『みんなで小さく区切って進める』ガイド

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『みんなで小さく区切って進める』ガイド 2024.06.22 Scrum Fest Osaka 2024 福岡トラックみんなで小さく区切って進める

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このセッションについて 2

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河野圭一郎（かわのけいいちろう）@kawanotron 2011年頃より仕事をうまくやるにはどうしたらいいかを学び始めるベンチャー企業での自社サービス開発中小企業での受託開発大企業での自社サービス開発を経て 2021年秋から宿泊業でみんなで小さく区切って進めるマスター話す人 3

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前提仕事をうまくやるには「みんなで小さく区切って進める」のが良さそうだぞと思い note にガイドとしてまとめました。今回はそれをより詳しく解説したものです。 https://note.com/kawanotron/n/n3fcbeec04af0 4

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学べること ● 複雑な問題や変化の多い環境への対処法 ● みんなで足並みを揃えながら進むための具体的な方法 ● チームで改善することを促す仕組み 5

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● 『みんなで小さく区切って進める』とは ● 見える化／チェック／改善のための機会を作る ● チームの中の3つの役割 ● 見える化の対象 ● 最後に話すこと 6

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7 構成、まず見出し『みんなで小さく区切って進める』ガイドから引用部分上記についての解説部分

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『みんなで小さく区切って進める』とは 8

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9 『みんなで小さく区切って進める』とは『みんなで小さく区切って進める』は複雑な問題を解決するためにみんな（チーム）で一緒になって改善していくための進め方です。現代のように多様性のある環境では、問題も複雑になりがちです。複雑な問題を解決するにはみんなで力を合わせる必要があります。しかし大きなことをみんなでやるのはすごく大変。なので小さく区切って進めます。一足飛びではなく一歩一歩みんなで足並みを揃えながら進めるのです。

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10 『経験から学ぶ』と『ちょっとずつ進める』『みんなで小さく区切って進める』で大事な考え方は『経験から学ぶ』と『ちょっとずつ進める』です。小さく区切ることで、ちょっとやってみて、それから学び、またちょっとやってみる。それを繰り返しながら進みます。現代は変化が早く先を見通すのが難しいです。実際にやってみて学べることも多くあります。しかし、やりながら学ぶのは難しいので区切り区切りで学ぶ機会を作りましょう。ちょっとずつ進めるコツは重要なところから進めていくことです。リスクを早期に潰しておくと後々楽になります。

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11 『見える化』『チェック』『改善』『みんなで小さく区切って進める』を上手にするには『見える化』『チェック』『改善』の3つが重要です。これにより『経験から学ぶ』効果を高めます。見える化とは、やるべきことをリストアップする、それらの状況を表現する、言語化や図解などです。見える化することでそれをチェックすることができるようになります。例えば、リストアップしたものに抜け漏れがあるかチェックし、足りなければ追加するという行いは改善になります。

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見える化／チェック／改善のための機会を作る 12

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機会を作る 13 『見える化』『チェック』『改善』を取り入れるために5つの機会を設けましょう。これらの機会は毎回同じ時間に行うことでリズムが生まれいい感じになります。適宜みんなで立ち止まって見える化したものをチェックし改善するために5つの機会（イベント）を設けましょう。ところで、会議などで参加者が集まらないからとスケジュール調整をすることってありませんか？残念ながら、その調整コストは直接何も生み出しません。逆に、誰かが欠けてても行えるように工夫することもできるはずです。今いるメンバーで最善を尽くすのです。

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『区切り』 14 『区切り』があることで立ち止まれます。立ち止まることで落ち着いて『チェック』し『改善』することができます。この『区切り』は1 週間もしくは2週間にすることが多いようです。今やっていることに違和感を覚えつつもついつい現状維持のままになってしまいがち、もしくは作業に集中していて違和感に気づけないことってありませんか？みんなで立ち止まる（中断する）ことで、その違和感と向き合うことができるようになります。「木こりのジレンマ（寓話）」ですね。

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木こりのジレンマ（童話）錆びた斧で木を切り続けている木こり。錆びているので木が倒れる気配はまったくない。そこへ旅人がやってきて「斧が錆びてるから研いだらどう？」と聞く。すると木こり「わかってるけど、木を切るのに忙しくて研ぐ暇ないんだよ」。立ち止まらないことで効率の悪いやり方を続けてしまうというお話。 15

