Microsoft 365 Copilotエンドユーザー教育の世界

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#JapanM365CC2024 Nov, 28. -30. 2024 Microsoft 365 Copilot エンドユーザー教育の世界 Kaz Asada | しがない情シス Sumitomo Corporation #A09

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#JapanM365CC2024 自己紹介 ▪ 大阪生まれ、大阪育ち。住友商事株式会社入社後、広報部でグローバルコーポレートサイト運用、 SNS立ち上げ、イントラネットリニューアルプロジェクトなど制作系業務を経て、新聞・TV記者と相対するメディアリレーションズ従事 ▪ 2022年10月よりIT企画推進部にて、Microsoft 365やイントラネット、生成AI等のコラボレーションシステムを中心としたアプリケーション企画・運用・保守に従事 ▪ 広報部の経験から、PR理論やユーザー感情起因の発想を用いたCopilot展開を実施 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 2 @kasada0901 @kazuaki asada Kaz Asada | しがない情シス Senior Associate, IT Planning & Promotion Dept., Sumitomo Corporation

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#JapanM365CC2024 9000人の展開やってます。。。 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 3 住友商事 Copilot Microsoft 365 Copilot

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#JapanM365CC2024 1年で徹底定着まで持って行くデスマーチ Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 4 Empowering Every Employee with Copilot to 全ての役職員がCopilotを活用し、各人のポテンシャルを開放する 2024年4月よりグローバル約9000 人の役職員で一斉利用開始 *国内: 約6,000人、海外: 約3,000人「使わない人こそ使ってもらう」のもと、 1年間で全社員の活用・定着まで持って行く

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#JapanM365CC2024 Copilot、いまアツくていいですよね！ Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 5 Biz Chat 社内データをソースにしたマルチターンチャット Excel データの分析と視覚化 OneDrive ドキュメントの要約・比較 Loop コラボレーションコンテンツの要約や再構成コンテや要 Word ドキュメントの自動生成や下書き作成 Outlook メール内容の自動作成および応答文の提案 SharePoint テキストの生成やページ内容の自動生成 Teams 会議の要点やアクションアイテムのリアルタイム生成 PowerPoint プレゼンテーションスライドの自動生成 Excel チャット内容の要約や情報整理 Biz Chat スケジュール設定されたプロンプト応答メールトの抽 Excel Copilot in Excel with Python による高度なデータ分析 Microsoft 365 Copilot

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#JapanM365CC2024 でも、展開の話あんまり聞かなくない、、？ Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 6 ▪ 機能やビッグウェーブ感はワクワクする！ ▪ 日本はグローバルでもM365 Copilotの導入数が多い（らしい） ▪ だけども展開や実際に活用している企業事例なかなか聞かないのなんで？ A. みんなめちゃくちゃ苦労してるから

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#JapanM365CC2024 アジェンダ 1. 改めて考える Microsoft 365 Copilotとは 2. 脱！！！プロンプト・自社ユースケース 3. しがない情シス流 M365 Copilot展開の考え方 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 7 本セッションは多分に私見が含まれます。技術的な観点ではなく、展開の思想が中心になります。苦労話はすべてお話ししますのでどんどん質問ください。

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#JapanM365CC2024 改めて考える Microsoft 365 Copilotとは生成AI、Copilotをどのように捉えていけばいいのか

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#JapanM365CC2024 オフィスワーカーとテック Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 9 生成AI、Copilotは近い将来 1人に1ツールとなる未来が高い確度で予想される

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#JapanM365CC2024 Satya全力のCopilot Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 10

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#JapanM365CC2024 Officeツール組み込みの意義 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 11 ナレッジワーカーのタスクに占めるOfficeツールの利用割合 60% ナレッジワーカーは業務の60%をメールや社内会議、情報検索、資料作成などに充てている（2012, McKinsey） The social economy: Unlocking value and productivity through social technologies | McKinsey Other Tools コンテキストスイッチ（アプリ間の移動）による Microsoft 365 Copilot

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#JapanM365CC2024 Microsoft 365 Copilotの効果 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 12 能力向上 Copilotとの日々の対話を通じて、持ち合わせない知識や発想の獲得につながる情報活用 Copilotを通じて社内(Microsoft 365)に散在する情報を有効活用できる心理的安定 Copilotの存在により心理的ストレスの低減や学習意欲の向上につながる時間削減 Copilotにより情報検索や文書・資料作成、分析業務における効率化を実現するクオリティ向上 Copilotにより情報の幅・正確性を向上させ、アウトプットの質を向上させる ROI 観点副次的効果

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#JapanM365CC2024 とは言いながらも ▪ そもそもMicrosoft 365の使い方は人それぞれ ▪ 例えば、取引先との打ち合わせメモを作るとしても人によってさまざまなやり方がある Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 13 Outlook Teams Excel Word ▪ M365の正しい利用方法を正しく広めたものだけが、Copilotでユースケースを追い求めなさい by しがない情シス

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#JapanM365CC2024 ×Copilotでユースケースは無限大 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 14 以下の一連のインシデントのやり取りから、部長への報告メールを作成したいので、まずは観点を整理して観点は以下です。～～～ありがとう。その観点に、○○も足して、報告メール文面を作成してください。自然言語での扱いやすさアップデートスピードの速さ・多さ

