医療法⼈社団 健育会 ひまわり在宅サポートグループ 在宅部⻑ 若林 陽盛 ⽒ No MoRE 時間泥棒︕ 〜ビジネスチャット利⽤による 業務効率化の推進〜 ＃LWUG

ご参加ありがとうございます︕ • 参加者のみなさまとの距離感を縮めるために、カメラはONにしています。 顔を出すのがNGの⽅は、OFFに変更してください。 • 強制ミュートにしてありますので、登壇者以外はマイクが使えません。 質問やご意⾒はZoomのチャットでお願いします。 チャットも盛り上げていきますので、どしどし、書き込み待ってます︕ • 勉強会は録画され、申込者限定で公開されます。（登壇者以外は写りません） • ツイートなど⼤歓迎です︕⼀部NGがあるので右上のマークで判断ください。 登壇者やご本⼈以外の参加者の⽅の顔が映らないようにご配慮ください。 右のQRコードを読み取ると、ハッシュタグ付きの投稿画⾯になります。 ツイート OK ! ＃LWUG ツイート NG !

本⽇の進め⽅ • 登壇者紹介 12:12 - 12:13 • LWUG 紹介 12:13 - 12:15 • No More時間泥棒︕ ビジネスチャット利⽤による業務効率化の推進+Q&A 12:15 - 12:58 • 気になったことがあった時点でZoomのチャットに書き込んでください • 時間内に回答できなかった質問の回答はLINE WORKSコミュニティにて⾏います • お知らせ 12:58 - 13:00 • 交流会（希望者のみ） 13:00 – 13:20 チャットの宛先は「皆様」

登壇者紹介 • ワークスモバイルジャパン創業期より、 業務プロセス構築からフリープラン拡散など様々な業務を経て、 2020年度からLWUG担当。 • TwitterでLINE WORKSの活⽤⽅法紹介中。(@tatsuya_mtmt) LINE WORKSの活⽤をつぶやいて頂いたら、 すぐに、「いいね」を押しに⾏きます︕ カスタマーサクセス＆ コミュニティ本部 コミュニティマネージャー 松本 達也 フォローお願いします︕

カスタマーサクセス＆ コミュニティ本部 コミュニティマネージャー ⽥中 春奈 • ワークスモバイルジャパン 2020年03⽉〜 以前は、不動産企業向けのソフトウェア会社に所属 • Twitter︓ @tabasco_musume (フォローお願いします︕) • 好きなもの・こと • 落語 • お酒（焼酎） • 散歩 登壇者紹介

LWUGとは︖ 組織におけるコミュニケーションや、 働き⽅、経営・管理などの課題を LINE WORKSを使って解決するための 運⽤ノウハウ共有の場 LWUG = LINE WORKS USER GROUP ツイート OK ! ＃LWUG

LINE WORKSコミュニティ • ユーザー同⼠で質疑応答や活⽤⽅法共有ができる場 （ワークスモバイルの公式サポートの場ではありませんので、サポート担当者が回答はしません） • 参照は誰でも可能 • 投稿はLINE WORKSユーザーのみ • LWUG勉強会の質問を含めたLWUGに関する投稿は投稿時のカテゴリーで必ずLWUGを選択 • connpassはイベント申し込みやイベント関連情報の管理、LWUG関連情報へのリンク ツイート OK ! ＃LWUG

【LINE WORKS ランチ勉強会拡⼤板】 医療・福祉介護業界トークライブフォローアップ勉強会 No More時間泥棒︕ ビジネスチャット利⽤による 業務効率化の推進 ワークスモバイルジャパン株式会社 Ver 2.8のLINE WORKSを利⽤

医療法⼈社団 健育会 ひまわり在宅サポートグループ 在宅部⻑ 若林 陽盛 ⽒ ⽯巻市をはじめ宮城県東部を中⼼に訪問看護や 訪問介護、居宅介護⽀援などの事業を⾏う

No MoRE 時間泥棒︕ 〜ビジネスチャット利⽤による 業務効率化の推進〜

石巻ひまわり訪問看護ステーション 矢本サテライト あけぼのサテライト 大崎ひまわり訪問看護ステーション 松山サテライト 登米ひまわり訪問看護ステーション 仙台ひまわり訪問看護ステーション 900k㎡のエリアに 162名の職員が点在している ※2019年4⽉時点 広範囲に複数の拠点が存在

