テクニカルライティングの基本 2023年版

by Naohiro Nakata

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テクニカルライティングの基本 2023年版 2023年5⽉19⽇開発運⽤研修2023 開発本部テクニカルライター職能マネージャー仲⽥ 1

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2 仲⽥尚央 Nakata Naohiro @naoh_nak テクニカルライターとローカライズの職能マネージャー都⽴産業技術⾼専⾮常勤講師お仕事の内容︓ l サイボウズ製品のUIテキストを書く l 製品のマニュアルやヘルプを書く l それらを他の⾔語に展開する（ローカライズ）

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本講の流れ 1. テクニカルライティングの基本的な考え⽅を知る 2. 情報を適切に整理するためのコツを知る 3. ⽂章の構成を組むためのコツを知る 4. わかりやすい⽂章を書くためのコツを知る 3 ü 本講では、⽂章の書き⽅だけでなく、情報をどう整理するかにも重点を置いています。

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テクニカルライティングは 4 読者や⽬的に合わせて技術をわかりやすく伝える⼿法です。

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みなさんは、これから「ドキュメント」を書く機会が多くあります。 5

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l 報告書や企画書を書く l 業務マニュアルを書く l 製品や機能の解説を書く l 作業⼿順書を書く l 製品の仕様書を書く l 技術ブログを書いたり l … 6

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ドキュメントは多くの⼈に読まれます 7 業務マニュアル

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書き⼿の⼯夫で、多くの⼈の時間を節約できます 8 業務マニュアル

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書き⽅の⽅法論を学ぶことで、書き⼿の時間も節約できます 9 業務マニュアル

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チームワークのために、情報共有は⽋かせません。良いドキュメントを書くことは、効率的な情報共有に繋がります。 10

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テクニカルライティングの適⽤対象 l いわゆる「実⽤⽂」が求められるもの l 議事録 l 報告書 l 技術書・解説書 l 仕様書 l マニュアル・FAQ l 技術ブログなどなど 11

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ドキュメントの前提1 - 求める情報が⼈によって違う 12 業務マニュアル作業Aの⼿順を知りたい。⼊社したばかりで何もわからん。今度担当することになった業務Bについて、⼀通り全部知っておきたい。インストールが必要なツールを知りたい。・・・

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ドキュメントの前提2 - 情報の探し⽅も違う 13 業務マニュアル作業Aの⼿順を知りたい。⼊社したばかりで何もわからん。今度担当することになった業務Bについて、⼀通り全部知っておきたい。インストールが必要なツールを知りたい。・・・知りたいことが明確知りたいことが曖昧網羅的に知りたい • 求める情報が違えば、情報の探し⽅も違う • 読み⼿がどのように情報を探すかを意識する • 対象読者を絞ることも有効

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ドキュメントの前提3 – ⼀意に伝わる必要がある 14 ✕ ✕ ✕

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ドキュメントの前提4 – ⼀部しか読まれない 15 読み⼿の⽬的は「必要な情報を得ること」であり、「ドキュメントを読むこと」ではない

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テクニカルライティングの要素 16 Effectiveness 必要な情報を正しく得られる Satisfaction 不快さがなく、肯定的に受け⽌められる Efficiency 効率よく理解できるユーザビリティーの定義（ISO 9241-11）から

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それぞれの要素に対して取る⼿段 17 Effectiveness 必要な情報を正しく得られる Satisfaction 不快さがなく、肯定的に受け⽌められる Efficiency 効率よく理解できる • 曖昧さを排し、明確に書く • できるだけ具体的に書く • 誤解なく読める⽂章で書く • 情報を適切に整理、構造化する • どこに何が書いてあるかをわかりやすくする • 重要なことから書く • 簡潔で読みやすい⽂章で書く • 必要な情報だけを書く • 肯定的な表現で書く • ですます調で書く（過剰な敬語にはしない）

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それぞれの要素に対して取る⼿段 18 Effectiveness 必要な情報を正しく得られる Satisfaction 不快さがなく、肯定的に受け⽌められる Efficiency 効率よく理解できる • 曖昧さを排し、明確に書く • できるだけ具体的に書く • 誤解なく読める⽂章で書く • 情報を適切に整理、構造化する • どこに何が書いてあるかをわかりやすくする • 重要なことから書く • 簡潔で読みやすい⽂章で書く • 必要な情報だけを書く • 肯定的な表現で書く • ですます調で書く（過剰な敬語にはしない）テクニカルライティングにより、“ユーザビリティーの⾼いドキュメント”を書けるようになる

