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活用支援セミナー 中級編 - 運用が加速するヒントをお伝えします-

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◇音は聞こえていますか? 聞こえない場合は、画面左下の「オーディオ設 定」より接続先スピーカーのご確認と、 ボリュームの調整をお願いします。 ◇質問をしたい場合 質問事項を画面下部の「Q&A」からご投稿く ださい。匿名質問も可能です。 質問は「Q&A」をクリックしてください。 音声確認は「オーディオ設定」から変更できます。 ※「オーディオに接続」というボタンが表示されてい る場合は、クリックしてください。

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3 本セミナーはどんな方に向けた内容? ・管理者権限を持っている ・プロジェクトや課題の基本構造を理解している ・プロジェクトの初期設定を完了している ・課題の作成やコメント追加ができる ・これからメンバーを巻き込んでBacklogをより活用していきたい ・社内の運用ルールを作成し、目線の揃った使い方を浸透させたい ステータス マインド

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4 ①課題の運用ルールを決め、課題種別に応じた【テンプレート】を設定する ②プロジェクトの運用ルールを決め、【Wiki】に記載できるようになる ③【課題の一括登録】や【チャット連携】について知り、活用の幅を広げる 本日のゴール

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目次 5 なぜ「運用ルール」をが必要なのか 「運用ルール」を設定する上でおさえておくべきポイント 課題の【粒度】と【件名のコツ】 【状態】の定義 状態のカスタマイズ例 【種別】と【課題テンプレート】の活用 【種別】と【課題テンプレート】の活用 「運用ルール」の周知方法 Wikiに運用ルールを記載する 「Wikiを確認する」という課題の作成 よく目にする場所にWikiのリンクを貼る ここまでのまとめ P.7 P.8 P.9-10 P.11 P.12 P.13 2.「運用ルール」の周知 1.運用ルール P.14 P.15-16 P.17 P.18 P.19

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目次 6 活用促進の起爆剤・課題起票を【仕組み化】する方法 事例取材にまつわる課題を一括登録 メールからの課題起票でできること 他社チャットサービスとの連携でできること その他弊社で実践している事例(一部) その他弊社で実践している事例(カスタム属性) 使い方を調べたい場合は「ヘルプセンター」へ Backlog Youtubeチャンネルのご紹介 Backlogコミュニティ(JBUG)のご紹介 あんしん!Backlog 導入支援プログラム(有償)のご紹介 P.21 P.22 P.23 P.24 P.25 P.26 4.ヘルプツール他 3.便利な活用方法 P.27 P.28 P.29 P.30

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7 ×ルールがない場合 ・課題が乱立する ・放置された課題(ゾンビ課題 )が 続々と増える ・そして誰も更新しなくなる。。。 →コラボレーションワークを加速 させるためのツールが足枷に... なぜ「運用ルール」が必要なのか ・課題がわかりやすい ・ルールに沿って課題を登録・完了に することで業務を見える化! ・日々登録している課題やデータが 会社の資産に! →チームのコラボレーション、 業務の効率化が進む♪ 〇ルールがある場合

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8 1.課題の【粒度】と【件名のコツ】 2.【状態】の定義 3.【種別】と【課題テンプレート】の活用 「運用ルール」を設定する上でおさえておくべきポイント

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9 1.課題の【粒度】と【件名のコツ】 1つの課題は1週間-1ヶ月以内に終わる粒度で作成する 長くなる場合は「親子課題」として分割して管理するのがオススメ! 【仕事術】課題の粒度と 完了ルール、カテゴリーの 考え方 <インタビュー #04 > 親課題 子課題 親子課題を使って、課題を分割しよう(Backlogヘルプサイト) 実例を知りたい! 課題の粒度 こちらをクリック こちらをクリック

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10 1.課題の【粒度】と【件名のコツ】 件名のコツ 【◯◯(目的語)】を【どうする(動詞)】のスタイルで書く 例 ポイント② Backlogの導入事例について Backlogの導入事例集を作成する

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11 2.【状態】の定義 ポイント② 作業に着手していない状態 担当者が確定し、その課題の作業中 作業が完了し、確認者の確認待ち / 差し戻しの可能性有り 確認も完了し、作業が完全に終わった状態 / 処理済みから完了に変える メンバー全員が状態の意味を理解していることが重要です! 状態の概要(Backlogヘルプサイト) こちらをクリック

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12 2.【状態】の定義 ポイント② ※「未対応/処理中/処理済み/完了」は削除不可 営業/顧客支援PJの例 コンテンツ制作PJの例 採用PJの例 【仕事術】ボードで採用管理 & メールの問い合わせから直接課題登録 <インタビュー #05> プロジェクトごとにオリジナルの状態を追加することも可能です! 実例を知りたい! こちらをクリック

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13 3.【種別】と【課題テンプレート】の活用 ポイント② 種別ごとにテンプレートを設定すると、課題の粒度が揃い、情報の抜け漏れが減ります! 課題のテンプレートとは (Backlogヘルプサイト) 種別を選択 テンプレートサンプル集 こちらをクリック こちらをクリック

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14 「運用ルール」の周知方法 1. Wikiに運用ルールを記載する 2.新規ユーザーを招待するときに「Wikiを確認する」という課題を設定する 3.普段よく目にする場所(※)にWikiのリンクを貼っておく ※ダッシュボードのお知らせ、チャットの概要欄(Backlog外) 、など

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15 1. Wikiに運用ルールを記載する ・このプロジェクトではどのような課題を管理しているか ・課題作成時のルール(種別・カテゴリーの利用ルール) ・「状態」の定義 ・メンバーを増やしたい場合の申請手順 etc… Wikiに記載するとよい内容 Wikiの概要(Backlogヘルプセンター) Wikiはプロジェクトごとに作成可能。 Wikiに各プロジェクトの「運用ルール」を記載して おきましょう! こちらをクリック

