DevRel/Tokyo #96 企業主催カンファレンスの舞台裏

Taiji Hagino ❏ Senior Developer Advocate, Datadog ❏ Co-founder, 理事, エンドユーザーコンピューティング協会 ❏ Fellow, コミュニティマーケティング推進協会 ❏ 非常勤講師, 筑波大学 / 名城大学 @taiponrock

I talk about… 3 01 企画 02 役割 03 準備 04 実行 05 振り返り

企画

5 企業が主催する 自社カンファレンス ビジネスレイヤー 開発者レイヤー IC向け Executive、Cレベル向け 数百人、数千人、数万人

6 最初に決めること イベントの骨子 主旨、コンセプト、目的、など • これによりステークホルダーも変わる 日程 いつやるのかは大事 • 大きなITイベントとの重複避ける 場所 規模、コンセプトに合わせる • カンファレンスセンター • ホテル 予算 予算はどの部署が持つのか • 通常前年度から予算計画 • 例外あり

役割

RACI A 説明責任者 Accountable R 実行責任者 Responsible I 報告先 Informed C 相談先 Consulted 8

大事な3つの役割 9 これが決まっていないと事故る可能性大 トラックオーナー コンテンツオーナー イベントオーナー セッションオーナー

準備

11 各チームごとのアクション イベントチーム イベントエージェンシーとの契約、会場の下見、手配 ブランドチームと連携しロゴ、装飾品、Swagなどの準備 全体の取りまとめ、クロスチーム定例会議の実施 マーケティングチーム 営業との連携、ハウスデータベースを使ったプロモーション メール、ソーシャル、広告などでの文章レビュー 現地ロジスティクスの実働部分 DevRelチーム スピーカー選定、アカウント担当と連携し交渉 アジェンダ決定、トークコンテンツ、ワークショップコンテンツ準備 各スピーカーとのコミュニケーション、プレゼン資料レビュー、Dry runの実施

企画・プランニング ● カンファレンスの全体的なコンセプトの設計、テーマの設定、ターゲット層の特定など、イベントの目的に応じた企画をサポートします。 会場選定・手配 ● カンファレンスの規模や目的に応じて適切な会場を選び、契約手続きを行います。また、会場のレイアウトや装飾の計画も含まれます。 スケジュール管理 ● イベント当日のスケジュールを詳細に作成し、スピーカーや参加者、展示ブースなどのタイムテーブルを調整します。 プロモーション・集客 ● カンファレンスの告知・集客のためのマーケティング戦略を策定し、 SNS、ウェブサイト、メールなどを通じてプロモーション活動を行います。 登壇者・スピーカー管理 ● 登壇者のスケジュール調整や、当日のサポート、リハーサルなどを含めた管理業務を行います。 技術サポート ● 音響、照明、映像設備の手配・設置や、オンライン配信を行う場合には、ストリーミング技術のサポートも提供します。 受付・運営 ● 当日の受付業務、参加者の誘導、進行管理、トラブル対応など、現場での運営をサポートします。 ブースや展示の運営 ● 展示ブースやスポンサーの管理、設置を行い、スポンサーや出展者との連携を取ります。 アフターフォロー ● イベント後のアンケート収集、データ分析、レポート作成などのアフターフォローも行います。次回のイベント開催に向けた改善点の提案なども行うことがあります。 イベントエージェンシーがやってくれること 12

実行

No content

No content

振り返り

KPT P 問題 Problem K 継続 Keep T 挑戦 Try 17

18 Shout out & Kudos

Thank you! 19