ナレコム社内研修資料_プロジェクトマネジメント入門(2022年版)

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 「プロジェクト」という概念を理解するのを目的としています。 2 ナレコムの仕事はルーチンワーク化された処理ではなく、お客様・社内のプロジェクトを遂行することがベースです。基本的には「目の前のタスク」に集中するでもオーケーですが、チーム・会社の目標を達成するには「プロジェクト」の概念を理解することが大切です。本資料の目的

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 5 プロジェクトマネジメントとはプロジェクトマネジメントは目標達成に必要な技術プロジェクトマネジメントをする意味・・・プロジェクトマネジメントの手法を使わないと「なにをやればいいかわからない」というパニック！失敗やミスに対して対処ができず、心が折れる目標達成まで何をすればいいか理解して進められる失敗や壁を乗り越えるこを前提として目標達成できる

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 6 プロジェクトマネジメントとはプロジェクトマネジメントで実行する「やりくり」 ①時間期限を守り続けることでしか得られない信用がある。 ②リスク問題を未然に防ぐアプローチと、発生した場合を見据えた準備。 ④クオリティー (品質) できあがったものや結果を担保する取り組みを行う。 ③お客様の期待値 ⑤チームメンバーメンバーを集めて、適切な仕事をわりふって実行する。 ⑥コミュニケーションメンバー内で目的達成のためのコミュニケーションを生み出す。

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 8 プロジェクトマネジメントとは「プロジェクト」は日常の中にたくさんあるこんなこともプロジェクト ④新入社員と5月までに飲み会を開く目標 : 飲み会ができる関係性を構築する期限 : 5月までに ②1ヶ月後に資格試験に合格する目標 : 資格試験の合格期限 : 1ヶ月後 ③社内イベントでプレゼンを行う目標 : プレゼンの実施期限 : 社内イベント当日まで ①2週間以内に部内全員の名前と趣味を覚える目標 : 全員の名前を覚える期限 : 2週間以内

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 10 プロジェクトマネジメントとは言語化と見える化ってどういうことなの？「ケーキ作り」を「言語化」と「見える化」してみよう時間 ❓どんな作業にどれくらい時間がかかるか？ 🔽レシピを参考に各作業にかかる時間を整理しよう材料 ❓どんな材料が必要で、どこで買うの？ 🔽材料、必要な量、買えるお店をメモしておこう期待値 ❓誰に喜んでほしいの？ 🔽ケーキを食べてもらうことで伝えたいことや感情を書き出してみようメンバー ❓誰がなにをするの？ 🔽作業の分担をメモしよう

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 13 目標を設計する「できない思考」から「できる思考」になる技術を身につけようできる思考できない思考時間がないからできないよくわからないからできない協力してもらえないからできないやったことがないからできない時間を生み出す改善をしてこなす自分がやるべき意味を見出す他の人に協力してもらう工夫をするやったことがある人に教えてもらう

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 14 なにを What このプロジェクトで何をするのか ex. 事業企画部門が教育事業部に対して可視化画面を提供するなぜ Why このプロジェクトをなぜ行うのか ex. 教育事業部におけるデータ民主化に向けた活動いつ When このプロジェクトはいつからいつまでか ex. 7月27日から8月10日までだれが Who このプロジェクトは誰が行うのか ex. ナレッジコミュニケーションとお客様の事業企画部だれに / 何に Whom だれに / 何に対して行うのか ex. 教育事業部の DX 推進活動の一貫でデータ利用の促進を行うどこで Where このプロジェクトはどこで行うのか ex. ナレッジコミュニケーションが社内で成果物を作成し、お客様の事業企画が社内展開どのように How このプロジェクトをどのように行うのか ex. プロジェクト計画書の内容に基づき定期的にモックアップを共有するアジャイル開発いくらで How much このプロジェクトの予算はどれくらいか ex. xxx万円 ※見積決定はマネージャー以上の職位で概算する目標を設計する目標は「6W2H」で考えよう 6W 2H

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 目標を設計する「6W2H」の考え方のポイント何を What なぜ Why いつ When 誰が Who だれに /何に Whom どこで Where どのように How いくら How much ポイント① 「何を」と「なぜ」を先に考えよう目標の基本になる「どんなことを、どうして行うか」を具体的にするのを優先する。ポイント② 「いつからいつまで」をはっきりさせよういつからはじめて、いつまでに終わらせるのかを決めよう。期限を決めていない場合でも、目安となる日にちを設定しよう。ポイント③ 「だれに / 何に」はコアバリューで考えて複数でもOK 「だれに / 何に」は、プロジェクトの成果物を届けたい相手や対象のこと。複数の「だれに / なにに」があっても問題ない。期待を超えることを念頭に置いて考えよう。ポイント④ 「どのように」ではプロジェクト進行を決める「どのように」では、プロジェクトの進め方を決める重要な項目です。ここで考えた内容から「いつ」や「だれに / 誰に」など他の項目を追加・変更しても問題ない。

