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2023/01/25(水) 15:00 - 16:00
今話題のNotionを企業で導入する方法 ～セキュリティや移行ノウハウも伝授！～
Confluenceから Notionへの
全社移行事例
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アジェンダ
・企業紹介
・自己紹介
・ConfluenceからNotionへの全面データ移行 概要
・移行作業を終えての振り返り各種
・情報設計
・データ移行
・運用
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企業紹介
クラスメソッド株式会社 https://classmethod.jp
創立：2004年07月07日 現在19期目
従業員数：約700名(グループ企業含む、2022年末現在)
2022年：AWS Partner Awards SI Partner of the Year 受賞
業種・規模問わず3,000社以上の支援実績
主なサービス：
・AWS総合支援
・LINEサービス総合支援
・内製化支援
・SaaS導入コンサルティング
・データ分析環境構築支援
・アプリケーション開発
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ブログ紹介
クラスメソッドオウンドメディアブログ「DevelopersIO」
https://dev.classmethod.jp/
・累計投稿本数：
そろそろ40000本
・Notionに関するブログ：
142本
(※2023年01月25日現在)
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自己紹介
しんや
@shinyaa31
クラスメソッド株式会社
・2013年08月：ジョイン(中途入社) - AWSコンサルティング部(現在のAWS事業本部の前身)
・2016年07月：データインテグレーション部に異動
・2019年07月：データアナリティクス事業本部に異動
・自社ブログ「DevelopersIO」にて年間100本投稿(以上)記録を継続中(現在10年連続)
・各種情報発信、情報連携促進
・Notion Champions Community参加
https://dev.classmethod.jp/author/shinyaa31/
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ConfluenceからNotionへの全面データ移行：これまで
＜移行の背景＞
・会社規模(社員数・ビジネス双方)の急速な拡大に伴うナレッジ共有に対する不満
・過去の経緯や業務に必要な情報を「個人の情報」から「組織の情報」へ
・Confluenceのドキュメント利活用におけるばらつきがあった
・”全社利用ツールはルールをあまり決めずに始まる”という文化的な側面
・ストック情報とフロー情報の区分けが不十分
・全社公開レベルで無くてもいい情報が全社公開に
・ドキュメントの検索精度低下問題
＜Notion選定の理由＞
・移行検討の段階で既に複数の部門で個別に採用がされていた
・個人利用で使っている人もいた
・社内Slackで情報共有用のチャンネルが立ち上がっていた
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ConfluenceからNotionへの全面データ移行：完了までの流れ
＜スケジュール概略＞
・2022年01月：契約対応
・2022年01月：各種設計開始
・2022年03月：サンドボックス環境期間(〜2022年06月)
・2022年04月：設計のブラッシュアップ作業
・2022年04月：本番環境の作成＆Confluenceからの移行作業開始
・2022年07月：本番環境運用開始
〜随時発生した課題やタスクについて対応〜
・2022年12月：Confluence契約終了
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前回のイベントはこちら：
Notionのはじめかた。ーDX時代のあたらしい働き方をNotionで実現する
社内ポータルとしての活用事例、Confluenceからの移行事例も解説
- マジセミ×業務自動化・効率化（デジタルとの新たな出会いと体験） | Doorkeeper
https://majisemi-business.doorkeeper.jp/events/134715
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色々振り返る点がありました...
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移行に関わったメンバーから振り返り情報を収集
大きく以下の分類の情報が集まった
・情報設計
・データ移行
・運用
※社内タスクフォースメンバーの皆さん、ご協力ありがとうございます！
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情報設計
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情報設計に関する振り返り
やっておいて良かった
全体向けトップページの構成・デザインについて、
予めデザイナーと詰めていた
ページ構成を考える際にあらかじめ社内のデザイナーに
相談したことで、文字色や背景色の色遣いやバランス、
目にとまるアイコン提案などしてもらい、より見やすくなった。
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情報設計に関する振り返り
やっておくべきだった
組織毎の「トップページの統一」を
全社横断的にしておくべきだった
部署ごとにトップページの作りや並び、粒度がバラバラだと
他の部署の情報を探すときに別会社の情報を探す…
みたいな状態になってしまう。
(難しいとは思うが、)各部署ごとにざっくりレイアウトや粒度を合わせて
おくとわかりやすかったかもしれない。
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今回の移行では大きく2つのワークスペースを設けました
全社・公式情報用ワークスペース
各事業本部・組織用ワークスペース
AAA事業本部
BBB事業本部
CCC事業本部
XXXチーム
：
：
全社お知らせ
組織に関する情報
組織に関する情報
組織に関する情報
総務に関する情報
その他全社関連情報
：
：
：
：
「全社用」のデザインを
統一する形で進められた
各種組織で移行作業を同時並行遂
行していたため、組織横断でのデ
ザイン統一は難しかった
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組織単位で情報レイアウトが異なると目的のページを探すのが大変...
