成長する組織のナレッジベースのつくりかた_知識基盤のデザインとメタデザイン

by gaussbeam

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成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた 2024.12.08 hanyu 知識基盤のデザインとメタデザイン

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おまえはだれだ埴⽣孝慈 HANYU, Koji: Product Ops Lead @ Studist 2013 ⼤⼿製造業に⼊社、UX設計チームに所属 2017〜2020 Sansan等でiOS開発+UI設計を担う 2020〜スタディストに参画、次第に職業不詳に ● アプリリニューアルのリーダー&UX設計 →プロダクトマネジメント、リサーチ →Notion運⽤構築を経て、Product Opsを掲げる（最近は特許申請でてんやわんやしている）

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所属組織について簡単にスタディスト: マニュアル作成‧共有システムのTeachme Bizを運営しています Corporate mission 伝えることを、もっと簡単に。

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We're hiring!（最後にこの話をするタイミングがなさそうなので、やることだけはやっていくスタイル）この話を聞いてもし興味をお持ちになったら、ぜひゆる〜くお話しましょう！

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これから話すことと話さないこと具体的なつくりの話は最⼩限とし、得られた学びや考え⽅を共有します話すこと ● 開発組織を⽀えるナレッジベースを⽴ち上げ‧改善するための進め⽅、コアとなるポイント話さないこと ● データベース、ページ、プロパティの構成を具体的にどのようにしたのか

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ナレッジベースは不要かもしれない、でもしくみと無縁ではいられないこのプレゼンテーションを通じて届けたいこと組織を⽀えるしくみを育て、根付かせるための学びと実践的なアプローチ

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これから話すこと⽬次 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース

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なぜナレッジベースをつくるのか: 開発組織が直⾯する課題と構築のきっかけ 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 1

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私たちが直⾯していた、そしておそらく多くの組織も直⾯していることなぜナレッジベース構築が必要だったのか各所に点在する議事録やドキュメント、作業チケット →知らない‧気づかないを撲滅したいしかし過剰な管理コストは避けたい報告ライン(=⼈、Product)増によるマネジメントの複雑化 →状況は的確に把握したいしかし報告コストは最⼩限に

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（時を同じくして全社でNotion導⼊の動き） →開発組織内の情報流通を再構築することに変化するのは情報だけではない成⻑‧変化する組織: スタディスト開発本部のこの1年の変化 ※1 2024/11末時点。業務委託、インターン等も含む ※2 https://speakerdeck.com/raitahirayama/teachme-biz-purodakutokai-fa-10nian-jian-notimuti-zhi-nobian-qian-tokorekara?slide=21 約 70 ⼈※1 7 チーム※1 1年で3チーム増加 2024/3に体制刷新した※2 1年で10⼈以上増加（全社員数は約200⼈※1）

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積極的にネタバレしていくスタイル伝えたいこと 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを

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ナレッジベースのデザイン: 情報構造の設計と運⽤に向けた準備 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2

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私たちが直⾯していた、そしておそらく多くの組織も直⾯していることなぜナレッジベース構築が必要だったのか（再掲）各所に点在する議事録やドキュメント、作業チケット →知らない‧気づかないを撲滅したいしかし過剰な管理コストは避けたい報告ライン(=⼈、Product)増によるマネジメントの複雑化 →状況は的確に把握したいしかし報告コストは最⼩限にナレッジベースのデザインにおける要求事項情報の⼀元化とアクセス容易性の両⽴

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要求事項に対するナレッジベースの実現⽅法基本構造: 要となる3種類のページ共通データベースチームページメンバーページ

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共通データベースに… ● するもの＝どのチームも同様につくるもの ■ 議事録、単発のメモ※、仕様書、… ● しないもの＝チームにより記録する内容や使い⽅が異なるもの ■ タスク‧作業チケット、スプリント、朝会メモ、… 集約するものとしないものを定義する共通データベースにするもの‧しないもの ※ スタディストではOneshotドキュメントと呼称（対し、継続的にメンテナンスするものはLiveドキュメントと呼ばれる）

