200323 RPAドキュメントのレビュー観点について zinjinさん

by RPACommunity

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#RPALT RPAドキュメントのレビュー観点についてほろ苦い思い出をもとに…書き起こしてみました #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～

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#RPALT はじめまして Zinjin ともうします。ー IT企画・推進 / 業務自動化効率化推進－ #RPALT （京都・大阪） #MSLearn #CSBBO BPR/RPAの経験をもとに、4月から新しい業態へチャレンジ #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 2 RPA活動において、業務側・エンジニア側ともに経験今回はそれぞれの観点でLTさせていただきます。

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#RPALT 発表にあたって • オンラインLT向けに構成をシンプルに • 詳細資料は、「connpass」のイベントページからDLできるようにいたします • 資料の構成 • レビューするために「意識すること」を中心にまとめています • レビュー方法やレビュー成果物の中身については、今回触れておりません • 伝えたいこと • これまで見聞きした失敗談をもとに、おすすめしたい点をまとめています • 一般的なIT業界のレビュー基準・方法論は記載していません #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 3

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#RPALT 本日お話しすること • ドキュメントのレビューとは • RPA実装の工程例をもとに、レビューについて簡単に触れます • 今後のための「備え」 • 「業務担当者」「RPAエンジニア」双方の観点で、「まず始めてみる」点を双方の失敗例をもとに説明します • できる範囲から始めよう • 色んな制約の中でも、まず第一歩(Small Step)を踏み出すお話 #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 4

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ドキュメントの「レビュー」とは業務自動化・効率化でまず意識してほしいこと

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#RPALT ドキュメントのレビューとは • 各作業工程で発生する成果物をチェックし、問題を指摘すること • チェックシートに基づいて、自己チェックを行う • 工程・成果物・レビューする方に合わせた、依頼内容（チェック内容）に基づき実施 #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 6 ヒアリング現状まとめ問題・課題抽出改善策検討改善案に基づく設計実装テストリリース定着作業「業務の自動化・効率化取り組み」の工程例（上段：工程 / 下段：工程ごとの成果物) 現状資料・事象一覧問題点・課題一覧課題毎：改善案・・・・・・・・・レビューレビューレビュー

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 7 レビューの必要性 (実際のところ) ドキュメントに費やす工数確保できない… RPA作ってから作成するかなめんどくさいし。私はこれで失敗しました

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 8 これまでの失敗例をもとに、気づきを得ていただきたいそのために、いろいろ事例をご紹介いたしますどの会社様でも当てはまりそうな事例を極力チョイスしました - 「クスッ」と笑顔で観てください -

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今後のための「備え」各工程で最低限レビューいただきたいこと ✓ 失敗例をもとにご説明いたします

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#RPALT 失敗事例：業務担当者側対象業務がそもそも不要だったケース #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 11

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#RPALT 失敗事例：業務担当者側 • 単純な日次報告書の作成作業 #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 12 • 自身の担当範囲をRPA実装依頼することに・・・データベースプロセス A 日次報告書日次集計担当/RPA担当の把握範囲 ? ? 後続作業？

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#RPALT 失敗事例：業務担当者側 • 日次集計作業業務の自動化・効率化検討＆実施 • 日次作業自動化して月100分減らしました #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 13 ヒアリング現状まとめ問題・課題抽出改善策検討改善案に基づく設計実装テストリリース定着作業現状資料・事象一覧データベースプロセス A 日次報告書 Excel マクロによる自動化日次作業の手間が問題エクセルマクロ実装 • しかし・・・大事なところで見落としがありました・・・

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#RPALT 業務結果データ統合マスタ情報結果確認業務責任者の把握範囲失敗事例：業務担当者側 • 作業対象の成果物自体、当月で廃止予定だった • イニシャルコストが無駄 • 担当2名のモチベーションダウン #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 14 データベースプロセス A 日次報告書 Excel マクロによる自動化日次集計担当/RPA担当の把握範囲自動抽出 BI 日次結果画面翌月からBIで提供予定

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#RPALT 失敗事例：業務依頼者側失敗を防ぐ：レビューのポイント #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 15

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 16 失敗を防ぐ、レビューのポイント作業単位でなく、業務単位でレビューする ⇒ 最終成果物を誰がいつ利用しているか確認も含める当事者（業務担当/RPA担当）以外の方にもレビューをお願いする業務自体に「偏り・重複・不要」作業がないか、まず確認する ⇒ 業務に「ムリ・ムダ・ムラ」がないかのレビュー視点は必須「業務の現状」「発生している事象」をまずまとめ、レビューする

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#RPALT 失敗事例：RPA実装者側消えたRPA、負の遺産再び・・・ #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 17

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#RPALT 失敗事例：RPA実装者側 • 改善方針資料は「プロセスA/BをまとめてRPAで自動化する」 #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 18 プロセス B 業務自動化範囲 Web 作業結果 CSV プロセス A 報告書 (時間単位) Web 操作日次報告書 • マクロ大好きRPA担当に開発依頼した・・・結果・・・

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#RPALT 失敗事例：RPA実装者側 • RPA作業担当者間で実装設計のレビュー実施…仕様変更 #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 19 プロセス B Web 作業結果 CSV プロセス A 報告書 (時間単位) Web 操作日次報告書 • 成果物にマクロを実装＆有人作業が一部残る形に・・・マクロ実装マクロ実装有人作業