※幾つかの組織トップページレイアウトをピックアップ。
今回の移行ではこの部分の統制は特に行わなかったので
このようにレイアウトがバラバラになっている。
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[提案] 組織単位で複製して使える情報レイアウトテンプレートを用意
「Notionのテンプレート」に関する情報は以下を参照。ただ上記の構成は Notionの機能として
取ることは出来ないので「雛型ページを用意しておき、複製する」形がスムーズ。
・Notionで活用出来る「テンプレート」のまとめ | DevelopersIO https://dev.classmethod.jp/articles/notion-templates-variation/
・ピックアップ – テンプレートギャラリー https://www.notion.so/ja-jp/templates
[事業本部テンプレート ]
[部署テンプレート]
[チームテンプレート]
組織の形に応じた「テンプレートページ」を用意しておき、組織新設や移行開始の際に活用出来るようにしておくと統
制が取りやすい(形になると思う)。
[XX事業本部]
[部署テンプレート] [YY部]
[AAチーム]
[BBチーム]
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情報設計に関する振り返り
やっておくべきだった
Notion移行や運用方法に関する知見を部門ごとに蓄積し、
部門ごとの格差が生まれないように出来ると良かった
タスクフォースチームで運用ルールについて定期的に議論していたものの、実態と
しては部門内での移行体制やリソースの確保状況によって、移行やページ構築に
関する情報格差があったと感じた。
細かい部分は部門にお任せでもよいが、ワークスペースのページ構成やトップペー
ジのイメージはテンプレートを用意するなど、ざっくりとした全社の共通イメージを作
成して全体で進めたほうが、部門によるワークスペースの使い勝手の違いがでなく
てよかったのではないかと思っています
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情報設計に関する振り返り
やっておくべきだった
Notion上での「検索」を考慮した設計が必要だった
運用を考えた場合、あらかじめ検索性を意識して各ページを作るようにレクチャー
すべきだったように感じる。
・DBが乱立していたり、情報がネストしていたりする。
・(話が違うけれど)権限の違うところに移動して、
戻せなくなるのも困る。。
また、意図しないページが検索結果に出ることへの対応も必要。
部署によっては週報や月報が上位にヒットしてしまって、
知りたい情報にたどり着けない。 ルールがあった方がよかった。
また、検索性を上げることが移行の目的の一つでもあったため、
ここについては、継続して数値化などで利便性を測った方が良いと思う。
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「Notionの検索」に関する参考情報
新しくなったNotionの検索機能の挙動を色々確認してみた #notion | DevelopersIO
https://dev.classmethod.jp/articles/improvement-of-search-in-notion/
Slackの検索結果からNotionへ誘導する場合にほしいポイントを挙げてみた | DevelopersIO
https://dev.classmethod.jp/articles/howto-notion-digest-on-slack/
Notion内の検索で除外のフィルタを適用できないかどうか確認してみた | DevelopersIO
https://dev.classmethod.jp/articles/try-exclude-search-on-notion/
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情報設計に関する振り返り
その他
Notion上での「アクセス権限」について
Notionは割と自由に閲覧・編集ができることがメリットの一つだと
思いますが、いろいろな背景から情シスにアクセス権の設定を
かなり頑張って設計していただきました。
その結果、部門間で情報共有したいときに別途申請をするなど
手間が増えたので、運用しながら見直しができるといいなと思っています。
（あるいはNotion側で権限に関するアップデートを期待）
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情報設計に関する振り返り
その他
情報公開範囲の定義と「プライベートページ」の活用
全ての情報が「全社共有・参照可能」であれば一番シンプルだし
望ましい形の1つだとは思うが、内容や状況によっては
「任意の組織内メンバー限定で参照可能」
なページが欲しい、というケースも出てくると思う。
その場合は任意のページに対してアクセス出来るメンバーを限定する(今回はアク
セス可能なグループをページに割り当て、そのグループにメンバーを追加する運用
体制を採った)ことで目的は実現出来る。
※ただこれが乱用されると「情報の共有」という観点でモヤる部分は残る。
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「Notionのアクセス権限」に関する参考情報
Notionの共有および権限設定についてのガイド – Notion (ノーション)ヘルプセンター
https://www.notion.so/ja-jp/help/sharing-and-permissions
Notionの共有設定について
https://www.notion.so/ja-jp/help/guides/understanding-notions-sharing-settings
チームスペースやグループへの適切なアクセスレベルの設定
https://www.notion.so/ja-jp/help/guides/grant-access-teamspaces
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データ移行
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データ移行に関する振り返り
やっておいて良かった
情報断捨離をちゃんとやった
(移行前／移行後)
