Power Automateを使ってFormsを進化させよう！/powerautomate20221203

by mk

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Power Automateを使ってFormsを進化させよう！～弊社「お悩み相談窓口」の進化～気ままに勉強会 #39 2022/12/03

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名前自己紹介 2 非IT企業の情シスマネージャーお菓子の開発・マーケティング部門から、なぜか情シスに異動 @mk_chimpanzee 仕事 IT系保有資格 ITパスポート、情報セキュリティマネジメント、2級表計算技士 mk 愛知県出身地

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• Power Automateを業務にどう使ってよいか分からない方 ⇒業務で使うためのヒント • Power Automateを業務部門自身で活用してほしい方 ⇒活用してもらうためのヒント • つよつよの方 ⇒物語としてお聞きいただければと思います。 3 今日のめあて

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4 お悩み相談窓口改善前申請電話ボスゴリラ書面 (事務所の片隅に 10年以上貼ってある) ポスター誘導ボスゴリラのデスク直通受け付けは業務時間内のみ

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5 ある日 mkさん、お悩み相談窓口の利用率が低いんだけど、なんかアイディア出してくれない？ボスゴリラ

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6 次の日 Formsを使えば、QRコードから申請してもらえるみたいですよ。スマホからも申請OKです。おお、いいね！それで行こう！ボスゴリラ

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7 技1：スマホから回答させる設定 ① ② QRコードはこちらから。 urlはこちらから。

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8 一人で悩まないでご相談くださいお悩み相談窓口 QRコードを読み込んで申請してください。スマホOK! 技1：スマホから回答させる設定一人で悩まないでご相談くださいお悩み相談窓口 Webフォーム：https://forms.office.com 上記フォームより申請してください。 • パスワード不要 • QRコードまたはリンクからアクセスするだけ人に見られず申請できるよ！ポスター社内ポータル

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9 数日後 Formsの設定で、申請されたときにメールが届くようにできるみたいですよ。おかげで、申請が少し増えてきたよ。ところで、申請が来ているかどうか、毎日Forms開いて確認しなきゃいけないんだけど、何とかならない？ボスゴリラ

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10 ① →設定 ② 技2：Formsで回答があった時にメールを送る設定

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11 さらに数日後はい、そのようです。 Power Automateというアプリを使えば内容確認できるようになるようですが、一緒に挑戦してみますか？メールが来るようになったのはありがたいんだけど、内容確認するには結局Formsを開かないといけないの？ボスゴリラ

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12 技2の方法だと、ちょっとめんどくさい…

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13 技3：回答内容を記載したメールを受け取る方法こんな感じでメールが届きます。

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14 1ヶ月後 Teamsでチームを作って、そこに投稿させる方法はどうでしょう？この間作ったフローを少しだけ修正すればOKです。一人じゃさばき切れなくなってきたから、チームで対応するようにしたいんだけど。ボスゴリラ

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15 技4：回答内容をTeamsのチームに投稿する方法技3の「メールの送信」アクションを ↓に入れ替えてください。こんな感じで投稿されます。スレッドに「返信」して、その後の進捗を管理するのもいいですね。 ※あらかじめ、Teamsにてチームを作っておいてくださいね(^-^)

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16 数ヶ月後今後のものだけにはなってしまいますが、 Listsに自動で書き込むフローを追加すれば、一覧表にできますよ。 mkさんのおかげで便利になったよ。ところで、一覧表にして確認したいんだけど、何か方法ある？ボスゴリラ

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17 技5：回答内容をListsに書き込む方法 ①Teamsの[タブを追加]から「Lists」を追加する。 ③フローに下記アクションを追加する。 ②列を追加して、入力する枠をつくる。

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18 技5：回答内容をListsに書き込む方法こんな感じで書き込まれます。

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19 技5：回答内容をListsに書き込む方法ただ一覧表が欲しいだけなら、 FormsからExcelで出力させることもできますよ。

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20 さらに数ヶ月後うーん、気軽と言えばLINEですよね。 LINE公式アカウントというのがあるみたいですが、使えないですかね？「もっと気軽に申請したい」っていう意見が出てるんだけど、みんなにもっと気軽に申請してもらう方法ないかな？ボスゴリラ

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21 技5：LINE公式アカウントのリッチメニューから誘導 ■LINE公式アカウントとは？「LINE（ライン）」上で企業や店舗がアカウントをつくり、友だち追加してくれたユーザーに直接情報を届けられるサービス。「外部サイトリンク」を使って Formsに誘導させる。 ■リッチメニュー QRコードを読み込んで「友だち追加」するだけ。 ※セキュリティ的に問題ないかは情シスさんに確認お願いします。

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22 お悩み相談窓口改善後ポスター LINE公式アカウント誘導内容通知 [Lists]タブ (SharePointリスト）社内ポータル LINE 電話誘導誘導書面ボスゴリラ登録 [投稿]タブ申請

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23 そして（(●≧∀≦)ﾉよっしゃー！）これからも、色々応用して使ってみてくださいね。従業員に寄り添った改善ができたよ、ありがとう。他の申請でも、同じように作ってみるよ。ボスゴリラ

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ところで、ちょっと回りくどくない？ 24

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「何を」やりたいか依頼人に考えさせ、こちらはその「方法」を提案することに徹した。 25 こだわり① 「何を」やりたいか意識してもらう WHAT HOW WHAT HOW

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依頼人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めた。 26 こだわり② 理解できるスピードで進める

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• 自分でやりたいことを考えて、フローを依頼できる人が増えた • 自分でフローを作れる人も増えた 27 その結果いい感じに作ってよ。

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• 現場の人には、意外とこういう単純なのが刺さるよ。 • 本人の「したい」に合わせて、方法を提案していくの超大事。 • 本人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めていこう。 • 小さな成功体験が、次の改善につながるよ。 28 まとめ一緒にがんばりましょう！