Power Automateの最初のその前

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Power Automateの最初のその前おうじゃさんといっしょ#43 たな

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自己紹介 • たな (dreams_panda) • 某IT企業勤め • 元開発者（ソフト開発してました）いまは市民開発者？ • オンプレSharePoint、InfoPath、SharePointワークフロー • SharePoint Online、Power Apps、Power Automate おうじゃさんといっしょ 4月MVP 2

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Power Automateってどんな子？ 3

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Power Automate ってこんな子です • 私たちが普段行っている面倒だな～と思っている作業を代行してくれる頼もしい味方です • 指示したことは、忠実に守り、正確な作業を迅速に行う真面目な新人の事務員さんです • ただし、英語圏出身なので日本語は苦手です 4

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自己紹介職務  あなたの代わりに繰り返し行うような定型的な作業を代行します  ただし、作業できる操作は決まっています長所  指示は忠実に守ります  正確な作業には自信があります  記憶力は抜群で一度覚えた指示は忘れません  作業速度は速いです  指示通りに作業ができない場合は迅速に報告します短所  曖昧な指示では作業できません  報告はカタコトの日本語や英語になります 5

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あなたの作業を代行します 6

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こんなことができます • 上司に出社申請の承認をメールで依頼して、承認をもらう • Aさんの所属、内線番号、上司を調べる • メールで依頼が来たら、Plannerに登録 • 各種依頼をTeamsで通知、期限間近になったらリマインド • メールに添付されたファイルをOneDriveに保存 7

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作業できる操作は決まっているかも？ • 業務では、作業できる操作が決まっているかもしれません 8

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あなたと同じ権限で操作します • 各サービスにアクセスするときのあなたと同じ権限で操作します。 • Power Automateでエラー報告があがってきたら、まず、GUIでその操作ができるか確認してみましょう。例）SharePointのアイテムから権限を削除する ⇒[アイテムまたはファイルの共有を停止します]アクションで権限を削除したらエラーになった GUI操作では？ ⇒閲覧権限の方が操作しようとしても、メニュー自体が出てきません 9

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まだできない操作もあります • Teamsにタグやチャネル名でメンションする • わたしたちは、タグやチャネル名でメンションできますが、 Power Automateでは、まだその操作ができません＜ Ideas＞ Possibility to @mention a channel or a team https://powerusers.microsoft.com/t5/Power-Automate-Ideas/Possibility-to-mention-a-channel-or-a-team/idi- p/458874 Allow @mentioning team tags when posting messages to MS Teams https://powerusers.microsoft.com/t5/Power-Automate-Ideas/Allow-mentioning-team-tags-when-posting- messages-to-MS-Teams/idi-p/549181 10

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できるようになった操作もあります • 承認依頼メールのボタンが英語だったけど、日本語になるようになった • 承認依頼のメールだけで承認できるようになった • Teamsからも承認できるようになったできなかった操作もできるようになっていきます！以前は [Approval][Reject] でした 11

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指示通り正確に作業します 12

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作業指示書どおりに作業します • 作業指示書＝クラウドフロー • 業務の流れと条件に応じた動き方の定義を設定します • 一度、作成してしまえば、この指示書どおり作業してくれます 13

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作業指示書どおりできないのはなぜ？ • 作業指示が正しくないから • 指示が正しくありません。Power Automateがわかるように指示してあげてください。 • 操作するための権限がないから • 権限がない操作をさせようとしています。正しい権限で実行しようとしているか確認してください。 • まだ操作することができない機能だから • Power Automateでは一部操作ができない機能もあります。 • 契約違反だから • Power Automateには制限があります。制限を超えての利用には注意が必要です。 14

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契約が存在します • たくさんの作業を実施することができます • しかし、契約上、作業できる範囲には制限がありますひとつの作業指示書を継続的に作業するのは、30日までとなります。 30日を過ぎると、勝手に処理を終了します。 100MB以上のファイルの処理ができません。（設定で1GBまでできる場合もある） [参考]自動化フロー、スケジュールされたフロー、インスタントフローの制限事項 https://docs.microsoft.com/ja-jp/power-automate/limits-and-config 一人あたり１日2000回までしかアクションを実行できません１フローあたり１日10000回までしかアクションを実行できません 15 15

