Google Workspace 管理者の悩みを解決してみた

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Google Workspace 管理者の悩みを解決してみた 2024/02/16　ONE CAREER Inc.　Hotaka Noda 1

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ONE CAREER Inc . Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 自己紹介 Career 趣味 2 Hotaka Noda (野田穂高) Corporate Engineer and SRE ・情報システム @JGSDF ・ CCoE 立ち上げ&DX推進 @人材広告・ CCoE 立ち上げ支援 @クラウドSIer ・ CCoE 立ち上げ @ONE CAREER 　 Corporate Engineer / SRE (FinOps) 担当・ Shogi (Japanese chess) ・ Blood donation X（旧Twitter）：@Hotaka_Noda

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 一般的に思われていることはじめに 7 ● 入社入場時にアカウント発行 ● 退社退場時にアカウント削除実際にくる相談 ● メール届かないんだけど！！（怒） ● ネットワークが重く、 Web 会議できないからなんとかしろ！！ ● Google にログインできなくなって仕事できないから早くリセットして！！ ● スプレッドシートが無い！復元して！！ ● 今日入場した業務委託の方のアカウントが無い。（申請出してない）

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 共通していることはじめに 8 実際にくる相談 ● メール届かないんだけど！！（怒） ● ネットワークが重く、 Web 会議できないから困ってる！！ ● Google にログインできなくなって仕事できないから早くリセットして！！ ● スプレッドシートが無い！復元して！！ ● 今日入場した業務委託の方のアカウントが無い。（申請出してない） ● 至急対応してほしい ○ 何なら最優先で対応してほしい

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 共通していることはじめに 9 実際にくる相談 ● メール届かないんだけど！！（怒） ● ネットワークが重く、 Web 会議できないから困ってる！！ ● Google にログインできなくなって仕事できないから早くリセットして！！ ● スプレッドシートが無い！復元して！！ ● 今日入場した業務委託の方のアカウントが無い。（申請出してない） ● 至急対応してほしい ○ 何なら最優先で対応してほしい ○ GWSが奥深いこともあり ○ これが結構な無茶

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. メールが届かない対応ケース１：メールが届かない 15 先方からメール送ったと言われたのに来ない。。。メール送ったと言われたのに来ないと言われた。。。もう一回送りました迷惑メールフォルダにも届いてない。。・・・。何ででしょうね。。。（それは送り手の問題だよ） ● 一般的には迷惑メールフォルダを確認してもらう ○ それでも無いのであれば、先方に再送してもらう迷惑メールフォルダ確認して、先方に再送依頼していただけないでしょうか？

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. Web会議が切れる対応ケース２： Web 会議が切れる 25 ● 一般的には状況をヒアリングする ○ 大体は状況説明やログがない ■ 問い合わせがくる（エンドレス。。。） Web 会議でプツプツ切れるのでなんとかしてほしい状況を詳しく教えていただけないでしょうか？昨日発生なのでこれ以上詳しく説明できません・・・。すみませんが、次回発生したら早めに教えていただけないでしょうか？

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 補足：Google Meet ( Web 会議ツール ) Google Meet とは 27 Google Workspace のWeb 会議ツール - 主催者の Google Workspace ライセンスにより利用機能や同時接続数が変化するライセンス同時視聴数備考 Business Starter 100 Google アカウントなしゲスト参加可能 Business Standard 150 Zoom Pro ライセンスと同等の機能提供 Business Plus、 Enterprise Standard 500 Zoom Pro ライセンスと同等の機能提供 Enterprise Plus 1,000 うち500ユーザーは閲覧専用

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. 退職者のファイルが消えたケース４： Google Drive の復元 38 ● 対応期限までに移行しなければ後の祭りスプレッドシートが無くなった。先々月退職した◯◯さんのファイル復元してえ、退職申請の際にアカウント移行申請出してないですよね？業務影響出ているんです。至急でお願いします。・・・。削除して20日過ぎてるから無理です。

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース`４：Gmail の復元 40 ● データを保存していなければ対応しようがない 4ヶ月前に退職した△△さんが情報漏えいの疑いあるので過去のメール復元してえ、△△さんのGoogle アカウントは削除したので、復元できないですよ〜え。。。困ります。。。。。調査できないのでなんとかなりませんか？なんともならないです。今後必要であれば、退職者のライセンス費用は監査部門にチャージさせてもらいます。恐怖の監査対応

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース４： Google Drive の復元データ復元への備えとして使えるアカウント状態管理 41 1. AWS Cost Explorerのデータを Redshiftに統合して Lookerで可視化する (https://blog.trocco.io/case-study/aws-cost-explorer_to_redshift_to_looker) 状態ログイン可否ライセンスアクティブ可能通常のライセンスを消費停止中不可通常のライセンスを消費アーカイブ不可専用ライセンスが必要（安価） ● 離職などでアカウントを削除する場合、そのまま削除すると、GmailやDriveが消えます。 ○ Drive はアカウント削除前に移行ツールで他の方に移動することができます。 ● 停止中にすることでログイン不可にすると通常のライセンスを消費します ○ 離職後メールを検索する可能性がある場合はアーカイブユーザーライセンスを検討 ■ 通常ライセンスより費用が安価 ■ Business Plus 以上で利用可能

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース４： Google Drive の復元データ復元への備えとして使えるアカウント状態管理 42 1. AWS Cost Explorerのデータを Redshiftに統合して Lookerで可視化する (https://blog.trocco.io/case-study/aws-cost-explorer_to_redshift_to_looker) ● 離職（離任）時のデータアーカイブサイクルを検討 ● 以下はアカウント状態によるデータ復旧タイミングユーザー削除離職復元可能（20日間）ユーザー停止復元不可 AUライセンス切替ユーザー削除ユーザー削除復元不可復元不可復元可能（ユーザー削除から 20日間）復元可能（ユーザー削除から 20日間）

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース５：突発的なアカウント発行コマンドラインツールでアカウントオペレーション自動化 ● アカウント運用は原則、管理コンソールから作業となります。 ● Google Cloud と GAM（Google Workspace 用コマンドラインツール）で運用負荷を減らすことが可能。 ○ 注意 ■ コマンドラインツールはGoogle 社が提供されるものではなく、オープンソースである。 ■ サポートはありません。トラブルが起きた時は自己解決ができる方が利用するツール ■ また日本語によるドキュメントも殆どない。。。 ○ メリット ■ 先にテンプレートを作成できていれば、急にアカウント追加依頼があっても対応できる ■ 作業品質の均一化が可能 46

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. ケース５：突発的なアカウント発行コマンドラインツールでアカウントオペレーション自動化 ● Google Workspace のアカウント運用は原則、管理コンソールから作業となります。 47 ● 管理コンソール ● GAM（コマンドラインツール） ● 作業時間：2 - 3分/件 ● アクセス設定：作業者により差分がでる ● 作業時間：1 - 2分/件 ● アクセス設定：作業者による差分がない

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Copyright © ONE CAREER Inc. All Rights Reserved. まとめ 49 Google Workspace の運用 ● Google Workspace のログからだいたいのあたりをつけることはできる ● ネットワーク状況を把握ができたりします ● 思いつかない場合は、サポートに聞くのも手フレキシブルな運用も行える ● 携帯アプリで簡易的なユーザー管理が可能臨機応変に対応が可能 ● 運用自動化を行うのであれば GAMを利用　　習得難易度が高いが、メリットも大きい