働く時間を年間70万時間削減し営業生産性を爆上げするディップのSlack活用

by お嬢

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働く時間を年間70万時間削減し営業生産性を爆上げするディップのSlack活用ディップ株式会社　西野

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自己紹介西野翠 / にしのみどりディップ株式会社商品開発本部次世代事業統括部 dip Robotics PdM課リーダー 2020年、COO直下で全社DXのためプロジェクトを立ち上げ、全体PM およびSlackの全社導入を担当

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ディップ株式会社について Labor force solution company 人材サービスとDXサービスを提供する『労働力の総合商社』として、労働力の諸問題を解決します Human work force solution Digital labor force solution ×  人材サービス事業 DX事業［ビジョン］

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ディップにおける Slack全社導入の経緯

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営業がメインの会社、リテラシーは高くないディップは社員2300人のうち1500人が営業を占めており、営業がメインの会社営業 1500人（65％）全社員の65％が営業 ITリテラシーは高くない ITリテラシーも、他のIT企業と比較すれば低い会社であるその他 800人（35％）

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課題 - システムとデータがばらばらで２重連絡が横行　接続が重いVPN CRM 他媒体チャットツールメール Slack Hangout 売上管理システムファイルサーバー労務ポータル研修ポータル部署ポータル（たくさん）情シスFAQ

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課題 - 部門／管理職と一般職で連絡手段がバラバラ、2重3重連絡が横行対大手〜中小顧客対中小顧客 4事業本部/統括部で有料版利用プロジェクト利用メール Slack Hangout 対顧客社内課題対顧客とは利用なし業務連絡・情報共有管理職との連絡・メール多く読みきれない・リアルタイム性薄い　即時性の必要のある連絡　メールでせざるを得ない対大手〜中小顧客・部門別導入で統制とれず　ワークスペース乱立放置・他部門と連携できない課内連絡等担当同士のライトなコミュニケーション・マネジメントラインで　メールとチャットで　２重連絡・社内のデータ連携なし・統制とれずチャットツール

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課題 - 多数メッセージは行きかうが、情報は集まらず、マネジメント効率が悪いメンバーフォローメール Hangout 電話・対面他営業事例無いですか？営業事例ありますメール営業マネジメント  ※返信がない　こともナレッジマネジメント   CRM 事例商談履歴日次売上事例顧客情報 KPI 他媒体現状把握事例事例データが散らばっていて把握に時間がかかる… 営業事例が見つからない … メールで聞くしかない … チャットツール営業マネジメントナレッジマネジメント

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課題 - カオスなファイルサーバー、アクセス性が悪くデータ活用がすすまないフォルダがありすぎて意味わからない… iPhoneから見れない… 社外共有できない… データ連携につかえない…

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課題 - リモートワークでマネジメント効率低下とIT インフラ・デバイス不満ありオフィス自宅オフィスにいて周囲の様子がわかる口頭での情報共有や雑談が容易同僚の様子を見て声をかけることが可能 VPN経由せず社内ネットワークのため高速リモートワーク時は居場所が分断され口頭での情報共有や雑談が困難同僚の様子がすぐにわからず確認のメール・チャット・電話が飛び交う状態に自宅WiFi＋VPN経由での社内ネットワークアクセスで重いメンバーの様子がわからないので困っていることに気づきにくい … メンバーの行動・課題把握のために複数のデータ・指標を確認している … マネジメント効率課題 VPNに繋ぐのに時間がかかる … Web会議が増えたけど重くて遅い … ITインフラ課題情報共有の会議が多い …

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コンセプト - 情報アクセス一本化、VPN不要の快適なログイン、データ活用推進 Slack CRM 営業フロントシステム労務ポータル研修ポータル部署ポータル（たくさん）情シスFAQ チャットツールメール Hangout 利用縮小

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Slack選定のポイントグローバル水準のコミュニケーションシステムである選定理由① 選定理由② 選定理由③ コロナ禍でもありオンラインのオフィスが作りたかった他システムとの連携がしやすい

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導入効果　概況 ITリテラシーがそこまで高くなくても、効率の良いコミュニケーションに移行できている全社でのスムーズな導入に成功メール月800万通減少導入月に全社員の約90％が週4日以上 Slackを使うアクティブユーザーにメール送受信数推移 1日あたりのSlack利用状況 Slackのメッセージ増と比べても大幅な減少

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Slackがディップの営業にもたらした5 つのメリット

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①「繋がりっぱなし営業」によるお客様との関係性強化

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Slackによる営業活動の変化従来 Slack導入後従来の電話・メール営業では、一部の人としか接点を持てず、密なコミュニケーションが取れていなかった Slackのチャンネルに関係者全員入ってもらう事で、総合的に顧客満足に繋げることができた

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中小派遣会社のお客様との事例常につながった状態で、関係性強化へメリット① メリット② メリット③ Web電話（Web打ち合わせ）ができる情報伝達のタイムラグや漏れが少なくなった

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①常につながった状態で、関係性強化へ Slack上にて、ディップの営業からはメール以上電話未満の接触が素早くできるようになったお客様側からも、メールよりもライトなやりとりをしていただくことが増えた常につながっている認識が少しずつ生まれつつあり、お客様との関係性も強化された

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②Web電話が可能 Slackに通話機能が搭載されているので、チャット的なやりとりの流れでそのまま、 Web打ち合わせに突入することも可能になった簡単な資料共有なども可能で便利

