freee法務がセルフで実現するJiraServiceManagement/Confluence活用による業務改革

by Natsue

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freee法務がセルフで実現する JiraServiceManagement/Conﬂuence活用による業務改革   #76 ACE Tokyo MeetUp

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2 会社概要社名フリー株式会社設⽴ 2012年7⽉代表者佐々⽊⼤輔 (代表取締役CEO) 上場市場東京証券取引所グロース市場従業員数 1,901名 (2025年6⽉末) 所在地東京都品川区⼤崎アートヴィレッジ⼤崎セントラルタワー 21F 事業内容「freee会計」「freee⼈事労務」「freee販売」などの開発‧ 販売

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3 　 freeeは「スモールビジネスを、世界の主役に。」をミッションに掲げ、統合型経営プラットフォームを開発‧提供し、だれもが⾃由に⾃然体で経営できる環境をつくっていきます。起業やビジネスを育てていくことを、もっと魅⼒的で気軽な⾏為に。個⼈事業や中⼩企業などのスモールビジネスに携わるすべての⼈が、じぶんらしく⾃信をもって経営できるように。⼤胆にスピード感をもってアイデアを具現化できるスモールビジネスは、今までにない多様な価値観や⽣き⽅、新しいイノベーションを⽣み出す起爆剤だと私たちは考えています。スモールビジネスが⼤企業を刺激し、社会をさらにオモシロク、世の中全体をより良くする流れを後押ししていきます。 Mission スモールビジネスを、世界の主役に。

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4 　 4 VISION だれもが⾃由に経営できる統合型経営プラットフォーム。

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5 freee法務ってどんなところ？   組織体制法務チーム (Legal)の業務内容５つのチーム  ● 法務  ● リスク管理  ● コーポレートガバナンス  ● 知財戦略  ● BPストラテジー  ● 契約書審査  ● 新規サービスの適法性の検討  ● コンプライアンス事案の調査  ● 株主総会の対応等  💡 note 随時更新中！  https://note.freee.co.jp/m/m147c0a4600e5

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　 6 秋⼭夏絵 2023年03月：freeeに入社法務本部戦略法務部法務チーム  ⾃⼰紹介 Confluence歴：1年9ヶ月 JSM歴：1年4ヶ月  PC操作が得意なわけでも、  ITツールに詳しいわけでも  ありません。    前職では、iPad mini１つ（機内モード）で動き回っていました。 

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7 01  02  03  04  導入前の課題  法務チームの   業務改革   AI活用  ～さらなる進化へ～   データドリブンな   法務組織へ  ・SLA管理  ・ダッシュボード分析  本日お話しすること  

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01 導⼊前の課題 8

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9 導入前の3つの壁  ①情報の海におぼれていた ②法務相談フォームが「エンジニア依存」に ③業務の属人化ナレッジマネジメント・  業務効率化が急務に 

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10 課題①　情報の海におぼれていた   会社の急成長に伴い、情報量が増加契約書の雛形はどこ？  この手続きどうやるの？  電子契約の使い方を教えて  検索コストの増大同じ質問が繰り返される公開したマニュアルが認知されない

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11 課題②　法務相談フォームが「エンジニア依存」に  ✅できていたこと  ● 相談窓口の一本化（案件の集約）  ● ステータス管理  ● コメント機能を通じたコミュニケーション  ● レポート機能（チケット件数の集計）  ● 入力項目のキーワード検索  他社ツール時代 ※リーガル管理用のアプリを自社開発（2022年）

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12 課題②　法務相談フォームが「エンジニア依存」に  他社ツール時代 ✖ できなかったこと  ● 相談フォームへの項目追加・修正  ● 対応時間の正確な計測（休日除外など）  ● コメントの内容のテキスト検索  ● 内部用のコメント設定  ● 新規案件のリアルタイム通知  都度、エンジニアへの依頼が必要  

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13 課題③　業務の属人化   ● 情報が点在していて、過去の判断・経緯が追いづらい ● 「この分野はあの人に聞く」が常態化

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14 転機  法務相談フォームをJSMに移行  （2024年10月）  全社でConﬂuenceによるナレッジ集約が開始  （2024年4月～Culture IT部主導）  Conﬂuence / JSMフル活用による  プロセス改革スタート！ 

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02 法務チームの業務改⾰① 〜 Conﬂuence編〜 15