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共通データベースどのように集約するか、アクセスするか「情報の⼀元化とアクセス容易性の両⽴」の実現⽅法チームページメンバーページ 1. DBへの集約を基本に 2. 各ページから適宜参照※ ※ 10XやSansanの運⽤‧構成を参考に設計した

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ナレッジベースは⽬的ではなく⼿段なぜナレッジベースを使うのか‧なぜ集約するのか‧そして何を⽬指すのかを⾔語化⽬指すのは顧客に貢献する爆速なプロダクト開発であり、ナレッジベースはそのための道具であると明確に

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利⽤‧運⽤開始に向けた準備ドキュメントやマニュアルを整備し、ナレッジベースを利⽤可能にする Powered by

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まずは ● 構造 ● ポリシー ● ドキュメントを整備するまずは、ナレッジベースをデザインするところからナレッジベースの⽴ち上げに必要な三種の神器

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1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザインデザインからメタデザインへ: 成⻑する組織の基盤に必要な視点 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 3

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共通データベースチームページメンバーページ完璧なナレッジベースができた！

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共通データベースチームページメンバーページしかし、 1⽇後の組織にとってもそれは完璧だろうか？

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共通データベースチームページメンバーページ 1週間後の組織にとっては？

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共通データベースチームページメンバーページ 1ヶ⽉後では？

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共通データベースチームページメンバーページ 1年後は？

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組織は成⻑し、環境は変化する。それに追従しないナレッジベースは陳腐化する。

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だからこそ

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成⻑する組織のために、ナレッジベースの成⻑プロセスをデザインする

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1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへナレッジベースのメタデザイン: あらかじめ、成⻑をビルトインする 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース 4

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デザインデザインメタデザインデザイン…お前は何を⾔っているんだナレッジベースのデザインとメタデザイン: その定義 DESIGN Meta- DESIGN データベースやページ構成、権限、⾃動化‧ツール連携をいかに設計するかナレッジベースを継続的に成⻑させるためのしくみやプロセスをいかに設計するか

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成⻑プロセスをデザインするナレッジベースをメタデザインするためのキーワード 1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル

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1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル成⻑プロセスをデザインするナレッジベースをメタデザインするためのキーワード

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2種類のサイクルを回す 1回転⽬は計画的に、(n+1)回転⽬は創発的なサイクルにする 1st cycle (n+1)st cycle

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2種類のサイクルを回す 1回転⽬のサイクル: 少数のメンバーと共に進め、トップダウン的に展開する ● 計画的なサイクル ● 運⽤管理者による設計を起点 ● 少⼈数による⾼速改善 1st cycle

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2種類のサイクルを回す (n+1)回転⽬のサイクル: 各メンバーの創意⼯夫を促し、ボトムアップの改善を全体に拡げる ● 創発的なサイクル ● チーム‧個⼈による試⾏を起点 ● 多くのメンバーによる継続的改善 (n+1)st cycle

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1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル成⻑プロセスをデザインするナレッジベースをメタデザインするためのキーワード実例編

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2種類のサイクルを回す 1回転⽬は計画的に、(n+1)回転⽬は創発的なサイクルにする 1st cycle (n+1)st cycle

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デザイナによる設計を起点とし、少⼈数ですばやく改善まずは1つの開発チームとQAチームにのみ展開し、タスク管理の要‧不要を整理する 🛠Team-α 󰡸QA 1. ベースの構造は運⽤管理者が準備 Tasks Sprints Bugs 2. ⼀部のチームが先⾏して移⾏ 🛠Team-β 🛠Team-γ Tasks-α Sprints-α Bugs′ 3. 利⽤実態を基に構造を改良 1st cycle ※ 詳しい実装内容は https://studist.tech/qa-bug-management-ca19272f60a6 を参照ください

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2種類のサイクルを回す 1回転⽬は計画的に、(n+1)回転⽬は創発的なサイクルにする 1st cycle (n+1)st cycle

