成長する組織のナレッジベースのつくりかた_知識基盤のデザインとメタデザイン

2024/12/08 Spectrum Tokyo Festival 2024 Day 2

Transcript

1. 成⻑する組織の ナレッジベースのつくりかた 2024.12.08 hanyu 知識基盤のデザインとメタデザイン
2. おまえはだれだ 埴⽣孝慈 HANYU, Koji: Product Ops Lead @ Studist 2013 ⼤⼿製造業に⼊社、UX設計チームに所属 2017〜2020 Sansan等でiOS開発+UI設計を担う 2020〜 スタディストに参画、次第に職業不詳に • アプリリニューアルのリーダー&UX設計 →プロダクトマネジメント、リサーチ →Notion運⽤構築を経て、Product Opsを掲げる （最近は特許申請でてんやわんやしている）
3. 所属組織について簡単に スタディスト: マニュアル作成‧共有システムのTeachme Bizを運営しています Corporate mission 伝えることを、もっと簡単に。
4. We're hiring!（最後にこの話をするタイミングがなさそうなので、やることだけはやっていくスタイル） この話を聞いてもし興味をお持ちになったら、ぜひゆる〜くお話しましょう！
5. これから話すことと話さないこと 具体的なつくりの話は最⼩限とし、得られた学びや考え⽅を共有します  話すこと • 開発組織を⽀えるナレッジベースを⽴ち上げ‧改善する ための進め⽅、コアとなるポイント  話さないこと • データベース、ページ、プロパティの構成を 具体的にどのようにしたのか
6. ナレッジベースは不要かもしれない、でもしくみと無縁ではいられない このプレゼンテーションを通じて届けたいこと 組織を⽀える しくみを育て、根付かせる ための学びと実践的なアプローチ
7. これから話すこと ⽬次 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース
8. なぜナレッジベースをつくるのか: 開発組織が直⾯する課題と構築のきっかけ 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 1
9. 私たちが直⾯していた、そしておそらく多くの組織も直⾯していること なぜナレッジベース構築が必要だったのか 各所に点在する議事録や ドキュメント、作業チケット →知らない‧気づかないを撲滅したい  しかし過剰な管理コストは避けたい 報告ライン(=⼈、Product)増 によるマネジメントの複雑化 →状況は的確に把握したい  しかし報告コストは最⼩限に
10. （時を同じくして全社でNotion導⼊の動き） →開発組織内の情報流通を再構築することに 変化するのは情報だけではない 成⻑‧変化する組織: スタディスト開発本部のこの1年の変化 ※1 2024/11末時点。業務委託、インターン等も含む ※2 https://speakerdeck.com/raitahirayama/teachme-biz-purodakutokai-fa-10nian-jian-notimuti-zhi-nobian-qian-tokorekara?slide=21 約 70 ⼈※1 7 チーム※1 1年で3チーム増加 2024/3に体制刷新した※2 1年で10⼈以上増加 （全社員数は約200⼈※1）
11. 積極的にネタバレしていくスタイル 伝えたいこと 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る 成⻑する組織には、 成⻑するナレッジベースを
12. ナレッジベースのデザイン: 情報構造の設計と運⽤に向けた準備 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2
13. 私たちが直⾯していた、そしておそらく多くの組織も直⾯していること なぜナレッジベース構築が必要だったのか（再掲） 各所に点在する議事録や ドキュメント、作業チケット →知らない‧気づかないを撲滅したい  しかし過剰な管理コストは避けたい 報告ライン(=⼈、Product)増 によるマネジメントの複雑化 →状況は的確に把握したい  しかし報告コストは最⼩限に ナレッジベースのデザインにおける要求事項 情報の⼀元化とアクセス容易性の両⽴
14. 要求事項に対するナレッジベースの実現⽅法 基本構造: 要となる3種類のページ 共通 データベース チームページ メンバーページ
15. 共通データベースに… • するもの ＝どのチームも同様につくるもの ▪ 議事録、単発のメモ※、仕様書、… • しないもの ＝チームにより記録する内容や使い⽅が異なるもの ▪ タスク‧作業チケット、スプリント、朝会メモ、… 集約するものとしないものを定義する 共通データベースにするもの‧しないもの ※ スタディストではOneshotドキュメントと呼称（対し、継続的にメンテナンスするものはLiveドキュメントと呼ばれる）
16. 共通データベース どのように集約するか、アクセスするか 「情報の⼀元化とアクセス容易性の両⽴」の実現⽅法 チームページ メンバーページ 1. DBへの集約を 基本に 2. 各ページから 適宜参照※ ※ 10XやSansanの運⽤‧構成を参考に設計した