ConfluenceからNotionへの情報移行を行う際、
Confluenceのコンテンツをそれぞれページ単位で切り分けて「この情報
は要るか要らないか」という判断を行った。
ページ単位で切り分けることでそれぞれ担当するメンバーに
『要るor要らない』の判断をお任せすることがスムーズに
出来たし、『要るものだけ持っていく』という考えのもと
進めていくことで移行先環境(Notion)を比較的スッキリさせた
状態で維持出来た。
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「情報断捨離」は大きく分けて2パターン
移行前の場所
(Confluence/別のNotion/その他プラットフォーム)
移行後の場所(Notion)
(1).移行先のページ構成を設計
(2).移行先に持っていくコンテンツだ
け選定・引っ越しさせる
①.とりあえずまるっと引っ越し
②.設計と取捨選択を移行後に実施
最初に
仕分けるか
後で
仕分けるか
※組織の状況、情報量や移行に掛かる時間、設計内容等に応じて選択。
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データ移行に関する振り返り
やっておいて良かった
ConfluenceのURLとページタイトルの一覧表を
作成しておいた
Confluenceをクローズした後、URLのみの記述となっている
場合に中身がわからない可能性が高いため逆引き用途にて作成。
一覧に対して要素追加の要望がしばしば出ていることから
利用されているケースが想定以上にあった模様。
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データ移行に関する振り返り
やっておいて良かった
「どのコンテンツをどのDBで管理する」かを
移行の際にあらかじめ検討しておいた
こうしておくことであとあとの整理もしやすい。
特に議事録など定例テンプレートの置き場として良い。
タグ付けも便利。
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データ移行に関する振り返り
やっておいて良かった
「添付ファイルのまるごとバックアップ」を取得していた
当初はConfluence各ページの移行担当者が個別に
添付ファイルをダウンロードしてバックアップする想定で
いたものの、ページ数と添付ファイル数の乗算で漏れが
発生する可能性は非常に高かった。
バッチにてConfluenceのダウンロード用APIを利用する際、
ついでにディレクトリ構成も再現していたことにより、
Notion上で再添付する時もわかりやすくなってよかった。
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「Confluenceのバックアップ」に関する参考情報
Confluence上の文書ツリーをローカルに再現しつつ各ページの添付ファイルをまるっとダウンロードしてみた |
DevelopersIO
https://dev.classmethod.jp/articles/backup-attachments-to-local-from-confluence/
Notion断捨離用にConfluenceエクスポートファイル内の最終更新日付を洗い出してみた | DevelopersIO
https://dev.classmethod.jp/articles/parse-last-modified-date-from-confluence-export-zip/
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データ移行に関する振り返り
やっておいて良かった
Confluenceのエクスポートデータから
作成日付や作成者の情報を抽出していた
ConfluenceからエクスポートしたデータをNotionに
取り込んだ際、全てのデータが取り込んだ時刻に作成された
扱いになっており、古い資料なのか見分けがつかなくなった。
Confluenceのエクスポートデータ内には、作成日付・作成者・最終更新
日時・最終更新者名が残っていたため、スクリプトにてファイル毎のそ
れらを抽出。後日、今後も更新が必要か否かの判断材料に用いた。
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データ移行に関する振り返り
やっておいて良かった
Confluenceの利用停止時期を事前に決定しておいた
タスクフォースのエンドが決まるので、
明確に期日を定めて＆全社共有をしておくべき。
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データ移行に関する振り返り
やっておくべきだった
コンフルからNotionに移行するときに
タイトルをわかりやすいものに変更しておくべきだった
メンバーのNotionにおける検索スキル向上までの時間が思ったより
掛かっていたので、移行するときに「このタイトルわからなくない？」
ってのをちゃんと踏まえた方がよかった。
私でさえアクセスできないときがあり、コンフルに立ち戻った時もあった。 データ
ベースは便利だけれど、ディレクトリ構成に弱いデメリット（主観）を踏まえたファイル
構成にするべきだったかもしれない。
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データ移行に関する振り返り
やっておくべきだった
Confluence上でのサードパーティ製拡張の無効化
Confluenceからのエクスポートに対応していない拡張が幾つかあり、
結果エクスポート時に該当拡張を利用して記述していた文面に
欠損等が発生していた。
※ConfluenceのMarkdown用サードパーティアドオンで
Notion取り込み時にサードパーティによる独自タグが認識されず欠落
欠損が発生していない場合があっても、構成の問題で
Notionでのインポート時に正常に取り込まれていなかったりする。
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データ移行に関する振り返り
その他
移行データについて「作成者」を自分以外にしたかった
移行しただけで担当ではないデータも多数あるため、
後から見返した時に「作成者だから」と問い合わせられて困った。
「管理アカウント」とか指定したユーザー名？でインポート
できるような仕組みがあると嬉しかった。
あとは同じ意味で、作成年月日も引き継げるとよかった。
