220708_業務改善の進め方／フレームワークを学ぶ！～成功に繋がる対象業務選定～_スライド_株式会社シイエム・シイ

by comucal

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ごあいさつ

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自己紹介業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM”立ち上げメンバー。 KAIZEN FARM事業を通じて自治体や企業を対象とした、業務見える化伴走支援・業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関連セミナー講師など、業務改革を軸としたあらゆる支援を実施しています。株式会社シイエム・シイ経営企画部 KAIZEN FARM事業推進室竹内あゆ美 Twitter:@bamboo_gaga

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会社概要 ※2021年9月30日現在 ▶社名株式会社シイエム・シイ ▶設立 1962年５月 ▶住所名古屋市中区平和１-１-19 ▶代表者代表取締役社長佐々幸恭 ▶資本金 6億5,761万円 ▶従業員数 441名（単体）/934名 (連結) ▶グループ会社・拠点 19社（国内9社、海外10社） 31拠点（国内16拠点、海外15拠点）

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沿革 1962 1970 2000 2010 2020 人財教育：従業員への教育販売戦略：消費者への認知向上コトづくり (体験・体感) マニュアル制作（モノづくり）＆お客さま企業の戦略支援（コトづくり）へ技術マニュアルお客さま企業の技術情報を扱う信頼の歴史印刷モノづくり (制作) マイクロフィルムマニュアル制作印刷モビリティ製造業サービス業顧客業務標準：カンコツ・技能の棚卸し

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KAIZEN FARMとは？クラウド型業務改善支援ツール KAIZEN FARM 業務の整理・分析・改善までを一気通貫でスムーズ化し業務改善の第一歩をサポートします導入ご利用無料一気通貫サポート

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はじめに

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今日学べること業務改善推進リーダーの具体的なタスクが分かる

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業務改善フローと推進リーダーの役割 Plan Do Check Action 業務改善 DX導入評価・検証改善対象業務の整理・分析業務改善の進め方共有業務改善の必要性共有共有対象業務の可視化業務標準化業務可視化の伴走支援業務見直し方向性決め改善策実行サポートプロジェクト結果振り返り・共有チームアップ対象業務の選定タスクスケジュール策定関係者の合意取得スケジュール進捗確認・調整推進リーダーの役割

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業務改善フローと推進リーダーの役割 Plan Do Check Action 業務改善 DX導入評価・検証改善対象業務の整理・分析対象業務の可視化業務標準化業務可視化の伴走支援業務見直し方向性決め改善策実行サポートプロジェクト結果振り返り・共有スケジュール進捗確認・調整業務改善の必要性共有共有チームアップ対象業務の選定タスクスケジュール策定関係者の合意取得推進リーダーの役割業務改善の進め方共有

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よくある推進リーダーのお悩み現場部門の巻き込み方は？上層部と計画段階でどこまで握るべき？成果を出すための計画ってどうつくるの？チームアップの方法は？

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前提として心がけたいこと “小さな成功体験”をつくる

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業務改善フローと推進リーダーの役割小さな成功体験を積み重ねることで成果を大きくしていく Do Check Action Plan 共有

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“小さな成功体験”をつくるメリット課題に取り組みやすくなるモチベーションが上がるノウハウを蓄積できる挫折を防ぐ（失敗してもリスクが少ない） Small Step

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業務改善の進め方フレームワーク～小さな成功体験をつくる～

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業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得

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業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得

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①チームアップ推進担当者（自分自身）実務担当者（協力者）全体統括・段取りスケジュール調整計画立案 KPIの可視化業務内容の共有チームは２～３名を推奨

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①チームアップ Point 1 協力者の選び方は2軸で考える１ 2 3 4 協力度影響度スケール化する際は影響度がカギ

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①チームアップ Point 2 必要に応じて上司を通して依頼自分（推進担当者）協力者（実務担当者） A課 B課上司上司公式な取り組みとして認知させること

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業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得

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②ターゲット業務選定（課題・目標設定） Focus! 改善対象となる業務を絞り込む

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②ターゲット業務選定（課題・目標設定）業務一覧業務意識調査年間の実施回数 1回あたりの作業時間年間の合計作業時間専門的知識が必要ない自分以外の担当者に任せられない (属人化している) 定型的な事務作業・入力作業が多い電話対応や窓口対応が多いマニュアルが整備されていない例：請求書作成 1：まったくそう思わない 2：どちらかと言えばそう思わない 3：どちらとも言えない 4：どちらかと言えばそう思う 5：とてもそう思う 30回 1.0時間 30.0時間 ○○申請処理 0.0時間給与計算 0.0時間 0.0時間 0.0時間 0.0時間 0.0時間 0.0時間業務リスト記入業務意識記入業務量記入業務量・業務意識チェックシート課題意識が高い＆業務量が多い業務を選定

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②ターゲット業務選定（課題・目標設定）業務量・業務意識チェックシート

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②ターゲット業務選定（課題・目標設定）請求書作成

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②ターゲット業務選定（課題・目標設定） Point 1 この業務を改善してどうありたいか？を考える（例）残業10％削減問合せ件数 5件/月削減社員教育に充てる時間 2時間/週確保 etc. 業務範囲とゴールを見える化し、チームで共有する

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まとめ

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業務改善フローと推進リーダーの役割小さな成功体験を積み重ねることで成果を大きくしていく Do Check Action Plan 共有

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業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得

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KAIZEN FARMのご紹介サービスイメージご利用無料業務の整理・分析・改善までを一気通貫サポートします！ポイント業務手順のカンタン登録登録業務の自動分析 DXツールへの即連携

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KAIZEN FARMのご紹介サービスイメージご利用無料業務の整理・分析・改善までを一気通貫サポートします！お申込みはコチラから↓ KAIZEN FARM は法人の方向けサービスです。また、同業他社のお申込みはお断りしております資料ダウンロードはコチラから↓

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次回の内容 2022/7/27(水) 14:00~

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業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得

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③タスクスケジュール策定タスクスケジュール（例）チームアップ・ターゲット業務選定社内キックオフMTG 業務の棚卸し業務手順の見直し業務改善の実行計画（効果見込み・検証期間決め）業務改善の実行・効果検証関係者への共有会横展開施策実施 2.5週間 1日(1時間) ★ 1か月間 1週間 1週間 1か月間 1日(1時間) ★ MAX3か月間のプロジェクト短期間で・小さく実行する 1か月 2か月 3か月

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業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得

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④関係者の合意取得打ち合わせ内容(アジェンダ例) 1. 推進担当者よりプロジェクト企画内容共有・当プロジェクトの背景・目的・対象範囲・当プロジェクトの達成目標・体制、役割・タスクスケジュール 2. 意見交換 ※当プロジェクト完了後の報告・事例共有の方法や担当者の稼働確保など。今後課題になりそうな事柄について事前に相談しておく。