17. ナレッジベースは⽬的ではなく⼿段 なぜナレッジベースを使うのか‧なぜ集約するのか‧そして何を⽬指すのかを⾔語化 ⽬指すのは顧客に貢献する爆速なプロダクト開発であり、 ナレッジベースはそのための道具であると明確に
18. 利⽤‧運⽤開始に向けた準備 ドキュメントやマニュアルを整備し、ナレッジベースを利⽤可能にする Powered by
19. まずは • 構造 • ポリシー • ドキュメント を整備する まずは、ナレッジベースをデザインするところから ナレッジベースの⽴ち上げに必要な三種の神器
20. 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン デザインからメタデザインへ: 成⻑する組織の基盤に必要な視点 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 3
21. 共通データベース チームページ メンバーページ 完璧なナレッジベースができた！
22. 共通データベース チームページ メンバーページ しかし、 1⽇後の組織にとっても それは完璧だろうか？
23. 共通データベース チームページ メンバーページ 1週間後の組織にとっては？
24. 共通データベース チームページ メンバーページ 1ヶ⽉後では？
25. 共通データベース チームページ メンバーページ 1年後は？
26. 組織は成⻑し、環境は変化する。 それに追従しないナレッジベースは 陳腐化する。
27. だからこそ
28. 成⻑する組織のために、 ナレッジベースの成⻑プロセスを デザインする
29. 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ ナレッジベースのメタデザイン: あらかじめ、成⻑をビルトインする 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース 4
30. デザインデザインメタデザインデザイン…お前は何を⾔っているんだ ナレッジベースのデザインとメタデザイン: その定義 DESIGN Meta- DESIGN データベースやページ構成、 権限、⾃動化‧ツール連携 をいかに設計するか ナレッジベースを継続的に 成⻑させるためのしくみや プロセスをいかに設計するか
31. 成⻑プロセスをデザインする ナレッジベースをメタデザインするためのキーワード 1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル
32. 1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル 成⻑プロセスをデザインする ナレッジベースをメタデザインするためのキーワード
33. 2種類のサイクルを回す 1回転⽬は計画的に、(n+1)回転⽬は創発的なサイクルにする 1st cycle (n+1)st cycle
34. 2種類のサイクルを回す 1回転⽬のサイクル: 少数のメンバーと共に進め、トップダウン的に展開する • 計画的なサイクル • 運⽤管理者による設計を起点 • 少⼈数による⾼速改善 1st cycle
35. 2種類のサイクルを回す (n+1)回転⽬のサイクル: 各メンバーの創意⼯夫を促し、ボトムアップの改善を全体に拡げる • 創発的なサイクル • チーム‧個⼈による試⾏を起点 • 多くのメンバーによる継続的改善 (n+1)st cycle
36. 1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル 成⻑プロセスをデザインする ナレッジベースをメタデザインするためのキーワード 実例編
37. 2種類のサイクルを回す 1回転⽬は計画的に、(n+1)回転⽬は創発的なサイクルにする 1st cycle (n+1)st cycle
38. デザイナによる設計を起点とし、少⼈数ですばやく改善 まずは1つの開発チームとQAチームにのみ展開し、タスク管理の要‧不要を整理する 🛠Team-α 󰡸QA 1. ベースの構造は   運⽤管理者が準備 Tasks Sprints Bugs 2. ⼀部のチームが  先⾏して移⾏ 🛠Team-β 🛠Team-γ Tasks-α Sprints-α Bugs′ 3. 利⽤実態を基に   構造を改良 1st cycle ※ 詳しい実装内容は https://studist.tech/qa-bug-management-ca19272f60a6 を参照ください
39. 2種類のサイクルを回す 1回転⽬は計画的に、(n+1)回転⽬は創発的なサイクルにする 1st cycle (n+1)st cycle
40. チーム‧個⼈による試⾏を起点とし、多くのメンバーで継続的に改善 運⽤に耐えうるタスク管理機構を1つ構築した後、各チームへと展開し、最適化 🛠Team-α 1. 先⾏したチームの  管理機構を共有 2. 他のチームが   運⽤‧アレンジ 🛠Team-β 🛠Team-γ 3. 利⽤実態を基に   構造を改良 (n+1)st cycle Tasks-α Sprints-α Tasks-β Sprints-β Tasks-γ Sprints-γ