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各サービスごとに作業制限があります作業限界を超えると、作業効率がさがります [参考] Excel Online (Business) コネクタの制限 https://docs.microsoft.com/en- us/connectors/excelonlinebusiness/#limits [参考] SharePoint コネクタの制限 https://docs.microsoft.com/en- us/connectors/sharepointonline/#limits 16

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ワタシ、ニホンゴ、ニガテデス 17

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報告は拙い日本語と英語です • 作業ができないときの報告（エラー）は迅速に行います • 報告内容は、基本的に英語で行います • 日本語を交えることも可能ですが、拙い日本語です 18

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作業ができないときの報告（その1 ） • Teamsにタグやチャネル名でメンションする Webサービスのエラーコードとメッセージを参考にしてください！ 19

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作業ができないときの報告（その2 ） • SharePointリストのコンテンツの承認操作でエラー {"Etag":null,"Message":" ライブラリのコンテンツ承認が有効になっていません", 各サービスの機能について理解が必要です！ 20

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日本語が苦手ですチャネル？チャンネル？アイテム？項目？アイテム？ 21

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まとめ • 正確な作業を実施してくれる真面目な新人事務員さんです。 • 今はできないことができるようになってくる優秀な人材です。 • 新人さんに教育するように丁寧に正確な指示書を作成してあげましょう。 • 代行してもらう作業を行う各サービスの機能を理解しましょう。 • 契約条件に合わせた労働になるように考えてあげましょう。 • 日本語苦手なところも愛してあげましょう。 22

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接続、変数、式（関数）ってなに？～ Power Automateを使うときに避けては通れない用語～ 23

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Power Automate とは～コネクタ・接続・トリガー・アクション～ 24

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Power Automate • 反復作業を自動化するためのサービス [参考] Power Automate | Microsoft Power Platform https://flow.microsoft.com/ja-jp/ 25

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コネクタ • サービスごとの操作を束ねたもの [参考]コネクタのドキュメント – Connectors | Microsoft Docs https://docs.microsoft.com/ja-jp/connectors/ SharePoint 選択したアイテムの場合項目の作成項目が作成されたときアイテムまたはフォルダーへのアクセス権の付与添付ファイルの取得 Office 365 Outlook 新しいメールが届いたとき新しいイベントが作成されたときメールの送信イベントの取得メールの転送 26

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接続 • サービスにアクセスするための認証情報 • ログインするときにID、パスワードを入力するものと同じもの • 接続を利用することでID、パスワードなしでアクセス可能 ※ただし、初めて接続を作成するときにはサインインが必要 • パスワード変更しても、内部で再度サインインをする必要がない 27

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[Tips] 接続がどこで使われているか 28

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トリガー • クラウドフローを実行するきっかけ • 自動化したクラウドフロー（SharePointのリストにアイテムが作成されたとき、メールを受信したときなど） • インスタントクラウドフロー（フローのボタン、Power Appsから起動、SPOアイテムを選択して起動など） • スケジュール済みクラウドフロー（決まった時間に実行、指定した曜日に実行など） • クラウドフローの一番最初に設定する 29

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アクション • クラウドフローの２番目以降に設定する自動化のための具体的な操作 • 入力によって、それぞれの操作に応じた結果＝出力を返してくれる • メールを送信する手動実行 • 承認タスクを割り当てる • アイテムに権限を付与する • 条件分岐など •※ アクション名、設定名、選択肢などは、ときどき名称がアップデートされる •※ アクションの機能もアップデートされるし、アクション自体も増える 30

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[Tips]なにを自動化したいのかを可視化する • 自動化したい作業を可視化する（フローチャート化） • フローチャート化できないものは、自動化には向いてないかもしれない • 各ステップで利用できるコネクタがあるか確認 [参考]ワークフローの作成に取りかかる前にやっておくべき準備作業のこと https://ascii.jp/elem/000/004/055/4055539/ 31

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避けては通れない用語～変数・式（関数）・動的なコンテンツ・JSON～ 32

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変数 • 箱、コップ、お弁当箱のような「もの」を入れることができるもの • もの＝データ • 何度も利用することができる • 中身を入れ替えることができる • 入れるものの種類が複数ある（文字列、整数、アレイ………） • 数学でならった「X」や「Y」のこと • 数字を入れるなら • X = Y + １ → Y ＝ 2 なら、X ＝ 3 • 文字列を入れるなら • X ＝ ”[email protected]” 33