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 16 項目書く内容対応する 6W2H プロジェクトの名前内容がひとことでわかりやすい名前をつける ex. データ分析基盤新規構築プロジェクト What プロジェクトの目的プロジェクトを行う理由と目的を書く ex. 事業部門におけるデータ民主化の足がかりを作る Why 成果物と完成時期どんな成果物 (結果) をいつまでに生み出すのかを書く ex. 7月25日から8月5日までに、Power BI ファイルを提出 What Whom When メンバーと体制プロジェクトに直接関わる人の名前や役割などを書く ex. リーダー横内、PL井手、作業担当小山 Who 進め方プロジェクトの基本的な進め方を記載する ex. 定期的に Power BI 可視化画面を作成し、お客様と合意形成し進める How 条件やルールプロジェクトを進める上での条件やルールを書く ex. Backlog を利用した進捗管理を行う。隔週でお客様とMTGを実施する。 How 予算全体の予算見積を記載する。 ex. 作業量 xx 万円、利用開始後の Azure ランニングコスト xx 万円 / 月 How much 実施場所作業をどこで行うかを決める ex. 可視化画面構築作業はナレコム、最終報告会はお客様先で実施 Where 現在考えられるリスク現時点で、考えられるリスクとその対策を記載する ex. Power BI 案件は初めての取り組みになるので、川島さんと連携する How 目標を設計するプロジェクトマニフェストを作ってみよう

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 17 目標を設計するつまずいたら目標を即座に変更しようプロジェクトは「やったことのない要素」が含まれているので、トラブルや失敗が起きるのが日常茶飯事です。そんなときは「プロジェクトを前に進める」ことを第一に考えましょう。「どうしたら最初にめざした目的に近づけるか？」を考えて前に進めることが大切です。 1.ゴールはチーム・お客様との信頼関係に基づいて変更できる。 2.ゴールの変更 = お客様の期待値を超えられないではない。 3.プロジェクトの進め方と誠実さも成果物と同様に評価される。

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 18 目標を設計するトラブルは起きて当たり前と受け入れるプロジェクトでよくあるトラブル問題① タスクがいっぱいあって、予定通りに作業が進まない Plan A 現在抱えてるタスクを素直に共有して進む方法を決定する。 Plan B なんとなくやって誰かが気づいて代わりにやってくれるのを待つ。 Plan C そもそもやらないでおいて、終わりそうな他のタスクをやっておく。問題② 始めてみると想定した通りに、環境の構築が進まない Plan A 現在まで行った作業と今後の作業計画をブレイクダウンする。 Plan B 社内で知見のあるメンバーと作業をできるようにリーダーに連絡。 Plan C なんとなく手当たり次第にやってみる。気合でカバーできる。問題③ 既存環境からの移行だと、構築するPower BI の画面が多すぎる Plan A お客様が重要視する機能と画面について合意して作業を進める。 Plan B 社内の詳しい人にコッソリ聞いて手伝ってもらって進める。 Plan C スケジュールと追加予算の獲得について調整可能か把握する。 8月中にDWH基盤を構築して既存 BI から Power BI へ移行する

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 19 目標を設計する「目標」と「目的」の違いを理解してコアバリューを体現するプロジェクトにおいては「目標」と「目的」はハッキリ使い分けがされます。「目的」は「こうなりたい」「こうあるべき」という未来の理想の状態。6W2H では「Why」に近い。この目的に近づくために数値や可視化を行って「目標」を設定するのがプロジェクトです。ナレコムで目指す働き方相互理解がないと、言われたことをやるだけ「目的」を相手目線で理解して初めて、期待を超えるための「目標」を考えられる

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 24 計画を組み立てる目標を「要素」に分けようどうやって「要素」に分けるの？ ① ゴールを共有できる成果物を作成する具体的な例 : 提案書プロジェクト計画書モックアッププレスリリース文目的 : 目的達成に「必要なこと」を書き出されている状態を目指す。 ② 全体をイメージしてチェックする Azure 環境データ処理可視化画面内製化評価例 : データ分析プロジェクト

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 25 計画を組み立てる目標を「タスク」に分けよう要素を「タスク」に分けてみようタスクとは？目標に対して分割された要素に対して、担当者が「事項可能な小さな作業」をタスクと呼びます。タスクかどうか？のポイント • すぐに着手できること • 完了状態が明確であること • 成果物が伴うこと要素とタスクの関係当てはまらないときはリーダーに相談しようデータ処理を作る既存処理と連携 S Q L の置換可用性の担保連携処理既存修正テスト要素タスク着手段階で分解してもOK

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 26 計画を組み立てるタスクの依存関係を整理しようタスクの「直列」と「並列」って？「直列」の関係このタスクが終わらないと、このタスクができない。という関係。例 : Azure 環境構築「並列」の関係アカウントを開設する対象機能の設定テストの実施「同時に行えるタスク」が、次のタスクにつながる関係。例 : データ可視化環境構築 Azure 環境構築可視化画面構築分析環境構築

