[ 2019/04/12 ] Taichi Nakamura ( 中村 太一 ) Office 365 の便利な使い方 急な遅刻・午前休・全休の手続きを楽に！

自己紹介 ➢ 元 ミュージシャン（ギタリスト／アレンジャー） ➢ 元 Webデザイナー ➢ SharePoint 2007 / 2010 / 2013 を約7年（運営／構築） ➢ 某社 で Office 365 全般を2年半弱 ➢ 無職（2019/03の1ヶ月間を予定）←ヤバい！ 好き 家族 ／ ギター ／ ヘヴィーメタル ／ クルマ ／ DIY ／ 写真 ／ ガンプラ ／ ラジコン ／ ミニ四駆 ／ Office 365 ／ などなど…

本題に入ります！

本動画の対象ユーザー

本動画の対象ユーザー ✓ Office 365 が導入されているけど、何ができるのかイマイチ わからない人。 ✓ 日々の業務上の作業に課題を持っている人。 ✓ ITスキルは自分で磨いていかないと！と思っている人。 今すぐに非エンジニアでも試せる事を想定しています

想定するシナリオ

想定するシナリオ ✓ 交通機関のトラブルや急な体調不良など、緊急に勤怠につい て諸々の連絡や手続きが必要になった場合。 前もって計画している全休や午後休に関しては対象外です。 あくまでも緊急な遅刻・午前休・全休のみ。

改善前の作業フロー

改善前の作業フロー 【1】 上司に連絡 【2】 チームメンバーに連絡 【3】 スケジュールに遅刻や休 みである事を入力 【4】 勤怠システムで事後申請 緊急勤怠連絡者 ✓ 電車が止まって遅刻確定… ✓ 風邪をひいてしまった… ✓ 家族が病気になり病院へ送りに…

課題

課題 【1】 上司に連絡 【2】 チームメンバーに連絡 【3】 スケジュールに遅刻や休 みである事を入力 【4】 勤怠システムで事後申請 緊急勤怠連絡者 止まった満員電車 の中で電話をする のは気が引ける… 体調悪いのにやる事 多い…早く寝たい… 風邪で声が枯れてい るのに、電話は厳し い… スケジュールに入 れ忘れて、急な会 議を入れられて、 来なかったと怒ら れた。 勤怠システムに事 後申請し忘れて、 有給消化しようと 思っていたのに…。 急いで病院行かな ければいけないの に、やることが多 い…

課題 【1】 上司に連絡 【2】 チームメンバーに連絡 【3】 スケジュールに遅刻や休 みである事を入力 【4】 勤怠システムで事後申請 緊急勤怠連絡者 止まった満員電車 の中で電話をする のは気が引ける… 体調悪いのにやる事 多い…早く寝たい… 風邪で声が枯れてい るのに、電話は厳し い… スケジュールに入 れ忘れて、急な会 議を入れられて、 来なかったと怒ら れた。 勤怠システムに事 後申請し忘れて、 有給消化しようと 思っていたのに…。 急いで病院行かな ければいけないの に、やることが多 い… 楽をしたい！ 効率化したい！

Office 365 で解決！

Office 365 で解決！ 【1】 Microsoft Flow のモバイ ルアプリの Flow ボタン に3項目だけ入力 緊急勤怠連絡者 【3】 Outlook の予 定表に入力 【4】 チームメン バーに Microsoft Teams で連絡 【5】 Microsoft To- Do に勤怠シ ステムに事後 申請をするタ スクを追加 Microsoft Flow 【2】 上司に丁寧な 文章のメール を送信して連 絡 【6】 OneDrive for Business にあ る Excel に データを入力 たった １アクション！ データを貯めれ ば、 Power BI で可視化できる オマケ機能。

今回利用するサービス

今回利用するサービス Microsoft Teams Microsoft Flow Microsoft To-Do Outlook （メール・予定表） OneDrive for Business Excel Power BI

DEMO

フローの中身

フローの中身 若干アクションが多めですが、 一つ一つは難しい設定はほと んどありません。

まとめ

まとめ ✓ 「いかに楽をしたいか？」を恥じることなく真剣に考える事 が、業務効率化の近道じゃないかと思っています。 ✓ 自分でコッソリとお金もかからずに作り上げる事ができる。 ✓ 業務効率化＝生産性向上 ではないので、浮いた時間や心の ゆとりなどをどう活かすか？が大事ですね。

おしまい