41. 1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル 成⻑プロセスをデザインする ナレッジベースをメタデザインするためのキーワード
42. 規律と⾃由を両⽴させる 「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する 共通データベース チームページ メンバーページ
43.  メンバーページ 管理主体  ⾃由度  制約  規律と⾃由を両⽴させる 「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する 個⼈ 原則何でもOK。試⾏や実験を奨励 ドキュメントを業務で頻繁に使うように なったら、適宜移動させる（共通DBなどに）
44.  チームページ 管理主体  ⾃由度    制約  規律と⾃由を両⽴させる 「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する お世話係（チームごとの責任者） 効率的な開発のため、チームの⽅針‧状況に 応じ、ページやDBを⾃由に構成できる 共通データベースと重複するものはNG
45.  共通データベース 管理主体  制約  運⽤管理者 チームやメンバーの利⽤実態に基づいて 追加‧更新すること（押しつけNG） 規律と⾃由を両⽴させる 「⾃由の境界」を明確化し、チーム‧個⼈の試⾏を促進する
46. 1. 異なる2種類のサイクル 2. ⾃由の境界 3. 双⽅向のプロトコル 成⻑プロセスをデザインする ナレッジベースをメタデザインするためのキーワード
47. ⾃由から⽣まれた変化を活⽤する 「双⽅向のプロトコル」を構築し、各⾃の試⾏を全体の改善につなげる 👷 運⽤管理者 󰳖 チームの お世話係 󰠁 各メンバー
48. 双⽅向のプロトコル その1: メンバーから管理者に向かう流れ ナレッジベースにおける、個⼈‧チームの要望や課題を把握可能にするプロセス 👷 運⽤管理者 󰳖 チームの お世話係 󰠁 各メンバー しくみ整備における 取り組み‧課題 共通のしくみへの 要望‧意⾒ チーム内のしくみへの 要望‧改善提案
49. 双⽅向のプロトコル その1: メンバーから管理者に向かう流れ ナレッジベースにおける、個⼈‧チームの要望や課題を把握可能にするプロセス 👷 運⽤管理者 󰳖 チームの お世話係 󰠁 各メンバー チーム内のしくみへの 要望‧改善提案 共通のしくみへの 要望‧意⾒ お世話係Sync
50. 各チームの取り組みや課題を共有‧展開する お世話係Sync: ⾮同期で情報共有‧フィードバックし、次のアクションを明確にしていく 各チームから 取り組みや困りごと を共有 参加者が相互に コメント 運⽤管理者が 次の取り組みを 定義‧共有
51. 双⽅向のプロトコル その2: 管理者からメンバーに向かう流れ ナレッジベースの改善により、個⼈‧チームの要望‧困りごとに答えていくプロセス 👷 運⽤管理者 󰳖 チームの お世話係 󰠁 各メンバー チームページを 改善 改善を ⽀援 共通DBや運⽤を 改善
52. 成⻑‧変化する組織のために、ナレッジベース⾃体も • 改善のサイクルを回し続ける • 成⻑のきっかけをつくる‧掴める ためのしくみが必要 いったんまとめ なぜナレッジベースをメタデザインするのか？
53. 1. なぜナレッジベースをつくるのか 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン メタデザインからデザインへ: 個から⽣まれる、全体への改善の循環 6. もたらされた変化 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース 5
54. ナレッジベース成⻑の実例 3つの改善事例 朝会メモや 進捗管理の改良 カレンダーと 予定共有の進化 議事録の⽇付 フォーマット改善
55. • チームの朝会におけるコーナーの定番化 →チームのテンプレを、みずから‧すばやく改良 ナレッジベース成⻑の実例 1/3 朝会ドキュメントの改良: 権限委譲による、メンバー主導の⼩さく素早い改善
56. ナレッジベース成⻑の実例 2/3 カレンダーと予定共有の進化: 「⼩さな⼯夫」を「全体のしくみ」に  組織全体のしくみとして  拡張し、組織全体での  予定共有を効率化  あるチームが、  DBを活⽤してチーム内の  予定共有を効率化 ※ より詳しい経緯や実装内容は https://studist.tech/dont-repeat-yourself-to-schedule-sharing-9c466402ce91 を参照ください
57. ナレッジベース成⻑の実例 3/3 議事録の⽇付フォーマット改善: 提案を起点とした、しくみ改善と体制強化 ※ ⽇付フォーマットの詳細や実装内容は https://studist.tech/notion-date-property-with-advanced-automation-6adb63c31e43 を参照ください
