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 ビジネスチャットツールによるコミュニケー ション改革・業務改革と
 実践事例の紹介
 企業価値共創委員会主催 DX班 オープンセミナー 梶原成親 - kajinari - 2023-02-17

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この資料の目的
 ● ビジネスチャットツールを導入していない企業向けの内容です。
 ● 「DXコミッティ」と冠したセミナーなため、DXの基礎についても触れております。


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梶原 成親 楽天、リクルート、株式会社ヤプリ , 株式会社プレイドで情報システム を担当 プロセスを改善し、自動化を推進して、 メンバーが圧倒的なパフォーマ ンスを出せる環境構築と、クラウド時代に適応した「モダンな情シス」を 構築する外部CIOとして、多くのクライアントの環境構築をお手伝いし ています。 Biography ● DXER株式会社 取締役 ● 合同会社Kreis-Works.代表社員 主な書籍 ● 『SCRUM MASTER THE BOOK』翻訳

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皆様は、「DX」と聞いて
 どんなコトを想起されますか?


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DXとは
 ● アナログ情報をデジタル化すること?
 ● 何か最新のシステムを導入すること?
 ● 難しいもの?


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DXには、3つのステップがあります。
 引用:https://monstar-lab.com/dx/about/digital_transformation/

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DXとIT化
 ● DXとは、社会や組織・ビジネスの仕組みそのものを変革する こと
 ● IT化は、業務効率化と生産性向上を図るという非常に限定的 な言葉です。
 ● IT化もDX推進に向けた手段の1つ。
 まずは、IT化を一緒に考えることができたら、良いと思っていま す。


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DX、ITでとても大事な観点
 ● 紙をデジタルにするだけでは、デジタルな紙になっただけ。
 ○ 契約書のやりとりで、印刷した紙に捺印して、スキャンして、 メールする。
 ● 入力されたデータを再利用するのが大事
 ○ コピペをしないでも、次のプロセスにつなげていく
 ○ フォームに入力すると、自動的にテーブルにまとめられる
 


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コミュニケーション・ツールの変遷


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コミュニケーション・ツールの変遷
 電話
 メール
 ビジネスチャット


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コミュニケーション・ツールの変遷
 ● 社内でのコミュニケーションは、ビジネス・チャットがほぼほぼ。
 ● 社内の人へ連絡したい時にメールを使わない。
 ● Webミーティングの頻繁の利用
 ● 同期コミュニケーションから、非同期コミュニケーションへ


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口頭でのコミュニケーションとの比較
 拘束時間 電話をしている間。突然、拘束 される。 返せる時に返せば良い 会話ログ の検索性 記憶に頼って、メモする。
 電話で発注指示とか大変
 情報量 多い。一度に多くの情報を伝え るコトができる。 複雑な内容に不向き。
 微妙なニュアンス、文章力、読解力 の違いで齟齬が生まれたり 文字で残っているので、言った 言わないが無くなる


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メールとの比較
 応答時間 メールチェックした時に返信す る リアルタイムでのやりとり 会話ログ の検索性 メール宛先に入ってないと確認 できない 検索することで、後から見ること ができる 関連性 宛先、件名でまとめられるけ ど、メールとメールの関連をも たせるのは苦手 同じ話題であれば、同じチャン ネルに溜まっていく

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非同期と同期コミュニケーション
 非同期コミュニケーションとは
 ● チャット、電子メールなど
 ● 各々の都合の良い時間に通信を行うスタイル
 同期コミュニケーション
 ● 対面、Webミーティング、電話
 ● 相手とタイミングを合わせて通信を行うスタイル


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非同期コミュニケーションの特徴
 ● 自分の都合のよい時に連絡内容を確認、返信する
 ● やりとりを残せる
 ● 考える時間を確保できる
 ● 作業が中断されない


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ビジネスチャットツールの特徴


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ビジネスチャットツールの特徴
 ● 文字での会話
 ● 話題毎のチャンネル
 ● 全員が同じ情報に触れれる
 ● 公開チャンネルとプライ
 ベートのチャンネル
 ● ダイレクトメッセージ
 ● Web会議機能
 ● 他のクラウドサービスとの接続


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Slackの例


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ビジネスチャットツールの特徴
 ● 文字での会話
 ● 話題毎のチャンネル
 ● 全員が同じ情報に触れれる
 ● 公開チャンネルとプライ
 ベートのチャンネル
 ● ダイレクトメッセージ
 ● Web会議機能
 ● 他のクラウドサービスとの接続


