾」から「バーチャル背景」を選択して設定します。 • 「セルフビューの非表示」 参加者が多いときや画面が小さくて見にくいときなどに、自分のカメラ映像を非表示にすることができます。自分 のカメラ映像を右クリックして「自分のセルフビューを非表示」を選択します。 • 「表示切替」 画面右上の「表示」より、参加者の映像表示をギャラリービュー、またはスピーカービューに切り替えできます。 • 「画面共有」 PCで起動中の別のソフトの画面や、ホワイトボードを参加者と共有することができます。下部メニュー「画面の共有」より行ない ます。参加者は主催者が共有許可の設定をしている場合のみ利用可能です。

Zoomの使い方～OK例～ 5 ①マイク 講義中はミュート ※グループディスカッション時はON ③チャット 質問はいつでもどうぞ ②ビデオ 常時ONに （資料）SEデザイン「初心者でも分かる「Zoom(ズーム)」の基本〜無料で使える超便利なWEB会議ツールの導入と使い方」

自己紹介 6 略歴 • 1986年 静岡県掛川市生まれ • 2005年 静岡県立掛川東高等学校 卒業 • 2010年 筑波大学第二学群人間学類 卒業 • 2010年 三菱UFJリサーチ&コンサルティング株式会社 入社 • 2015年4月 同社を退職 • 2015年6月 株式会社あらまほし設立、代表取締役に就任 委員等 • 掛川工業高等学校学校評議員 • 静岡県ICTエキスパート • 掛川観光協会掛川支部理事 • 掛川市公衆無線LAN推進協議会委員 • 掛川市茶業振興専門部会委員（2016年度） • 第2次掛川市多文化共生推進プラン策定市民委員（2015年度） 最近の仕事 • 国立環境研究所（民間再委託）：気候変動適応に関する科学的知見の収集 • 観光庁（民間再委託）：「誘客多角化等のための魅力的な滞在コンテンツ造 成」実証事業事務局（感染症対策支援） • 菊川市：職員向け動画制作研修 • 掛川市：高校生向け動画制作ワークショップ • 掛川商工会議所：Zoom活用研修 • 掛川西高等学校：ICT導入支援アドバイザリー 他多数

Ⅱ．研修の位置付けとゴール

研修の位置付け 8 広報広聴 情報発信 報告会 広報紙 Web 情報収集 文献調査 統計分析 アンケート調査 インタビュー調査 【本研修の主な対象】 報告会等における資料作成・プレゼン テーションの考え方

研修のゴール（実現したい理想像） 9 [ After ] ポイントを押さえた資料作成・プレゼンテーションができ、あまり市政に関心のな かった市民の方にもわかりやすく情報・政策を伝えられる [ Before ] 資料作成・プレゼンテーションに課題があり、市民の方に情報・政策を上手く伝えら れていない

ゴール実現に向けた研修内容 10 情報発信の考え方を学ぶ 情報発信の際は、届ける情報と相手にあわせて情報を取捨選択し、伝え方を考えることが大切 資料作成・デザインの基本を知る わかりやすい資料、見やすいデザインには原則がある。原則を知ることで資料は大きく変わる 演習・グループディスカッション 学んだ考え方を使って実際に資料を作ってみることで、より理解を深めよう

Ⅲ．情報発信の考え方

適切な情報発信のために考えること 12 「なぜ、どんな情報を、誰に届けるのか」 「情報を受け取った人にどんな行動をとってほしいか」 にあわせて適切な情報発信方法を考えよう

情報発信の5W1Hを考える①与件の整理 13 Case1 ワクチン接種に不安を覚えている市民に正確な情報を 伝えた、接種の要否を判断してほしい Case2 緊急事態宣言の影響を受ける事業者に支援施策を伝え、 必要に応じて有効活用してほしい Why なぜ？ 根拠の不確かな情報からワクチン接種に不安を覚えて いる市民が多くいるため 経営に打撃を受けているにもかかわらず、支援施策を活 用している、知っている事業者が少ないため Who 誰に？ ワクチン接種に不安を覚えている市民 緊急事態宣言の影響を受ける事業者 What 何を？ ワクチン接種の安全性に関する正確な情報 支援施策に関する情報 ▼上記の条件から発信方法を考える When いつ？ Where どこで？ How どうやって？

情報発信の5W1Hを考える②発信方法の検討 14 Case1 ワクチン接種に不安を覚えている市民に正確な情報を 伝えた、接種の要否を判断してほしい Case2 緊急事態宣言の影響を受ける事業者に支援施策を伝え、 必要に応じて有効活用してほしい Why なぜ？ 根拠の不確かな情報からワクチン接種に不安を覚えて いる市民が多くいるため 経営に打撃を受けているにもかかわらず、支援施策を活 用している、知っている事業者が少ないため Who 誰に？ ワクチン接種に不安を覚えている市民 緊急事態宣言の影響を受ける事業者 What 何を？ ワクチン接種の安全性に関する正確な情報 支援施策に関する情報 ▼上記の条件から発信方法を考える When いつ？ 常時 可能な限り早急に Where どこで？ インターネット 郵送 How どうやって？ ワクチンの安全性に関する科学的知見をわかりやく整理 したWebページを作成し、掛川市公式Twitterアカウン ト、LINEアカウントから誘導する 事業者の状況に応じたフローチャートを作成し、そのフ ローチャートに回答すれば活用できる支援策がわかるチ ラシを作成し、それを商工会議所と連携して郵送する