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#JapanM365CC2024 ×Copilotでユースケースは無限大 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 15 以下の一連のインシデントのやり取りから、部長への報告メールを作成したいので、まずは観点を整理して観点は以下です。～～～ありがとう。その観点に、○○も足して、報告メール文面を作成してください。自然言語での扱いやすさアップデートスピードの速さ・多さユースケースなんか特定できるわけもなければ特定している間にアップデートで消えていく

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#JapanM365CC2024 ワーストケースの例：自社の反省を添えて ▪ 自社専用のユースケースを特定するんじゃい！（私は発起人ではない。重要） ▪ 議事録で逐語訳作るためにトランスクリプトファイルをきれいにするんじゃい！（なぜなのか） ▪ 旧Copilot in Bingに添付してコードインタープリターで実行！専用長文プロンプトも完備！（危ないにおい） ▪ 9/16のCopilot Wave 2でCopilot in Bingの仕様が変わり、実行できなくなり、一瞬でユースケース終了 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 16 反省心血注いで創り上げたプロンプトは、モデルと機能のアップデートですぐに腐る

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#JapanM365CC2024 脱！！！プロンプト自社ユースケースプロンプトエンジニアリングと自社専用ユースケースはポケットにしまっておきましょうね。エンドユーザーに提供するものではないよ。

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#JapanM365CC2024 安直なユーザー教育やめませんか？ Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 18 授人以魚不如授人以漁 by 老子人に魚を与えれば一日で食べてしまうが、釣り方を教えれば一生食べていけるプロンプトやユースケース（≒餌）を与え続けると、社員は自分でCopilotを使えなくなってしまう。情シスがやるべきは、足元だけの利用率向上ではなく、中長期的に見て、 Copilotを使って社員が、会社が変革していくようにすること =社員が操縦士となれるようにすること

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#JapanM365CC2024 まずはユニバーサルタスクの効率化から ▪ Microsoft 365 Copilotは、Microsoft 365を「正しく」利用するケースを想定されて作られたソリューション ▪ 自社のよくわからない独自利用方法に無理矢理Copilotを適用させるのは無理がある ▪ まずは①ユニバーサルタスクでの活用と②独自利用のRestructuringをすすめていくべし Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 19 ・一般オフィス業務・検索・学習・校閲・アイデアだし・迅速な作成とレビュー・規制/コンプライアンス・ビジネスインテリジェンス・法律アドバイス・技術資料・プロダクションコード・医学的診断・ニッチなアプリケーション・ゲームやポエム、画像生成・専門的な技術的アドバイス需要高需要低専門性低専門性高 M365 Copilot ユニバーサルタスク本当にその業務のやり方がいるのか？一般的なやり方に寄せられないか？ Fit to Standardの重要性

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#JapanM365CC2024 （余談）オンコパ紹介 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 20 ▪ いままでは音声入力の情報ママ利用できず、音声入力の価値が低かった ▪ Copilotがある今、音声入力の精度が低い状態でも、Copilotでリライトできる！ ▪ 有効活用できていなかった時間を活用できるようになる！こんちはスミトウ商事のさだです。音声入力リライト端末側の音声認識こんちはスミトウ商事のさだです。こんにちは、住友商事の浅田です。音声入力リライト端末側の音声認識文脈を理解して誤字脱字を修正して音声×Copilot オンコパの世界 - Speaker Deck

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#JapanM365CC2024 21 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 21 Created by パチンコフォントメーカー(jagarikinさん)

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#JapanM365CC2024 しがない情シス流 M365 Copilot展開の考え方この考え方はあくまでも私、しがない情シスの考え方です。

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#JapanM365CC2024 バンドワゴン効果 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 23 TED Talks 「How to start a movement」 https://www.ted.com/talks/derek_sivers_how_to_start_a_movement

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#JapanM365CC2024 M365 Copilotを展開するならムーブメントを作れ Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 24 ムーブメントを作り、すべての社員がCopilotの話をし、見聞き、利用する「当たり前」の状態を作り出す。 not「使わせる」, but「使いたくさせる」マーケティング・PR理論を応用し、ユーザーの理解度、活用度に応じた情報を、適したタイミングで発信していくさまざまなチャネルを準備して、タッチポイントを最大化することで、ユーザーの多様な業務スタイルでも情報を届けきる意欲のあるユーザーをChampionとして巻き込み、全社のムーブメント拡大に協力してもらい、カルチャー変革を起こす

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#JapanM365CC2024 なぜムーブメントか Copilotの利用方法はさまざまで、すぐに現行機能が変わったり、新機能が追加されていく 01 情シスが頑張ってユースケース・プロンプトを準備しても、そもそも社員の利用方法のほんの一握りになってしまう 02 加えて、ユースケースやプロンプトはすぐに腐ってしまう 03 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 25 ▪ ムーブメントを創り上げることで、情シスの展開活動だけでなく、ユーザー間での拡大による認知最大化を実現する ▪ ムーブメントの大きな動きの印象から、内発的動機を喚起する ▪ どうユーザーを巻き込むか、興味を持たせるかを先に考える