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テクニカルライティングの進め⽅ 19 テーマ⾒出し段落⽂章 ①伝える情報を整理する ②⾒出し単位でアウトラインを作る ③段落単位で⽂章の⾻組みを作る ④わかりやすく、簡潔な⽂章で書く

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Step①︓伝える情報を整理する 20

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ドキュメントの階層ドキュメントは階層構造が基本 l 1つのドキュメントで、1つのテーマを l 1つの⾒出しで、1つのサブテーマを l 1つの段落で、1つのトピックを 21 メインテーマ⾒出しトピック＝段落トピック＝段落トピック＝段落⾒出しトピック＝段落トピック＝段落トピック＝段落サブテーマサブテーマ伝える情報を階層構造に整理する

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整理の鉄則 22 概要から具体へまたは全体から部分へ

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23 伝えるテーマテーマ1 テーマ1-1 テーマ1-1-1 テーマ1-1-2 テーマ1-2 テーマ2 テーマ2-1 テーマ2-2 概要全体具体部分具体例で分解構成要素で分解

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書籍や⽂書の場合 24 伝えるテーマテーマ1 テーマ1-1 テーマ1-1-1 テーマ1-1-2 テーマ1-2 テーマ2 テーマ2-1 テーマ2-2 章節項

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Webの場合 25 伝えるテーマテーマ1 テーマ1-1 テーマ1-1-1 テーマ1-1-2 テーマ1-2 テーマ2 テーマ2-1 テーマ2-2 カテゴリーページ⾒出し

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全体から部分へと分解する 26 スマートフォンパネルタッチパネル液晶パネル CPU メモリーネットワークモジュール LANモジュール Bluetooth センサー加速度センサージャイロセンサー近接センサー・・・ハードウェアであれば構成部品で、ソフトウェアであれば構成機能で分解される

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概要から具体へと分解する 27 スマートフォン Android スマートフォン Pixel Xperia Galaxy ・・・ iPhone iPhone Pro Max iPhone Pro iPhone mini ・・・

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順に説明を展開していく 28 スマートフォン Android スマートフォン Pixel Xperia Galaxy ・・・ iPhone iPhone Pro Max iPhone Pro iPhone mini ・・・段階を追って知識を付け加えていくことが、わかりやすさに繋がる

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情報を適切に分解すると、読者が情報を探しやすくなる 29 スマートフォン Android スマートフォン Pixel Xperia Galaxy ・・・ iPhone iPhone Pro Max iPhone Pro iPhone mini ・・・前知識がない⼈は、最初から読み、興味を持った項⽬へと進む特定の知識が欲しい⼈は、その項だけを読むさわりだけを知りたい⼈は、概要だけを読むどこに何が書いてあるかがわかるよう、適切なタイトルと⾒出しを付けよう

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情報を適切に分解する 30 NG︓きれいに分解できる OK︓読者の⽬的に合わせる

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31 スマートフォンを買う Android スマートフォン Pixel Xperia Galaxy ・・・ iPhone iPhone Pro Max iPhone Pro iPhone mini ・・・初めてのスマートフォンどれを選べばいいの︖ 種類が多すぎて… スマートフォンをOSや機種の具体例で分解

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スマートフォンを使いこなすコミュニケーション・・・・・・ニュース・・・・・・買い物ナビゲーム・・・ 32 スマートフォン買ったよ︕ 使いこなしたいスマートフォンを⽤途の具体例で分解

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スマートフォンスマートフォンを買う Android スマートフォン iOS スマートフォンを使いこなすコミュニケーションニュース買い物ナビゲーム 33 分解⽅法は、サブテーマごとに異なってもいいただし、同じ枝の同階層での混在はダメ OSや機種の具体例で分解⽤途の具体例で分解

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スマートフォンスマートフォンを買う Android スマートフォン iPhone スマートフォンを使いこなすコミュニケーションニュース買い物ナビゲームスマートフォンをメンテナンスするデバイスストレージバッテリー 34 • 重要なことから • 既知から未知へ • 情報のニーズが⼤きいものから • 時系列でのいずれかで要素を並べる