58. ナレッジベース成⻑の実例 3/3 議事録の⽇付フォーマット改善: 提案を起点とした、しくみ改善と体制強化 👷👷 👷 運⽤管理者 󰠁 メンバー フォーマット、 こうした⽅が良くない？ たしかに。直したよ (〇〇さん、いつも指摘が的確で助かるな〜) 󰠁 メンバー いいよ〜 運⽤チームに⼊らない？  ⽇々改善されるナレッジベース  →ノウハウを持つメンバーが多数   ナレッジベースもその運⽤も⽇々進化
59. ナレッジベース成⻑の実例 1/3 朝会ドキュメントの改良: 権限委譲による、メンバー主導の⼩さく素早い改善 朝会メモや 進捗管理の改良 ⤴ ⤴
60. ナレッジベース成⻑の実例 2/3 カレンダーと予定共有の進化: 「⼩さな⼯夫」を「全体のしくみ」に カレンダーと 予定共有の進化 👷 運⽤管理者 󰳖 チームの お世話係 󰠁 各メンバー
61. ナレッジベース成⻑の実例 3/3 議事録の⽇付フォーマット改善: 提案を起点とした、しくみ改善と体制強化 議事録の⽇付 フォーマット改善 👷 運⽤管理者 󰠁 各メンバー ⤴ ⤴
62. ナレッジベース成⻑の実例 3つの改善事例 朝会メモや タスク管理の改良 カレンダーと 予定共有の進化 議事録の⽇付 フォーマット改善 ナレッジベースのメタデザインが 各⾃の⼩さな改善を⽣み、 全体のしくみ‧運⽤の改善に 好循環をもたらした
63. 2. ナレッジベースのデザイン 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ もたらされた変化: メンバー‧マネジメントの視点から 7. 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース 6
64. もたらされた変化 メンバーから得られたコメント（抜粋） • ドキュメントとタスクが集約 され、連携がしやすくなった • 保存場所に悩まなくなった • テンプレート運⽤がしやすい ✅
65. もたらされた変化 マネジメント（CTO）から得られたコメント • チームやレポートラインは 増えたが、Notionを⾒れば 分かる状態になっている。 • 共有‧報告のための⼿間を 増やさず、管掌役員として 必要なことが把握できる ✅
66. ナレッジベース構築の背景にあった課題には改善が⾒られた とはいえ進化の余地はまだまだある (n+1)st cycle (n+1)回転転⽬のサイクルを回し続ける
67. 3. デザインからメタデザインへ 4. ナレッジベースのメタデザイン 5. メタデザインからデザインへ 6. もたらされた変化 成⻑する組織、成⻑するナレッジベース: つくり、つかい、育てる 7
68. 最初にネタバレして、最後に回収していくスタイル 伝えたいこと（再掲） 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る 成⻑する組織には、 成⻑するナレッジベースを
69. さいごにキーワードでおさらい 成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る
70. 成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを つくって終わらず、つかって育てる 1st cycle (n+1)st cycle 組織と共にしくみ⾃体も成⻑するために 2種類のサイクルによる成⻑をあらかじめ設計しておく Meta design
71. さいごにキーワードでおさらい 成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る
72. 成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを ⾃由な場をつくり、まかせる ⾃由の境界とDo/Don'tを明確にし、 それぞれに最適なしくみを、チーム‧個⼈が⽣み出す
73. さいごにキーワードでおさらい 成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る
74. チーム内のしくみ への要望‧意⾒ しくみ整備における 取り組み‧課題 成⻑する組織には、成⻑するナレッジベースを ためして学び、実りを得る 👷 運⽤管理者 󰳖 チームの お世話係 󰠁 各メンバー 共通のしくみへの 要望‧意⾒ 改善を⽀援 共通DBやチーム ページを改善 チームページを 改善 チーム‧個⼈から⽣まれた改善を 双⽅向のプロトコルを通じて共有し、全体を最適化
75. まとめ。⼤事なことなので何度でも。 成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた: 知識基盤のデザインとメタデザイン 1. つくって終わらず、つかって育てる 2. ⾃由な場をつくり、まかせる 3. ためして学び、実りを得る 成⻑する組織には、 成⻑するナレッジベースを
76. 1. 2種類のサイクルを回そう 2. ⾃由の境界を定義しよう 3. 双⽅向のプロトコルで共有しよう まとめ。組織の成⻑を⽀えるしくみを築く第⼀歩の踏み出し⽅ 成⻑する組織のナレッジベースのつくりかた: 知識基盤のデザインとメタデザイン しくみ⾃体も成⻑する。 まずは形にして、育てよう