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16 Conﬂuence - ナレッジベースの構築   ● 全社向けマニュアルを「全社ポータル」のマニュアルスペースに集約 ● 法務部の特設ページを開設 ○ 法務関連のFAQ ○ 全社向けお役立ちコンテンツ ○ 法務チーム専用のナレッジマネジメントのページ

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17 Conﬂuence - 💡推しポイント   ナレッジを「構造化して蓄積」できる法務本部スペース     📄【全社向け】  　📄チーム紹介  　📄研修資料  📄【内部向け】  　📄ナレッジ共有ページ   　　📄法令知識一覧  　　📄定型業務一覧  　📄OKR  　　📄目標設定  　　　📄進捗共有ページ  　　　　📄2025年度  　　　　📄2026年度  ナレッジ共有ページ     [🏷法令知識]  ・民法  ・商法    [🏷定型業務]  ・購買申請  ・契約審査    スペース＋ページ階層での整理   ラベルによるタグ付け   テンプレート機能：   ナレッジの粒度・形式をそろえられる   親  子  ＜イメージ＞

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18 Conﬂuenceで実現したこと   ● ナレッジの一元化 ● 検索性の向上 ● 情報の鮮度が常に保たれる状態わカルさんbot ナレッジを整備することで、  社内のAIチャットボットが  正確に回答できるように！ 

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02 法務チームの業務改⾰② 〜 Jira Service Management編〜 19

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20 JSM - 既存ツールからの移行スケジュール（ 2024年）  📅8月初旬：JSMで「リーガル相談窓口」の構築を開始　 ○ IT部門によるサポート（権限設定、SLAの設計など） 📅8月中旬～9月下旬：法務チーム内でテスト操作　 ○ 起票～回答完了までのシミュレーション ○ ワークフロー挙動の検証 📅10月初旬：移行日を全社向けにアナウンス　 📅10月中旬：法務ポータル本格稼働開始！　

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21 JSM -💡推しポイント①   ● 依頼内容ごとにリクエストタイプを作り、聞きたい情報をフォームとして設計 ○ 必須項目／選択肢／ヘルプテキストなどを柔軟に設定可能 ● フォーム機能を使えば、条件分岐（回答内容によって項目を出し分け）や表形式の入力も可能ノーコードでフォーム（リクエストタイプ）を作れる必要な情報を効率的に集められる！

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22 JSM - 💡推しポイント②     ● 多くの定型作業を効率化 ○ ステータスの自動変更 ■ 例「返信待ち」→「確認中」 ○ 担当者の自動割り当て ○ 他にも・・・ ■ Jira Automation のアクション ■ Slack Integration ・手動アサインの負担軽減  ・業務の属人化防止  ・変更漏れ防止  ・SLAの正確な計測  ・他部署へのチケット共有  ・通知見逃し防止  Automation で“毎回やっている作業 ”を減らせる

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23 JSM - 💡推しポイント③   ナレッジと “つながった ”サービスデスクになる ● フォーム入力時のサジェスト機能 ● 仮想サービスエージェントの利用タイトルに入力した内容から、  関連のナレッジ記事を自動提案  法務マニュアル・QA記事を基にAI が回答 

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24 JSM で実現したこと   ● エンジニアのリソースを削ることなく、実務に即した相談フォームをセルフで構築 ● Automationの活用で手動による負担・ミス軽減 ● AIとの組み合わせによる自己解決の促進相談件数は年々増加しつつも、  マニュアル記載事項の質問は半減  →コア業務に集中する時間が増えた 

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25 Conﬂuence / JSM 導入で大変だったことと乗り越え方   ⼤変だったこと⼼理的ハードル “正解”がわからないどう乗り越えたか「慣れる期間」を確保⼩さく始めて育てる新しいツールに慣れるまでの抵抗感や不安フォーム設計、閲覧権限、SLA設定... 最初にどこまで作り込むべきか悩む全員にテスト起票‧アサインを体験してもらう。いきなり完璧を⽬指さず、「使いながら微調整」の⽅針へ IT部⾨と⼆⼈三脚 