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情報整理の例 - 良いヘルプの要素を分解する l まず、良いヘルプの要素を具体化する l 要素ごとに、どうすれば満たせるかを考察していく 35 良いヘルプ役に⽴つターゲットユーザーの設定情報の収集⽅法探しやすい情報の分類タイトルや⾒出しの付け⽅検索最適化わかりやすい⽤語の統⼀読みやすい⽂章の書き⽅図解正しい・・・

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情報整理の例 - 説明の構成に反映する 36 誰に何を伝えるかを整理する『ヘルプサイトの作り⽅』章構成良いヘルプ役に⽴つターゲットユーザーの設定情報の収集⽅法探しやすい情報の分類タイトルや⾒出しの付け⽅検索最適化わかりやすい⽤語の統⼀読みやすい⽂章の書き⽅図解正しい・・・ユーザーの使い⽅を意識して構成を設計するユーザーの動線からナビゲーションを設計するスタイルガイドと⽤語集を準備する記事を書く - ⽂章と図解のテクニック・・・

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Step②︓アウトラインを作る 37

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アウトラインとは l 物事のあらまし・⼤筋・概略 l ドキュメントにおけるアウトラインとは、章・節・項などの⾒出しを階層的に設定、表⽰したもの l 2つの役割を持つ︓ l 説明の流れをあらかじめ読み⼿に掴ませ、⼼の準備をさせる役割 l 必要とする情報がどこに書かれているか、探しやすくする役割 38 • 概要 • 背景と⽬的 • 調査の⽅法 • データの収集 • データの分析 • 結果と考察 • 結論とまとめ例︓レポートのアウトライン

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記事の基本構成 l タイトルで、その記事のテーマを伝える l リード⽂で、これから何を述べるのかを伝える l 次に、これから述べることの概要や全体像を伝える l さらに、サブテーマごとの詳細へと展開していく 39 タイトル（≒テーマ）概要・全体像⾒出し（任意）⾒出しサブテーマ1 ⾒出しサブテーマ2 リード⽂ ü 1つの記事の中でも階層構造をとるポイント

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アウトラインを作る流れ 1. 伝える情報を分解する 2. 分解してできた要素の中から、⾒出しを付ける要素を選ぶ 3. ⾒出しを決める 40

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伝える情報を分解する 41 スマートフォン種類 Android iPhone ⽤途コミュニケーションウェブブラウジング・・・機能インターネット写真やビデオの撮影メディアの再⽣アプリによる追加機能通話センシング「スマートフォンとは何か」を伝えてみよう︕

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分解した要素を並び替える 42 スマートフォン機能通話インターネット写真やビデオの撮影メディアの再⽣センシングアプリによる追加機能⽤途コミュニケーションウェブブラウジング・・・種類 Android iPhone • 重要なことから • 既知から未知へ • 情報のニーズが⼤きいものから • 時系列でのいずれかに並び替える

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⾒出しを付ける要素を選ぶ 43 スマートフォン機能通話インターネット写真やビデオの撮影メディアの再⽣センシングアプリによる追加機能⽤途コミュニケーションウェブブラウジング・・・種類 Android iPhone 内容が少なそうなので、「概要」に含める内容が多そうなので、⾒出しを付ける

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要素をアウトラインに反映する 44 スマートフォン機能通話インターネット写真やビデオの撮影メディアの再⽣センシングアプリによる追加機能⽤途コミュニケーションウェブブラウジング・・・種類 Android iPhone アウトライン l スマートフォンの概要 l スマートフォンの⽤途 l コミュニケーション l ウェブブラウジング l ・・・ l スマートフォンの種類 l Android l iPhone

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⾒出しを決める 45 スマートフォン機能通話インターネット写真やビデオの撮影メディアの再⽣センシングアプリによる追加機能⽤途コミュニケーションウェブブラウジング・・・種類 Android iPhone ü ⾒出しを⾒るだけで読者が次の情報を読み取れる⾔葉にする︓ l 説明の流れ l ⾒出しに続く本⽂に何が書かれているか l どのようなときに読む必要があるのかアウトライン l スマートフォンとは l スマートフォンの便利な活⽤⽅法 l 友⼈や家族と会話する l インターネットで情報を得る l ・・・ l スマートフォンの種類 l Androidスマートフォン l iPhone