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③情報伝達タイムラグ、漏れが減少情報共有の際、お客様の代表者だけに送付するのではなく、関連する担当の方も Slackのチャンネルを見ているため、タイムラグや漏れが少なくなった

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Slack Connectの利便性特に大手のお客様は有料Slackを使っているケースが多く、Slack Connectという機能が利用できるお互いアカウント作成等の手間なくチャンネルを共有することで常に快適に連絡が取り合えるように Slack社HPより

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今後の展望ディップの社外共有ワークスペースでは現在250チャンネルが運用されており、今後も Slackでの対外コミュニケーションを推奨していく方針

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②営業ノウハウ共有チャンネルの作成と運用

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ノウハウ共有をより早く、より手軽に従来 Slack導入後これから提案をしにいくお客様の同業種での採用事例や、営業（提案）事例などを調べる事に膨大な時間が割かれていた営業トークでの悩みや、他社への営業事例の共有が活発全営業参加のチャンネルに気軽に投稿するだけで事例を得ることが可能に早ければ5-10分で事例が手に入る #営業知恵袋 ●●な事例教えてください！ ▲▲が有効でした！メールデータベース検索

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③部を超えた大規模なリアルタイム月末営業カウントダウンを実施

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月末の営業受注進捗がリアルタイムに共有され事業本部一丸で営業目標を達成従来 Slack導入後他の人の進捗が可視化されにくくメールという形式の特性上、人の成果に対する反応も薄くなりがちであった他の人の受注や進捗が見やすく、スタンプでのリアクションが活発に行われ、月の売上の最高記録を達成した部門も #営業期末カウントダウンチャンネル目標の売上◯◯円を達成しました！ △△さん、おめでとう！！

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④会議が効率化

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Slack導入による会議の変化従来 Slack導入後・報告から相談、審議まですべての案件をプレゼンされ、会議時間を圧迫・議論の時間が足りなくなることも・定例会議まで報告が上がってこないということもしばしば・報告はSlackで迅速に行われる・対面会議の時間短縮や、十分に議論に時間が使えるという効果が出始めている長く非効率な会議効率的で有意義な会議

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具体的な実施事項と効果具体的な実施事項効果・会議での発言が活発化　→施策のアウトプットがハイスピードに・一日あたり1500の会議が減少　　　※Googleカレンダーから算出 Slackを取り入れた会議ガイドライン作成・会議での報告は一切禁止　→Slackでの共有で済ます・事前に議題をSlackでシェア　→自分なりの見解を持ったうえで　　会議に参加議論の活発化会議数の減少

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⑤メール通知からSlack通知に移行し、遠隔マネジメントが高速化

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システム通知をSlack化し、リアルタイムなマネジメントが可能に従来 Slack導入後・通知でメールボックスが埋まり　埋もれてしまい見られない・別途チャットでリマインド・タイムラグ・Slackチャンネルへの通知から　リアルタイムに確認や指示出し・既存ツールの統廃合を実施 CRM商談通知連携打刻システム連携 Slackで代替ツール開発社内承認システム通知連携ナレッジ検索開発ツール廃止（検討中）レコリン商談履歴売上速報ナレッジ系顧客情報 KPI CRM 受注システム Slackに集約

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CRMシステムとのSlack連携通知機能営業担当の行動履歴がSlackのチャンネルに投稿され、上司がそれに対して迅速に指示をすることができる →マネジメント高速化従来 Slack導入後メール通知→上司がメール返信で指示などを出す通知が多すぎて埋もれるタイムラグが発生するなど課題あり上司営業担当行動履歴共有即返信通知

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社内承認システムとのSlack連携通知機能・承認漏れの軽減・管理部門から営業担当への確認事項を Slack上で迅速に確認可能に・承認漏れがしばしば起きた・承認までのタイムラグの発生により仕事が先に進まないことがあった従来 Slack導入後

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さらなるSlack活用に向けて社内連携の企画・開発部門が旗振り役となり、営業部門や企画部門からリクエストを吸い上げAPI開発人事システムや、打刻システムとの連携なども開発中打刻システムの例

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おわりに

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さらに社内の生産性を上げる取り組みを予定 Slackを積極的に活用した更なる会議の効率化ファイルの取扱いの効率化　クラウド利用促進企画部門からの営業資料提供の改善

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Thank you

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具体的な実施事項と効果【具体的な実施事項】・報告関連は会議では一切の禁止、Slack での共有のみ。・事前に議論したいテーマをSlackで集め、必ず自分なりの見解を持って会議に参加。この結果、今まではただ管理職が連絡事項と、他部署の営業進捗を聞いているだけだった会議が、全員が発言し議論に参加するようになって、ハイスピードで施策のアウトプットがドンドン出るように。共有・報告少額の承認案件相談高額の承認案件＋会議報告時間は1案件10分以内を厳守　等例

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事例中小派遣会社のお客様との事例で得られたメリット ①常につながった状態のため、”メール以上電話未満の接触”が素早くでき、お客様との身近化、関係性の強化につながった ②WEB電話（WEB打ち合わせ）ができる（簡単な資料共有なども可能） ③お客様への情報伝達のタイムラグ・漏れが少なくなった

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① 「繋がりっぱなし営業」によるお客様との関係性強化