アクションボタンを使いこなす！ 業務効率化の強い味方をご紹介

株式会社ニットの飛び道具!? 派手髪がトレードマーク 平島 奈美 2015年7月 オンラインアウトソーシングサービス HELPYOUにスタッフとして登録 2017年9月 運営母体である株式会社ニットへ正社員登用 ～現在 CS立ち上げ→マーケティングを経て 業務改善コンサルタントとして、 社内外の業務プロセス課題を解決中

「あなたがいてよかった」をすべての人に メンバー全員が 勤務 海外在住・アドレスホッパー・地方在住と環境は様々

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日々の業務の中で一番非効率かつ、 無駄なものってなんだと思いますか？ Question

コピペ・転記作業 Answer

コピペ＝悪 属人化 ミスリスク 非効率

コピペ＝悪 属人化 ミスリスク 非効率

機能名 概要 ルックップ レコード入力中に別のアプリから情報をコピー アクション 登録したレコード情報を別のアプリレコードに コピー 関連レコード レコードに入力した情報に応じて、 関連するレコード情報を自動的に表示

ルックアップとアクション どちらも似たような機能で 正直どちらを使えばいいのか わからない・・・

片方だけでは不十分 設計して併用することに 価値がある Answer

① 冗長化 • 人による作業粒度を統一できる設計 • 人によるミスリスクがない設計 ② 業務効率化 • 作業工程をできる限り少なくする設計 ③ データ連携 • データ連携できている設計 • 情報更新時に各所修正が自動連係できる設計

① 冗長化 • 人による作業粒度を統一できる設計 • 人によるミスリスクがない設計 ② 業務効率化 • 作業工程をできる限り少なくする設計 ③ データ連携 • データ連携できている設計 • 情報更新時に各所修正が自動連係できる設計

ルックアップ 他のアプリから必要なデータをコピーして 取得できる機能

◼ 参照する元のレコード数が多いと探すのが大変 ◼ 類似するレコードがある場合の選択ミスリスク 課題 ルックアップ機能の落とし穴

◼ 参照する元のレコード数が多いと探すのが大変 ◼ 類似するレコードがある場合の選択ミスリスク 課題 ルックアップ機能の落とし穴

アクション 指定したアプリにレコードのデータを コピーした状態でレコード作成できる機能

◼ 一歩通行のコピーなのでデータ連携していない ◼ 使い勝手がいいので1アプリ内で作りすぎる 課題 アクション機能の落とし穴

◼ 一歩通行のコピーなのでデータ連携していない ◼ 使い勝手がいいので1アプリ内で作りすぎる 課題 アクション機能の落とし穴

アクション×ルックアップ ✓ アクションでのコピー情報を元デー タと連携させるためにルックアップ を併用 ✓ ルックアップ単体使用での作業工数 を削減 アプリ設計 ✓ 業務フローに沿ったアプリ設計で次 のアクションを明確化し、人による 判断ミスをなくす冗長化を担保

STEP 2 STEP 1 STEP 4 STEP 3 可視化する 設計する 作成する 修正する 業務フロー・ プロセスを 書き出す 業務フローに沿っ たデータ連携と 機能要望を設計 設計を元に作成 日々改善あるのみ

修正 前 課題 ✓ 一つのアプリに要素が詰め込ま れ過ぎている ✓ アクションボタンの乱立 ✓ コピー先のアプリとの データ連携ができていない

STEP 1 STEP 2 STEP 4 STEP 3 可視化する 採用フローを可視化 HELP YOUのメンバー採用フロー エントリー 書類審査 適性検査 面談 課題 採用 ┗合否連絡 ┗合否連絡 ┗検査結果格納 ┗合否連絡 ┗合否連絡 ┗課題格納 採用チーム体制 採用事務・選考担当：2名（HELP YOU） 決裁・設計担当：1名（knit） 対応状況 100名～200名/月

必要項目の設計 STEP 1 STEP 2 STEP 4 STEP 3 設計する HELP YOUのメンバー採用フロー エントリー 書類審査 適性検査 面談 課題 採用 エントリー管理 適性検査管理 面談管理 課題管理 マスターデータとして管理したいデータ ✓ 応募者No. ✓ 応募日 ✓ 流入元 ✓ 氏名 ✓ スキル ✓ 経歴 ✓ 資格 ✓ 自己PR ✓ ポートフォリ オ ✓ テスト受講日 ✓ 基礎学力 ✓ ストレス耐性 ✓ 資質 ✓ 面談日程 ✓ マナー ✓ ITリテラシー ✓ コミュニケー ション ✓ 親和性 ✓ 課題提出日 ✓ ヒアリング力 ✓ 業務遂行能力 ✓ 納期遵守 ✓ クオリティ ✓ 顧客対応力 ✓ タスク管理力 ✓ スケジュール 管理力 ✓ 将来性