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Step③︓段落単位で⽂章の⾻組みを作る 46

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トピックを意識する l ⽂章を書き始める前に、段落単位で⽂章の構成を組む l 1つの段落が1つのトピック（話題）になる l 1つの段落は3⽂〜8⽂程度 l Webでは2⽂〜5⽂程度が⽬安 l 短過ぎると、主張の根拠が不⾜する l ⻑過ぎると、読みづらくなる 47 トピック1 ⾒出しトピック2 トピック3 ⾒出しトピック1 ・・・

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トピックを意識する効果 l 読み⼿ l 順序⽴てて話題が進むので、頭に⼊りやすい l 段落単位で読み⾶ばしができる l 書き⼿ l 書くべきトピックが決まっていると、書きやすい l 情報の過不⾜が視覚的にわかる 48

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伝える情報の要素にトピックを割り当てる 49 スマートフォンの機能通話インターネット写真やビデオの撮影メディアの再⽣センシングアプリによる追加機能概要インターネットのトピック写真や動画の撮影のトピックセンシングのトピックアプリによる機能追加のトピック段落構成 • 内容が多い要素、重要な要素にトピックを割り当てる • それ以外は概要に含める

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それぞれのトピックを展開するスマートフォンは、携帯電話とコンピューターの機能を併せ持つ携帯機器です。⼀般的には、タッチスクリーンディスプレイを備え、通話、インターネット、写真や動画の撮影、⾳楽や動画の再⽣、各種センサーによる周辺情報の取得などの機能を提供します。また、アプリケーション（アプリ）をインストールして機能を追加することもできます。スマートフォンは、インターネットへの接続が可能で、モバイルデータネットワークやWi-Fiを使⽤して情報のやり取りができます。⽇常⽣活の中で場所を問わず情報にアクセスすることを可能にし、ウェブブラウジング、メディアの視聴、ソーシャルメディアの利⽤、オンラインショッピング、ビジネス活動など、さまざまな⽬的に使⽤されています。スマートフォンは、写真や動画の撮影機器としても広く使⽤されています。撮った写真を、スマートフォンを使ってその場で加⼯したり、友⼈に共有したり、ソーシャルメディアに投稿したりすることも、撮影の楽しみ⽅の⼀つになっています。さらに、スマートフォンにはGPSやさまざまなセンサーが組み込まれており、加速度計、ジャイロスコープ、電⼦コンパス、近接センサー、光センサーなどがあります。これらから得られる周辺情報により、スマートフォンは、地図やナビゲーションを代表例とした、⽇常⽣活を⽀援するさまざまな機能を提供します。 50 トピック概要インターネット写真や動画の撮影センシング

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トピックの展開トピックを展開する代表的なパターン︓ l 詳細を述べる「つまり、〜ということです。」 l 具体例を挙げる「たとえば、〜があります。」 l 理由を述べる「その理由は、〜です。」 l データを出す「次のデータは、〜を⽰しています。」 51 スマートフォンは、インターネットへの接続が可能で、モバイルデータネットワークやWi-Fiを使⽤して情報のやり取りができます。⽇常⽣活の中で場所を問わず情報にアクセスすることを可能にし、ウェブブラウジング、メディアの視聴、ソーシャルメディアの利⽤、オンラインショッピング、ビジネス活動など、さまざまな⽬的に使⽤されています。主題詳細

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並列の情報は同じ表現で書く 52 Androidスマートフォンは、Google社が開発したAndroidというOSを搭載したスマートフォンです。カスタマイズ性が⾼く、利⽤者はホーム画⾯にアプリやウィジットなどを⾃由に配置できます。また、Googleのサービスとの統合が強く、GoogleマップやGoogleカレンダー、Gmailなどのアプリがスマートフォンとシームレスに連携します。多くのメーカーが、さまざまな特⾊を持つAndroidスマートフォンを幅広い価格帯で販売しているため、利⽤者が⾃分の好みや予算に合わせて選択できることも魅⼒です。 iPhoneは、Apple社が開発し販売するスマートフォンです。iPhoneはシンプルで洗練されたデザインを特⻑とするiOSというOSを搭載し、ハードウェアとの最適化された統合により、⾼いパフォーマンスと優れた利⽤体験を提供します。また、アプリストアを通してiPhoneに配信されるアプリには厳格な審査基準があり、マルウェアや不正なアプリのリスクを低減するためのセキュリティに重点が置かれています。iOSのアップデートを通じて新機能やセキュリティーの改善が⻑期に渡って頻繁に提供されることも魅⼒です。トピック Androidスマートフォンの特徴 iPhoneの特徴並列の情報は同じ表現で書くと、⽂章の展開を予測してから読めるようになる

