4000人以上が参加したコミュニティオンラインイベント JAWS DAYS 2021 のプロジェクト管理について / JAWS DAYS 2021 Project Management

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4000人以上が参加したコミュニティオンラインイベントJAWS DAYS 2021 のプロジェクト管理について JAWS DAYS 2021 実行委員長山口正徳 JBUG 高知 #2 仕事やイベントをうまく回すためのプロジェクトマネジメントを学ぼう

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山口正徳(Masanori YAMAGUCHI) フォージビジョン株式会社 JAWS DAYS 2021 実行委員長 AWS Community Hero, AWS Samurai 2020, AWS Ambassador APAC Community Award 2022 kinunori

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お話しすること JAWS DAYS 2021 の特徴プロジェクトの体制プロジェクトリードのポイントトラブル対応

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JAWS DAYS とは JAWS DAYS は主催JAWS-UG、後援AWSJで行われるイベント運営会社などに委託して作ってもらうのではなく、　　自分たちで企画し、運営している　　　　　　　　　　　　　 (一部業者に委託する作業はある) まさにAWSユーザーによる、AWSユーザーのためのイベントヌーラボさん、デジタルキューブさんにもサポートして　　　　いただいています　 JAWS-UG最大のイベント

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JAWS DAYS 2021 の特徴初期からフルオンラインを前提に企画実行委員は全国各地から募集、準備も全てオンラインで実行配信基盤を全て自分たちで実装、配信オペレーションも全て６トラック同時進行準備期間は約４ヶ月　自分たちで運用

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タスク管理ごめんなさい、Backlog自体の使い方などの話はしません。。。

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６トラック同時進行タイムテーブル

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プロジェクト体制 2名 2名 1名 4名 1名 1名 1名 1名「オンラインのメリットを最大限」北海道〜九州まであえて全国のUGメンバーに声かけ

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プロジェクト体制(つづき) 全国から１３名が参加実行委員の間では実際に会ったことない人も多数全員ボランティア準備、進行はすべてオンラインで実施 JAWS DAYSの運営に関わった経験があるのは私のみ　 (私も会ったことない方が半数程度)

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プロジェクトリードのポイントサポーター = ステークホルダー、ビジネスを理由としたプロジェクトではないオンラインのためコミュニケーション齟齬を前提に考える　実行委員長 = プロジェクトマネージャー、　実行委員 = プロジェクトメンバー or プロジェクトリーダーと捉える　モチベーション、そして使える時間も限界がある

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どのようにポイントを抑えたかモチベーションへのアプローチネガティヴではなくポジティブに捉え、伝えるチャレンジが重要であること、失敗を恐れないことを対応して欲しいことのイメージをしっかり伝える短い間隔で成果が見えるようにする班(後述)の間で成果を共有できるようにするプロジェクトマネージャー(実行委員長)が率先して動く　　　共通事項とする(仕事ではない)

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どのようにポイントを抑えたか（つづき）時間へのアプローチ対応する作業を大きく分類し班に分ける複数人で並列実行できるようタスク粒度を調整するイメージが伝わりやすい人を見つける全体のミーティングで細部のディスカッションを控える細部は班内でディスカッションする業者とのやりとりは少人数(2人程度)に集約する見落とし、伝言ゲームを防ぐ

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結果・参加者、視聴者数申し込み者数： 3,945人　（これまでの最大は 2019年の2,450人）当日ユニーク視聴者数： 4,043人（Google Analytics のユニーク数）瞬間最大同時視聴者数： 1,153人（Track A Jeff Barrセッション）・イベント申し込み傾向 JAWS DAYS 2021 初参加者数： 2,228人関東以外からの参加者数： 1,087人・配信事故ゼロ６トラック全て問題なく配信、登壇者入れ替わりの遅延などもなし

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トラブル対応クロージングでまさかの地震 2021/3/20 18:09 宮城県沖地震震度５強クロージングを切り上げ、懇親会も中止にオンラインイベントは全国に参加者がいるオフラインもオンラインも同じ、参加者の安全を第一に別日で re:Cheers とタイトルをつけた懇親会＆振り返りイベントを企画。専用のステッカーなども作成し配布結果的に実行委員にスポットがあたるイベントとなった

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おまけ実行委員、スタッフには常に感謝の気持ちを明確に伝えようクロージングで実行委員1人1人が何を対応してきたのか引き継ぎを意識して準備するコミュニティイベントは毎年実行委員が入れ替わる可能性が高いメモや資料に残し、次の人たちが真似できるようにする家族大事仕事 + コミュニティで家族の時間を削ってしまうことに　　　説明し、感謝の気持ちを伝えました (途中で切り上げて、続きは振り返りイベントになった) 　　　あらかじめ対策しておく必要がある

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ご静聴ありがとうございました

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JAWS DAYS 2022 2022/10/8 開催(終了)

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JAWS-UG ドアキ JAWS DAYS 2022 振り返りイベント 2022/11/4 開催予定