Outlook と Teams を使い倒してメッチャマルチタスクをこなす方法

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自分が楽をするために Outlook と Teams を活用してメッチャマルチタスクをこなす方法 - dahatake さん流 - 畠山大有 | Daiyu Hatakeyama | @dahatake Architect && Software Engineer && Applied Data Scientist Microsoft Japan

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研修用アカウントの入手 PC へのログイン (Option) Office Client のインストール office.com から Outlook の起動 Microsoft Teams の起動 Microsoft ToDo の起動 OneDrive for Business の起動 Setup

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• 明日行われる COVID-24 感染者数についての市長の記者会見用の報告書及びプレゼンテーションの作成 • メンバーには、家族の介護をしている方がいる • 保健所の方からの報告書はメール • 市長は皆の尊敬を集める素晴らしい方だが、感染症の専門家ではない今日の Mission😎 COVID-24: 2024年2月6日にWHOが認定した新たな世界的パンデミック。COVID-19 の亜種ではなく、完全なる新型。致死率が極めて高い架空の話です !

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• お名前 • 所属 • お仕事のお役目 • 趣味戦友を知りましょう

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• ダメ出し厳禁。否定的なコメント厳禁。全ての方を尊重する寄り道、間違い、勘違いは大歓迎役職者の Teaching 禁止。Coaching は大歓迎データが王様です休憩・ランチはグループ毎に気づいた点・感想を、Teams のチャネルにログを書く担当者は決めない。気づいた人が書く Hack Guide

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戦略

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“武器” タスクは増え続けている時間は有限他の人と一緒にやる = 自分で全部やらないスマートフォン / ノートPC インターネット電源ツールとデータを使いこなす情報

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何に時間を奪われているかを知る増減の傾向を知る現状の自分の働き方をデータ化 MyAnalytics サービスの説明 - Service Descriptions | Microsoft Docs ツールとデータを使いこなす

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一人で頑張っている状態同僚と一人から会社へ | 作業のための情報共有 Community と社内外のやり取り通知スケジュール自分のタスク情報共有議事録 (Web会議含む) メーリングリスト・掲示板情報共有メーリングリスト・掲示板チームのタスクファイルなど情報”共有” 作業自分だけの Knowledge Base 共有の Knowledge Base 他の人と一緒にやる = 自分で全部やらない

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情報をどう効率的に分類し蓄積し会社として処理するか?

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自分宛の情報量を減らす

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いつまでに返答があれば「読んで対応してもらっている」と思えますか?

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翌営業日までに処理する = 相手も安心 = 自分の心も平穏😊

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大量の未読読みたくない😅 多すぎると… ノイズ

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最大量のトランザクション原則貯めない

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㊗[受信トレイ] 0 件 2019年5月22日 9時35分の貴重な瞬間😁

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コミュニケーションから「タスク」への変換 - スマートフォン以前 Outlook は “4D+A”に即した、タスク管理ツール情報(メール)到着何か行動しないといけないもの? 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” 2分以内に出来る? その場でやる “Do It” 他の人にお願いできる? 依頼する “Delegate It” 後でも良い? 5W1Hを意識して、タスク処理していく 30 分くらい No Yes Yes Yes スケジューリングする “Defer It” Yes No No No

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コミュニケーションから「タスク」への変換 - スマートフォンなら情報(メール)到着何か行動しないといけないもの? 削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” 2分以内に出来る? その場でやる “Do It” 他の人にお願いできる? 依頼する “Delegate It” 後でも良い? 5W1Hを意識して、タスク処理していく No Yes Yes Yes スケジューリングする “Defer It” Yes No No No 5 分 ? 手作業でのメールの仕分けは、スマホが圧倒的に早い!

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分類の具体例削除する “Delete it” 役に立つ情報は “Archive” その場でやる “Do It” 依頼する “Delegate It” スケジューリングする “Defer It” “さんくすメール” – 勿論読みますよ😅! • 既知の技術情報 • 他の人が動いてくれている案件の情報 • 新規の技術情報 / 全メーリングリスト • 即答できる質問調べても、分からない質問調べても、先方の期限に間に合わないような質問調べたら、分かりそうな質問これが決まってくれば、自動化できる!

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Outlook (Tool) を使い倒す

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2つの受信トレイ受信トレイ • Active なタスクアーカイブ自分として、Close したタスク会社としては、Active

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「後でいい」もの [その他] 後でいいもの

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[仕訳ルール] 無しでは生きていけない [受信トレイ] の件数の大幅減

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• Outlook にフォルダー作成 • メンバーの1名がメールを出す • ドキュメントの骨子 • 組織外からの質問 • Outlook の仕分けルールを作成、優先度をつける Hack 1 – 受信トレイの未読件数を減らす : 10 min

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メールをタスク化するメールに期日フラグを設定 To Do に同期朝一番で、今日やるのかを処理

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強烈なスマートフォン連携 😍 • 移動時間も含めて、作業が出来る会社の管理下多様素認証件名込み投稿ファイル閲覧アプリ連携