ひ ま わ り 在 宅 サ ポ ) ト グ ル ) プ 全 体 訪問看護 通所介護 訪問介護 他事業所連携 通信デバイス ※訪問看護職員及び訪問介護サービス提供責任者のみ貸与 勤怠管理 ビジネスチャット モバイル通信 利⽤しているITツール

ベースとなるビジネスチャットの定着を⽬指す の更なる利活⽤がコミュニケーションの活性化と ⽣産性の向上を図れるきっかけになるのでは︖ を使い倒して、業務の効率化を推進することで

ハードとソフト両⾯から現状把握 • 職員のスマートフォン使⽤率 ⇒ 163名中154名（94.4％） • LINEWORKSアクティブユーザー数 ⇒ 163名中142名（87.1％） • トーク発信数 ⇒ 480件（2019年3⽉時点での1⽇平均数） • 内部職員へのEメールの送信数 ⇒ 16件（2019年3⽉時点での1⽇平均数） • 事務職員が⾏う定型、⾮定型連絡業務⾏程 （例）職場環境調査を⾏う際の連絡と周知 職場環境 調査を 行います 在宅部⻑ ⼝ 頭 ま た は 電 話 で 指 ⽰ 各事務所 事務 ⼝ 頭 ま た は 書 ⾯ で 周 知 現場職員 ★情報伝達までの タイムラグが発生 ★情報伝達が確実 になされたか不明

現状把握のための職員へのアンケート LINEWORKSを導⼊する以前は、情報共有の内容や⽅法に 関して、ひまわり職員の 25.8％（22名）は不満を抱えていた 満⾜度 2.81点

⽬的を失わないために定性⽬標と定量⽬標を設定 • LINEWORKSアクティブユーザー数 ⇒ 100％ • トーク発信数 ⇒ 900件（1⽇平均数） • 内部職員へのEメールの送信数 ⇒ ０件 • 情報連携職員満⾜度 ⇒ 3.5点以上 定量⽬標 定性⽬標 • グループとしての ⼀体感醸成 • 訪問事業職員 直⾏直帰の増加 • 無駄な 残業時間の削減 • ⽯巻健育会病院、しおんとの 連携強化 2019年 11⽉末 までに

活動計画表に落とし込み、スケジュール決定 活動内容 担当 4⽉ 5⽉ 6⽉ 7⽉ 8⽉ 9⽉ 10⽉ 11⽉ テーマ選定 ﾒﾝﾊﾞｰ 現状把握 ﾒﾝﾊﾞｰ ⽬標設定 ﾒﾝﾊﾞｰ 要因分析 ﾒﾝﾊﾞｰ 対策⽴案 ﾒﾝﾊﾞｰ 対策実施 ﾒﾝﾊﾞｰ 効果の確認 ﾒﾝﾊﾞｰ まとめ ﾒﾝﾊﾞｰ

なぜ活⽤できていないのか︖徹底分析︕ ICTリテラシー の欠如 情報は紙ベース FAXでやりとり 事務員が不在 ※MCM、※※VL の普及 どんな機能が あるか知らない 操作が難しいと感 じている デバイス 訪看職員は iPadあり その他は無し OSが古くて 対応していない ローカルルール 活用するシーンが 事業所ごとに違う いまだにeメールでの やりとり 各事業所で 使用ルールが バラバラ 自分の端末は 仕事で使いたくない 見る職員と 見ない職員 ガラケーしか 持ってない 職員 外部環境 内部環境 対応デバイス 不所持 事業所間の距離 機械操作 不慣れ 紙ベースでの やり取り ICT環境が 整備されてない ※メディカルケアステーション ※※バイタルリンク その他ソフトウェア の普及

普及しない真の要因とは︖ 職員のICT環境が整備されていない LINEWORKSの活⽤法が周知されてない ルールが未整備 １ ２ ３

アクションプランの策定と評価 ⽬的 アクションプラン 現実性 持続性 効果 評価 LINEWORKSを もっともっと 使い倒して もらうには︖ ICT環境の 整備 職員のデバイス調査とOSアップデート 機種変更の促し ○ ○ ○ 6 全事業所WiFi導⼊ ○ 〇 〇 6 ICT委員会の⽴ち上げと運営 〇 △ 〇 5 活⽤⽅法の 提⽰と周知 カレンダー機能の利⽤促進 〇 ○ ○ 6 遠隔でのテレビ会議推進 ○ △ ○ 5 ルーティーン業務をアンケート機能へ移⾏ ○ △ ○ 5 健育会病院、しおんへアカウント付与 ○ △ ○ 5 ルールの 策定と周知 マニュアルの策定と拡散 ○ △ △ 5 評価点数︓〇２点 △︓１点 ×︓０点

