F + IT から生まれる距離と時間を越えたコラボレーション

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F + IT から生まれる距離と時間を越えたコラボレーション - TWC20イベントの事例より - 2016年3月與那城雄(よなゆー)

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自己紹介與那城雄(よなゆー) Twitter: @cloneko Facebookもやってます!

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TWC20イベントの事例より

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TWC20とは 2015年10月25日に行なわれた FAJが共催したワールドカフェ20周年記念イベント (The World Cafe 20thの略) イベントの詳細は「ワールドカフェ20周年記念日本イベント」で検索!

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日本国内9拠点をオンラインで繋いでワールドカフェの真髄に触れるイベント

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イベントの様子

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イベントの様子

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TWC20(システム担当+沖縄会場)で工夫したこと ● 遠隔地にいる人とのコミュニケーション ○ 全国各地にいるシステム担当同士のミーティング ○ 沖縄チームのミーティングで急用とかで参加できない場合でも参加できるようにしたい ! ● 複数人での情報共有・共同作業を円滑にするために ○ 会場探しとかの時等、複数人で調査等を行なって情報を整理していると最新の情報がどこにあるかわからない… ○ 全国各地にいるみんなで振り返りをする時にリアルタイムで情報を構造化したい !

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遠距離にいる人達とのコミュニケーション

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Googleハングアウト Googleの提供するチャット・音声通話・ビデオチャットツール無料で10人まで同時にビデオチャットを行なえる ※有料で15人まで可能 TWC20当日、Googleハングアウトを用いてイベントを行なった

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システム担当のMTGをハングアウトでシステム担当のMTGでハングアウトを使用

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急用で対面でのMTGに参加できなくなった Googleハングアウトはスマートフォンでも参加できるので、MTG現場にスマートフォンを持っている人がいればハングアウトで参加できます! (当然ですが、それなりに通信量は多くなるので、Wi-Fi環境以外ではデータ通信料に注意が必要になります)

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複数人での情報共有・共同編集をスムーズにしたい

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Googleスプレッドシート Googleの提供する「ブラウザで動くExcel」。複数人で同時に編集が可能。変更箇所が見てる人にすぐに反映される。

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事例1: 会場探しの情報の最新版はどこ? 会場探しの際の情報共有は、当初メールの本文で情報共有してたが、まとまってない… メール探すのが大変…

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事例1: 情報をGoogle スプレッドシートにまとめる 1箇所にまとめて情報共有すれば、情報がちらばらない。 URLをメモしておけば、そこにアクセスすればいいので探すのに時間がかからない。

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事例2: 遠隔地にいる人とのMTGでも構造化したい! システムチームのふりかえりミーティングはGoogleハングアウトで繋いでふりかえりを行ない、ふりかえり中にKPT(Keep,Problem,Try)を行なった。当初発言者の記録をテキストでまとめる、見辛い…

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事例2: スプレッドシートで構造化する!

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思ったこと。感じたこと。

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IT(インターネット)を使うことの最大のメリットインターネットに繋がっていて、きちんとルールを決めてやると ● どんな場所でも作業ができる ● (仕組みが整っていれば)好きな時間に確認や作業が効率よくできる今まで難しかった、場所や時間を越えたコラボレーションが簡単&効率よくできる! しかし…

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ITを使った会議と使わない会議の違い実際のところは、普段の直接あって行なう会議(オフライン)の一部をオンラインのツールに置き換えただけ。議題とか心構えはオンライン・オフライン関係なく同じ! オフラインMTG オンラインMTG “場” 会議室・カフェ・作業場・井戸端・この世界のどこか Googleハングアウト+PC or スマフォ記録模造紙・ホワイトボード・付箋紙・マーカー・etc... Googleスプレッドシート+PC or スマフォ・etc... 議題 TWC20をどうする? TWC20をどうする? 心構えファシろう。ファシられよう ! ファシろう。ファシられよう !

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構造化・ルールの大切さと、ツール選びの重要さメールのように一方的に投げっぱなしが可能な仕組みや、時系列で文面をまとめると「データの羅列」にしかならない。 (やってることはブレストだけやってまとめてないのと似た状況) きちんとルールを決めて情報を整理したり、ツールを使って適切な形で構造化することで、見やすい情報になり、活用しやすくなる。そういうことがやりやすいツール・フレームワークを選ぶことが大切! ってこれも、別にIT使う使わない関係ないやん…

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基本的なファシリテーションの考え方は共通! 議論における「拡散・収束・合意・共有」の流れも同じ! ふりかえりのやり方も同じ! グラウンドルールを決めておくのも、フレームワーク使うと楽なのも、傾聴や質問力が大切なのも、プロセスを管理しないといけないのも、チームワークが大切なのも……… ファシリテーションで大切なことはみんな同じ! 同じ場所にいなくても、同じ時間に都合が悪くても… 場所を越え・時間を越えコラボレーションが可能になる! そこにファシリテーションの要素が入ってくると最強!!!

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まとめ

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まとめ ITツールを使うと時間を距離を越えることができる。ただ、いまいち使い方がイメージできていない人がいるのもまた事実 ● ITのコミュニティではあたりまえのように行なわれているが… ● 詳しくない人はツールも知らなければ使えるシチュエーションのイメージもできない。 → 詳しい人に聞くとやさしく教えてくれるはず! まずは詳しい人に聞きながらいろいろなツールを使ってみませんか?便利ですよ! (FAJ沖縄サロンの例会にももっとIT詳しい人が来るといいなー) あとやっぱりファシリテーションの基本的な考え方は大切!ここを疎かにはできません!

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Special Thanks 内容チェックや構成を恐しいレベルでヘルプしてくれた3月例会企画メンバーのみなさん (特におぐーさんと「喋ろう!」っていってくれたあーさー)。画像をいらすとやさん( http://www.irasutoya.com/ )から使わせていただきました