ミーティング・ファシリテーション入門 / Introduction To Meeting And Facilitation

by iwashi

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ミーティング・ファシリテーション入門 / introduction to meeting and facilitation ストックマーク株式会社 Co-VPoE 岩瀬 @iwashi86 2022/1

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本資料は Stockmark 社内勉強会の内容を一部公開するものです

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© 2021 Stockmark Inc. レベルでいえば 19 意識無意識スキル無しスキル有り ①そもそも知らないし実績できない ④無意識に実践できている ②意識できているがまだ実践できない ③意識すれば実践できる https://www.gordontraining.com/free-workplace-articles/learning-a-new-skill-is-easier-said-than-done/

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© 2021 Stockmark Inc. 今日の到達点 19 意識無意識スキル無しスキル有り ①そもそも知らないし実績できない ④無意識に実践できている ②意識できているがまだ実践できない ③意識すれば実践できる https://www.gordontraining.com/free-workplace-articles/learning-a-new-skill-is-easier-said-than-done/

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© 2021 Stockmark Inc. そもそもミーティングはハイコスト 19 ● 金銭コスト ○ 業務の中で複数人の時間を同時に拘束 ○ 給与や社会保険などのもろもろを含めると一回で数万円の費用を払っている ● 機会損失コスト ○ ほかの時間に充てられたのでは？ ● 心理的コスト ○ ムダなミーティングに参加して、やる気を失う・帰属意識が下がる https://www.sunmark.co.jp/detail.php?csid=3794-4

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© 2021 Stockmark Inc. 120点の正解があるわけではない 19 ● ミーティングに関する書籍は多く存在 ○ それぞれの書籍を読み比べると矛盾に気づく箇条書きは禁止。（文章にしろ） ∵ 行間を読むことで解釈がバラけるため。　小さな解釈のズレの積み重ねで、最終的な成果もズレる。 https://str.toyokeizai.net/books/9784492503133/ https://www.diamond.co.jp/book/9784478100547.html

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© 2021 Stockmark Inc. 120点の正解があるわけではない 19 ● ミーティングに関する書籍は多く存在 ○ それぞれの書籍を読み比べると矛盾に気づく箇条書きは禁止。（文章にしろ） ∵ 行間を読むことで解釈がバラけるため。　小さな解釈のズレの積み重ねで、最終的な成果もズレる。「文章で書かれた資料」はムダの塊（箇条書きにしろ） ∵ 文章は読まなければ理解できず、時間と労力を要するため。　箇条書きで伝えたいことの骨子はわかる。 https://str.toyokeizai.net/books/9784492503133/ https://www.diamond.co.jp/book/9784478100547.html

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© 2021 Stockmark Inc. いずれも状態に変化を起こしたい 19 ● 次の施策案がわからないのでブレストし、アイデアを収束して次のアクションを決める ● 進捗確認して、施策の次のアクションを決める ● 情報共有した結果、従業員の考えに変化が起こり次の行動がおきる　　共通しているのは　　ミーティング後に人や物事の状態が変化していること　　　⇒ この “変化後の状態” がミーティングのゴールになる | ミーティング前

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© 2021 Stockmark Inc. 目的(どんな状態を作りたいのか) を言語化して伝える 19 ● ミーティング後にどんな状態になっていたいか、これが明確でないと参加者の当事者意識が薄れる　∵ どのようにミーティングにコミットすればいいか理解しにくい ● この目的を打ち合わせ案内に載せておく ● Tips / 目的を「〜すること」で書かない ○ たとえば「今後の進め方について議論すること」は期待する状態に至るまでの途中過程でしかない議論した結果、何かを起こすのが目的 | ミーティング前

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© 2021 Stockmark Inc. 参考: 状態定義に迷ったら？ ⇒ SMARTを応用 19 ● Specific & Measurable ○ ミーティングが終わる状態が明確で、判断可能かどうか？ ○ 例: AさんとBさんの次のタスクが1つずつ決まっていること ● Attainable ○ その時間で達成可能かどうか？ ○ たとえば、1時間のミーティングで事業計画をゼロから合意するのは困難であるためプロセスを分解したほうがよい ● Relevant ○ 組織・チームの目標と関連しているか？ ● Time-bounded ○ 期限は明確か？ | ミーティング前

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© 2021 Stockmark Inc. 誰を呼ぶべきか？ 19 ● 油断すると「とりあえず関係しそうだから呼んでおくか」の誘引力がある ○ これは全社にとっては最適ではない ○ 迷ったら呼ばない方が良い（あとでメモ共有しますね、など） ● 参加させるべきは目指す状態達成に貢献できる人 ○ たとえば ■ 収束系のミーティングであれば意思決定できる人 ■ 発散系のミーティングであれば、必要なアイデアを出せそうな人 | ミーティング前

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© 2021 Stockmark Inc. 「え…　呼ばれなかったんだけど…」 19 “自分も関わっている仕事なのにミーティングに呼ばれないという事態になると、「のけ者にされている」「能力がないと思われている」といった不安がどっと押し寄せてくる。認めたくはないかもしれないが、私たちはミーティングに呼ばれると、社内での価値が認められていると考えて安心する傾向がある。” | ミーティング前 https://www.sunmark.co.jp/detail.php?csid=3794-4

