楽して成果を出すためのセルフリソース管理

by clipnote

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楽して成果を出すためのセルフリソース管理 clipnote 1

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今回のターゲット仕事に追われている感覚がある人やりたいことあるけど、やれていない人 2

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今回のキーワード「余白をつくる」 3

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目次今回話をするスコープ脳リソースを知ろう脳リソース活用のために具体でやっていることまとめ 4

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今回話をするスコープ 5

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「楽して」「成果」を出すための「セルフリソース」管理 6

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「成果」と表現していますが、「成果を出すまでの一部プロセス」を対象にします 7

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成果を出すまでのプロセス目的・目標の理解現状把握課題発見課題解決の優先度付け課題解決方法の決定計画遂行評価 8

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成果を出すまでのプロセス目的・目標の理解現状把握課題発見課題解決の優先度付け課題解決方法の決定計画遂行評価 9

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「楽して」「成果」を出すための「セルフリソース」管理 10

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業務遂行で使えるリソースの種類ヒトモノカネ時間情報 11

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自分が持っているリソースの種類時間体力知識情報脳（処理能力etc.） 12

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今回フォーカスするリソース時間体力知識情報脳（処理能力etc.） 13

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「楽して」「成果」を出すための「セルフリソース」管理 14

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「楽して」とは？「楽をする」というと「怠ける」「サボる」とかネガティブなニュアンスで使われることもありますが、今回は「負担を軽くする」「創意工夫で効率的に」といったポジティブなニュアンスです 15

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なので正しいタイトルは... 16

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効率的に業務遂行し成果を出すための脳リソース管理 17

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脳リソースを知ろう 18

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脳リソースとは？脳が持つ思考や記憶、注意などの認知機能のこと具体的には、情報を処理したり、情報から判断するときに使用 19

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なぜ脳リソースに注目するか？「時間」「体力」「知識」「情報」「脳」の中で、「脳」リソースはアウトソースやコントロールもしやすく、ちょっとした工夫で効率が上がりやすいから 20

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自分のリソース内で考えたときの比較表 ※ 濱の主観によるものアウトソースコントロール脳 ◯（例：タスク管理、AIエージェント） ◯（例：どの情報を処理するか選択可能）時間 ◯（例：AIエージェント） △（できない部分あり）体力 ☓ △（できない部分あり）知識 △（一部できるが最終判断は自身） △（できない部分あり）情報 △（現実的にすべては無理） △（言語化できない部分あり） 21

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理想の脳リソース状態いわゆるフロー状態 22

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よくありそうな脳リソース状況その1 23

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よくありそうな脳リソース状況その2 24

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積み上げ棒の色変えているのなんで？って思っていますよね？ 25

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ここから少し体系的なお話をします 26

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認知負荷理論について 27

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認知負荷理論とは人間の認知能力に限界があることを前提に、情報処理の効率性を高める方法を探る心理学の理論。引用：情認知負荷理論に基づくマネジメント業務の効率化手法 28

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認知的負荷の3つのタイプ認知負荷理論では、負荷を3つに分類している。課題内在性負荷対象の情報自体の難易度や複雑さに由来する負荷課題外在性負荷チャット通知や不安等、対象に不要な情報やプロセスから生じる負荷学習関連負荷学習や知識の定着を促進するための認知負荷 29

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青色が課題内在性負荷灰色が課題外在性負荷オレンジ色が学習関連負荷（に使える余裕） 30

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課題内在性負荷の例対象業務の理解が薄いため、何をやっていいかわからない求められている要求が高い初めて使用する言語で開発する間に合うか不安 31

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課題外在性負荷の例周りの雑音プライベートでの不安対象業務ではない業務をやらないとという焦り 32

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フロー状態に近づけるために課題内在性負荷自分が情報処理できる粒度にして下げる課題外在性負荷できる限りノイズを減らして下げる学習関連負荷上記2つの負荷を減らして活用できる状態創意工夫に使いたい 33

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脳リソース活用のために具体でやっていること 34

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ここからは「課題内在性負荷」「課題外在性負荷」を下げ、フロー状態に近づけるために、具体でどのようなことを行っているか紹介していきます！ 35

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つくりたい状況の定義 1つ1つのタスク実行時に余計なことを考えずに実行できる状況 1つのタスクが処理できる粒度である（課題内在性負荷が低い）実行中のタスク以外の不安や余計な情報がない（課題外在性負荷が低い） 36

