The Definitive? Guide To Locally Organizing RubyKaigi

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The Definitive? Guide To Locally Organizing RubyKaigi RubyKaigi ローカルオーガナイザー完全攻略ガイド Ryo Kajiwara (sylph01), 2025/05/16 (public version) 1

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だれやせいのプログラマ。暗号とか認証認可とかできます。 RubyKaigi 2025ではローカルオーガナイザースピーカー RubyMusicMixinのDJ をした。 2

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はじめにこのスライドは公開される予定がなかったのですが一部編集の上で公開することにしましたこれよりも正式な文書がRubyKaigiチームのesaに残っています当日発表したものから若干削っている部分があります 3

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Outline mindsetの話地元にRubyKaigiを誘致するまで (〜2年前) 内々に決まってから、会場発表 (〜1年前) 組織されてから(〜6ヶ月前) 当日付近 4

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mindsetの話 RubyKaigiは異常なイベントです業者が主催するイベントではこんなイベントにならないそして積極的に「業者が作るようなイベント」にならないよう気をつけているなので「ただこなすだけ」は全く期待されていない 6

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mindsetの話ただし社会人能力があれば大変ではないです私が苦労したのはひとえに社会人能力の不足過去のローカル代表の人らは非常に社会人能力が高い業者・行政とのやり取り関係性を作ってからはマシだが、見つけてくるところからやらないといけない 7

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mindsetの話大変なことがあるとすると観光協会とかと平日に打ち合わせが発生するフリーランス/リモートワーカー多くてよかった 8

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mindsetの話オーナーシップを持ってやるタスク管理よりもどっちかというとこれ「わからない/ついていけてないので〜」でしゃべらなくなるいうたら私だって初めてでわからないそのことを表明して！！ 9

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mindsetの話オーナーシップに関連して見解を持つ authoritativeな決定権を持ってる人は（ほぼ）いない判断をまるごと委ねない 10

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mindsetの話該当地方に住んでなくてもできることはある一方で地方在住者が優先的にやらなくてはいけないことというのは間違いなくあるので、それ以外の人はリモートでもできるタスクを積極的に拾おう 11

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mindsetの話「RubyKaigiの運営ってのは仕事じゃないので〜」とはいうけれど趣味の楽団の運営だって仕事ではないが、担当者が仕事ができるかどうかは透けて見える他のことで忙しいのはわかるけど、そのことを表明して！！（さっきと同じ） 12

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地元にRubyKaigiを誘致するまでまずは該当地方に移住します冗談抜きに1人も該当地方にRubyistが住んでないと多分話が始まらない 14

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地元にRubyKaigiを誘致するまでアピールをする Rubyistにお土産を配って回る 2022(津)のときに松田さんに日本酒のパンフレットを持っていきました 15

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地元にRubyKaigiを誘致するまで会場のスペックの要求値 1200+の大ホール、小ホール＋もう1会場このもう1トラック分がないところが多いスポンサーブースが配置できるそんな会場の残ってる地方は実は少ない 16

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候補地に決まってから下見対応をする一番最初は2022年10月でした黙ってようでも地元の信頼できる人には話をしていた。次ページに続く 17

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候補地に決まってからコミュニティ活動を地道にしよう協力してくれる人を探そうヘルパーを体験しようとはいっても実はこれでもRubyKaigiの真の「異常さ」に気づくことはなかなか難しい 18

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会場発表嬉しいやっと話せるようになるいろんな人が声かけてくれる、嬉しい 19

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組織される前観光協会とか行政と話しておくとスムーズ松山はめちゃくちゃお世話になった年によってまちまちらしい 20

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組織される前手伝ってくれる人を集めよう今年の6人は歴代で見ても多い。4人程度が一般的でも実際今年は6人いてよかった RubyKaigiのノリがわかってるとベストだが正直それを全員に求められるかというと無理 21

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事前に集めておくといい情報飯屋の情報ドリンクアップ会場候補宴会で貸し切ったときに50〜100入るとベスト盲点なのが飲みだけで使える二次会の店特産品ノベルティになりそうなやつがあるとよい 22

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組織されてからぶっちゃけ一番大変だったのがオフィシャルパーティー要求のスペックがめちゃくちゃ高いかといって「業者には全く期待していない」ロジ周りで次に大変なのはAfternoon Breakのお菓子、お弁当グッズの手配とかもまあまあ大変交通のケアも場合によって必要 23

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業者の性質について松本のときはイベント企画会社に入ってもらって、こちらの提案する企画に応じて会社を紹介してもらったらしい今年は観光協会の提示する業者をそのまま使ったが、丸投げされること慣れており、逆に細かく注文することに慣れてないことがある一般的に飲食の業者はアルコールで利ざやを稼いでいるので、「酒を自前調達します」って言われたら多少難色示すのはわかる 24

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今年諦めたこと 3日目の大規模ドリンクアップ（アフターパーティー）松山に200+の会場は限られる松本と沖縄にあったのが奇跡的一方でケータリングでやりたいかというと… 真珠の間をバラしてやるという手はなくはなかった 25

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私が担当したこと下見の夜の部の店探し・確保スタッフ宿の確保オフィシャルパーティー: 業者と内容/価格の折衝、各種申請ローカルタスク/企画の一次請けとdispatch 砥部焼の業者との打ち合わせ RubyMusicMixinの会場確保 0日目バスの運行まわりの調整あとなんかあったっけ 26

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デザイナーさんがめちゃくちゃ仕事してる正直ローカルオーガナイザーよりも仕事してんじゃないかな… 27

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やばかったこと *snip* (オフラインでなら全然話します) 28

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CfPのレビューについて最近はローカルメンバーがレビュワーに加わることがあります。私のレビュー観点については許可が出たら然るべきところに書きます。飲ませたらここまではしゃべるかも。ただし「私の何点だった/何点つけた？」には一切回答をしません。 29

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どのくらいのお金が動くの？ *snip* (もっとも、当日も公開情報ベースの話しかしていません) 30

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最後に 31

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KaigiのDay 10+を生きるということ地元民はRubyKaigi 2025 Day 10+以降も松山で生きることになるなので街がRubyistに対して悪い印象を持つと地元民のローカルオーガナイザーは肩身の狭い思いをすることになる残念ながら日本の地方特に田舎では「プログラマは虚業」という風潮はありますし、私もそれには理解を示します将来の顧客になりうる人に、プログラマやRubyistが良い印象を持たれるように、ということに、大都市のみなさんには今後の地方開催RubyKaigiでは思いを馳せてほしい 32

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話してないこともかなりあります酒を飲ませて聞き出そう！（場合によっては破滅寸前まで吐かない情報もあります）「銅鑼が鳴ったら続きは懇親会で」 33