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『区切りの計画づくり』 16 まず『区切りの計画づくり』で『区切りの目標』を立てます。中長期的な目標に対して今回の目標を『チェック』し『改善』しましょう。中長期的な見通しが『見える化』されているとよいですね。あと、過去の実績が『見える化』されていると今回の『区切り』の間にどれくらい進めるかの予測ができるようになります。変化の多い環境では計画がムダになりがちです。計画を立てないというのもありですが、みんなでこまめに立ち止まり小さな計画を積み重ねることで変化に対応できるようになります。

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『朝会（昼会でも可）』 17 毎日みんなで立ち止まって、「気になること」を共有し合います。人はついついまだ大丈夫と思い問題を見過ごしてしまいがちです。問題が大きくなってから慌てなくていいように、問題が小さい内に発見し対処しておきましょう。進捗の報告を見える化しておくと「気になること」の共有に集中できます。『朝会（昼会でも可）』は１日単位の区切りになります。日々『区切りの目標』が達成できそうかを『チェック』し、達成できそうにない兆候が見えたら『改善』します。各自の状況が『見える化』されているとその兆候に気づきやすくなります。

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『区切りのふりかえり』 18 『区切りのふりかえり』は今回の『区切り』の進め方（プロセス）を『チェック』し『改善』します。より良い進め方を模索し、少しずつ変えていきましょう。みんなで立ち止まって、今の進め方をもっと上手にできるようにできないか考えましょう。日々仕事をしながら「こうすればもっと良くなるかも」と思うことはありませんか？それらについてみんなで話し合う機会になります。ちなみに、大掛かりな改善だと実現するのが難しくなるので、次の区切りで試せるくらいの小さな改善にとどめておくのがコツです。

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『区切りのお披露目』 19 『区切りのお披露目』は今回の『区切り』の内容（コンテンツ）を関係者にお披露目し、『チェック』してもらい内容の『改善』に繋げます。関係者との大事な接点でもあります。関係者も一緒になって改善していきましょう。みんなで立ち止まって、この区切りでどういった成果が得られたのかを確認しましょう。その成果に対してフィードバックをもらうことでさらに良い成果を得られるようになります。なるべくたくさんの視点でのフィードバックを得るためにたくさんの関係者を招きましょう。

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チームの中の3つの役割 20

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チーム 21 また、3つの役割も大切です。『主に内容を考える人』と『主に進め方を考える人』と『一緒に進んでいく仲間たち』があります。仕事の「内容」と「進め方」は中身と入れ物の関係で、それぞれの特性が違うため同時に考えるのは非常に難しいです。これらを一人でするのは投手と打者の両方で活躍するようなものです。なので、それぞれに集中できるように役割を明確に「内容を考える人」と「進め方を考える人」の２つに分けます。また「主に」とあるように、一人で考えるのではなく、基本はみんなで考えます。あくまで率先して考える人です。

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『主に内容のことを考える人』 22 『主に内容を考える人』は「船頭多くして船山に登る（日本の諺）」にならないように一人であることが望ましいですが、責任が重くなりがちなので一人で背負い込まずにみんなに助けてもらってください。仕事の内容を考えるとは、なぜその仕事をしないといけないのか？その仕事で具体的に何をするのか？どの優先順位で仕事をするのか？を決めることです。そして、仕事は一人ではできません。チームメンバーに動いていただけるように（指示命令ではなく）うまく促すことが重要です。

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船頭多くして船山に登る（日本の諺） 1つの船にたくさん船長がいると、行先がまとまらず船が山に登ってしまう。指図する人が多いと話がまとまらず見当違いな方向にいってしまうということのたとえ。どの方向へ進むのかを最終的に一人が責任を持つことで目標に辿り着ける確立を高めることができます。 23

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『主に進め方のことを考える人』 24 『主に進め方を考える人』はみんなが『みんなで小さく区切って進める』ことを上手にできるように手助けしてください。あなた自身が『みんなで小さく区切って進める』ことの手本となりましょう。仕事の進め方を考えるとは、みんなで進んでいるか？小さく区切っているか？見える化しているか？チェックしているか？改善しているか？をチームを俯瞰してチェックし改善することです。ついつい大掛かりな改善をしたくなりがちですが、この改善そのものもみんなで小さく区切って進めていきましょう。