そもそも使い倒せる環境︖︖ デバイス調査と促し 名前 モデル OS OS version 職員A 509SH Android 4.0.1 職員A iPad 6 iOS 12.0.1 職員B iPhone 6s iOS 13.1.3 職員B iPad 6 iOS 13.1.3 職員C iPhone XR iOS 13.1.3 職員C iPad 6 iOS 13.2 職員C iPhone 7 iOS 12.1.2 職員D iPad 6 iOS 12.4.1 職員E iPad 6 iOS 12.1.4 職員F iPad 6 iOS 11.3 職員G iPad 6 iOS 13.2.2 職員H iPad 6 iOS 12.2 職員H iPhone 8 iOS 13.1.3 職員I iPhone 8 iOS 13.2.3 職員I iPad 6 iOS 13.2.3 職員J iPad 6 iOS 13.2 職員J iPhone XS iOS 13.1.3 職員J iPhone 7 iOS 11.4 職員K POT-LX2J Android 9 職員K iPad 6 iOS 12.1.4 職員K HUAWEI VNS- L22 Android 7.0 職員保有デバイス調査実施 ※LINEWORKS機能『利⽤状況』調査にて ①ガラケーしかもっていない ②OSが古すぎてまともに動かない LINEWORKSを使えない環境に いる職員が162名中15名存在 事務職員から 『OSアップデートの⽅法』 『おすすめのスマートフォン案内』 『ガラケー⇒スマホ変更メリット』 を伝達して、機種変更、ｱｯﾌﾟﾃﾞｰﾄ促し 162名中162名（100％）の 職員が、LINEWORKSを モバイルで使える環境に︕ 職員Lが 使ってない︕

そもそも使いこなせる環境︖︖ ICT環境の整備 全事業所WiFi導⼊ AC5400 トライバンド MU-MIMO ギガビット 無線LANルーター Archer C5400 を導⼊ 事務所内でスマートフォン、タブレット 同時に64台まで接続可能 事務所内であれば個⼈のスマートフォンの パケットを使わずに通信可能 ICT委員会の⽴ち上げ 各事業所から職員1名を選抜し、 ICT委員会を⽴ち上げ 事務所間ICT情報格差の予防 ローカルルールの蔓延防⽌ 定期的なモニタリング

もっと使いこなそう︕ 活⽤⽅法の提⽰と周知 カレンダー機能 まずは事務所単位で利⽤開始 各職員の予定を各⾃で⼊れる＆事務が挿⼊ 個⼈から委員会単位まで範囲広がる 誰が何をしているか、予定が把握できる 遠隔でのテレビ会議推進 各委員会活動、管理者 会議、事業所間カン ファレンス、各種打ち 合わせ、⼈事考課⾯談、 ⼊職⾯接 etc… 場合によっては 訪問⾞からも︕

もっと使いこなそう︕ 活⽤⽅法の提⽰と周知 ルーティーン業務をアンケート機能に移⾏ 名案プログラム 安否確認 MVP投票 歓送迎会案内 （これまで）事務が職員に周知 ⇒ 回答を回収⇒集計⇒結果公表 （これから）事務が職員に周知 ⇒ 回答︕完︕

もっと使いこなそう︕ 活⽤⽅法の提⽰と周知 ⽯巻健育会病院、しおんへアカウントを付与 ⽯巻健育会病院 医療連携室 介護⽼⼈保健施設 しおん マネージングディレクター 相談員 ケアマネジャー ひまわり在宅サポートグループ 在宅部⻑ 中央介護⽀援センター 中央包括⽀援センター 障害者相談⽀援室 34名 患者、利⽤者の受け⼊れ等に係る職種34名が 同時に同じ情報を⼊⼿できる それぞれの 空き情報の早期⼊⼿ 素早い調整 が可能に︕ 病院、施設の 稼働上昇︕

使いこなすためにはルールが必要︕ 運⽤ルールと活⽤マニュアルの策定 ICT委員会を中⼼に・・・

果たして効果はあがったのか︖ 定量⽬標は︖ • LINEWORKSアクティブユーザー数 ⇒ １００％ • トーク発信数 ⇒ ９００件（1⽇平均数） • 内部職員へのEメールの送信数 ⇒ ０件 ⽬ 標 達 成︕