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チーム‧個⼈による試⾏を起点とし、多くのメンバーで継続的に改善運⽤に耐えうるタスク管理機構を1つ構築した後、各チームへと展開し、最適化 🛠Team-α 1. 先⾏したチームの管理機構を共有 2. 他のチームが運⽤‧アレンジ 🛠Team-β 🛠Team-γ 3. 利⽤実態を基に構造を改良 (n+1)st cycle Tasks-α Sprints-α Tasks-β Sprints-β Tasks-γ Sprints-γ

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1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル成⻑プロセスをデザインするナレッジベースをメタデザインするためのキーワード

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規律と⾃由を両⽴させる「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する共通データベースチームページメンバーページ

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メンバーページ管理主体⾃由度制約規律と⾃由を両⽴させる「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する個⼈原則何でもOK。試⾏や実験を奨励ドキュメントを業務で頻繁に使うようになったら、適宜移動させる（共通DBなどに）

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チームページ管理主体⾃由度制約規律と⾃由を両⽴させる「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進するお世話係（チームごとの責任者）効率的な開発のため、チームの⽅針‧状況に応じ、ページやDBを⾃由に構成できる共通データベースと重複するものはNG

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共通データベース管理主体制約運⽤管理者チームやメンバーの利⽤実態に基づいて追加‧更新すること（押しつけNG）規律と⾃由を両⽴させる「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する

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1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル成⻑プロセスをデザインするナレッジベースをメタデザインするためのキーワード

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⾃由から⽣まれた変化を活⽤する「双⽅向のプロトコル」を構築し、各⾃の試⾏を全体の改善につなげる 👷 運⽤管理者 󰳖 チームのお世話係 󰠁 各メンバー

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双⽅向のプロトコルその1: メンバーから管理者に向かう流れナレッジベースにおける、個⼈‧チームの要望や課題を把握可能にするプロセス 👷 運⽤管理者 󰳖 チームのお世話係 󰠁 各メンバーしくみ整備における取り組み‧課題共通のしくみへの要望‧意⾒チーム内のしくみへの要望‧改善提案

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双⽅向のプロトコルその1: メンバーから管理者に向かう流れナレッジベースにおける、個⼈‧チームの要望や課題を把握可能にするプロセス 👷 運⽤管理者 󰳖 チームのお世話係 󰠁 各メンバーチーム内のしくみへの要望‧改善提案共通のしくみへの要望‧意⾒お世話係Sync

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各チームの取り組みや課題を共有‧展開するお世話係Sync: ⾮同期で情報共有‧フィードバックし、次のアクションを明確にしていく各チームから取り組みや困りごとを共有参加者が相互にコメント運⽤管理者が次の取り組みを定義‧共有

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双⽅向のプロトコルその2: 管理者からメンバーに向かう流れナレッジベースの改善により、個⼈‧チームの要望‧困りごとに答えていくプロセス 👷 運⽤管理者 󰳖 チームのお世話係 󰠁 各メンバーチームページを改善改善を⽀援共通DBや運⽤を改善

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成⻑‧変化する組織のために、ナレッジベース⾃体も ● 改善のサイクルを回し続ける ● 成⻑のきっかけをつくる‧掴めるためのしくみが必要いったんまとめなぜナレッジベースをメタデザインするのか？

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1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザインメタデザインからデザインへ: 個から⽣まれる、全体への改善の循環 6. もたらされた変化 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース 5

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ナレッジベース成⻑の実例 3つの改善事例朝会メモや進捗管理の改良カレンダーと予定共有の進化議事録の⽇付フォーマット改善

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● チームの朝会におけるコーナーの定番化 →チームのテンプレを、みずから‧すばやく改良ナレッジベース成⻑の実例 1/3 朝会ドキュメントの改良: 権限委譲による、メンバー主導の⼩さく素早い改善

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ナレッジベース成⻑の実例 2/3 カレンダーと予定共有の進化: 「⼩さな⼯夫」を「全体のしくみ」に組織全体のしくみとして拡張し、組織全体での予定共有を効率化あるチームが、 DBを活⽤してチーム内の予定共有を効率化 ※ より詳しい経緯や実装内容は https://studist.tech/dont-repeat-yourself-to-schedule-sharing-9c466402ce91 を参照ください