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『一緒に進んでいく仲間たち』 25 『一緒に進んでいく仲間たち』は特定の技術を持った人たちだけではありません。一緒に進んでいく人たちはみんな仲間です。関係者も巻き込んで一緒に進んでいきましょう。「遠くへ行きたければみんなで行け（アフリカの諺）」です。多様性のある問題に対処するには、多様性のあるチームが必要になります。様々な技術力や考え方のメンバーを集めましょう。集めるだけではなくお互いの違いを受け止めるとその多様性を活かせるようになります。また、協力できる仲間を増やすために組織図を越えて関係者も含めてワンチームと捉えましょう。

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遠くへ行きたければみんなで行け（アフリカの諺）「早く行きたければ一人で行け。遠くへ行きたければみんなで行け。」アフリカの諺でアル・ゴア元米副大統領がノーベル平和賞授賞式典の演説で引用し、有名になりました。目先の小さな課題を解決するには一人でやった方が早いが、本質的な課題を解決するにはみんなで力を合わせる必要がある。 26

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見える化の対象 27

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『やりたいことリスト』 28 『見える化』する対象はいくつかあります。例えば『やりたいことリスト』。やりたいことをリストアップしてみんな（チーム）に共有すればみんなで助け合うことができるようになります。やりたいことがやりたい順に並んでいると何からやろうかと悩まなくていいですね。 ToDoリストやチェックリストも同じです。一覧にすることで抜け漏れを確認できたり、他の人に見てもらうことができるようになります。一番簡単にできる見える化／チェック／改善ですね。みんなで立ち止まってリストを作ってみましょう。

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『区切りの目標』 29 あとは『区切りの目標』。区切り区切りでどういう状態になっていたいのか言語化しみんな（チーム）の目標にします。そうすることで、一人一人が自分がやるべきことは何かを考えられるようになり、時にお互いに助け合いながら目標に進んでいくことができるようになります。「○○ができるようになっている」「○○が何件完了している」その区切りが終わったときにどういう状態になっているといいのかを言語化します。目標が見える化されることで、朝会などでチェックし改善することができるようになります。

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30 『やりたいことリスト』や『区切りの目標』は内容です。『主に内容のことを考える人』が中心となってしっかり『見える化』していきましょう。『主に内容のことを考える人』は、やりたいことがちゃんと『やりたいことリスト』に追加されているか？やりたい順にならんでいるか？『区切りの目標』がちゃんと言語化されているか？をチェックし改善していきましょう。

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最後に 31

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最後に 32 『みんなで小さく区切って進める』のはとても難しいです。最初から上手にはできないかもしれません。『みんなで小さく区切って進める』ことそのものを小さく区切ってやっていきましょう。できるところから始めて、少しずつ改善しながら少しずつ上手になっていく。それでいいのです。年末に大掃除をするときに「普段からこまめに掃除しておけばよかった」と思いませんか？仕事でも私生活でもまとめてやった方がいいと考えがちです。その考え方を変える必要があるようです。しかもみんなで。急には変えられないので少しずつ。

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おすすめ書籍など 33

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PDF『スクラムガイド』本ガイドは『スクラムガイド』を参考に作成しました。スクラムは日本のトヨタ生産方式を取り入れているにもかかわらず横文字が多く独特な言葉が多いため、とっつきにくかったり誤解されたりすることがあります。スクラムで大事なことはスクラム以外でも大事なことです。それをスクラム用語を使わずに伝えたいというのがこのガイドを作った動機です。 https://scrumguides.org/docs/scrumguide/v2020/2020-Scrum-Guide-Japanese.pdf 34

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書籍『LEADER’S LANGUAGE』適宜中断し考えることの大切さが書かれてあります。立ち止まることなく当初の計画を守ったことで多くの人が亡くなった沈没事故の話から始まります。主題はリーダーの言葉使いについてでそれなりに分厚い本ですが、そちらもおもしろいのでぜひ。 35

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書籍『アナタはなぜチェックリストを使わないのか？』やりたいことをリストアップすることの効果を知るにはこの本がおすすめです。チェックリストをコミュニケーションツールとして使い複雑な問題をみんなで解決する方法が書かれてあります。 36

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書籍『老子の教えあるがままに生きる』『ちょっとずつ進める』をうまくできるようになるための考え方（思想）はこの本から学べます。ムリなく自然なままできることをちょっとずつ進めていく。この本でなくても老子を学んでみることをおすすめします。 37

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ご清聴ありがとうございました