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© 2021 Stockmark Inc. 「え…　呼ばれなかったんだけど…」 19 “自分も関わっている仕事なのにミーティングに呼ばれないという事態になると、「のけ者にされている」「能力がないと思われている」といった不安がどっと押し寄せてくる。認めたくはないかもしれないが、私たちはミーティングに呼ばれると、社内での価値が認められていると考えて安心する傾向がある。” ⇒ 回避のための方法例: 　・出席しなかった人に議事録を明示的に共有しておく　・議事録を読んだ上で、出席が必要なら参加を考慮する | ミーティング前 https://www.sunmark.co.jp/detail.php?csid=3794-4

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© 2021 Stockmark Inc. 参加人数は少なければ少ないほど良い 19 ● 「社会的手抜き」 ○ 人は集団作業において、関わる人数が多いほど 1人当たりの生産性が下がる傾向がある ● 目安として “7名” 以下 ○ 書籍超会議術によれば、7名以下の場合に内職する可能性が 67% 下がるとされている | ミーティング前 https://gihyo.jp/book/2020/978-4-297-11750-4

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© 2021 Stockmark Inc. 資料って事前に読んできてもらうの？ 19 ● 事前に読めるチームならば、読んでもらったほうが早い ○ いきなり議論から開始できるため ● ただ、現実として全員が読めるわけではないときもある ○ たとえば、高優先の顧客対応が入ってしまった　など ● なので、オススメは黙読時間を設けること。冒頭の5-10分で、黙って全員が各自読み込む。沈黙を恐れていけない。 | ミーティング前

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© 2021 Stockmark Inc. イントロ of イントロにチェックイン 19 ● チェックイン ○ 少人数(2-4人)であれば、「今の気持ち」などを 30秒程度で話してもらう ○ 5人〜　であれば、チャットに書いてもらってファシリテーターが拾う ● なぜか？ ○ 少しでも意見を出しやすい雰囲気を作るため ○ 参加者の当事者意識を高め、意識を「今ここ」に持ってくるため ○ チャットの場合）マルチチャネルのコミュニケーションOKと伝わるため | ミーティング中 (序盤)

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© 2021 Stockmark Inc. 続いて背景・目的、アジェンダ、参加者への期待を話す 19 ● ミーティングが必要となった背景、終了時の状態（目的）を伝える ● その状態に至るべき手順（アジェンダ）を伝える ○ 例：10分個人ワークでアイデアを出し、20分で共有と収束して　　次のアクションを決めます ● 名前を呼び上げて「〇〇さん、顧客視点からのアイデア出しをお願いします！」と伝えて、さらに当事者意識を高める(+ 軽い緊張状態を作る) | ミーティング中 (序盤)

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© 2021 Stockmark Inc. 3W(When/Who/What) を終了前に明確化 19 ● いつまでに、だれが、なにを　明示的にふりかえる ● なぜか？ ○ 決まってないとボールが浮いて、結局実行されない（可能性が高まる） ○ ミーティング中全てに全員が集中しきれているわけではないので、「あれ、それってAさんがやるんでしたっけ？」のような認識齟齬が大なり小なり発生しているため | ミーティング中 (終盤)

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© 2021 Stockmark Inc. Tips / Who は個人名で依頼する 19 ● たとえば「これはAチームが担当ね」というのは危険 ● なぜならば、Aチームから複数参加している場合に、ボールが浮きやすいため ● 「Aチームの〇〇さんお願いします」と、あえて名前を読み上げておく ○ もしその場で決まらないなら「〇〇さん、このタスクのアサインをお願いします」と次のボールの持ち人を明確にする | ミーティング中 (終盤)

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© 2021 Stockmark Inc. ミーティング自体をふりかえりする 19 ● そもそもミーティングは少ないほうが良いし時間も短い方が良い ● 常に最適なミーティングを追求するために継続的にふりかえり　する ● 具体的には… ○ ミーティング終了の3分前に ■ 「どうすれば、もっと上手くできたでしょうか？」 ■ 「開催時間と頻度はこのままでよいでしょうか？」と問いかけ、一緒に考えていく | ミーティング中 (終盤)

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© 2021 Stockmark Inc. ファシリテーションとは何か？ 19 “ファシリテーション（facilitation）とは、人々の活動が容易にできるよう支援し、うまくことが運ぶよう舵取りすること。集団による問題解決、アイデア創造、教育、学習等、あらゆる知識創造活動を支援し促進していく働きを意味します。” 日本ファシリテーション協会 https://www.faj.or.jp/facilitation/ より引用

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© 2021 Stockmark Inc. 2-2. ミーティング参加者から意見を引き出す 19 ● 同期の議論・対話は参加者を観察して話を振る ● 30分のミーティングで5人いれば単純に1人6分しか話せない ○ えてして、1人で10分以上話しちゃう人もいがち… ● そこで、ファシリテーターは発言を制止して「〇〇さんありがとうございます！　まだ、BさんとCさんの意見をいただけてないので　いったん、Bさんにまずお話ください」