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スマートフォンアプリデータ同期 Office 365 連携 Outlook Planner 機能追加が早い! アイディアのはけ口 -> Microsoft To-Do

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• Outlook のメールにフラグ設定をして、タスク (Microsoft To Do) にする • Excel データの傾向の把握 • Power Point のプレゼン作成 • Microsoft To Do で自分が何をいつまでにやるのかを設定 Hack 2 – メールのタスク化 : 10 min

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日程調整

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• Outlook でチームメンバーの空き時間を確認 • Outlook から会議招集依頼を出す • Teams Meeting を付与する • どなたかお一人 • その方のPCに集まって、作業を一緒にやる • 他の方は、ご自分のPCに戻って、返答をする Hack 3 – 日程調整: 10 min

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日程調整だけで、実に多くの作業を必要とする最も苦痛な事務作業の一つ参加者は誰か? 参加者の空きは? 会議室は? Web Meeting ツールで会議室確保メールに候補日時を追記先方からの返答受信参加者の予定を仮押さえ + 社内参加者の返答待ち先方への催促参加者の仮押さえ解放 + 仮予定から確定への変更 2-3営業日なんってあっという間場合によっては 2-3営業日たった一通のメールを出す準備

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メールで「タイトル」と「日程調整」だけ? タイトルと日程調整だけ相談内容を記載自分の時間で読めばよい。お互いの打ち合わせ時の時間の節約

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メール送信者が数クリックで日程調整用の Web UI を作成し、提供 Outlook のアドイン送信者 : Microsoft 365 アカウント必須受信者はメールアドレスがあればいい FindTime - 神ツール https://findtime.microsoft.com/

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圧倒的に作業量が減る! 参加者は誰か? 参加者の空きは? 会議室は? Web Meeting ツールで会議室確保メールに候補日時を追記先方からの返答受信参加者の予定を仮押さえ + 社内参加者の返答待ち先方への催促参加者の仮押さえ解放 + 仮予定から確定への変更 2-3営業日なんってあっという間 5分たった一通のメールを出す準備メールの To,CC から自動抽出複数日から選択 Teams Meeting 設定社内出席者の仮押さえメールに投票リンク埋め込み催促メール選択するだけ

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• Outlook のメールから FindTime で2度目の会議の日程調整 • 外部の方も入れると吉 • 自分の予定表が、どのフェーズでどう更新されるかを試す Hack 4 – FindTime: 10 min

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皆と一緒にファイル作成

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• セキュアなファイルの置き場特に社外の方… 肥大化する添付ファイル煩雑な添付ファイルのパスワードファイルのバージョン管理増えるファイル名ファイルの種類は多いソースコードだけで、タスクは出来ないタスクには成果物がつきものよりセキュア会社の保護下なのでセキュア

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＜補足＞メールにZipファイルを添付しパスワードを別送するのは、現在ではリスクを高めています宛先を間違うパスワードが破られるファイルにウィルスが入っているコピペで宛先設定して同様に間違う固定パスワードスキャン不可後からアクセス権限を設定変更可能ワンタイムパスワードメールサーバー上でサンドボックススキャン ○ ○ ○ ✕ ✕ ✕ リスクメールにパスワード付Zip添付ワンタイムパスワード認証付URL共有 ✓ IPA（独立行政法人情報処理推進機構）による、「5分でできる！情報セキュリティ自社診断」では、2013年の時点で“パスワードはその電子メールには書き込まず、別の電子メールか電話等で通知することが必要です。”と推奨する記述が存在していました。 ✓ 現在では、主にメールサーバー上でのサンドボックススキャンに対応できないことが、かえってリスクを高めています。 ✓ 容量制限で送信できない、メールボックス容量を圧迫する、数年後にファイルを参照しようとするとパスワードが分からない等の利便性を損なうケースの方が目立ってきています。

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議事録 - OneNote • 1-2分、斜め見すれば、キャッチアップしやすい! Teams においたままサマリー - メール情報量が多そうな人に伝える際役職者など誰かが書いたら、リアルタイムで情報共有ネイティブ:書く読む

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話している人に伝わる複数名で同時に音声だと一人だけ見返し時間の短縮会議とチャットが一か所に残る会議中に、チャットでFeedback 会議前スクショ WebサイトのURL

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• 1つめの会議にて Teams Meeting 開始 • 音声はオフ。今日は聞こえるから😊 • カメラはオンでもいい • 録画をする • Meeting 中にチャットにコメント • 誰かが話していると、他の方は話せないため。その方の会話を遮っちゃうことになる • Microsoft Teams Meeting のチャットへファイルをアップロード • アップロード後のファイルをメンバーで同時に開いて作業 • ブラウザー • Excel のアプリ • 画面共有しなくてもいい Hack 5 – ファイル共同作成: 15 min

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文書系ファイル作成には、ネイティブアプリが最強! ネイティブアプリ連携には、OneDrive が最強! Teams (SharePoint) 会社員-個人完全に個人同じ構造複数人同時編集自動保存とクラウドバックアップオフライン編集 SSDマシンでも [ファイルオンデマンド] で必要なものだけ複数チャネルも一括高速ファイル転送

