Jira全社展開の裏側 - 多数の部門と協働して全社標準ツールとして確立させた、調整・工夫・合意形成のリアル / The story of the rollout of Jira

by MEDLEY, INC.

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 3 本セッションの内容本セッションの内容 ● Jira の導入プロセス ● 費用対効果が見えづらいツール導入の論理プロセス ● 全社標準ツールの選定・展開の事例「なぜ Jira を導入したのか」「どのような課題を乗り越えたのか」を中心にお話します。導入の際のヒントになれば嬉しく思います。本セッションで触れること

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 5 会社紹介ミッションメドレーは、テクノロジーを活用した事業やプロジェクトを通じて、医療ヘルスケア分野の課題を解決していきます。それにより、「持続可能な医療」の実現と、患者さんやそのご家族にとって「納得できる医療」の実現を目指しています。参考：会社説明資料（ https://speakerdeck.com/medley/medley-company-guide）

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 7 会社紹介大切にしている価値観（Our Essentials）凡事徹底長期のカスタマー価値を追求日々の倹約と大胆な投資の両立革新と改善を主導全てを明確に誰よりも詳しく信頼を獲得する建設的に進める組織水準を高めるドキュメントドリブン自分をアップデート成果を出すメドレーの掲げるミッションを達成するために必要不可欠となる 12項目の行動原則を定めています。 Our Essentialsを組織づくりの中核に据えており、人事制度にも組み込まれています。参考：大切にしている価値観（ https://www.medley.jp/team/culture.html）

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 10 弊社におけるAtlassian製品 Atlassian製品の利用歴（Server→Cloudへ） 2018年にesaから移行して以来、約7年にわたって、全従業員でConfluenceを利用し続けています。 Confluence ServerからCloudへの移行は2024年6月に、Jiraの全社での利用は2024年10月から開始しています。 2018年8 月 esa Confluence Server 2024年  6月約6年 Confluence Cloud Jira Cloud 2024年  10月総ページ数：約28万ページプロジェクト数：29

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 14 プロジェクト管理ツール導入の背景プロジェクト管理ツール（Jira）導入に至る課題各部門が自由にJiraやClickUpを契約しており、横断的なアカウント管理や契約管理が行われていませんでした。また組織の拡大に伴い、進行するプロジェクト数が増加したことも、全社横断のプロジェクト管理ツールの導入のきっかけとなりました。契約・事務作業が煩雑 ○ 各部門が異なるツールを使用する場合、各部門で入退社や契約事務作業等を行う必要がある ○ 部門を跨ぐプロジェクトになると、違うツールを使っていたりし、ライセンスが 2重で必要 01 各ツールのキャッチアップ・ナレッジ共有がしづらい ○ 開発部門内でも異なるツールを使用している為、各ツールの操作をその都度学習する必要がある ○ ツールのTipsが各部門バラバラで溜まりにくい 02 プロジェクト管理手法のナレッジ共有が難しい ○ ナレッジの場所が散在しており、他プロジェクトのプロジェクト管理資料を探すのが困難 ○ タスクの作成粒度や項目が個人によって異なっており、品質が一定ではない 03

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 16 Jira導入のタイムラインとプロセス導入検討から運用開始までのタイムラインと導入プロセス 2024年8月から検討を始め、11月6日に全社稼働を開始しました。およそ 3ヶ月で全社稼働まで完遂しました。現在までに29個のJiraプロジェクトが作成され、コーポレート、事業、開発部門それぞれで利用されています。部門へのヒアリング要件定義製品選定部門との調整導入前準備先行稼働全社稼働 7月 8月 9月 10月 11月

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 18 Jira 導入における課題と解決 Jira導入において難しかったこと Jira導入において難しかったこととして、費用対効果の可視化の難しさ、組織内合意形成、そして利用者層の多様性という 3つのポイントが有りました。 01 費用対効果の可視化の難しさプロジェクト管理ツールは、単一作業ごとのコスト算出が難しく、導入前後での数値評価が困難 02 全社導入 ≠ 全従業員が利用全社展開と言えども全従業員が使うわけではなく、部門ごとに利用ニーズや利用状況が異なる 03 組織内合意形成多様な部門間でニーズが異なるため、各部門との調整や合意形成が必須

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 20 費用対効果を出すのはなぜ難しいのか？プロジェクト管理ツールはコミュニケーションツールであり、具体的な数値（例：売上増やコスト削減）に直結しないため、定量的に評価するのが難しいということがあります。課題1：費用対効果の可視化の難しさープロジェクト管理ツールがコミュニケーションツールと捉えられる理由ー ❖ 非同期でのコミュニケーション ➢ メンバーが自分のペースで情報を確認・更新できるため、時間や場所に縛られず、持続的な情報共有が可能 ❖ ツール上でタスクに基づく議論とフィードバックが可能 ➢ 各タスクに対してコメントやファイル添付で意見交換が行え、具体的な業務内容に即した議論が可能 ❖ 情報を一元管理し、可視化 ➢ タスク、進捗、期限、担当者などが一つの画面で確認でき、全員が最新状況を把握可能