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Step④︓わかりやすく、簡潔な⽂章で書く 53

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書くときの⼼構え l 重要なことから書く l （⾃分ではなく）読者の視点で書く l 読者の⾏動をイメージしながら書くどんな⼈が、どんな情報を、どのように探すか l 簡潔に、できるだけ短⽂で書く 54

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重要なことから書く 55 l Before（理由 → 主張の順）外出先から空き時間にメールを確認したり、オンラインミーティングに参加したり、報告書を提出したりできるようになるので、業務でスマートフォンを活⽤することが、⽣産性の向上に繋がります。 l After（主張 → 理由の順）業務でスマートフォンを活⽤することが、⽣産性の向上に繋がります。外出先から空き時間にメールを確認したり、オンラインミーティングに参加したり、報告書を提出したりできるようになるからです。 ü ドキュメントは、⼀部しか読まれないことを前提に書く ü 情報に優先度を付けて、優先度が⾼いことを先に書く ü たとえば、主張（伝えたいこと）は理由よりも前に書くポイント

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読者の視点で書く 56 l Before ニュースレターに登録いただくと、アプリのアップデート情報をメールでお送りします。 l After ニュースレターに登録すると、アプリのアップデート情報をメールで受け取れます。 ü 読者の視点で書くことが、読みやすさと、わかりやすさに繋がる ü 書き⼿やシステムが主語になっていると、⾃分視点に置き換えながら読まなくてはならなくなるポイント

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能動態と受動態を使い分ける 57 l Before スマートフォンをリセットすると、すべてのデータを削除します。 l After スマートフォンをリセットすると、すべてのデータが削除されます。 ü 読者の視点で書くと、読者の操作は能動態、システムの動作は受動態になるポイント読者の操作は能動態でシステムの動作は受動態で

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⼀⽂⼀義で書く l Before iPhoneはアップル社が開発し販売するスマートフォンで、シンプルで洗練されたデザインを特⻑とし、⾼い性能を持ち滑らかに動作します。 l After iPhoneはアップル社が開発し販売するスマートフォンです。シンプルで洗練されたデザインを特⻑とします。⾼い性能を持ち、滑らかに動作します。 58 ü 1つの⽂には、1つの事柄だけを書く ü 1⽂に複数の事柄が詰め込まれていると、内容を整理しながら読まなくてはならなくなるポイント

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⼀⽂を短くする 59 l Before スマートフォンで写真を撮ることができ、また、撮った写真をその場で友⼈に共有することもできます。 l After スマートフォンで写真を撮ることができます。また、撮った写真をその場で友⼈に共有することもできます。 l さらに改善スマートフォンで写真を撮ることができます撮れます。また、撮った写真をその場で友⼈に共有することもできます。 ü 簡潔、短くを常に意識する ü 「したがって」「また」などの接続詞も、不要なことが多い ü 「（⽂の）わかりやすさと⻑短とは本質的には関係がない」（『⽇本語の作⽂技術』 12刷, 本⽥勝⼀, P.194）が、書き慣れていない⼈は「1⽂を短く」を常に意識すべきポイント

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修飾する側とされる側を近づける 60 l Before スマートフォンは、GPSや電⼦コンパスなどから得られる情報をもとにして、Googleマップのような専⽤アプリを通じて、ナビゲーションの機能を提供します。 l After GPSや電⼦コンパスなどから得られる情報をもとにして、 Googleマップのような専⽤アプリを通じて、スマートフォンはナビゲーションの機能を提供します。 ü ⽂が⻑くなるときは、修飾する側（主語や⽬的語）と修飾される側（述語）を近づけると、読みやすくなるポイント