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巨大なクラウドストレージの登場で大きく変わった知識の蓄積場所 1年くらい?前今 = Cloud 5TB Microsoft Search で一か所から検索!!! インターネット (Bing) + イントラネット + 自分のファイル (しかもローカルに無くて良い) セキュア+ デバイス破損に強い! ( 事業継続性)

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会議に割く時間を最小限に

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会議設定は基本 30 分で人数は多くて 5 人で (Web 会議)で Teams そもそもコラボは何かを決めたい会議のお作法

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会議の目的・趣旨が明確でない • 事前に議事内容が整理・共有されていない議論だけで結論がない成果物や ToDo が整理・共有されない辛い会議 = 無駄な時間

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「定例」最小限にしません? 定例の価値作業進捗の確認リレーション構築関係者の時間確保最高の情報共有定例の弊害準備の労力自分が参加する意義の無い「会」 Teams で常に情報共有時間を奪われない! リモートでの参加

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク本会議時間判断材料会議のためのドキュメント Version 0.9 会議レビュー会議のためのドキュメント Version 1.0 顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 社内の合意日程調整顧客提示ドキュメント Version 0.5 顧客提示ドキュメント Version 1.0 会議レビュードキュメント作成日程調整日程調整日程調整

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料会議のためのドキュメント Version Drat 会議レビュー顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 日程調整顧客提示ドキュメント Version 0.5 顧客提示ドキュメント Version 1.0 会議レビュー社内の合意ドキュメント作成日程調整日程調整「人のアサインのためのドキュメントは、文字があればいいですよ」

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 0.5 顧客提示ドキュメント Version 1.0 会議レビュー日程調整メール添付本文に社内の合意ドキュメント作成日程調整「人のアサインは、メールくれたら調整しておきますよ」

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 ファイル共有メール添付本文にドキュメント作成日程調整「提案ファイルを共有してくれますか? 見てコメントしておきますよ」社内の合意

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 本文に日程調整合意 & ドキュメントメール & ファイル共有 by Teams 後から協力してくれるメンバーのキャッチアップが早い

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 本文に日程調整合意 & ドキュメントメール & ファイル共有 by Teams 1. チャットで、お時間伺い感情表現😊

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 本文に日程調整合意 & ドキュメントメール & ファイル共有 by Teams 2. ファイル共有すかさず… これが常に一番上に

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 本文に日程調整合意 & ドキュメントメール & ファイル共有 by Teams 3. ファイルを同時編集同時編集の参加者同時編集の場所

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 本文に日程調整合意 & ドキュメントメール & ファイル共有 by Teams 4. ファイルにコメント後で一気に消せる通知のメール

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相談事社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客との会議ビジネスの背景/ 相談の回答など顧客 Me! ビジネスの背景/ 相談事など顧客提示ドキュメント Version 1.x 顧客提示ドキュメント Version 1.0 本文に日程調整合意 & ドキュメントメール & ファイル共有 by Teams Teams のチャネルで行うのが良い場合が多い情報の透明性リアルタイムでの関係者への共有

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社内業務会議自体を無くすために何を判断しないといけないのか? どんなタスクがいつまでに必要か? タスクを誰が行うのか? タスク時間判断材料顧客 Me! 本文にメール & ファイル共有 by Teams 共同作業! ドキュメントビジネスの背景/ 相談の回答などビジネスの背景/ 相談事など議事録取るメモ書きレベルでOK 誰が何をするのか進捗も共有 Web会議の録画先作り始めちゃえばいい透明性をもって顧客と共同作業

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最後に

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Web 会議からのアクションアイテム作成 … 何のお約束もないですが😎 AI 企業である Microsoft 頑張って! 継続した feedback

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Microsoft 365 Copilot Microsoft Graph - 利用中のデータ - 大規模言語モデル (LLM) Microsoft 365 アプリ自然言語

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マイクロソフトの包括的なアプローチに基づいて構築セキュリティコンプライアンスプライバシー責任のあるAI Microsoft 365 Copilot

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Microsoft 365 Copilot ユーザーのビジネスデータを基礎としていますセキュアな環境で、プライバシー保護に準拠して、最先端のAIをユーザーのビジネスデータに接続しますセキュリティ、コンプライアンス&プライバシーを包括しています Copilot は、Microsoft 365 で設定されたセキュリティ、コンプライアンス、プライバシーポリシーを受け継ぎますセキュアなデータ分離でユーザーを保護しますデータは保護のために分離された環境を離れることはなく、トレーニングのために使用されることもありません新しいスキルを学ぶように設計されています Copilotがプロセスを学習していくにつれて、より高度なタスクやクエリ(質問)に応えられるようになります。常にコントロール個々のユーザーと管理者に提供しますユーザー自身が何を利用し、変更し、破棄するかを決定できます。日々利用するアプリに統合されています Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teamsなど、日々使用するアプリに統合されています

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次をよりよくするためにアンケート https://forms.gle/hxwEKpj3zzfH8DAL6