Backlog初心者向けセミナー DL用資料 / Backlog beginner's seminer

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活⽤⽀援セミナー

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本⽇のアジェンダサービスの概要初期設定/メンバー招待⽅法基本操作デモンストレーション Backlogの運⽤術 Backlogの便利機能 Q&A 4

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「プロジェクト管理」に必要な機能がオールインワン ໘౗ͳ४උͷखؒͳ͘ɺ͙͢ʹϓϩδΣΫτ؅ཧ͕࢝ΊΒΕ·͢ ϓϩδΣΫτʹؔ͢Δ৘ใΛ͢΂ͯҰݩ؅ཧͰ͖·͢ ＆基本となるタスク管理機能ガントチャート Wiki ファイル共有絵⽂字モバイルアプリメールへの通知データエクスポート 5

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ファイルサーバーのような感覚で⼤きなファイルの共有も可能 Wikiによるドキュメント管理ファイル管理 PJメンバーへ安全かつ簡単に共有できる誰が編集したか履歴も残るマニュアルや会議の議事録などナレッジを蓄積 6

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モバイルアプリにも対応しているので出先で楽々確認絵⽂字とスターで対話モバイルアプリ iOS、Androidで利⽤可能コラボレーションにこだわった開発絵⽂字やスターでコミュニケーションが円滑に 7 「いいね」の意味を込めたスター機能

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課題、コメント、ガントチャートなどエクスポート可能使い慣れているサービスと連携できる外部サービスとも連携データエクスポート Excel、CSVにエクスポート可能チャットやメールでのお知らせも可能 8 Microsoft Teams 簡単に出⼒可能

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メール機能選ばれている理由ファイル添付誰にでもわかりやすく使いやすいシンプルなUI ※1つのプロジェクトにつき最⼤８つまで状態を追加することもできます。進捗状況を選ぶだけ ITリテラシーがなくても安⼼ 9 課題は４つの状態から選択するだけ

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を利⽤することのメリット管理者が本来やるべき業務に集中できるプロジェクトの⾒える化・業務改善に活かせる楽しくコラボレーションワークを進められる 01 02 03 10

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を利⽤することのメリットメンバーが⾃分のタスクを覚えておく必要がないいま、⾃分がやるべき業務が分かりやすくなる業務の属⼈化を防ぐことができる 01 02 03 11

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多くの企業様に導⼊いただいています BOXIL SaaS AWARD 2021 コラボレーション部⾨賞 ITreview Grid Award 2021 Winter (プロジェクト管理部⾨「Leader」) 12

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導⼊事例：キリンホールディングス様各事業会社と複数のプロジェクトを円滑に進めるために導⼊複数プロジェクトに関する情報が全てメールで⾏われていて、履歴が追いづらかったメールで作業依頼が送られてきて、その情報をExcel に⼊⼒しており、作業効率が悪かったメールとExcelの管理では記⼊漏れも発⽣し、案件を進めるにあたり⽀障が出ていた課題案件ごとにプロジェクトを作ることができるので、情報を整理しやすく効率よく探せるようになったメールに埋もれていた情報を探す時間とExcelに転載する⼿間が激減した Backlogに⼀元化したことで記⼊漏れが激減し、運⽤の品質が向上した効果導⼊⽬的 13

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導⼊事例：⼗⼋親和銀⾏様効果 Excelでのタスク管理はリアルタイムで情報共有ができず、タスクの最新情報が把握しづらい状況だったリマインドの確認作業に時間を要し、進捗会議に時間がかかっていた⼝頭での依頼が多いため、タスクの粒度や優先度の管理が難しく、タスクの中⾝も期限も⾒えない業務が多かった（総務部） Backlogを⾒れば最新の情報がわかるので余計な進捗確認が不要になった進捗会議の時間が1時間から30分に短縮され、重要な議論に時間を割けるようになった業務進捗・スケジュール管理が効率的になり、遅延が起きないようスケジュール⾯でのリスクマネジメントができるようになった（総務部）同時並⾏する⼤型プロジェクトのスケジュール管理のために導⼊導⼊⽬的課題効果 14

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の概要スペース、プロジェクト、課題の関係初期設定の進めかた３つのユースケース紹介マーケティング、開発プロジェクト、お客様サポートの例基本的な枠組み 1 2 3 15

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基本的な枠組みユーザーユーザー ※ユーザーは⾃分が参加しているプロジェクトのみ⾒ることができます - タスク - ガントチャート - Wiki - ファイルプロジェクトプラン毎に発⾏ IUUQTYYYCBDLMPHDPN スペースユーザー数は無制限 ※スタンダードプラン以上の場合ユーザー 16