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話題ごとのチャンネル
 ● チャンネルと呼ばれる専用の場所で会話を整理します。
 ○ #ask-会社生活、#ask-人事労務などの問合せチャンネル 
 ○ #team-セールス、#team-製造 などの部署系チャンネル 
 ○ 会社アナウンス、雑談チャンネルが作成されます。 
 ● チャンネル名を見ると、話題の背景が分かるようになってい る。
 ● 後から会話を見つけるのに役立ちます。
 ● トピックについて継続的に会話する内容だったら、チャンネ ルを作成する。
 ○ 定例会議と同じ様なニュアンス


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会話ログがとても大事なんです。
 ● テーマごとに別れた会議室のようなものを作れる
 ● 職員全員に開かれている。特定メンバーだけのものでもない
 ● 「ひとつの質問」が、「大勢の社員の疑問」を解消することができる
 ● 一対一ではなく大勢で情報を共有することでチーム力を高め、共 通認識のもとで効率的に仕事を進められます。
 ● 多くの人の目があると誤った情報や改善すべき点が見つかりやす く、作業ミスの防止にも役立ちます


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後から会話を見つけるのに役立ちます。とは


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ビジネスチャットツールの特徴
 ● 文字での会話
 ● 話題毎のチャンネル
 ● 全員が同じ情報に触れれる
 ● 公開チャンネルとプライ
 ベートのチャンネル
 ● ダイレクトメッセージ
 ● Web会議機能
 ● 他のクラウドサービスとの接続


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公開チャンネルとプライベートチャンネル
 公開チャンネルは、
 ● 透明性があり、メンバーなら参加可能です。
 ● 全員が同じ情報に等しくアクセスできます。
 ● 方針や考えなどを書いておくことで、社員間での情報共有が 自然と進みます。
 プライベートチャンネル
 ● チャンネルに参加しているメンバーに限られたチャンネルで す。
 ● 人事情報や、給与などの情報を扱うのに適しています。


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ビジネスチャットツールの特徴
 ● 文字での会話
 ● 話題毎のチャンネル
 ● 全員が同じ情報に触れれる
 ● 公開チャンネルとプライ
 ベートのチャンネル
 ● ダイレクトメッセージ
 ● Web会議機能
 ● 他のクラウドサービスとの接続


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ダイレクトメッセージ
 ● 個人間のメッセージ機能
 ● チャンネル全体のメンバーに知らせる必要のない、 一度限りの会話を交わしたい時に便利な機能で す。
 ○ ここ間違えてるよ。
 ○ 会議日時の変更をお願いするなど
 ● DMを使いすぎると、情報の非対称性を生み出し、 透明性が少なくなってしまいます。
 


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ビジネスチャットツールの特徴
 ● 文字での会話
 ● 話題毎のチャンネル
 ● 全員が同じ情報に触れれる
 ● 公開チャンネルとプライ
 ベートのチャンネル
 ● ダイレクトメッセージ
 ● Web会議機能
 ● 他のクラウドサービスとの接続


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Web会議機能
 ● オフィスでやるような、ちょっと会話する機能です。
 ● 画面共有機能を使って状況の説明ができるように なっています。
 ● 「同期コミュニケーションの良さ」を活用して、併用 するのが大事です。
 


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ビジネスチャットツールの特徴
 ● 文字での会話
 ● 話題毎のチャンネル
 ● 全員が同じ情報に触れれる
 ● 公開チャンネルとプライ
 ベートのチャンネル
 ● ダイレクトメッセージ
 ● Web会議機能
 ● 他のクラウドサービスとの接続


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クラウドサービスとの接続について
 ● 最後に事例と共に紹介しますね。


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その他のチャットツールの特徴


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他のチャットツールの特徴
 ● 日本製のサービス
 ● タスク管理機能が特徴的
 ● 基本的にはプライベートチャンネルで作られる。
 ○ 情報の透明性が下がる傾向にあります。
 ● 他のクラウドサービスとの連携が難しい
 ○ API経由でできるのですが、プログラムを書く必要がありま す。


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各チャットツールの特徴
 ● マイクロソフトのBusiness ライセンスに付帯されているため、安価 に利用できる。
 ● 日本では最も大きなシェアを獲得している。
 ● Slackと比較すると、拡張機能の数や連携可能な機能数は少な い。
 Microsoft Teams

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他のチャットツールの特徴
 ● 社外の人とLINEで繋がれる。
 ● 担当者が辞めても、社外の人とのコネクションは保ち、やりとりが 継続できる。
 ● LINEと同じ操作性なので、使い方が分かってる人が多い。
 ● Slackと比較して、他のクラウドサービスとの連携が難しい


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ビジネスチャットツールの効果


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チャット導入によるコミュニケーション改善例


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チャット導入によるコミュニケーション改善例
 https://slack.com/intl/ja-jp/customer-stories/ishiifood

