[ 2019/04/16 ] Taichi Nakamura ( 中村 太一 ) Office 365 の便利な使い方 会議の準備を少し楽に！議事録を取るクセを！

自己紹介 ➢ 元 ミュージシャン（ギタリスト／アレンジャー） ➢ 元 Webデザイナー ➢ SharePoint 2007 / 2010 / 2013 を約7年（運営／構築） ➢ 某社 で Office 365 全般を2年半弱 ➢ 無職（2019/03の1ヶ月間を予定）←ヤバい！ 好き 家族 ／ ギター ／ ヘヴィーメタル ／ クルマ ／ DIY ／ 写真 ／ ガンプラ ／ ラジコン ／ ミニ四駆 ／ Office 365 ／ などなど…

本題に入ります！

本動画の対象ユーザー

本動画の対象ユーザー ✓ Office 365 が導入されているけど、何ができるのかイマイチ わからない人。 ✓ 日々の業務上の作業に課題を持っている人。 ✓ ITスキルは自分で磨いていかないと！と思っている人。 今すぐに非エンジニアでも試せる事を想定しています

想定するシナリオ

想定するシナリオ ✓ 会議を開催 ✓ 事前に会議資料の共有 ✓ 議事録を取る ✓ 議事録の共有 ✓ 議事録が見られたか確認

改善前の作業フロー

改善前の作業フロー 【1】 会議の開催連絡 【2】 事前に会議資料の共有 または会議資料の作成を 促し提出を求めるなどの 調整 【3】 会議開催 議事録を取る（書記をア サインする） 【4】 議事録の共有 関係者の議事録閲覧を チェック 開催者

改善前の作業フロー 【1】 会議の開催連絡 【2】 事前に会議資料の共有 【3】 会議開催 議事録を取る 【4】 議事録の共有 関係者の議事録閲覧 チェック 開催者 ✓ 事前の連絡や準備 が大変 ✓ 議題の事前共有が ない ✓ 会議資料を事前に 目を通し忘れる ✓ そもそも議事録を 取らない ✓ 議事録を取るツー ルがバラバラ ✓ 書記がいるほど人 がいない ✓ 議事録を取っても 共有しない ✓ 共有しても読まれ ない

課題

課題 【1】 会議の開催連絡 【2】 事前に会議資料の共有 【3】 会議開催 議事録を取る 【4】 議事録の共有 関係者の議事録閲覧 チェック 開催者 ✓ 不必要な会議の頻発 ✓ 会議の透明性がない ✓ 会議の成果が共有されない

課題 【1】 会議の開催連絡 【2】 事前に会議資料の共有 【3】 会議開催 議事録を取る 【4】 議事録の共有 関係者の議事録閲覧 チェック 開催者 ✓ 不必要な会議の頻発 ✓ 会議の透明性がない ✓ 会議の成果が共有されない ✓ 効率化したい！ ✓ マインドセットを変える試 みをしてみたい！

Office 365 でちょっと解決！

Office 365 でちょっと解決！ 【1】 Outlook の予 定表に会議イ ベントを作成 開催者 【3】 Microsoft Teams に通知 メッセージを 投稿 【4】 Microsoft Planner に会 議の準備タス クを追加（開 催者向け） Microsoft Flow 【2】 OneNote に議 事録ページを テンプレート として作成 データを貯めれ ば、 Power BI で可視化できる オマケ機能。 ▼事前準備 ▼会議 【5】 自動作成され た議事録ペー ジに参加者全 員で同時に共 同作業 ▼会議終了後 【6】 Microsoft Teams に 議事録チェックの通知 メッセージを投稿 メンバーは議事録確認 したらメッセージにい いねをする 【7】 会議の議事録確認 をメンバーがした かを確認するタス クの追加（開催者 向け） 【8】 データをカスタム リストに蓄積 すべて Microsoft Teams に集約

Office 365 でちょっと解決！ 【1】 Outlook の予 定表に会議イ ベントを作成 開催者 【3】 Microsoft Teams に通知 メッセージを 投稿 【4】 Microsoft Planner に会 議の準備タス クを追加（開 催者向け） Microsoft Flow 【2】 OneNote に議 事録ページを テンプレート として作成 データを貯めれ ば、 Power BI で可視化できる オマケ機能。 ▼事前準備 ▼会議 【5】 自動作成され た議事録ペー ジに参加者全 員で同時に共 同作業 ▼会議終了後 【6】 Microsoft Teams に 議事録チェックの通知 メッセージを投稿 メンバーは議事録確認 したらメッセージにい いねをする 【7】 会議の議事録確認 をメンバーがした かを確認するタス クの追加（開催者 向け） 【8】 データをカスタム リストに蓄積 すべて Microsoft Teams に集約 ✓ 会議を作成すると強制的に議事録ページが作成 ✓ OneNote で議事録を共同作業できる（出席者全員の 会議の参加意識を高める） ✓ 議事録確認をチェックする事で共有度を高める ✓ 諸々の準備や対応が少し自動化 ✓ チームリーダーは会議の状況を可視化できる

今回利用するサービス

今回利用するサービス Microsoft Teams Microsoft Flow OneNote Outlook （予定表） Microsoft Planner SharePoint Online Power BI

DEMO

フローの中身

フローの中身 若干アクションが多めですが、 一つ一つは難しい設定はほと んどありません。

まとめ

まとめ ✓ 全てを自動化させようと敷居を上げず、やれるところから 徐々に便利にしていく。 ✓ Microsoft Teams のメッセージに「いいね」をつける！など、 ルールで対応できる部分は、それでいいじゃん。 ✓ 業務効率化もできるけど、マインドセットを変えていくキッ カケ作りの試みにも活用できる。

おしまい