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ナレッジベース成⻑の実例 3/3 議事録の⽇付フォーマット改善: 提案を起点とした、しくみ改善と体制強化 ※ ⽇付フォーマットの詳細や実装内容は https://studist.tech/notion-date-property-with-advanced-automation-6adb63c31e43 を参照ください

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ナレッジベース成⻑の実例 3/3 議事録の⽇付フォーマット改善: 提案を起点とした、しくみ改善と体制強化 👷👷 👷 運⽤管理者 󰠁 メンバーフォーマット、こうした⽅が良くない？たしかに。直したよ (〇〇さん、いつも指摘が的確で助かるな〜) 󰠁 メンバーいいよ〜運⽤チームに⼊らない？⽇々改善されるナレッジベース →ノウハウを持つメンバーが多数ナレッジベースもその運⽤も⽇々進化

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ナレッジベース成⻑の実例 1/3 朝会ドキュメントの改良: 権限委譲による、メンバー主導の⼩さく素早い改善朝会メモや進捗管理の改良 ⤴ ⤴

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ナレッジベース成⻑の実例 2/3 カレンダーと予定共有の進化: 「⼩さな⼯夫」を「全体のしくみ」にカレンダーと予定共有の進化 👷 運⽤管理者 󰳖 チームのお世話係 󰠁 各メンバー

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ナレッジベース成⻑の実例 3/3 議事録の⽇付フォーマット改善: 提案を起点とした、しくみ改善と体制強化議事録の⽇付フォーマット改善 👷 運⽤管理者 󰠁 各メンバー ⤴ ⤴

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ナレッジベース成⻑の実例 3つの改善事例朝会メモやタスク管理の改良カレンダーと予定共有の進化議事録の⽇付フォーマット改善ナレッジベースのメタデザインが各⾃の⼩さな改善を⽣み、全体のしくみ‧運⽤の改善に好循環をもたらした

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2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへもたらされた変化: メンバー‧マネジメントの視点から 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース 6

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もたらされた変化メンバーから得られたコメント（抜粋） ● ドキュメントとタスクが集約され、連携がしやすくなった ● 保存場所に悩まなくなった ● テンプレート運⽤がしやすい ✅

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もたらされた変化マネジメント（CTO）から得られたコメント ● チームやレポートラインは増えたが、Notionを⾒れば分かる状態になっている。 ● 共有‧報告のための⼿間を増やさず、管掌役員として必要なことが把握できる ✅

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ナレッジベース構築の背景にあった課題には改善が⾒られたとはいえ進化の余地はまだまだある (n+1)st cycle (n+1)回転転⽬のサイクルを回し続ける

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3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化成⻑する組織、成⻑するナレッジベース: つくり、つかい、育てる 7

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最初にネタバレして、最後に回収していくスタイル伝えたいこと（再掲） 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを

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さいごにキーワードでおさらい成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る

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成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースをつくって終わらず、つかって育てる 1st cycle (n+1)st cycle 組織と共にしくみ⾃体も成⻑するために 2種類のサイクルによる成⻑をあらかじめ設計しておく Meta design

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成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを⾃由な場をつくり、まかせる⾃由の境界とDo/Don'tを明確にし、それぞれに最適なしくみを、チーム‧個⼈が⽣み出す

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チーム内のしくみへの要望‧意⾒しくみ整備における取り組み‧課題成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースをためして学び、実りを得る 👷 運⽤管理者 󰳖 チームのお世話係 󰠁 各メンバー共通のしくみへの要望‧意⾒改善を⽀援共通DBやチームページを改善チームページを改善チーム‧個⼈から⽣まれた改善を双⽅向のプロトコルを通じて共有し、全体を最適化

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まとめ。⼤事なことなので何度でも。成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた: 知識基盤のデザインとメタデザイン 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを

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1. 2種類のサイクルを回そう 2. ⾃由の境界を定義しよう 3. 双⽅向のプロトコルで共有しようまとめ。組織の成⻑を⽀えるしくみを築く第⼀歩の踏み出し⽅成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた: 知識基盤のデザインとメタデザインしくみ⾃体も成⻑する。まずは形にして、育てよう