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初期設定の進め⽅① プロジェクトの作成メンバーの追加種別・カテゴリ等の設定課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 17

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プロジェクトの種類 18

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プロジェクトの種類期間限定プロジェクト業務連動プロジェクト 19

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初期設定の進め⽅② プロジェクトの作成メンバーの追加種別・カテゴリ等の設定課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 20

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「チーム」を作っておくと便利です 21 チームを利⽤するメリットチームを利⽤しない場合プロジェクトへのユーザー追加チームを選択するだけでまとめてユーザーを追加できる！全てのプロジェクトに個別にユーザーを追加する必要があるコメントの通知⽅法「お知らせしたいユーザー」欄にチームを選択するだけでチームメンバー全員に通知ができる！お知らせしたいユーザーを⼀⼈づつ追加する必要がある

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メンバー招待⽅法プロジェクトの右上の「ユーザーを招待」ボタンから招待できます 22

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メンバー招待⽅法；CSV⼀括登録 CSVファイルを使うことで、新規ユーザーを⼀括で追加できます組織名組織設定メンバーメールで招待 CSVアップロードをクリック 23

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メンバーの権限 24 名称できること備考管理者 • スペース設定 • ユーザー管理 • プロジェクトの作成・削除 • 課題の削除 • プロジェクト設定（参加ユーザの編集含む全項⽬） • ⼀般ユーザができることすべて⼀般ユーザー • 課題の登録・編集・状態変更 • コメント投稿 • プロジェクト設定（種別・カテゴリ・マイルストーンのみ） ※プロジェクト管理者の権限を付与できます。（権限付与は管理者が⾏います）ゲストユーザー • 基本的には⼀般ユーザーと同様の操作ができる • チームの参照範囲に制限がある（⾃分が所属しているチームのみ参照可能） ※プロジェクト管理者の権限は付与できません。 ※「プロジェクト管理者」とは特定のプロジェクトのみ「ブロジェクト設定」を操作できるようにするためのアドオン権限です。

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初期設定の進め⽅③ プロジェクトの作成メンバーの追加種別・カテゴリ等の設定課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 25

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種別の追加種別は、業務の性質に関わる分類を表します。種別ごとに課題のテンプレートを作れます。種別が変わる 26

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カテゴリーの追加カテゴリー設定をすることで、検索やガントチャートでグルーピング表⽰できます。カテゴリー別で絞込み検索 27

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マイルストーンの追加プロジェクトの中間ゴールを設定できます。また、ガントチャート画⾯ではマイルストーン毎に課題を整列することが可能です。開始⽇と終了⽇を設定することで、バーンダウンチャートを表⽰できる 28

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初期設定の進め⽅④ プロジェクトの作成メンバーの追加種別・カテゴリ等の設定課題登録開始 STEP 1 STEP 2 STEP 3 STEP 4 29

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の課題管理担当者と期⽇を決める進み具合を把握する課題を作る課題を更新する課題（やること）は4つの状態を選択できます。 1 2 3 メニューをクリック内容を書いて追加ボタンで作成 30

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31 ヌーラボ製品セキュリティ管理強化オプションのご提供 SAML 認証⽅式によるシングルサインオン管理者が作成・変更・削除を⼀括でできる管理対象アカウントメンバーの活動をいつでも CSV でダウンロード監査ログ 1 度のユーザー認証で複数のシステムを利⽤できる SSO （シングルサインオン）を実現！ ID パスワード管理をラクにしながら強固なセキュリティ対策が可能詳しくはこちらヌーラボ製品にアクセスする⼿段を⼀括して安全に管理

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デモンストレーションの内容を後ほど振り返っていただく際にご覧くださいの基本操作 36

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Web制作・運⽤プロジェクトの場合（種別/カテゴリ）オウンドメディア制作・運営課題の種別課題のカテゴリ 37 制作物タスク要望不具合記事デザイン実装 LP レポート SEO カイゼンシステム広告企画その他 Wiki Wikiに議事録アイディアやメモ、参考資料など共有情報をアップ課題 ੍࡞෺ɺ֬ೝλεΫͳͲΛ՝୊ొ࿥ ΍ΓऔΓ͸՝୊ͷίϝϯτͰਐΊΔ フォルダやり取りする必要があるファイル（デザイン確認等）を共有ファイルにアップメンバー情報共有するべき社内外のメンバーをプロジェクトに追加（営業、デザイナー、ディレクター、顧客等）