果たして効果はあがったのか︖職員満⾜度は︖ TQM活動後は、情報共有の内容や⽅法に関して、 ひまわり職員の 83.5％（71名）は満⾜と回答した︕ 満⾜度 4.09点 ⽬ 標 達 成︕

果たして効果はあがったのか︖ 定性⽬標は︖ • グループとしての ⼀体感醸成 ⇒⼤崎ひまわり訪問看護ステーションから健育会病院への⼊院、 健育会病院からナースインホームひまわりを挟んでからしおんへ⼊所、 などの案件が増加。 • 訪問事業職員 直⾏直帰の増加 ⇒事務所へ戻って申し送りをする必要がなくなったことで 直⾏直帰は増加。都度連絡調整も⾏えるようになった。 • 無駄な 残業時間の削減 ⇒残業時間は減少傾向にあるが、LINEWORKSの効果によるものかが判定不明 • ⽯巻健育会病院、しおんとの 連携強化 ⇒毎朝、ナースインホームひまわりから、短期⼊所の空き情報をしおん、 健育会病院連携室に連絡。泊まりベット（9床）の満床稼働に貢献 ⽬ 標 達 成︕

無駄な時間を増やさないために継続すること 職員アンケートを 定期的に実施 マニュアルの定期的な 更新とお知らせ 新たな機能や連携を トライ＆エラー 更なる要因を特定し、 改善のPDCAを︕ 定着化 安定化 恒常化 新たな機能や連携ツール のトライ＆エラー

活動を実施してみて反省と今後の課題 良かった点︓ ü 職員の“ICT”に関する関⼼が向上 ü 職種間、グループ施設間連携⼒が上昇 ü 特に事務の情報拡散集計業務において 所要時間が⼤幅に減少 悪かった点︓ ü 対策として⾏ったアクションがやや不⾜ ü セキュリティ⾯や個⼈情報保護の観点から まだまだ対策が必要

まとめ まだまだ多くの可能性を秘めているので ⽣産性はもっと向上させられる 全部変えてしまうのではダメ。 直接顔を合わせる機会も⼤切

そして、さらなる活⽤へ︕

ひまわり在宅サポートグループ外部連携のカタチ ひまわり在宅 サポートグループ ご利⽤者・ご家族と ⽇々の相談 病院連携室と ⼊退院調整 在宅診療クリニックと オンラインカンファレンス 看護学校の先⽣と 実習受⼊・実習報告連絡 ケアマネジャーからの 新規相談・受⼊可否連絡 外部業者からの 経営コンサルティング ⾏政からの 実地指導対策 他法⼈介護事業所からの 相談・共同勉強会

新型コロナ禍におけるLINE WORKS利⽤率の変化 在宅部⻑より下記の指⽰を発令（3⽉30⽇） 3月30日 令和1年8⽉〜令和2年3⽉末までの1⽇平均やりとり実数※ ⇒ 698件 令和2年4⽉〜令和2年8⽉5⽇までの1⽇平均やりとり実数※ ⇒ 992件 ※LINEWORKS上でのテキスト、スタンプ、ファイル送信、通話、グループ通話の合計数

参考資料

SNSで患者情報をやり取りする場合の対策 出典：医療情報システムの安全管理に関するガイドライン 第5版（平成29年5月） https://www.mhlw.go.jp/stf/shingi2/0000166275.html ツイート OK ! ＃LWUG

SNS を利⽤する際に気を付けるべき事項 出典：一般財団法人 医療情報システム開発センター内 HISPRO事務局 http://www.hispro.or.jp/open/pdf/SNS_RiyouCheckJikou_20160126.pdf ツイート OK ! ＃LWUG

Q&A • チャットに書き込みをお願いします︕ • チャットの宛先は「皆様」を選択してください。 • 時間内に回答できなかった質問の回答は LINE WORKSコミュニティにて⾏います。 ツイート OK ! ＃LWUG

今後の勉強会のご案内 • 社員や組織のメンバーの⽅、お知り合いもぜひ、勉強会や交流会にお誘いください︕ • 勉強会で導⼊や活⽤の成功談や失敗談、今後の課題など、少しでもお話し頂ける⽅がいましたら、 LWUG事務局までお知らせください︕ [email protected] ツイート OK ! ＃LWUG 来週実施︕ 過去動画︕

交流会 • 任意参加です。 • 13:20まで実施しますが、退出⾃由です。 • カメラはONでお願いします。 • 強制ミュートを解除します。

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