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 23 Microsoft Oﬃce Excel スプレッドシートやExcelを使ってプロジェクト管理されている方結構いるんじゃないでしょうか？プロジェクト管理ツールを導入していなくても、暗黙的に何かしらのツールでプロジェクト管理を行っており、そもそもの前提として、プロジェクト管理ツールはメールやチャットツールと同じく現代では必需品と言っても良いのではないかと思います。課題1：費用対効果の可視化の難しさプロジェクト管理ツールは何を使ってますか？リスト

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 24 課題1：費用対効果の可視化の難しさ解決策：課題ドリブンで導入判断を行う導入に対する検討と部門との議論を重ねた結果、今ある課題を解決するためには、「プロジェクト管理ツールの全社標準化を図ることが最善である」という結論に至りました。プロジェクト管理ツールを統合し、コーポレート部門管理とする契約・事務作業が煩雑 01 各ツールのキャッチアップ・ナレッジ共有がしづらい 02 プロジェクト管理手法のナレッジ共有が難しい 03 プロジェクト管理ツールを全社で標準化するプロジェクト管理ツールの導入をしない場合は、ルールでしか制限することはできないため、現実的な実行力が乏しい

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 27 課題2：組織内合意形成合意形成において意識したポイント既にJiraや他ツールを使っていた部門の方には、全社の Jiraに移行してもらう負担をかけることになるので、事前相談、移行メリットの提示、移行を強制せず他ツールの選択肢も残すことの 3点を意識しました。移行メリットの提示 02 柔軟性の確保 03 部門への事前相談 01

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 28 課題2：組織内合意形成 01. 部門への事前相談プロジェクト管理ツールのヘビーユーザーである開発部門と、既に Jiraを使っている部門に対して、全社標準としてのプロジェクト管理ツールがどうあるべきかを入念に認識合わせしました。部門へのヒアリング要件定義製品選定部門との調整導入前準備先行稼働全社稼働 7月 8月 9月 10月 11月

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 29 課題2：組織内合意形成 02. 移行メリットの提示 ✔ アカウント管理・契約手続きの負担軽減 ✔ 部門ではなく、全社共通で費用負担コーポレート部門でアカウント管理することで、各部門で個別に行っていた煩雑なアカウント管理や契約手続きが不要になり、日々の運用がシンプルに。なおかつ、Atlassian Guardを使えてセキュリティレベルも向上 ✔ マニュアル作成の負担軽減コーポレートIT管理として、全社利用することで基本的な操作方法や Tipsといったマニュアルを、各部門で準備する必要がなくなる。各部門単独で費用を負担するのではなく、全社コストとして負担することで、部門間のプロジェクト共有をしやすくする。全社のJiraに移行してもらうメリットとして、以下の 3点のポイントを意識しました。結果的に組織内のJiraについては、全社のJiraに移行いただきました。

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 30 課題2：組織内合意形成 03. 柔軟性の確保 Jiraを全社標準に設定しましたが、Jiraの用途がどうしてもあわない場合も考えられるため、別のプロジェクト管理ツールを使っている部門に強制はせず、他のツールを使える余地も残すことにしました。分類説明利用部門コーポ ITによる代替製品の提供部門での別製品可否例パターン 1 ● 指定のシステムのみを利用する全従業員提供しない不可ナレッジ管理標準製品：Conﬂuence パターン 2 ● 原則、指定のシステムを利用する ● ただし、「部室長」判断の下、業務要件により「CIT指定の代替製品」の利用が可能全従業員提供する不可オフィスソフト標準製品：GWS 代替製品：Oﬃce365 パターン 3 ● 対象の領域においてツールが必要な場合、指定のシステムの利用を推奨する ● ただし、「部室長」判断の下、業務要件により「部門での別製品」の導入が可能必要部門のみ提供しない可プロジェクト管理ツール標準製品：Jira 表：コーポレート IT管掌システムの全社での利用方針

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 34 まとめ Jira全社導入において重要だと考えること Jiraの全社導入、ひいては全社で利用するツール導入において、課題設定と利用部門の理解が重要 1 ニーズの把握利用部門のニーズを正確に把握することで、適切なツール選定や導入計画の立案が可能になる 2 課題設定課題ドリブンで導入を進めることで、目的意識を共有し、各部門の協力を得やすくなる 3 メリットを示す全社標準を使用するメリットを示すことで、移行への抵抗感を減らし、スムーズな導入を促進する

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Copyright© Medley, Inc. ALL RIGHTS RESERVED. 35 まとめコーポレートエンジニアを募集中です！募集の一覧（ https://www.medley.jp/jobs/ ）メドレーではコーポレートエンジニアを募集中です！組織拡大に伴い、複数のポジションを募集しています。少しでもいいなと思っていただいたら、ぜひご応募ください ● Our Essentialsに共感する方 ● 新しいことや困難な課題に挑戦したい方 ● 挑戦する環境でキャリアアップを実現したい方 etc 参考：メドレーの急成長を支えるコーポレート IT室の役割と取り組み（https://note.com/medley/n/ne140ecdd8bac）