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システム構築・導⼊プロジェクトの場合（種別/カテゴリ）オウンドメディア制作・運営課題の種別課題のカテゴリ 38 制作物タスク要望不具合 Wiki Wikiに議事録アイディアやメモ、参考資料など共有情報をアップ検討項⽬、実施事項など確定したタスクなどを課題登録やり取りは課題のコメントで進めるフォルダやり取りする必要があるファイル（仕様書等）を共有ファイルにアップメンバー情報共有するべき社内外のメンバーをプロジェクトに追加（営業、エンジニア、コンサルタント、顧客等）課題アーキテクチャデータベースシステム基盤ネットワークアプリケーションセキュリティテスト保守・運⽤企画調査・分析⾒積り開発プロセストレーニング全体管理・業務分類作成・業務フロー分析・RFP作成・⾒積書作成・アーキテクチャ設計・システム初期設定・動作確認・試験運⽤・教材作成・ハンズオンセミナー業務分析フェーズ要件定義フェーズ設計・構築フェーズ受⼊れテストフェーズ教育・研修フェーズマイルストーンの設定例

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お客さまサポート業務の場合（種別/カテゴリ）オウンドメディア制作・運営課題の種別課題のカテゴリ 39 制作物タスク要望不具合 Wiki Wikiに業務マニュアル、FAQ、メールテンプレートを記載お客さまからの問い合わせを⾃動で課題登録（メールによる課題登録）フォルダやり取りする必要があるファイル（仕様書等）を共有ファイルにアップメンバー情報共有するべきメンバーを他部署も含めプロジェクトに追加（サポートスタッフ、開発、マーケなど製品担当者）課題フォームからの問い合わせメールによる課題登録で⾃動登録管理者・関連メンバーに通知管理者は問い合わせの内容や負荷に応じて適切な担当者を設定担当者は課題を更新して、経緯やお客さまとのやり取りをコメントに残すワークフロー例製品内容料⾦・契約使い⽅不具合クレームオプション特別対応 FAQ/マニュアルサイト要望リコールその他

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メール通知設定 ① ② プロジェクト別のメール通知設定メールの基本設定 ① 画⾯右上にある⾃分のアイコンをクリック ② 個⼈設定をクリック ③ 個⼈設定画⾯からメールを選択し、必要な箇所にチェックを⼊れるメールの設定⽅法 ③ 40

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課題の追加 ① 課題の追加をクリック ② “種別”を選択する ③ 件名を⼊⼒する ④ 詳細⼊⼒、担当者、期限⽇カテゴリーなどを決める ⑤ 追加をクリック ① ② ③ ④ ⑤ 課題の追加⽅法

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コメントと状態の変更 ① コメントをお知らせしたい相⼿を本⽂で@を⼊⼒、または＠ボタンをクリックして相⼿を選択 ② コメントを記⼊ ③ 課題が進んでいれば状態の変更を⾏う ④ 登録をクリック ① ② ③ ④ コメントの⼊⼒⽅法編集履歴は全て残るチェックマークがついていると既読イメージ 42

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通知の確認（画⾯上） ① 通知されると画⾯右上のベルに⾚い数字が表⽰ ② ベルをクリックするとお知らせ詳細が表⽰される ③ 詳細をクリックすると該当の詳細ページへ遷移する通知の確認⽅法 ① ② ③ 43

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親⼦課題の作成(サブタスク) ① ⼦課題の追加をクリック ② 詳細画⾯から件名、詳細などを記⼊したら追加をクリック⼦課題の追加⽅法各課題詳細画⾯より、⼦課題(サブタスク)を作成することが出来る ① ② 44

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課題の検索 ① 左メニューの課題をクリック ② 初期は「完了以外」の課題が表⽰される ③ 「表⽰設定」から⼀覧に表⽰させる項⽬が選べる課題の検索⽅法 ① ② ③ 45

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⾼度な検索 ೔෇ɺొ࿥ऀɺछผɺΧελϜଐੑͰ作成߲ͨ͠໨ͳͲɺৄࡉͳݕࡧ͕Մೳ 46

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ガントチャートを⾒る（各プロジェクト） ① 左メニューのガントチャートをクリック ②担当者別などでグルーピングして表⽰することが可能ガントチャートの⾒⽅ ① ② マイルストーンは旗マークで表⽰ Excel出⼒可能 47

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ガントチャートを⾒る（各個⼈） ① 画⾯右上にある…をクリックして「メンバー」をクリック ② ⾒たいメンバーにカーソルを合わせてガントチャートをクリックガントチャートの⾒⽅ ① ② 個⼈のガントチャートが表⽰される 48

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の運⽤術件名をどのように書くとよいか / ４つの状態の意味 Wiki ファイル利⽤⽬的課題 1 2 3 Wikiに何を書くとよいか / 情報整理のTips① / 情報整理のTips② 49