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16 1. Wikiに運用ルールを記載する Wikiの編集履歴も確認できるので、いつでも振り返ることができます Wiki の履歴機能(Backlogヘルプセンター) こちらをクリック

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17 2.「Wikiを確認する」という課題を作成する 新しくユーザーを招待したら、まずWikiに目を通してもらえるように、 「運用ルールのWikiを確認する」という課題をセットするのもおすすめです! チェックボックスの作り方 ※チェックリスト記法を活用しよう(Backlogヘルプセンター) こちらをクリック

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18 3.普段よく目にする場所にWikiのリンクを貼っておく 人は「忘れる」生き物です。思い出しやすくするための一工夫として、 ダッシュボードのお知らせ、グローバル検索、チャットの概要欄(Backlog外) などを利用しましょう! ①ダッシュボードのお知らせ ダッシュボードのお知らせについて ※管理者からのお知らせ (Backlogヘルプセンター) ②グローバル検索 こちらをクリック

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19 ここまでのまとめ ・「運用ルール」を作成する 課題の粒度と件名/状態の定義/種別ごとのテンプレート ・作成したルールをメンバーと共有する Wikiの作成/新しいユーザーへの知らせ方/振り返りやすい工夫 Backlogを活用いただく上で重要なポイント

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20 ・課題の一括登録を利用 Googleのスプレッドシートに課題をまとめて記載 例)新入社員の受け入れタスク、月次の締め処理 ・メールからの課題起票を利用 ・チャットサービスからの課題起票を利用 活用促進の起爆剤 課題起票を【仕組み化】する方法 他部署からの単発タスクの場合 定型タスクの場合

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21 スプレッドシートにまとめた課題を一括でBacklogに取り込めます 課題一括登録例-事例取材にまつわる課題を一括登録 Google スプレッドシートを使って、Backlogに課題を一括登録しよう(Backlogヘルプセンター) ↑必要な課題がまとまっており、 担当者の引き継ぎ時にも役立ちます! こちらをクリック

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問い合わせフォームの内容を転送し、課題起票できます メールからの課題起票でできること メール本文=課題概要欄 お名前/企業名 ご担当者名 Email スペースID お問い合わせ内容 メール件名=課題件名 ※フォーム自体はBacklogでは作成できません。 GoogleFormsなどをご利用ください。 メールによる課題登録を設定する(Backlogヘルプセンター) こちらをクリック

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23 他社チャットサービスとの連携でできること ①Backlogの通知をチャットサービスに転送 ②チャットサービスからBacklogへ課題を起票 他社チャットサービスとの連携はできますか(Backlogヘルプセンター) こちらをクリック

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24 その他弊社ヌーラボで実践している事例(一部) 〇広報 ・プレスリリースの作成にて「課題テンプレート」を利用 〇情報システム ・各種システムのアカウントの追加・停止申請を課題登録 〇各部署 ・新入社員に向けて研修実施状況や見ておいてほしい資料を課題やWikiで管理 ・特定のプロジェクト外のタスクは各部署で「〇〇部」というプロジェクトに 課題を登録

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25 カスタム属性にて属性をカスタマイズし、必須項目を設定することで記入漏れを防げます 相手方の名称 * 契約締結希望日 * 契約期間 * 電子契約希望の有無 * 電子押印権限者指名 押印権限者アドレス ※カスタム属性はプレミアムプラン、プラチナプランでご利用可能です カスタム属性の設定方法(Backlogヘルプセンター) その他弊社ヌーラボで実践している事例(法務) こちらをクリック

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①画面右上の?マークをクリック ②ヘルプセンターをクリック ③検索ワードを入力 ヘ ル プ セ ン タ ー の 検 索 方 法 ① ② ③ 26 使い方を調べたい場合は「ヘルプセンター」へ

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Backlog Youtubeチャンネルのご紹介 YoutubeでBacklogの使い方や「ユーザーインタビュー動画」をご紹介しています Backlogチャンネルは下記Youtubeリンクをクリックしてご覧ください →チームのタスク管理ツール Backlog - YouTube 27

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28 Backlogコミュニティ(JBUG)のご紹介 コミュニティ名:JBUG(ジェイバグ:Japan Backlog User Group) 勉強内容:「プロジェクトマネジメント」についての勉強会 ※そのため、登壇者からはBacklogの話がでないこともあります 開催回数:105回以上 登録メンバー:2571名以上 1回あたりの参加者:オフライン(地方):20〜30名 (東京・札幌):50〜60名 オンライン:60〜80名 Backlogユーザーによるコミュニティ プロジェクト・タスク管理に関する知識やノウハウを学び合う場 ぜひこちらからご参加ください→ https://jbug.connpass.com/ 開催地:北海道・東京・静岡・愛知・京都・大阪・兵庫・岡山・広島・福岡・宮崎・鹿児島・沖縄 ※2024年2月時点

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プロジェクトの運用支援 Backlog機能のご説明 運用マニュアルの提供 定量、定性的な効果検証 ユーザーのログイン状況 社内へのアンケート 社内への推進提案 ビジョンの作成 社内推進資料の提供 あんしん!Backlog 導入支援プログラム(有償)のご紹介 1 2 3 「あんしん!Backlog導入支援プログラム」では、導入初期に発生する管理者様の負担を 軽減し、スムーズなオンボーディングとBacklog利用の定着をご支援します 詳しくは、Webページをご覧ください→https://backlog.com/ja/introduction-support/ 29

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