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修飾部が複数あるとき 61 GPSや電⼦コンパスなどから得られる情報をもとにして、 Googleマップのような専⽤アプリを通じて、スマートフォンはナビゲーションの機能を提供します。 GPSや電⼦コンパスなどから得られる情報をもとにしてスマートフォンはナビゲーションの機能を提供します修飾する側修飾される側 ü 修飾部が複数あるときは、⻑い修飾部から順に書く（『⽇本語の作⽂技術』 , 本⽥勝⼀）ポイント Googleマップのような専⽤アプリを通じて

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読点を適切に打つ 62 l Before スマートフォンには、加速度計やジャイロスコープや近接センサーや光センサーなどのセンサーが組み込まれています。 l After スマートフォンには、加速度計、ジャイロスコープ、近接センサーや、光センサーなどのセンサーが組み込まれています。 ü 読みやすさのために、読点は特に重要 ü 読点を適切に打つことで、係り受けや並列関係がはっきりし、⽂章が読みやすくなるポイント

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読点のパターン 63 例説明メーカーにより、提供されるアップデートの頻度は異なります。係り受けを明確にするために打つスマートフォンには、加速度計、ジャイロスコープや、近接センサーなどのセンサーが組み込まれています。並列関係を明確にするために打つ最新のアップデートを適⽤することで、悪意のある攻撃やデータ漏洩などのリスクを減らすことができます。理由・条件・⽬的などを明確にするために打つスマートフォンは、社会的なつながりや情報へのアクセスを容易にし、⽇常⽣活のさまざまな場⾯で利⽤されています。節の区切りを明確にするために打つしかし、近年ではスマホ中毒と呼ばれる依存症の問題が指摘されています。接続詞の後ろに打つ（接続関係を強調したい場合）

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並列の情報には箇条書きを使う 64 l Before スマートフォンには、加速度計、ジャイロスコープ、近接センサーや、光センサーなどのセンサーが組み込まれています。 l After スマートフォンには、次のようなセンサーが組み込まれています。 l 加速度計 l ジャイロスコープ l 近接センサー l 光センサー ü 並列の情報を並べるときは、箇条書きを活⽤すると、並列関係が視覚的にわかりやすくなるポイント

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できるだけ具体的に書く 65 l Before 例1︓ スマートフォンの⾳量の設定を確認してください。例2︓ iPhoneは簡単に使えます。 l After 例1︓ スマートフォンが消⾳の設定になっていないことを確認してください。例2︓ iPhoneは、アイコンベースのホーム画⾯やタッチによる操作など、使い⽅が直感的に理解できるように設計されています。 ü 曖昧な表現は、書き⼿の意図通りに伝わらない ü 具体的に書く努⼒をポイント

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肯定形で書く 66 l Before ソフトウェアのアップデートは放置したままにしないでください。 l After ソフトウェアのアップデートはなるべく早めに適⽤してください。 ü 否定表現は意味を曖昧にする ü 肯定形で表現できる場合は、なるべく肯定形を使う ü 禁⽌事項を伝える場合は、敢えて否定形で書くのも良い例︓電源を切らないでくださいポイント

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肯定形で書くと、印象も変わる 67 l Before 5名以上の予約は受け付けられません。 l After 4名まで予約できます。 ü 否定表現は、理解に時間がかかるだけでなく、ネガティブな印象を招く ü 肯定形に書き換えることで、簡潔でポジティブな印象になるポイント

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⼆重否定を使わない 68 l Before 信頼できないアプリはインストールしないでください。 l After 信頼できるアプリだけをインストールしてください。 ü 否定表現は、1つの⽂に1つまで ü ⼆重否定は⽂章をわかりづらくし、読者の混乱を招くポイント

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チェックシート ü 冒頭に概要を書いていますか︖ ü ⼀⽂⼀義で書いていますか︖ ü 読者の視点で書いていますか︖ ü 重要なことから書いていますか︖ ü ⽂はこれ以上短くなりませんか︖ ü 曖昧な表現はありませんか︖ ü 係り受けは明確ですか︖ ü 否定⽂は肯定形で書けませんか︖ ü 修飾する側とされる側が離れ過ぎていませんか︖ 69