220708_業務改善の進め方／フレームワークを学ぶ！～成功に繋がる対象業務選定～_スライド_株式会社シイエム・シイ

220708_業務改善の進め方／フレームワークを学ぶ！～成功に繋がる対象業務選定～_スライド 株式会社シイエム・シイ

Transcript

2. ごあいさつ
3. 自己紹介 業務標準化に特化した新事業“KAIZEN FARM”立ち上げメンバー。 KAIZEN FARM事業を通じて自治体や企業を対象とした、業務見える化 伴走支援・業務分析・RPA(Bizrobo)連携支援・業務改善関連セミナー 講師など、業務改革を軸としたあらゆる支援を実施しています。 株式会社シイエム・シイ 経営企画部 KAIZEN FARM事業推進室 竹内あゆ美 Twitter:@bamboo_gaga
4. 会社概要 ※2021年9月30日現在 ▶社名 株式会社 シイエム・シイ ▶設立 1962年５月 ▶住所 名古屋市中区平和１-１-19 ▶代表者 代表取締役社長 佐々 幸恭 ▶資本金 6億5,761万円 ▶従業員数 441名（単体）/934名 (連結) ▶グループ会社・拠点 19社（国内9社、海外10社） 31拠点（国内16拠点、海外15拠点）
5. 沿革 1962 1970 2000 2010 2020 人財教育： 従業員への教育 販売戦略： 消費者への 認知向上 コトづくり (体験・体感) マニュアル制作（モノづくり）＆ お客さま企業の 戦略支援（コトづくり）へ 技術マニュアル お客さま企業の 技術情報を扱う 信頼の歴史 印刷 モノづくり (制作) マイクロ フィルム マニュアル制作 印刷 モビリティ 製造業 サービス業 顧客 業務標準： カンコツ・技能の棚卸し
6. KAIZEN FARMとは？ クラウド型 業務改善支援ツール KAIZEN FARM 業務の整理・分析・改善までを 一気通貫でスムーズ化し 業務改善の第一歩をサポートします 導入 ご利用 無料 一気通貫サポート
7. はじめに
8. 今日学べること 業務改善推進リーダーの 具体的なタスクが分かる
9. 業務改善フローと推進リーダーの役割 Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 業務改善の 進め方共有 業務改善の 必要性共有 共有 対象業務の 可視化 業務標準化 業務可視化の 伴走支援 業務見直し 方向性決め 改善策実行サポート プロジェクト 結果振り返り ・共有 チームアップ 対象業務の選定 タスクスケジュール策定 関係者の合意取得 スケジュール進捗確認・調整 推 進 リ ー ダ ー の 役 割
10. 業務改善フローと推進リーダーの役割 Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 対象業務の 可視化 業務標準化 業務可視化の 伴走支援 業務見直し 方向性決め 改善策実行サポート プロジェクト 結果振り返り ・共有 スケジュール進捗確認・調整 業務改善の 必要性共有 共有 チームアップ 対象業務の選定 タスクスケジュール策定 関係者の合意取得 推 進 リ ー ダ ー の 役 割 業務改善の 進め方共有
11. よくある推進リーダーのお悩み 現場部門の 巻き込み方は？ 上層部と計画段階で どこまで握るべき？ 成果を出すための計画って どうつくるの？ チームアップの方法は？
12. 前提として心がけたいこと “小さな成功体験”をつくる
13. 業務改善フローと推進リーダーの役割 小さな成功体験を積み重ねることで 成果を大きくしていく Do Check Action Plan 共有
14. “小さな成功体験”をつくるメリット 課題に取り組みやすくなる モチベーションが上がる ノウハウを蓄積できる 挫折を防ぐ（失敗してもリスクが少ない） Small Step
15. 業務改善の進め方フレームワーク ～小さな成功体験をつくる～
16. 業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定 （課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
17. 業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定 （課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
18. ①チームアップ 推進担当者 （自分自身） 実務担当者 （協力者） 全体統括・段取り スケジュール調整 計画立案 KPIの可視化 業務内容の共有 チームは２～３名を推奨
19. ①チームアップ Point 1 協力者の選び方は2軸で考える １ 2 3 4 協力度 影響度 スケール化する際は影響度がカギ
20. ①チームアップ Point 2 必要に応じて上司を通して依頼 自分 （推進担当者） 協力者 （実務担当者） A課 B課 上司 上司 公式な取り組みとして認知させること