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件名をどのように書くとよいか Point 課題の種別が「タスク」（やるべき作業）であれば「〇〇を ☓ ☓ する」のように動詞を使うとよい。 Bad：〇〇の企画書 Good：〇〇の企画書を作成する仕事の性質により、成果物を件名に書く場合や、問い合わせであれば問合せの概要を件名に書いた⽅が分かりやすいこともある。種別と件名を⾒た時に、何を⾏えば良いのか分かる課題が望ましい。 50

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４つの状態の意味 Point 以下の運⽤を推奨しているが、状況によって変えてもいい。作業に着⼿していない状態担当者が確定し、その課題の作業中作業は終わったが、確認者の確認待ち / 差し戻しの可能性有り確認が完了し、作業が完全に終わった状態 / 処理済みから完了に変える⼤切なことはメンバー全員が意味を理解していること 51

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Wikiに何を書くとよいか Point W i k i には何度も読み返される情報をストックする何度も読み返すドキュメント例（マニュアル、会議議事録、引継ぎ情報、専⾨⽤語⼀覧など）プロジェクトの概要説明 1 プロジェクトの運⽤ルール 2 プロジェクト全体にかかわる情報 3 52

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Wiki情報整理のTips① Point ページ名を / (スラッシュ )で区切ってグルーピングする 53

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Wiki情報整理のTips② Point タグでグルーピングするタグは、 1 ページに対して複数設定できる ※スラッシュでうまくグループ化できない場合に活⽤ 54

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ファイルの⽬的 Point 主な利⽤⽬的は、ファイル受渡し、ドキュメント管理だが業務を円滑にするために利⽤することファイルの利⽤例ファイル受渡し 1 ドキュメント管理 2 10MB以上のドキュメントの受け渡しが多ければ、ファイル機能を利⽤するよく参照するファイルがあれば、ファイル機能にアップロードしておく 55

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の便利機能ウォッチプロジェクトを跨いだ検索 1 2 参加プロジェクトが多い場合特定のプロジェクトや課題を⾒つけるには？ 56

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プロジェクトを跨いだ検索検索する⽅法 ① ① 画⾯右上にある…をクリックして「課題の検索」をクリック ② 検索したい条件を選択して「この条件で検索」をクリック保存した検索条件はフィルタで呼び出せる ② 検索条件を保存できる「課題の検索」機能を使うことでプロジェクを横断して課題を検索することができる 57

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ウォッチ検索する⽅法 ① 課題の詳細画⾯右上にある「ウォッチ」をクリック ② ウォッチ登録した課題が更新されると、ウォッチアイコンの右上に”緑の丸”が表⽰ ③ ウォッチアイコンをクリックすると、ウォッチ登録した課題のリストが表⽰される。 ※更新がある課題は⾚印が表⽰「ウォッチ」機能を使うことで特定の課題をブックマークすることができる ① 58

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59 のコミュニティ詳細

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60 コミュニティ名：JBUG (Japan Backlog User Group) 参加者：Backlog使⽤の有無は関係なし勉強内容：「プロジェクトマネジメント」についての勉強会をしていますそのため、登壇者からはBacklogの話がでないこともあります開催回数：70回以上通算参加者：1700名以上⼀回あたりの参加者オフライン（地⽅）：20〜30名オフライン（東京・札幌）：50〜60名オンライン：60〜80名

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61 開催地について開催地に関しては2022年7⽉現在、全国12ヶ所+2ヶ所としています。「京都と⿅児島」に関しては開催決定するも、コロナウィルスの影響で中⽌となりました。【開催頻度】 JBUG：1ヶ⽉に1回程度 ※全国のリーダー陣が⼀堂に会す年次のビッグイベントで 300名以上を集客する「Backlog World」もあります。詳しくは下記の2次元コードより前回開催の様⼦をご覧ください。

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会社概要株式会社ヌーラボ社名設⽴ 2004年3⽉事業内容プロジェクト管理ツール「Backlog」の開発・運⽤ビジュアルコラボレーションツール「Cacoo」の開発・運⽤ビジネスチャットツール「Typetalk」の開発・運⽤ヌーラボ製品のセキュリティ＆ガバナンスを強化する「Nulab Pass」の開発・運⽤本社福岡県福岡市中央区⼤名⼀丁⽬8番6号国内拠点東京事務所、京都事務所海外⼦会社 Nulab, Inc.（ニューヨーク） Nulab ASIA Pte.Ltd（シンガポール） Nulab, B.V（アムステルダム） 62