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03 データドリブンな法務組織へ 26

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27 JSM - SLA 設計  ● 目標の応答時間・解決時間（ SLA）を設定 ○ 着手まで〇時間、初回回答まで〇時間 ○ カテゴリごとでも設定可能  ■ 「NDAチェック」２営業日以内  ■ 「業務委託契約」5営業日以内 ● チケット単位でSLA タイマーが表示され、間に合うか／超過しているかが一目でわかるどの時期・どのカテゴリで超過が多いかを把握でき、運用改善や体制見直しの根拠データが得られる！

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28 JSM- ダッシュボード分析   ● リアルタイムのデータ表示 ○ 週次・月次の全体データをダッシュボードに表示 ■ カテゴリ別/緊急度別の件数 ■ 各メンバーの案件進捗状況 ■ SLA達成率　等 ○ 各メンバーの業務報告用フィルターを作成 ■ 定例議事録（Confluenceで作成）と連携どの時期・どのカテゴリで超過が多いかを把握でき、運用改善や体制見直しの根拠データが得られる！

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29 Conﬂuence- アナリティクス・ Space Report  せっかく作ったナレッジ記事も、読まれなければ意味がない・・・  📊アナリティクス機能で見えること   ● 人気の記事  ● アクティブな読み手  ナレッジの質を高めるヒント  

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30 📈データ分析から見えたこと   ボトルネックの特定、相談が増えているテーマの把握  先回りしてマニュアルや FAQを整備するサイクルが定着

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04 AI活⽤〜Rovoの導⼊で、さらなる進化へ〜 31

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32 まだ残っていた 3つのモヤモヤ       ナレッジを自分で探す・見に行く  習慣が続かない...  担当者によって回答品質がばらつく...   過去の類似相談・回答を探すのに  時間がかかる...  ナレッジは「ある」のに、活かしきれていない 

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33 After ● AIがナレッジと過去のチケットを引き寄せる  ● 一次回答案を自動生成  Rovo導入の狙い   Before      ● ナレッジを探しに行く  ● 検索に時間がかかる     

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34 Rovo - 法務専用のエージェントを作成   法務ナレッジのスペース ● 契約書レビュー方針  ● 各種マニュアル  ● Q&A集  エージェント：「★リーガル相談アシスタント」   プロンプト・スキルの設定リーガル相談の全チケット ● 相談内容  ● コメント内容   

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35 Rovoエージェントで回答を平準化   事業部門からの新規リーガル相談  法務担当だけが見える   エージェント発動   （JSM自動化）  ● 過去チケット検索  ● マニュアル検索  ● 回答方針作成 

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36 実際の自動内部コメントイメージ   LEGAL-5678 内部メモ Rovoエージェント：★リーガル相談アシスタントによる⼀次回答です。 1. 本件の回答⽅針：xxx 2. 過去の類似ケース ‧LEGAL-4387 ‧LEGAL-5487 3. 関連するマニュアル ‧●●マニュアル[URL] 4. 検討すべきポイント ‧aaa 💡Point    最終回答は必ず  法務担当が確認・作成 

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37 Rovoで実現したこと   ナレッジ活⽤のステージが⼀段アップ！～今後に向けた取り組み～   ● 契約ドラフト支援エージェント   ○ 自社の契約書ひな形をナレッジとして読み込み、Q&A形式で入力 → 雛形に自動反映してドラフト生成する仕組みを検討中  ● JSMから汎用ナレッジを自動作成   ○ Rovoが特定のJSMチケットを読み取り Conﬂuence上でFAQのドラフトページを自動生成 

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まとめ 38

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39 各ツールで法務業務の効率化を実現   ① 基盤を整える Conﬂuence/JSM ナレッジの集約、データ分析 ② AIを活⽤する Rovo “調べる‧探す”作業を AIに任せる ③ 業務改⾰の実感バックオフィスでも、ここまでできる

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40 ナレッジを制する者は、   AI時代を制する！  

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41 今後に期待すること   ◆Rovo  ● ドキュメント生成機能の進化（ Rovo）  ○ 契約ドラフト支援のRovoエージェントで設定した「Googleドキュメント生成」スキルについて、表やレイアウトも崩さずにドラフトを生成できるようになると更に Good  ● プロンプト調整のアシスト機能（ Rovo）  ○ 法務特有の用語でも、NGワード判定時に置き換え候補を自動提案してほしい   ◆Conﬂuence  ● ブログ→ページへの変換  ◆Jira Service Management  ● グループメンション機能（Conﬂuenceで既に作成済みのグループ）   

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スモールビジネスを、世界の主役に。  