21. 業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定 （課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
22. ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） Focus! 改善対象となる業務を絞り込む
23. ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） 業務一覧 業務意識調査 年間の 実施回数 1回あたり の 作業時間 年間の合計 作業時間 専門的知識が 必要ない 自分以外の 担当者に 任せられない (属人化している) 定型的な 事務作業・ 入力作業が多い 電話対応や 窓口対応が多い マニュアルが 整備されていない 例：請求書作成 1：まったくそう思わない 2：どちらかと言えば そう思わない 3：どちらとも言えない 4：どちらかと言えば そう思う 5：とてもそう思う 30回 1.0時間 30.0時間 ◦◦申請処理 0.0時間 給与計算 0.0時間 0.0時間 0.0時間 0.0時間 0.0時間 0.0時間 業務リスト 記入 業務意識記入 業務量記入 業務量・業務意識チェックシート 課題意識が高い＆業務量が多い業務を選定
24. ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） 業務量・業務意識チェックシート
25. ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） 請求書作成
26. ②ターゲット業務選定（課題・目標設定） Point 1 この業務を改善してどうありたいか？を考える （例） 残業10％ 削減 問合せ件数 5件/月 削減 社員教育に充てる時間 2時間/週 確保 etc. 業務範囲とゴールを見える化し、チームで共有する
27. まとめ
28. 業務改善フローと推進リーダーの役割 Plan Do Check Action 業務改善 DX導入 評価・検証 改善 対象業務の 整理・分析 業務改善の 進め方共有 業務改善の 必要性共有 共有 対象業務の 可視化 業務標準化 業務可視化の 伴走支援 業務見直し 方向性決め 改善策実行サポート プロジェクト 結果振り返り ・共有 チームアップ 対象業務の選定 タスクスケジュール策定 関係者の合意取得 スケジュール進捗確認・調整 推 進 リ ー ダ ー の 役 割
29. 業務改善フローと推進リーダーの役割 小さな成功体験を積み重ねることで 成果を大きくしていく Do Check Action Plan 共有
30. 業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定 （課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
31. KAIZEN FARMのご紹介 サービスイメージ ご利用 無料 業務の整理・分析・改善までを一気通貫サポートします！ ポイント 業務手順のカンタン登録 登録業務の自動分析 DXツールへの即連携
32. KAIZEN FARMのご紹介 サービスイメージ ご利用 無料 業務の整理・分析・改善までを一気通貫サポートします！ お申込みはコチラから↓ KAIZEN FARM は法人の方向けサービスです。また、同業他社のお申込みはお断りしております 資料ダウンロードはコチラから↓
33. 次回の内容 2022/7/27(水) 14:00~
34. 業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定 （課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
35. ③タスクスケジュール策定 タスク スケジュール（例） チームアップ・ターゲット業務選定 社内キックオフMTG 業務の棚卸し 業務手順の見直し 業務改善の実行計画 （効果見込み・検証期間決め） 業務改善の実行・効果検証 関係者への共有会 横展開施策実施 2.5週間 1日(1時間) ★ 1か月間 1週間 1週間 1か月間 1日(1時間) ★ MAX3か月間のプロジェクト 短期間で・小さく実行する 1か月 2か月 3か月
36. 業務改善の進め方フレームワーク ①チームアップ ②ターゲット業務選定 （課題・目標設定） ③タスクスケジュール策定 ④関係者の合意取得
37. ④関係者の合意取得 打ち合わせ内容(アジェンダ例) 1. 推進担当者よりプロジェクト企画内容共有 ・当プロジェクトの背景・目的 ・対象範囲 ・当プロジェクトの達成目標 ・体制、役割 ・タスクスケジュール 2. 意見交換 ※当プロジェクト完了後の報告・事例共有の方法や担当者の稼働確保など。 今後課題になりそうな事柄について事前に相談しておく。