元発電所設計者からみたBacklogについて ～ツールで変わる会議のあり方～ 2023/ 10 / 5 北海道ガス株式会社 峠(とうげ) JBUG札幌＃9 仕事の“うまい”進め方 〜経験をシェアしよう〜

峠　幸寛（Tohge Yukihiro） 出典：https://www.asahi.com/articles/ASM633H8BM63IIPE00B.html ＜経歴＞ ▶【現場】　1年半 　 ガス工事現場監督 ▶【ハードウェア開発】 4年 電力自由化への発電所開発 ▶【ソフトウェア開発】 2年 　IoT・AWSの社内勉強 　　　　　コミュニティ立上げ ▶【プロジェクトマネジメント】 1年 　　発注：① 調定システム 　　　　　② 督促回収システム 　※ 私のBacklog使用歴　10か月

発電所開発とシステム開発を比べてみた 発電所開発 　～まるでプラモデル作り～ ・配管、壁厚、床下寸法、 　コンクリート打設等 「形あるものをどう配置するか」 → 配置する部品・配置方法に 　技術が詰め込まれている。 システム開発 ～部品から自作でプラモを作る感覚～ ・要望、要件定義・・・・開発、テスト → 形がない部品を決めるために、 「いつどこで誰が何を決めたか、 　要望に答えるための”この部品”」 　に対して、責任と技術を詰め込む。

発電所開発とシステム開発を比べてみた 発電所開発 　～まるでプラモデル作り～ ・配管、壁厚、床下寸法、 　コンクリート打設等 「形あるものをどう配置するか」 → 配置する部品・配置方法に 　技術が詰め込まれている。 システム開発 ～部品から自作でプラモを作る感覚～ ・要望、要件定義・・・・開発、テスト → 形がない部品を決めるために、 「いつどこで誰が何を決めたか、 　要望に答えるための”この部品”」 　に対して、責任と技術を詰め込む。

峠の感想 機能美な部分が素敵

サバイバルナイフは、 　　機能的にはシンプル。 でも、人間側が工夫すると 　　いろんな使い道がある。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる

「切る」「削ぐ」「割る」「刺す」「掘る」 「ほぐす」「フェザースティックを作る」 「ファイヤースターターで火花を放つ」 「枝でペグを作る」▶ １つ機能でも、色々出来ちゃう。 　 Backlogのシンプルな機能で、色々できる部分が似ている。 特に、”情報の集約力”が魅力。 Backlogって、サバイバルナイフに似てる

● 親課題一覧 ・会議：　アジェンダと議事録 ・ToDo：　何をすればいいか明確なもの ・成果物：　各工程におけるレビュー対象物 ・タスク：　成果物を修正する内容 ・変更管理：　仕様変更に伴う 「前提条件、原因、対応方法、工数、 対応結果、運用上の注意点」を整理 ・課題：　複数のToDoが発生し得るもの Backlog利用ルールについて#1

会議カードのサンプル ■アジェンダ --- 議事録 【会議名】 【日時】2023年月日（） 【場所】北海道ガスグループ本社　○○室 【出席者（敬称略）】 　KG：峠 【資料】 【議題】 【決定事項】 【ToDo】 【主な議事内容（決定事項、TODO事項を中心に記載）（敬称略）】

会議カードを育てる ■アジェンダ ＜オフライン JBUGについて＞ 　・ 自己紹介 　　　資料： ファイルURL ＜焚火について_峠追記＞ 　・ 資料写真： ファイルURL 　　★下記写真はどこで撮影しました？ 　　　　　　　　　　　　← ”スクショ貼り付け” ＜その他共有事項＞ 　・ 懇親会では、色んなと交流したい。 --- 議事録 【会議名】 JBUG_Sapporo_オフラインミーティング＃9 【日時】2023年10月5日（木） 【場所】EZOHUB 【出席者（敬称略）】 　KG：峠

● 全ての課題ステータスを完了は、プロマネのみ実施 ● 会議中の”ToDo”を子課題としてぶら下げる。 　成果物（設計書）へのToDoは、”タスク”として子課題 Backlog利用ルールについて#2 会議： ＜議事録本文＞ 【ToDo】 　課題キー：ToDo① 　課題キー：ToDo② 　課題キー：ToDo③ 　課題キー：タスク① 　課題キー：タスク② 　課題キー：タスク③ ToDo① ToDo② ToDo③ 成果物：A タスク① タスク② タスク③ 成果物：B

私のBacklogのお気に入り 1．資料保存　～SVNとファイルの使い分け～
 2．会議カードの運用
 3．孫課題が作成できないこと


■SVN 　・承認が必要なもの、 　　互いに更新する可能性があるものを保存 　　→資料の履歴管理のため。 　　「最新版どれ？」と「後戻り」を無くす。 ■ファイル 　・”打合せ時点”の資料を格納。 　　ファイルURLをアジェンダへ追記。 　　例：20231005_JBUG#9プレゼン_峠 　　→資料へのアクセス性を高めるため。 　　　「今日の打合せ資料どこ？」を無くす。 1．資料保存　～SVNとファイルの使い分け～


