PowerAutomateによる社員健康状態集計システム / Employee health status tabulation system with Power Automate

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PowerAutomateによる社員健康情報集計システムの作り方 Sota Masuda

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目次 • はじめに：作りたいシステムの全体像 • はじめに：PowerAutomateの基本 • 準備：Formsで社員健康情報アンケートを作る • 準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る • 本編：PowerAutomateで社員健康情報集計システムを作る

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作りたいシステムの全体像

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作りたいシステムの全体像社員社員健康情報アンケート集計フローデータベースメイン社員情報ログアンケート送信先（Formsサーバー）データの流れ

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作りたいシステムの全体像社員社員健康情報アンケート集計フローデータベースメイン社員情報ログアンケート送信先（Formsサーバー）データの流れ ①健康情報を入力

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作りたいシステムの全体像社員社員健康情報アンケート集計フローデータベースメイン社員情報ログアンケート送信先（Formsサーバー）データの流れ ②入力内容をサーバーに送信

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作りたいシステムの全体像社員社員健康情報アンケート集計フローデータベースメイン社員情報ログアンケート送信先（Formsサーバー）データの流れ ③アンケートの送信を感知＋情報取得・健康情報・メールアドレス・送信日時

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作りたいシステムの全体像社員社員健康情報アンケート集計フローデータベースメイン社員情報ログアンケート送信先（Formsサーバー）データの流れ ④メールアドレスをキーとして部署名・氏名を取得

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作りたいシステムの全体像社員社員健康情報アンケート集計フローデータベースメイン社員情報ログアンケート送信先（Formsサーバー）データの流れ ⑤メインテーブルとログテーブルに情報を設定更新追加

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はじめに～PowerAutomateの基本～ 1. PowerAutomateのはじめかた 2. PowerAutomateでのフローの作り方 3. PowerAutomateについて学ぶための教材

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1. PowerAutomateのはじめかた

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1. PowerAutomateのはじめかた Microsoft Store から Office をダウンロードします（Office365アプリのハブみたいなもの。便利なのでおススメ。）

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1. PowerAutomateのはじめかた Office を起動して、PowerAutomate のアイコンをクリック

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1. PowerAutomateのはじめかたブラウザが起動して、PowerAutomateのホームが表示されます（場合によっては、サインインが求められます）

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2. PowerAutomateでのフローの作り方

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2. PowerAutomateでのフローの作り方「作成」を選択

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2. PowerAutomateでのフローの作り方「空白から開始」―「自動フロー」を選択

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2. PowerAutomateでのフローの作り方「フロー名」を入力、「トリガー」を選択して、「作成」

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2. PowerAutomateでのフローの作り方先ほど選択した「トリガー」が表示されます「新しいステップ」からアクションを選択します

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2. PowerAutomateでのフローの作り方先ほど選択した「トリガー」が表示されます「新しいステップ」からアクションを選択します

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2. PowerAutomateでのフローの作り方「SharePointで項目が作成された」時「Teamsにメッセージを投稿する」場合の例

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2. PowerAutomateでのフローの作り方「SharePointで項目が作成された」時「Teamsにメッセージを投稿する」場合の例

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2. PowerAutomateでのフローの作り方「SharePointで項目が作成された」時「Teamsにメッセージを投稿する」場合の例目的に応じて、細かい設定を入力していきます

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3. PowerAutomateについて学ぶための教材

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3. PowerAutomateについて学ぶための教材 Microsoftの公式ドキュメントを読みましょう https://docs.microsoft.com/ja-jp/power-automate/

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3. PowerAutomateについて学ぶための教材学習用コンテンツも揃っています https://docs.microsoft.com/ja-jp/learn/paths/automate-process-power-automate/

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準備：Formsで社員健康情報アンケートを作るアンケートで入力してもらう情報体温（必須項目）その他特記事項（任意項目）その日に測った体温を入力してもらいます入力の煩雑さ抑制の為、選択式にしますその日の体調について一言コメントを入力してもらいます入力の自由度を高める為、自由入力形式にします

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準備：Formsで社員健康情報アンケートを作る出来上がったアンケート

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用意するテーブルは三つ

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作るメインテーブル社員情報テーブルログテーブル用意するのは下記の三つのテーブルです。() 内はExcel上でのテーブル名 ( health_reports ) ( users ) ( health_reports_log )

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る NOTE PowerAutomateから操作できるようにするために、 Excelファイルは、OneDrive上に作成しましょう。今回は、社内グループ「情報ポータル」のフォルダに作成します。メインテーブル社員情報テーブルログテーブル ( health_reports ) ( users ) ( health_reports_log ) 用意するのは下記の三つのテーブルです。() 内はExcel上でのテーブル名

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作るメインテーブルは、集計結果を確認する為のテーブルです。列名型内容メールアドレス文字列社員のメールアドレス部署名文字列社員の所属部署名前文字列社員の名前体温文字列社員の入力時の体温体調文字列社員の体調に関するコメント入力日時日時（YYYY/MM/DD hh:mm）当該情報をFormsから送信した時刻メインテーブル社員情報テーブルログテーブル ( health_reports ) ( users ) ( health_reports_log )

