…и бороться с даунтаймом Как проводить собрания?

В чем задачи собраний?

В чем задачи собраний? — Синхронизировать картины мира — Перейти из неопределенности в зону персональной ответственности — Обменяться контекстом — где мы относительно цели и что делают коллеги — Почувствовать себя группой, встретиться лично, посмотреть друг другу в глаза, создать ощущение «мы вместе»

Даунтайм

Даунтайм — это ощущение зря потраченного времени «Я трачу свое время, и для меня ничего
 не меняется» От того, что происходит со мной, не изменится ничье поведение. 
 Ни мое, ни кого-то еще.

Даунтайм — это ожидание «Когда начнем?» «Когда договорит другой и меня наконец спросят?» «Когда кончится спор?» «Когда перестанут говорить то, что меня 
 не касается, или я и так знаю?»

Как возникает даунтайм? Большую часть собрания я не получаю и не создаю пользу 
 «Сижу жду, когда другие говорят что-то, 
 что никак не связано с тем, что буду делать я»

Как возникает даунтайм? Большую часть собрания я не получаю и не создаю пользу 
 «Сижу жду, когда другие говорят что-то, 
 что никак не связано с тем, что буду делать я» Участники равны и не могут прийти к результату 
 «Бессмысленно спорили. Только потратил эмоции, мы не приняли решений, не взяли ответственность, не сделали изобретений, не получили вдохновения»

Как возникает даунтайм? Большую часть собрания я не получаю и не создаю пользу 
 «Сижу жду, когда другие говорят что-то, 
 что никак не связано с тем, что буду делать я» Участники равны и не могут прийти к результату 
 «Бессмысленно спорили. Только потратил эмоции, мы не приняли решений, не взяли ответственность, не сделали изобретений, не получили вдохновения» Участники не равны, и подчиненных глушит начальник 
 «Нас просто прессуют. Для меня это тупо вредно, я мальчик для битья, на котором достигаются чужие цели»

Большую часть собрания я не получаю и не создаю пользу 
 – не звать лишних людей 
 – использовать документ вместо последовательных докладов Участники равны и не могут прийти к результату 
 – выделять модератора (это НЕ инициатор) 
 – придерживаться повестки Участники не равны, и подчиненных глушит начальник 
 – иногда это работает – когда начальник узкое звено 
 – во всех остальных случаях так просто не надо делать Как возникает даунтайм?

Как бороться 
 с даунтаймом?

Модерация Выделять модерацию в отдельную роль. Не совмещать инициатора и модератора, чтобы модератор мог оставаться «над схваткой» и не становиться участником споров. Модератор должен удерживать границы 
 – обсуждения проблемы
 – времени 
 – эмоций Все, что не относится к решению заявленной проблемы, — 
 за границу обсуждения (другие встречи, взятые задачи).

Включенность Перед собранием убедиться, что каждый участник: – понимает, какую пользу получит/принесет и почему это решение нельзя принять без него; – заинтересован в том, какие решения будут приняты и какие действия будут предприняты. Организатор должен стараться дать энергию участникам. Надо создать безопасную среду для обсуждения, чтобы участники могли «думать друг другом».

Работа с общим документом
 до, во время и после собрания Что можно сделать в документе до — не надо делать на собрании. Все важное, что сказано (проблемы, позиции, решения, ответственность), заносите в документ прямо во время встречи. Если у вас возникают вопросы во время встречи, просто задайте их в документе, так вы сэкономите время группы. После совещания вносите в этот же документ все результаты.

Когда можно 
 позволить себе даунтайм?

Когда можно 
 позволить себе даунтайм? Когда узкое звено — это время руководителя, 
 и его можно экономить за счет времени подчиненных. Как начальник экономит свое время на подготовку, на личное общение, на работу с документами, на анализ деятельности подчиненных? На совещании он просто опрашивает всех
 по очереди и раздает задачи. Это значит, что вы жертвуете энергией и воспитанием самостоятельности в остальных членах команды.

В конце каждого собрания Общая цель 
 Симптом: у участников нет понимания связи повестки и цели. Общая картина мира 
 Симптом: у нас не бьются факты, значит наше знание о реальности отличается. Общие проблемы 
 Симптом: возникает позиция «это не моя проблема». Взята личная ответственность
 Появились задания в вашем таск-трекере или встречи в календаре.

Когда таки надо проводить собрание? Когда затраченное время ускорит приближение к цели. На чем группа может сэкономить после проведенной встречи? – Мы не будем отвлекаться от важного и не будем делать лишнего, быстрее достигнем цели, будет меньше петель; – Будет меньше политики; – Будет меньше рассинхронизации, и мы будем ускорять друг друга; – Будет меньше «как бы саботажа» — когда человек не понимает, 
 как то, что он делает, связано с его целями и целями команды.

Роли Обязательные 
 – инициатор (предмет обсуждения, запрос на результат)
 – модератор (удержание рамки) Дополнительные 
 – протоколист (зафиксировать позиции, решения, ответственность, точки контроля, назначить встречи)
 – докладчик (сэкономить время группы, рассказав о том, что уже понятно)
 – организатор (все собрать, рассказать зачем, когда и в каком формате встречаемся)

Как дизайнить встречи? Начинать с вопроса 
 «Что мы сделаем после встречи с ее результатами?» – Кто-то из участников получит задачу возьмет ответственность. – Для регулярных: в назначенное время встретимся снова, чтобы отследить эффект действий. – Для офтопика и тем, возникших на встрече: обсудим что-то другое
 в другом составе.

Схема

Нужно ли нам совещание?

Готовимся

На собрании

No content

No content

No content

Алексей Кулаков Вот и все ) Эта и другие мои презентации 
 speakerdeck.com/kulakov Сайт 
 jetstyle.ru Telegram 
 @kulakov_aleksey Facebook 
 kulakov.aleksey