Wohngruppe / Vollstationäre Hilfe

"Ich bin Pädagoge geworden, kein Verwaltungsangestellter."

Foto von Liza Summer Jugendliche kaufen für sich ein und übergeben die Quittungen an die Betreuer:innen Betreuer:innen geben die Daten in das System ein, kleben die Quittungen auf, scannen sie und schicken sie zur Kostenstelle Kostenstelle und die Regionalleitung kontrollieren die Rechnung und Leiten sie ans Jugendamt zur Erstattung weiter Kostenerstattung für Jugendliche

Schmerzpunkte Foto von Karolina Grabowska: Alle Quittungen müssen händisch aufgeklebt werden Die Art des Klebers (Prittstift vs. Tesafilm) kann zu Beschwerden durch die Kostenstelle führen Quittungen müssen eingescannt und verschickt werden Oft ist die PDF Datei zu groß zum Hochladen Hinweise auf Fehler sind so unspezifisch, das es bis zu einem halben Tag dauern kann, um sie im System (TopSoz) zu finden

mind. 4h pro Woche / 184h pro Jahr Zeitaufwand für Betreuer:Innen >200 Betreuer:innen (stationärer Bereich) >36800 Stunden pro Jahr

"Die Jugendlichen wissen nicht, wie man Google benutzt." Foto von Liza Summer

Herausforderungen kombinieren Hoher administrativer Aufwand bei Betreuer:innen Niedrige Digitalkompetenz bei Jugendlichen ?

Smarti (Expense Management System) ● SmartScan für Quittungen ● Einordnung in Ausgabe Kategorien ● Automatische Erstellung und Weiterleitung von Abrechnungen an die Kostenstelle ● Integration in das bestehende System

(Rück) Meldung Prüfung KI Scannen Einkauf Jugendliche kaufen ein Scan wird automatisiert ausgelesen, kategorisiert und weitergeleitet Jugendliche scannen die Quittung EVIM Kostenstelle erhält aufbereitete Daten (potentiell ebenfalls automatisierbar) Jugendamt und Betreuer:Innen erhalten Auskunft über Ausgaben Automatisierter Expense Management Prozess Betreuer:innen haben jederzeit Einsicht und Korrekturmöglichkeiten in die Kosten.

https://www.smartreceipts.co/ (kostenfrei, Open Source) Anbieter Empfehlung: Smart Receipts ● OpenSource unter AGPL 3.0 Lizenz ● SourceCode auf GitHub ● White Label Option ● Export als PDF oder CSV ● Kostengünstig (10€/Jahr)

KI-Kernfunktionalität von Smart Receipts: OCR (Optische Zeichenerkennung)

Mehrwerte Zeitersparnis der administrativen Arbeit Mehr Zeit für Jugendliche und Betreuer:innen Digitalkompetenz verbessern Eigenverantwortung üben

Weitere Anwendungsmöglichkeiten für KI Hilfeplangesprächs-Assistent KI Features ● LLM Zusammenfassung der Hilfeplan- Gepspräche ● Soll-ist Auswertung des Hilfeplans ● Selbstlernende Textbausteine für Evaluation durch die Betreuer:innen Schmerzpunkt Bisheriges CMS ist nicht auf Jugendarbeit ausgelegt (kommt aus dem Health Sektor). Kapazitäten-Prognose KI Features ● Analyse der Wiederkehr Frequenz von Jugendlichen. ● Prognose für zukünftige Auslastung ● Dashboard Schmerzpunkt Überlastung, besonders in Notfällen. Mitunter müssen Jugendliche 100km zu Unterbringungen gefahren werden.

Ideenpriorisierung Niedrig Mehrwert Hoch Selbstlernende Textbausteine Kapazitätsplanung Jugendamt + Träger Dashboard Kapazitätsplanung EVIM Expense Management System Soll-ist Auswertung Hilfepläne Empfehlungssystem Maßnahmen Auswahl durch Mehrwert + Realisierbarkeit

Unser Vorgehen

Service Blueprint Interviews Tech Risk Zones KI Canvas Methoden Empathy Mapping Customer Journey Affinity Sorting Cost Benefit Analyse

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Danke für die Offenheit und das herzliche Willkommen!

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