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#JapanM365CC2024 ファネル理論 ▪ ユーザーのCopilot利用にはステップが存在することを認識する Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 26 認知理解活用・定着変革・共有変容前アクション例変容後 • Copilotが何かわからない • Copilotがどのように利用できるかわからない • メールマガジン • ポスター • イントラ通知 • マネジメントメッセージ • Copilotが何かわかる • 自分が利用できることがわかる • Copilotを試してみようと思う • Copilotの具体的な機能がわからない • ユースケースがわからない • 理解を深めるための情報が足りない • メールマガジン • ポータル、コミュニティ • スキルアップセミナー • 各アプリでのCopilotの機能がわかる • ユースケースをイメージできる • Copilotを業務で実利用しようと思う • 常にCopilotを活用する思考がない • 実業務において効果のあるCopilot の利用方法がわからない • 効果を感じられずCopilotの利用をやめる • メールマガジン • ポータル、コミュニティ • ハンズオンセミナー • 1on1コンサルテーション、FAQ会 • 常にCopilotを利用する意識を持つ • Copilotの効果を最大化するために個々人での業務変革を行う • チームワークでCopilotを活用できない・受容されない • モチベーション維持が難しい • ポータル、コミュニティ • 1on1コンサルテーション、FAQ会 • ネットワーキング • Copilotの機能・効果を正しく伝えられ、組織レベルでのBPRを推進できる • 活用事例を共有し、社内での発信者となる

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#JapanM365CC2024 キャズム理論 ▪ 社内のユーザーを一口にとらえるのではなく、キャズム理論に沿って、 Copilot利用開始までにラグがあることを認識する ▪ 利用開始前にはイノベーター層を取り込みつつも、後続の層を取り込むべく継続して認知・理解活動は続けていく Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 27 アーリーアダプターアーリーマジョリティレイトマジョリティイノベーターラガード 2.5% 13.5% 34.0% 34.0% 16.0% キャズム（谷） ▪ イノベーター、アーリーアダプターは想起に取り込み、ムーブメントづくりの仲間とする（=Champion） ▪ レイトマジョリティ・ラガードは、半年たっても全く利用しない可能性あり

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#JapanM365CC2024 28 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンスオンライン/対面での相談会や、大手町各フロアごとの出張相談会、個別組織向けセミナー、マネジメント向けハンズオンなど外部パートナーよる初学者向けセミナー各種アプリの機能やTips、新機能を速やかに共有すべく 6月より週2(現在は週1)開催するオンラインセミナー執務エリア内にポスターや、食堂・ EVサイネージで動画を掲載し、視覚面からCopilotの認知拡大週次のグローバルメールマガジンでCopilotの使い方や新機能、セミナーなどの情報を共有汎用的なユニバーサルタスクのケースを日英合わせて共有するプロンプトアプリ Copilot専用のコミュニティ・ポータルで質疑やTips共有、過去のセミナー録画などを共有 Microsoft 365 Copilot

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#JapanM365CC2024 Copilot Championsの重要性 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 29 事務局（ IT） Champions End Users • Copilotをよく使っている、Copilotが好きなど前向きな意欲のある、または業務課題感のあるユーザーを • 全社のムーブメントづくりの仲間・現場の隣人として、事務局からのさせる、レイトマジョリティやラガードなどの教育伝播・環流雑談・相談フィードバック

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#JapanM365CC2024 推進担当者がすべきこと/持つべき姿勢 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 30 ▪ 自社のペルソナを考える ▪ マネジメントを巻き込む ▪ 媒体を持つ組織（経企・人事・広報）を巻き込む ▪ クリエイティブから訴求する（わくわく感） ▪ 常に自分がピエロとなり認識される ▪ 積極的にコンサルしに行く ▪ 新機能共有など即時性がイベント感を出す ▪ 失敗は臆さない！ライブデモでライブ感を出して魅了する

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#JapanM365CC2024 まとめ ▪ 生成AI（Copilot）は確実にすべてのオフィスワーカーに当たり前になる（ないと社員の不満につながったり、競争力の低下につながる） ▪ 今まで通りのシステムの展開活動はCopilotにフィットしない！ ▪ 情シスで活動するよりは、広報や社内インフルエンサーなど、話すことに臆さない人を巻き込んだ方がいいかもしれない ▪ Copilot展開にはマーケティングの発想をもって、内発的動機を喚起できる環境をまずは作り出す！ Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 31

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#JapanM365CC2024 32 Japan Microsoft 365 2024 コミュニティカンファレンス 32 Thank you...

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#JapanM365CC2024 33 フィードバックにご協力くださいご視聴をありがとうございました! 運営チームメンバー、登壇者、サポートメンバーに対する暖かいフィードバックをお待ちしております。次回の開催は未定ですが、フィードバックの内容によっては次回の開催も検討いたします。イベント全体に対するアンケート本セッションついて参考になった点や感銘を受けた点、もっと知りたかったことなどをお寄せください。本セッションに対するアンケート