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コミュニケーションの活性化


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非同期コミュニケーションで意識したいポイ ント


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チャットに不向きなもの
 ● 伝えたいことをテキストで正しく伝えるのは難しい。
 ○ 読解力・文章力・論理構成力が必要
 ● 誤解を与えない文字の書き方を意識する必要がある。
 ○ アレの件だけど〜。とかNG
 ● 認識を合わせする系の話は苦手なコトが多い
 ○ 相手が何を分かってないのかがわかりにくい。
 ○ 5ラリー以上続きそうなら、Web会議などに移行することが多 いです。


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Webミーティング(ハドルミーティングの例)


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テキストコミュニケーションで意識したいポイント
 ● ガイドラインを作る
 ○ 業務時間外の連絡。メンションはしても良い。控えるなど
 ● 一方的に長文を送らない
 ○ 比較的短めの投稿でやりとりする。
 ○ 長い場合、読解力のズレによって、認識のズレに繋がりやすい
 ○ 会話と一緒でわからないことを分からないと聞くのが良い
 ● 対面コミュニケーションとの使い分けを決めておく


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外部サービスとの接続・自動化・効率化


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DX、ITでとても大事な観点(再掲)
 ● 紙をデジタルにするだけでは、デジタルな紙になっただけ。
 ○ 契約書のやりとりで、印刷した紙に捺印して、スキャンして、 メールする。
 ● 入力されたデータを再利用するのが大事
 ○ コピペをしないでも、次のプロセスにつなげていく
 ○ フォームに入力すると、自動的にテーブルにまとめられる
 


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外部サービスとの接続とは
 通知する
 アクション する


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Googleドライブとの連携
 ● 「プレゼンテーションファイル」にコメントがあると、Slackに通知がある機能です。
 ● ファイル共有された時なども通知があり、重要な通知を見逃しません。


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● 紙に出さなくても良い。FAX見に行かなくて良い。
 ● チームで共有できる。
 ● 必要あれば、GoogleドライブへPDF保存。
 FAX受信したら、Slackに通知する
 複合機で
 メールを送信 複合機でPDF送信 Slackに通知


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通知をチャットに流してチームで対応する
 ● チームで問題を共有できる。
 ● 経理から担当者へ伝える必要が無くなる


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営業の問合せを集約する
 ● その場で「誰が担当する」「作戦の立て方」を会話できる。
 ● 流しておくことで、問合せが増えた、減ったかがわかる。
 ● 目的など流すことで、マーケ担当者がチェックして訴求通りできている。などを チェックできる


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入力頂いたデータから、作業内容を把握
 ● 申請者が新しくサービス契約作業を依頼する
 ● そのスレッドでタスクが開始する


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そして、管理台帳へ自動的に転記される


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タスク管理ツールとの連携(その1)
 ● Slackに通知されると、そのタスクでわからないことが あった時に、すぐ助けを求められる。
 ● タスクを分担してる場合、誰が担当してるかわかる


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タスク管理ツールとの連携(その2)
 
 ● 高機能なツールであれば、Slackからコメ ントすれば、ツールにも反映される
 ● 仕事に必要な通知を見逃さない
 ● 「確認待ち」って一番無駄な時間の使い 方。それが減る。


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連携する事でチャットツールで完結する
 ● 紹介した例では、プログラムを書く必要がありません。全て画面 上の設定からできます。
 ● クラウドサービスと連携することで、Slackから離れて、別のサー ビスへ移動しなくても確認できるようになります。
 ● ビジネスチャットツールが、デスクワークの情報ハブになります。


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チャットツールを使ったDX事例


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「Slack」と「Teams」で発送手続き、ヤマト運輸が宅急便で新機能


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「Slack」と「Teams」で発送手続き、ヤマト運輸が宅急便で新機能
 ● 利用者は普段使ってるチャットツールから集荷依頼をする
 ○ 別のツールにログインする必要無くて手間が減る
 ○ 社内手続き不要でラク
 ● ヤマトは
 ○ 入力したデータを使って伝票を作成(データ再利用)
 ○ 新しいサービス・ビジネスが創出できてる
 Slackを普段使いしているからこそ気づいた着眼点


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まとめ


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まとめ
 ● チャットツールは、今や無いと考えられないサービスで、コミュニケー ションのハブとして成り立っている。
 ● アナログをデジタル情報にするだけでは足りない。
 ● 「情報を再利用」できるようにすると効率化・改善ができます
 ● チャットツールは、コラボレーションしやすいものを選ぶことができる と、より効果的です。
 ● IT化を行ったその先に、DXがあるものと考えています。


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