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 27 計画を組み立てるタスクのダイアグラムの組み立て方タスクのダイアグラムの作り方 1. おおまかな順番を整理 2. 同時にできるものを探す 3. 関係性を矢印でつなぐアカウントを開設する対象機能の設定テストの実施可視化画面構築アカウントを開設する対象機能の設定テストの実施可視化画面構築アカウントを開設する対象機能の設定テストの実施可視化画面構築

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 29 プロジェクトマネージャーの役割プロジェクトのリーダー「プロジェクトマネージャー」の役割プロジェクトマネージャーの2つの役割マネジメントを実行する「マネージャー」「タスクを誰に割り振るか」「スケジュールをどうやって進めるか」といった、プロジェクトを進める上で必要になる「やりくり」を考える、マネージャーとしての役割メンバーを引っ張る「リーダー」メンバーを励ましたり、メンバー同士のコミュニケーションを活発にして、チーム全体の士気を高めて、プロジェクトを成功に導くリーダーとしての役割

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 31 プロジェクトマネージャーの役割「リーダーシップ」って何だろう？「リーダーシップ」のスタイルリーダーシップとは、チームメンバーに行動を促し目標達成へと導く能力のことです。状況や相手に合わせてスタイルを使い分けることが必要とされています。指示型支援型 PMが先頭に立って決定や、指示出すをする。新しいメンバーの参画時や、トラブルが発生時に向いているとされる。メンバーの意見や考えを尊重し、PMはアドバイスや支援を中心に行動する。メンバーの練度が高いときや、トラブルが発生しない状況でのマネジメントに向いているとされる。やった？は、はいもっと良くするには？これに挑戦します

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 32 プロジェクトマネージャーの役割「リーダーシップ」の使い分けメンバーの成長にあわせた「リーダーシップ」の使い分けメンバーが不慣れでやる気がない「指示型」を強くして細かい指示をして行動を促す。メンバーは不慣れだが、やる気はある「指示型」「支援型」両方を強くして、一緒に動く。メンバーはうまく作業でき、やる気もある「指示型」「支援型」両方を弱めて、任せるメンバーの能力はあるが、やる気が足りない「支援型」を強めて、成功体験や達成感を提供する

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 33 プロジェクトマネージャーの役割よくあるトラブルの対処アプローチ - スケジュールが遅れているスケジュールの遅れが起こったら対処法① リソースの空いているメンバーに手伝ってもらう。対処法② やることをシンプルにして時間がかからないようにする。対処法③ 現在の状況に合わせてスケジュールを変更する遅れの原因を聞き取る。状況に合わせて目標と計画を変更する。

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 34 プロジェクトマネージャーの役割コミュニケーション上で発生する2種類のコンフリクトよくあるトラブルの対処アプローチ - コミュニケーショントラブル「ホット」なコンフリクト口論をする、悪口をいうなどの、まわりにハッキリとわかる形のコンフリクト「コールド」なコンフリクト無視したり、わざと避けるなど、はっきりと目に見えない状態のコンフリクト対処法① PM はどちらの敵にも味方にもならず、仲裁役として話を聞く対処法② お互いの意見を整理し、コンフリクトの原因をはっきりさせる対処法③ プロジェクトの目的に立ち返り、いっしょに解決策を探す

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 35 プロジェクトマネージャーの役割こんなとき、どうする？よくあるトラブルの対処アプローチ - コミュニケーショントラブル 1. トラブルやミスを隠す人がいる対処方法 PM が 1対1 で話し、抱えているトラブルやミスを聞き出す。責めるのではなく一緒に解決する姿勢を見せる。トラブルやミスも隠さず報告できる雰囲気や場を作る。 2. 自分勝手なメンバーがいる対処方法 PM が 1対1 で話し、協力しないとチームにどのような影響があるかを伝えよう。チームで活動することで、ひとりで活動する以上の大きな成果を出せることを説明しよう。 3. PMに協力してくれない対処方法 PM が 1対1 で話し、不満に思っていることや、協力できない理由を聞き出そう。プロジェクトの目的やPMの役割を説明し、協力してもらえる部分がないかを話し合おう。

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 36 プロジェクトマネージャーの役割どんなリーダーが理想かを考えてみよう理想のリーダー理想のチームってなんだろう？メンバーひとりひとりを尊敬し、大切にしてくれるリーダーいつも粘り強くがんばり続けて成長しているリーダー困難があっても愚痴をいわずに、出来るまで協力するリーダー目標を達成したいという情熱をつよく持っているリーダー

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© 2022/8/26 Knowledge Communication Co., Ltd. 37 プロジェクトマネージャーの役割チームはこうやって「成長」する！「チームの形成段階」を知っておこう！成立期チームができたばかりで、メンバーはお互いのことがわからず様子を見ている状態動乱期目標に向けて行動をはじめるが、それぞれのやり方を主張しあって衝突が起きやすい状態安定期お互いのことを理解して、一緒に取り組めるタスクが増えてチームが安定してくる遂行期さらに理解が進み、スキルも上がり、メンバーの強みを相互に活かして結果を出せる