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課題内在性/外在性負荷を下げるためにやっていること自身のリソース状況を把握する業務遂行に必要な情報を整理して残す現実的な計画を立てるまとまったタスク実行時間を確保する目に見える情報を減らす 37

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自身のリソース状況を把握する下記を把握する直近1ヶ月に自身が使えそうな工数不安に思っていること次の「情報整理」で詳しく説明 38

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直近1ヶ月に自身が使えそうな工数の把握時間は有限どれくらいの工数が遂行に使えそうか可視化する現実的な計画を立てるために必要な情報 39

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直近1ヶ月に自身が使えそうな工数の可視化 ※ ここで見えていないですが、毎日残業1h/2hしたケースの集計あり 40

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業務遂行に必要な情報を整理して残す情報整理したことはWeb or PC上どちらでもいいので残す自分の脳内ですべての情報を管理しないできるだけ情報管理をアウトソースする 41

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業務遂行に必要な情報を整理して残す整理する内容例目的・目標は何か何をいつまでに必要なのかどういうタスクが必要かタスク実行に必要な情報は何か 42

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業務遂行に必要な情報を整理して残す整理することの例目的・目標は何か何をいつまでに必要なのかどういうタスクが必要かタスク実行に必要な情報は何か 43

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どういうタスクが必要かざっくり必要なそうなタスクを洗い出す洗い出したタスクを2〜4hくらいの粒度にブレイクダウン 2〜4hにしづらい場合は、最大でも8hくらいを目安自分が不安なことは何か明確にする解決方法を決める例1）不安を解消するためのタスクを作成する例2）該当タスクの見積もり工数を増やす 44

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タスク粒度を2〜4hくらいにしている理由その時間で対応できるタスクに必要な情報量は多くない、処理しきれる量それくらいの時間であれば、まとまった時間を確保して終わらせられる思い出しコストを減らすタスク完了を小さく刻むことで着実に進んでいる自信を得れるため、不安が解消するプロセスでも達成感の積み重ね大事 AIエージェントに任せやすいタスク難易度であるものを見つけやすい処理能力と時間をアウトソース 45

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タスク粒度を2〜4hくらいにしている理由スケジュールにおとしたときに、全体進捗を把握しやすい完了予測がしやすいにつながるスケジュールに対する漠然とした不安が解消できる大事になる前に調整できる未来に起こり得る「課題外在性負荷」を下げる動き 46

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現実的な計画を立てる「リソース状況」と「整理した情報」から計画を立てる毎朝1日のスケジュールを立てる 49

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現実的な計画を立てる「リソース状況」と「整理した情報」から計画を立てる毎朝1日のスケジュールを立てる 50

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毎朝1日のスケジュールを立てる目的いつ何をするか明確にするタスク管理していない細かい雑務もある日中タスクの組み立てを考える時間を少なくする立てていた計画を見直す 51

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1日のスケジュール管理をどうしているかスプシで管理 15分単位でその時間やることを埋めていく振り返り可能なように実績もつける 52

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1日のスケジュールを15分単位で立てると良いこといつにどれくらいの時間が業務遂行に確保できるか把握できる例1）MTGとMTGの間30分空いているから、そこで雑務やろう例2)午前中3時間まるまる空いているから重めのタスクやろうもともと対応予定だったタスクの総予定工数と比較し、計画を見直すきっかけがつくれる 53

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まとまったタスク実行時間を確保するよくやっていること MTGの調整細切れにMTGがあったら時間調整してみる自分よがりにならず相手も時間確保できるように MTG固める日とそうでない日をつくる 54

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目に見える情報を減らす処理する情報を減らすため 55

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具体的にやっていることディスプレイは2つ 3つあると注意散漫になる※ 濱の所感ブラウザのタブは最大でも7つ後から使いものは紐づくタスクやドキュメントに残しておく後から見たいものはブックマーク 56

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まとめ 57

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まとめ業務遂行で脳リソースを有効活用するために情報処理できる余白をつくろうリソースの現状把握情報整理とアウトソース計画環境整備まとまった時間を確保しよう 58

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今日持ち帰ってほしいことタスクを2〜4時間に分割する 59

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参考資料情報過多にご用心！生産性の低下を招く「認知的過負荷」への対処法 ── 海の向こうからオピニオンその70 認知負荷理論に基づくマネジメント業務の効率化手法 60