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る社員情報テーブルは、社員の基本情報を記したマスタデータです。列名型内容ユーザーID 文字列社員ID 氏名文字列社員の名前メールアドレス文字列社員のメールアドレス部署文字列社員の所属部署メインテーブル社員情報テーブルログテーブル ( health_reports ) ( users ) ( health_reports_log )

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作るログテーブルは、集計結果の履歴を保存するテーブルです。列名型内容メールアドレス文字列社員のメールアドレス部署名文字列社員の所属部署名前文字列社員の名前体温文字列社員の入力時の体温体調文字列社員の体調に関するコメント入力日時日時（YYYY/MM/DD hh:mm）当該情報をFormsから送信した時刻メインテーブル社員情報テーブルログテーブル ( health_reports ) ( users ) ( health_reports_log )

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エクセルでテーブルを作る方法（表ではない）

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る ① 列名を入力する

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る ② 列を選択して、テーブルを作る

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る ③ テーブル名を設定する ※必須ではないですが、推奨します

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準備：Excelでデータを管理する為のテーブルを作る ③ テーブル名を設定する ※必須ではないですが、推奨します

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（やっと）作り方

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本編：PowerAutomateで社員健康情報集計システムを作る作るのは全部で８つのステップ一つずつ見ていきましょう ① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧

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① アンケートの送信を感知する 1 2 3 4 5 6 7 8 感知したいフォームのIDを入力します準備の際に作成した「みんなの健康状態調査」を選択します

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② アンケートの送信情報を取得する 1 2 3 4 5 6 7 8 詳細を取得したいフォームのIDと取得したい情報（応答ID）を選択します

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③ 送信日時のタイムゾーンを変換する 1 2 3 4 5 6 7 8 基準時間にFormの送信日時を入力し、時刻の書式、変換元/先のタイムゾーンを入力します

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④ データベースを取得する 1 2 3 4 5 6 7 8 データベース用に作成したエクセルファイルの保存場所とファイル名を選択します。

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⑤ メールアドレスをキーに社員の所属部署と氏名を取得する 1 2 3 4 5 6 7 8 社員情報テーブルの格納場所とテーブル名を選択します。

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⑤ メールアドレスをキーに社員の所属部署と氏名を取得する 1 2 3 4 5 6 7 8 入力した社員のアドレスをキー値として、 Usersテーブルのメールアドレス列で検索します

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必要な情報は全て取得できた 1. 入力した社員のアドレス、部署、氏名 2. 入力内容（体温、体調に関するコメント） 3. 日本標準時に変換したアンケート送信時刻

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⑥ ログテーブルに健康情報を記録 1 2 3 4 5 6 7 8 収集した情報を適切な「ファイル」の適切な「テーブル」の適切な「列」に配置するだけ列名

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⑥ ログテーブルに健康情報を記録 1 2 3 4 5 6 7 8

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⑦ メインテーブルの健康情報を更新する 1 2 3 4 5 6 7 8 各項目に入力する値は、前項のログテーブルと同一ただし、アクション名が「行の更新」になっている点に注意

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⑦ メインテーブルの健康情報を更新する 1 2 3 4 5 6 7 8 「行の更新」では、設定したキー値の行がテーブルに存在しない場合、このアイテムがエラーを返します。メールアドレス列にキー値がない場合、エラーが返ってくる

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⑦ メインテーブルの健康情報を更新する 1 2 3 4 5 6 7 8 もし、エラーが返った場合、「行の追加」をするように制御します。次項よりその制御方法について記載します。

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⑧ メインテーブルに更新対象の情報がない場合は追加する 1 2 3 4 5 6 7 8 「スイッチ」アクションを追加し、「実行条件の構成」で「に失敗しました」にチェックを入れます。こうすることで、「行の更新2」が失敗した場合も、このステップは実行されるようになります。

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⑧ メインテーブルに更新対象の情報がない場合は追加する 1 2 3 4 5 6 7 8 スイッチアクションの「オン」という項目に式を入力します。ここでは、「行の更新 2」の実行結果（= statusCode）を outputする命令を記述しています。

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⑧ メインテーブルに更新対象の情報がない場合は追加する 1 2 3 4 5 6 7 8 NOTE PowerAutomateでは、ステップ名に数字がついている場合（ex. 行の更新 2）は、内部的には、半角スペースがアンダースコアに置き換わっています。

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⑧ メインテーブルに更新対象の情報がない場合は追加する 1 2 3 4 5 6 7 8 状態コード＝404は、⑦で説明した「行の更新」が失敗したことを意味します。このときは、「行の更新」ではなく「行を追加」を実行します。

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⑧ メインテーブルに更新対象の情報がない場合は追加する 1 2 3 4 5 6 7 8 「行を追加」の内容は、 ⑦で説明した「行の更新」と同一です。 ⑦の行の更新と同じ値を設定する

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終わり