誰にでも伝わる文書ってどん なものか考えた。 発表者:Shuma

自己紹介 名前:Shuma　(ただいま夏休み中)
 職業：インフラ屋です。(プロダクト関連のインフラも社内の情シスもやります。) 勤務地：大阪 なにげ、今回3回目の参加です。 (大阪でも、エンジニアの輪あるのに全然行ってない。。。。 )

なぜ、この内容を敢えてやろうとしたのか？

結論 ・業務でエンジニア以外の人に文書作成し、伝える必要があったから。 ・技術者であっても、伝えるということが重要だとこの頃個人的に感じている。

前置き ・個人的な見解なので、果たしてすべてが正しいとは思ってないです。 ・記載している文書は社内に向けてのセキュリティリテラシー向上のために 書いている文書です。（OSのアップデート等も含みます。） ・今回は比較の為に、3つの実例を比較して説明していこうかなと思います。

ケース１（入社してスグに書いた社内通知文書）

全然、読んでもくれなかった。 振り返って考えてみるとダメだった部分として ・読みづらい ・こちら側から伝えたい重点な部分を強調してなかった。 ・手順とかを記載は別にマニュアル作成し、リンクを貼ればよかった。

ケース２（徐々に読んでもらえるようになった通知文書）

読んでも、もらえるように意識したこと。 ・文字数を減らし、要点をまとめる。 ・できるだけ、技術用語を使わずに　 ”なぜ、それをしないといけない”ということが重要視して記載する。 ・複数作業を実施してほしい場合は段落を分ける。

結果として、社内の人から反応がかえってくるように

ケース３、誰にでも起こりえることと想定して書く。 ・ケース２，も踏まえた上でさらに意識したことは 誰にでも仕事中やプライベートでもこのようなことは発生するんだということです。 ・Macなら大丈夫、iphoneなら大丈夫と思っている人が 社内にいたので危機意識をもってもらうように記載する。 　　　　　　　　　　　　　　　　（内容が多いので次のページに画像添付）

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補足として ・３つのケースの中に、文書のなかに技術用語を記載しているやつもあるのですが、 通知文書とは別に、技術用語を分かりやすく解説した物も社内で発信しています。

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自分なりに試行錯誤して考えて見た結果 社内通知文書作成する際に ・文字数は極力減らす。 →人間は文書の約20％しか見ない。と個人的に思う。 ・技術用語は極力使わないようにするが、 もし、使用したい場合は解説するドキュメント等を別で用意する。 ・あとは、分からない事があればいつでも聞いてと宛先を文末に記載する。 （誰でも、分かるように気を付けている部分があればぜひ教えてください！）

ご清聴ありがとうございました。