データ分析の設計 STEP 1 STEP 2 STEP 4 STEP 3 設計する HELP YOUのメンバー採用フロー エントリー 書類審査 適性検査 面談 課題 採用 エントリー管理 適性検査管理 面談管理 課題管理 データ分析したい項目 ✓ 流入元別応募 者数 ✓ 月別応募者数 ✓ 属性分析 ✓ 選考日数 ✓ 書類通過率 -全体 -流入元 -属性 -希望職種 ✓ 適性通過率 -全体 -流入元 -属性 -希望職種 ✓ 経過日数 ✓ 面談通過率 -全体 -流入元 -属性 -希望職種 ✓ 経過日数 ✓ 課題通過率 -全体 -流入元 -属性 -希望職種 ✓ 経過日数 ✓ 全体採用率 -全体 -流入元 -属性 -希望職種

✓ 応募者No. （マスターキー） ✓ 応募日 ✓ 流入元 ✓ 氏名 ✓ 希望職種 ✓ 地域・年齢 ✓ 面談日程 ✓ 面談データ ✓ 面談時へのメモ ✓ スキル・経歴・ 資格・自己PR データ連携設計 STEP 1 STEP 2 STEP 4 STEP 3 設計する エントリー管理 ✓ 応募者No. （マスターキー） ✓ 応募日 ✓ 流入元 ✓ 氏名 ✓ 希望職種 ✓ 地域・年齢 ✓ スキル ✓ 経歴 ✓ 資格 ✓ 自己PR ✓ ポートフォリオ 適性検査管理 課題管理 面談管理 アクション 適性検査へ アクション 面談へ アクション 課題へ ✓ 応募者No. （マスターキー） ✓ 応募日 ✓ 流入元 ✓ 氏名 ✓ 希望職種 ✓ 地域・年齢 ✓ テスト受講日 ✓ 検査データ ✓ 面談時へのメモ ルックアップ 関連レコード ✓ 応募者No. （マスターキー） ✓ 応募日 ✓ 流入元 ✓ 氏名 ✓ 希望職種 ✓ 地域・年齢 ✓ 課題提出日 ✓ 課題データ

STEP 1 STEP 2 STEP 4 STEP 3 設計する 設計書ちらみせ

STEP 1 STEP 2 STEP 3 作成する STEP 4 修正する システムは使ってもらわないと意味がない 担当者が使うことで改善し続けることが大事 運用後の担当者要望での改善 ⚫プロセス管理の設定 →承認プロセス・自分の担当をワークフローで型化 ⚫Gmail連携（※標準機能ではありません） →応募者ステータス毎にメールの一斉送信で効率化

STEP 1 STEP 2 STEP 3 作成する STEP 4 修正する システムは使ってもらわないと意味がない 担当者が使うことで改善し続けることが大事 運用後の担当者要望での改善 ⚫プロセス管理の設定 →承認プロセス・自分の担当をワークフローで型化 ⚫Gmail連携（※標準機能ではありません） →応募者ステータス毎にメールの一斉送信で効率化

STEP 2 STEP 1 STEP 3 可視化する 設計する 作成する STEP 4 修正する アクションを効率的に使おうとするには アプリ作成時のSTEPを必然的に踏襲することになる 可視化するという業務改善で一番必要な プロセスの癖付けができる

STEP 2 STEP 1 STEP 3 可視化する 設計する 作成する STEP 4 修正する 冗長化 業務効率化 データ連携 システム導入・社内普及の大前提をクリア

⚫ 大幅な修正が無くなる ⚫ 作成前に担当者からのレビューを受けられる ⚫ レクチャー時間が減る

アクションの効果を最大化 する為のプロセスこそが、 業務改善を飛躍的に推進!!

他にも、kintone活用事例やカスタマイズもフル活用した kintone事例など、色々と手を出しています。 近日中に効率的な採用テンプレート配布予定!! @knit_helpyou_cs