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変数を扱う３つのステップ [参考]チュートリアル: 「変数」って何？（初心者向け） https://apeople.automationanywhere.com/s/question/0D52t00000gDyrPCAS/%E3%83%81%E3%83%A5%E3%83%BC%E3%83%88 %E3%83%AA%E3%82%A2%E3%83%AB- %E5%A4%89%E6%95%B0%E3%81%A3%E3%81%A6%E4%BD%95%E5%88%9D%E5%BF%83%E8%80%85%E5%90%91%E3%8 1%91?language=en_US Step1：変数を作る Step2：変数に値を入れる Step3：変数の値を利用する＝データを入れる箱を用意する＝箱に中身を入れるケーキ名＝箱から中身を取り出すケーキ名カップケーキケーキ名カップケーキ 34

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変数（種類） • 変数には種類（型）がある＝入れ物の形が違う • 式を扱う際に必要なデータの種類（型）を渡す必要がある • 式を利用して返ってくる値も種類が決まっているブール値整数文字列種類は入れ物の形が違う [参考]変数の「型」って何？～世界で一番やさしい「型」の説明～【前編：数字、文字列、日時】 https://qiita.com/IQ_Bocchi/items/050fd40276296a49b679 [参考]おぼえておくと便利そうな Microsoft Flow の変数の種類 https://idea.tostring.jp/?p=4772 35

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変数（利用例）ケーキ名ケーキ名カップケーキカップケーキ Step2：変数に値を入れる Step1：変数を作る Step3：変数の値を利用するショートケーキショートケーキショートケーキショートケーキ 36

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変数（アレイ • 同じ種類の複数の箱をひとつにまとめておくロッカーや段重ねのお弁当箱や重箱のようなもの 🍰🍰 ショートケーキ 🎂🎂 ホールケーキ � カップケーキ変数名：ケーキ名 [email protected] [email protected] [email protected] 変数名：承認者メアド１ 2 3 １ 2 3 １ 2 3 変数名：カクテル 37

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変数（アレイ） 🍰🍰 ショートケーキ 🎂🎂 ホールケーキ � カップケーキ１ 2 3 １回目 � カップケーキ 🍰🍰 ショートケーキ２回目 🎂🎂 ホールケーキ３回目変数名：ケーキ名ループ：複数格納されている値はひとつずつ取り出す 38

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[Tips] 変数の作成が必要 • [変数を初期化する]アクションで変数の作成が必須 • Apply to each や条件のように展開する必要があるところに変数の作成はできない 39

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[Tips] データ操作 - 作成 • Apply to each や条件のように展開する必要があるところも使える • 最初から最後まで変わらない値を変数のように使いたい場合や、デバックなどで一時的に使いたい場合に利用するとよい • 種類がないので、種類を設定するようなときには注意 [参考] Power Automate でデバッグする際のTips https://mofumofupower.hatenablog.com/entry/2020/11/17/224059 [参考]Microsoft (Office365) Flow のデータの参照方法について整理する https://www.kwbtblog.com/entry/2019/06/13/114933 40

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式（関数） • お金を入れたらジュースが出てくる自動販売機のようなもの [参考] Power Apps オンライン勉強会 MVP二人会 ~Hiroパート~ - YouTube https://www.youtube.com/watch?v=RkHvcKCl8P4 ＜形式＞返却値＝式(引数1,[引数2] ,[引数3]) empty(“文字列”) ↑ 缶ジュース ↑ 自動販売機 ↑ お金 true/false ※引数に渡す種類（型）は決まっている 41

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動的なコンテンツ • 実行したアクションの出力結果を取得し、簡単に参照するためのUI 42

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動的なコンテンツ • 動的なコンテンツで設定している箇所は、式でも設定可能＝内部的にはすべて式で記載されている [参考] Power Automate 動的なコンテンツを式で取得する方法 https://blog-tips.sekenkodqx.jp/2020/09/16/power-automate-tips- get-dynamic-content-formula/ 43

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JSON • Power Automateの入出力はJSONでやりとりされる 44

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まとめ • コネクタは、Power Automateと他のサービスとのやりとりを橋渡ししている • 他のサービスへの認証は接続を利用する • 変数は作成しない（変数を初期化する）と使えない • 変数は、何度も同じ値を利用するときに使うとよい • 式（関数）を使うときには、引数の種類に注意が必要 • Power Automateは、「JSON」でやりとりしている [参考]Power Automateでハマるポイント https://mofumofupower.hatenablog.com/entry/2020/03/26/220403 45