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#RPALT 失敗事例：RPA実装者側 • 前工程と実装工程で分断が発生して、相互レビューができていなかった #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 20 ヒアリング現状まとめ問題・課題抽出改善策検討改善案に基づく設計実装テストリリース定着作業 • マクロで提供してしまったため、「ブラックボックス排除」・「出社前に自動で作業を完了させる」要求を満たすことができなかったマネジメント・ヒアリング担当間で検討 RPA実装担当（複数名）開発依頼

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#RPALT 失敗事例：RPA実装者側失敗を防ぐ：レビューのポイント #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 21

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 22 失敗を防ぐ、レビューのポイント前工程の作業者は、後工程のレビューに関与すること実装方針や要求事項、達成したい業務結果を満たしているか RPA設計書のレビューは特に注意「RPAが止まっても設計書を見ながら手作業で業務を完遂できるか」後工程（実装）作業者も、前工程の成果物レビューに参加すること

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#RPALT その他：失敗事例 #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 23

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#RPALT その他：失敗事例 • 業務フロー図・プロセスフロー図(PFD)作成時 • 作成ルールに基づいた作成がされていないことが気づかなかった • レビュー担当者へのレビュー観点（レビュー依頼内容）からも外れた • 実装段階で記載内容の指摘が発生（あいまいさが残ったままの表記） • RPA実施テスト項目のレビュー時 • レビューでも考慮が漏れたため、テストケースに漏れが発生 • テスト後のリリース段階で問題が発生して手戻り • レビュー指摘内容のフィードバック後 • 何度も同じ項目、内容でレビュー指摘が入りレビュワーもうんざり #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 24 どの工程でも、「当たり前レベル」のレビューを行わないと「手戻り」が発生して作業が無駄に・・・

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 25 レビューの必要性

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 26 レビューの必要性手戻りが発生すると、もったいないですよね

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 27 レビューの必要性業務改善メンバーの作業が無駄だらけだと・・・ RPA活動の「思い」も伝わりにくい

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 28 レビューの必要性 RPA活動もこつこつ頑張るレビューもこつこつ頑張ってみる

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 29 レビューの必要性レビューも「業務品質を作りこむ作業」と考えよう！

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できる範囲から始めようまず第一歩を踏み出してみよう

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#RPALT できる範囲から始めよう • 私たちがRPA活動で意識していたこと #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 31 Small Start (Step) & Quick Win 私たちはプロのエンジニアではない、だからこそ、小さな成功体験を積み重ねみんなの成長を促していきたい

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#RPALT できる範囲から始めよう • SmallStart (Step) & Quick Win #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 32 業務定義書と IPOのみ記述業務フローと RPA実装ルール業務マッピングとRPAテストルール統合環境における検討・実装パッケージング関係者「全員」でフェーズごとのドキュメントレベルを決めよう。それに合わせてレビューレベルをあげていこう!

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#RPALT できる範囲から始めよう #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 33 関係者全員の「合意」から逃げてはいけない最初が肝心です。お互いに襟元広げてどの段階においてどのレベルのドキュメントを用意するか決める事

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#RPALT #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 34 ありがとうございました今回のお話で１つでも「気づき」が得られたらうれしいです - 続きはこの後のフリーディスカッションや RPALT大阪 / RPA呑み部で是非！ -

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#RPALT ドキュメントレビューにつなげるために - 参考情報 - #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 35

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#RPALT できる範囲から始めよう • 工程ごとにレビューの観点をまとめておこう • RPA実装の工程ごとに、「誰に」「何を」「どの観点で」確認してもらうか • まずRPAコアメンバーで工程ごとの観点を「箇条書きで」まとめよう • 観点を広げる努力を「始める」 • レビューの観点はその分野の専門家に協力を仰ぐ • レビューだけでも参加いただけるようにコミュニケーションをとる • レビューの工数をとりすぎず、最小単位で始めること • 1工程のレビューは30分以下で抑える • 問題点の指摘と修正の作業を分ける。問題点出しに集中する #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 36

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#RPALT 継続していくこと • レビュー結果は必ず「つぎにも」生かす • 同じ指摘を繰り返さないための仕組みを考える • 対面レビュー / 書面レビューを使い分ける • メンバーの共通認識をすぐに取りたいときは対面レビュー • 要点を把握したい場合は、「レビュー観点」を記載して書面レビュー • レビュー手法を「じょじょ」にビルドアップしていく • まずは、みんなで「レビューするぞ！」が大事 • サイクルを回して無理なく・続けられるレビューを回すこと #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 37

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#RPALT 外してはいけないこと • レビュー結果はレビュー依頼者が責任を持つ • レビュー担当は、これまでの経験に基づいてレビュー実施する＆知らないことは指摘されない。その前提でレビュー依頼を行う • 依頼者が観点をきちんと押さえ、依頼しないと品質は上がらない • レビューもRPAのイニシャルコストに含める • 想定しておかないと、工数を確保できない • イニシャルコストに含められない場合は、実装工数に含めること • レビューは関係者の育成にも活用できる • 成功体験・失敗体験両方からレビューに生かせる • フィードバックをもとに気づきを得られる #RPALT 20200323_RPA勉強＆LT会！vol.19 ～ドキュメントスペシャル～ 38