＜ポイント＞ ①アジェンダの追記＋事前連絡 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了 2．会議カードの運用


＜ポイント＞ ①アジェンダの追記＋事前連絡 　▶追加の依頼事項は全て事前に記載 ②確認事項は資料名がわかるようにスクショ張付け 　▶Excelの吹出しによる修正依頼よりスクショが楽 　▶更新結果もスクショ。ファイルを開かずチェック ③アジェンダを上からなぞれば、会議完了 　▶すり合わせ内容の集約 　▶ファイル保存で資料を探す手間をゼロに 2．会議カードの運用


会議カードを育てる ■アジェンダ ＜オフライン JBUGについて＞ 　・ 自己紹介 　　　資料： ファイルURL ＜焚火について_峠追記＞ 　・ 資料写真： ファイルURL 　　★下記写真はどこで撮影しました？ 　　　　　　　　　　　　 ＜その他共有事項＞ 　・ 懇親会では、色んなと交流したい。 --- 議事録 【会議名】 JBUG_Sapporo_オフラインミーティング＃9 【日時】2023年10月5日（木） 【場所】EZOHUB 【出席者（敬称略）】 　KG：峠 2．会議カードの運用
 ③ 上 か ら 確 認 す れ ば 会 議 が 終 わ る ①追記 ①追記 ①追記 ①確認 ②スクショ張り付け

会議カードへのアジェンダ集約イメージ ToDo① 依頼① 依頼② 依頼③ 返答① 指摘① 指摘② 会議： ■アジェンダ ＜依頼事項＞ 　①AAA 　②BBB 　③CCC ＜確認事項＞ 　返答内容①について 　資料：　fileURL ＜資料への指摘＞ 　① 資料のスクショ#１ 　② 資料のスクショ#２ ToDo③ ToDo② ToDo④ 事前にアジェンダで全やり取りを拾い上げ、 定例会議後に子課題を生めば、抜け漏れが無い 2．会議カードの運用
 情報集約！

BackLogを活用した会議の変化 【会議】 　進捗報告 　作業依頼 　資料提示 　資料への指摘 　資料説明 　意思決定 　ディスカッション 2．会議カードの運用
 Before

BackLogを活用した会議の変化 Before After 【会議】 　進捗報告 　作業依頼 　資料提示 　資料への指摘 　資料説明 　意思決定 　ディスカッション 【Backlog】 　進捗報告（＋子課題にて催促） 　作業依頼 　資料提示 　資料への指摘（＋指摘への回答） 【会議】 　資料説明 　意思決定　（予め上層部へ確認） 　ディスカッション 　　＋具体的なテーマ ▶ 1時間くらい余裕で会議時間が削れる 　　＋ 協議内容の濃度が高まる 2．会議カードの運用


3．孫課題が作成できないこと
 ＜Backlog 利用_1か月目＞ 　あれ、孫課題できない！ 　　　　　　　　　　　なんでだろう。。。 ＜現在＞ 　うん、孫課題は作れない方がいいなぁ。 　作れるとBacklogの機能美が失われてしまう(´;ω;｀)

”孫課題”を好きなツールから整理してみた ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ マインドマップ ・思想を深める ・カテゴリ整理 個人が頭の整理に利用 個人の中での対流 ～池のようなもの～ コミュニケーション ツール ・掲示板形式の 　　　公開対話 チームが 　テーマ毎にコメント 常に流れる ～川のようなもの～ プロジェクト管理 ツール ・プロジェクト 　　　　　管理 複数チームが 　各自の検討を進め、 　　作業を管理 全てを受めて管理 ～ダムのようなもの～ 3．孫課題が作成できないこと


ツール 利用用途 利用者・利用方法 データ・情報の流れ プロジェクト管理 ツール ・プロジェクト 　　　　　管理 複数チームが 　各自の検討を進め、 　　作業管理する 全てを受めて管理 ～ダムのようなもの～ ・複数チームの複数人数をコントロールする上では、 　シンプルな管理方法で運用したい。 ▶”孫”課題形成は独自ルールが生まれ過ぎる可能性大 ▶”複雑なルールを覚える”作業は排除すべき。 　　「管理のための管理が生まれてしまう」 3．孫課題が作成できないこと
 ”孫課題”を好きなツールから整理してみた

UNIXのターミナル ”ls”コマンドで”空”なら「何も表示されない」美しさ 　➡ 表示しない・表示させないという機能をあえて持たせている。 　人間側が工夫した管理は、複数チームの複数名が関わっても、 　　綺麗に管理できる状態になりやすいのでは？と思う。※個人的な感想 3．孫課題が作成できないこと
 「沢山の機能がある便利そうな10徳ナイフ」よりも、 　機能美を追求した「1本のナイフ」をどう扱えるか？ 　人間が試されているように見えた。

・Backlogの最大の魅力は”情報集約力” ・集約情報の利用しやすさの担保ために、 　　　”孫課題を生成させない”機能を実装。 ・使い方と工夫次第で、 　　効果的で高密度な会議を形成できる ※Backlogは人間側の工夫力を試している まとめ