Ⅳ．資料作成・デザインの基本

資料作成・デザインの基本も情報発信の考え方と同じ 16 「この資料はどんな人が見るか」にあわせて 適切な資料の構成、レイアウト、デザインを考えよう 「これは市民全員向けだよ」という情報もあるかと思いますが、その場合も「情報を届けるべき優先順位が 比較的高い人」はいないか、設定する必要がないか、を検討してみる

資料作成の基本①仕様を決める 17 資料の用途を確認する 前項で検討した5W1Hをふまえ、資料の使い方を確認する 資料の仕様を決める 用途にあわせてA4一枚のチラシなのか、プレゼン用パワーポイント20ページなのか、Word50ページの報告 書なのかを考える スケジュール・役割分担を決める 〆切から逆算してスケジュールをつくり、資料作成の役割分担を決める

資料作成の基本②構成を考える 18 【調査報告書の構成例】 1.はじめに • 問題意識と調査目的 2.課題の確認 • 現状存在する課題の確認 3.仮説の設定 • 検証する仮説の設定 4.仮説の検証 • 統計データ整理 • 文献調査（研究論文の整理） • 事例調査（他地域事例へのインタビュー調査） • 事業者調査（アンケート調査、インタビュー調査） 5.結論 • 仮説検証の結果とそこから得られた示唆 6.今後の展開 • 結論をふまえた今後の展開や求められる政策の提言 資料の目的や性質に応じて、最初に構成をつくる （資料）安宅和人『イシューからはじめよ』

資料作成の基本③スライドのレイアウト 19 プレゼン用スライドの基本は 1スライド1メッセージ 1枚のスライドに書くものは原則として 1つの「主張」とその「根拠」 【スライドのレイアウト例】

デザイン4つの基本原則 20 ①近接 ②整列 ③反復 ④コントラスト （資料）ロビン・ウィリアムズ『ノンデザイナーズ・デザインブック[第4版]』

デザイン4つの基本原則①近接 21 関連する情報はまとめて近くに配置し、グループ化する （資料）ロビン・ウィリアムズ『ノンデザイナーズ・デザインブック[第4版]』

デザイン4つの基本原則②整列 22 情報を要素ごとに整列して、意図的に配置する （資料）ロビン・ウィリアムズ『ノンデザイナーズ・デザインブック[第4版]』

デザイン4つの基本原則③反復 23 資料全体の中でデザイン上の特徴やレイアウトに一貫性を持たせる （資料）ロビン・ウィリアムズ『ノンデザイナーズ・デザインブック[第4版]』

デザイン4つの基本原則④コントラスト 24 見る人の目を惹きつけるために、資料の重要な要素にコントラストをつける （資料）ロビン・ウィリアムズ『ノンデザイナーズ・デザインブック[第4版]』

フォントにこだわる 25 シーンに応じたフォントを選択する ゴシック： 可視性◯ 見やすい 報告書の見出しやプレゼン資料、強調したいとき 明朝： 可読性◯ 読みやすい 報告書の本文など長文、高級・やわらかい印象を出したいとき オススメはUDフォント 「ユニバーサルデザイン（ＵＤ）フォント」は多くの人に読みや すいよう工夫された書体で、高齢者や子ども、視覚障がいの ある方も読みやすい （資料）東京新聞「ＵＤフォント読みやすさ追求 高齢化、視覚障害増に対応」（2020/05/22, https://www.tokyo-np.co.jp/article/11706 ）

資料を引用した場合は出所を明示する 26 著作権者の了解なしに利用するための条件 （資料）文化庁「学校における教育活動と著作権」 • 著作物が公表されている • 利用方法が「公正な慣行」に合致している （例：自分の考えを補強するためなど作品を引用する「必然性」があること） • 利用の目的が、報道、批評、研究などのための「正当な範囲内」 （例：引用される部分が「従」で、自ら作成する部分が「主」であること） • 引用部分にカギ括弧などを付して明確にする • 著作物の題名、著作者名などの「出所の明示」をする

Ⅴ．演習・グループディスカッション

演習①デザイン4つの基本原則 28 右のチラシについて、デザイン4つの原則に従っている部分 を見つけよ。

演習②総合実践 29 あなたは8月19日に更新された「掛川市新型コロナウイルス 感染症対策本部対応方針2021【第4版】」をわかりやすく市 民に伝えるために、再編集して発信しようと考えている。 以下の与件をふまえて、発信する資料を作成せよ。 • 今回優先して情報を届ける対象は「幼稚園に通う子 どもをもつ30代以下の市民」とする。 • SNSを発信媒体とし、画像投稿することを想定して いる。 • 作成に使用するアプリはGoogleスライドとする。 ※研修当日に共有URLを配布

参考文献 • 安宅和人『イシューからはじめよ 知的生産の「シンプルな本質」』（2010, 英知出版） • ユージン・バーダック『政策立案の技法』（2012, 東洋経済新報社） • ロビン・ウィリアムズ『ノンデザイナーズ・デザインブック[第4版]』（2016, マイナビ出版）