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運用
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運用に関する振り返り
やっておいて良かった
Notion旗振り役の選定、率先して使ってくれている人に
協力を依頼した
「やっておいて良かった」し「やっておくべき」ポイント。
そもそものNotion利用に際して、個人的に先行して使ってくれている人
やそういう意欲のある人をタスクフォースのリーダーや推進役としてア
サインしておくと進みが全然変わってくる。
熱意や興味を持ってくれる人の協力は何より心強い。
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運用に関する振り返り
やっておいて良かった
部門以降だけでなく、観点ごとの中心メンバーの
ピックアップ
分け方、アウトプットに対して改善が必要なことは前提として。クラスメ
ソッドの現状の社員数を考えるとノールールで導入してルールを後か
ら作るのは無理があったと思う。使い方をある程度想定して事前に観
点ごとに最低限のルールを決めるタスクフォースの立て付けにしたの
は良かったかな、と。
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運用に関する振り返り
やっておくべきだった
Notion利活用における啓蒙活動
移行に際しては組織内に代表者を置くことでそのメンバー駆動である
程度のスピード感を以って進めることが出来たが、移行が落ち着いた
タイミングでの「活用」フェーズで更にNotionを利活用していくための啓
蒙活動が十分に出来ていないと感じる部分があった。
移行とはちょっとズレるが「移行後にやっておくべきこと」として挙げて
おきたい。
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「Notion チャンピオンズコミュニティ」を合わせて活用しよう！
Notionチャンピオンズコミュニティの日本語サポートを開始！
https://www.notion.so/ja-jp/blog/notion-champions-japanese
Notionチャンピオンズコミュニティ https://notion.notion.site/Notion-7b970ea69e1c471ba462dc2c166d6670
[Notion]Notionチャンピオンズコミュニティに参加してみた | DevelopersIO https://dev.classmethod.jp/articles/joined-notion-champions-community/
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運用に関する振り返り
やっておくべきだった
事前の工数確保の調整
全社のツール移行プロジェクトになるので、社として
「やるべきこと」に対してベストエフォートは
限界があるなと思った。
期間限定の部署を3〜6ヶ月単位で作るなり、
中心メンバーのある程度の工数確保をした上で
一気に進めた方が良かったと思う。
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運用に関する振り返り
やっておくべきだった
Notion社とのやりとりの定例化
ホットラインは作っていたが、定期的にやって
状況のウォッチやプッシュをしても良かった。
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運用に関する振り返り
やっておくべきだった
移行プロジェクト後の運用体制の早期構築
移行時にルールを決めるだけでなく、情報資産としては
その後の運用の方が重要なので、早期で体制を決めて
運用開始後にどのように浸透させていくかは
移行プロジェクト時から議論をしておいて良い。
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運用に関する振り返り
やっておくべきだった
部門横断の運用体制づくり
運用方法やルール決め？などが部門ごとに行われ、
ナレッジ共有や改善活動の旗振りがしづらい
（見えづらい？）
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運用に関する振り返り
やっておくべきだった
細かい機能要件 / 非機能要件の作成
あとからアレがない、コレがないとなったので、先に必要な機能 / 非機
能要件を洗い出して先方にぶつけたほうが良かった。
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運用に関する振り返り
その他
情報の特性(ストック/フロー/テンポラリ)による
扱い方の方針決めについて
この部分の方針については幾つか案は出たものの、結局確定したものは
無いまま運用フェーズに雪崩込んでしまった印象がある。
どれが良くてどれが悪いというのも無いと思うが、
全社的に大方針を確定したものが出来ると運用も
幾らかスムーズになるのかな？という気がしなくもない。
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「ストック/テンポラリ/フロー」それぞれをNotionでどう扱うか
種類 対象となる情報(例) Notionで扱う？
ストックデータ
(情報資産)
Confluenceやその他ドキュメント管理サービスで
扱っていた情報
◎
テンポラリデータ
(メモや議事録)
ストックデータとして固まる前の一時的な
メモやログ情報
◯ or △
フローデータ
(非資産)
SlackやTeams等のサービスでやり取りされる
会話ログ
ー
※上記はあくまでも一例。
※移行を行う企業や組織全体での関心事として捉え、どの情報をどういう扱いとするか、
Notionでどのように対応するかについて方針を定めておいた方が良い (と思う)。
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まとめ
・事前に出来ることは色々あります 準備大事
・十分なタスクフォース体制が大事
・余裕を持ったスケジュール設定が大事
・Notionに興味を持ってくれる人は超大事
・移行も大事だけど移行後の運用も大事
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俺達のNotion利活用＆運用はこれからだ！