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Power Automateを使ってFormsを進化させよう!/powerautomate20221203

mk
December 03, 2022

Power Automateを使ってFormsを進化させよう!/powerautomate20221203

Power Automateを使ってFormsを進化させよう!
~弊社「お悩み相談窓口」の進化~

気ままに勉強会 #39 Power Automate なんでもLT会~第8回~の登壇資料です。

mk

December 03, 2022
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Transcript

  1. Power Automateを 使ってFormsを 進化させよう! ~弊社「お悩み相談窓口」の進化~ 気ままに勉強会 #39 2022/12/03

  2. 名前 自己紹介 2 非IT企業の情シスマネージャー お菓子の開発・マーケティング部門から、 なぜか情シスに異動 @mk_chimpanzee 仕事 IT系保有資格 ITパスポート、情報セキュリティマネジメ

    ント、2級表計算技士 mk 愛知県 出身地
  3. • Power Automateを業務にどう使ってよいか分からない方 ⇒業務で使うためのヒント • Power Automateを業務部門自身で活用してほしい方 ⇒活用してもらうためのヒント • つよつよの方

    ⇒物語として お聞きいただければと思います。 3 今日のめあて
  4. 4 お悩み相談窓口 改善前 申請 電話 ボスゴリラ 書面 (事務所の片隅に 10年以上貼ってある) ポスター

    誘導 ボスゴリラのデスク直通 受け付けは業務時間内のみ
  5. 5 ある日 mkさん、お悩み相談窓口の 利用率が低いんだけど、 なんかアイディア出してくれない? ボスゴリラ

  6. 6 次の日 Formsを使えば、QRコードから 申請してもらえるみたいですよ。 スマホからも申請OKです。 おお、いいね! それで行こう! ボスゴリラ

  7. 7 技1:スマホから回答させる設定 ① ② QRコードは こちらから。 urlは こちらから。

  8. 8 一人で悩まないでご相談ください お悩み相談窓口 QRコードを読み込んで 申請してください。 スマホOK! 技1:スマホから回答させる設定 一人で悩まないでご相談ください お悩み相談窓口 Webフォーム:https://forms.office.com

    上記フォームより 申請してください。 • パスワード不要 • QRコードまたはリンクからアクセスするだけ 人に見られず 申請できるよ! ポスター 社内ポータル
  9. 9 数日後 Formsの設定で、申請されたときにメール が届くようにできるみたいですよ。 おかげで、申請が少し増えてきたよ。 ところで、申請が来ているかどうか、 毎日Forms開いて確認しなきゃいけないん だけど、何とかならない? ボスゴリラ

  10. 10 ① →設定 ② 技2:Formsで回答があった時にメールを送る設定

  11. 11 さらに数日後 はい、そのようです。 Power Automateというアプリを使えば 内容確認できるようになるようですが、 一緒に挑戦してみますか? メールが来るようになったのは ありがたいんだけど、内容確認するには 結局Formsを開かないといけないの?

    ボスゴリラ
  12. 12 技2の方法だと、ちょっとめんどくさい…

  13. 13 技3:回答内容を記載したメールを受け取る方法 こんな感じで メールが届きます。

  14. 14 1ヶ月後 Teamsでチームを作って、 そこに投稿させる方法はどうでしょう? この間作ったフローを少しだけ 修正すればOKです。 一人じゃさばき切れなくなってきたから、 チームで対応するようにしたいんだけど。 ボスゴリラ

  15. 15 技4:回答内容をTeamsのチームに投稿する方法 技3の「メールの送信」アクションを ↓に入れ替えてください。 こんな感じで 投稿されます。 スレッドに「返信」して、 その後の進捗を管理するのも いいですね。 ※あらかじめ、Teamsにてチームを作っておいて

    くださいね(^-^)
  16. 16 数ヶ月後 今後のものだけにはなってしまいますが、 Listsに自動で書き込むフローを 追加すれば、一覧表にできますよ。 mkさんのおかげで便利になったよ。 ところで、一覧表にして確認したいん だけど、何か方法ある? ボスゴリラ

  17. 17 技5:回答内容をListsに書き込む方法 ①Teamsの[タブを追加]から「Lists」を 追加する。 ③フローに下記アクションを追加する。 ②列を追加して、入力する枠をつくる。

  18. 18 技5:回答内容をListsに書き込む方法 こんな感じで 書き込まれます。

  19. 19 技5:回答内容をListsに書き込む方法 ただ一覧表が欲しいだけなら、 FormsからExcelで出力させること もできますよ。

  20. 20 さらに数ヶ月後 うーん、気軽と言えばLINEですよね。 LINE公式アカウントというのがあるみたい ですが、使えないですかね? 「もっと気軽に申請したい」っていう意見 が出てるんだけど、みんなにもっと気軽に 申請してもらう方法ないかな? ボスゴリラ

  21. 21 技5:LINE公式アカウントのリッチメニューから誘導 ▪LINE公式アカウントとは? 「LINE(ライン)」上で企業や店舗がアカウントをつくり、友だち追加してくれたユーザー に直接情報を届けられるサービス。 「外部サイトリンク」を使って Formsに誘導させる。 ▪リッチメニュー QRコードを読み込んで 「友だち追加」するだけ。

    ※セキュリティ的に問題ないかは 情シスさんに確認お願いします。
  22. 22 お悩み相談窓口 改善後 ポスター LINE公式アカウント 誘導 内容通知 [Lists]タブ (SharePointリスト) 社内ポータル

    LINE 電話 誘導 誘導 書面 ボスゴリラ 登録 [投稿]タブ 申請
  23. 23 そして ((•≧∀≦)ノよっしゃー!) これからも、色々応用して 使ってみてくださいね。 従業員に寄り添った改善ができたよ、 ありがとう。 他の申請でも、同じように作ってみるよ。 ボスゴリラ

  24. ところで、ちょっと回りくどくない? 24

  25. 「何を」やりたいか依頼人に考えさせ、こちらはその「方法」を 提案することに徹した。 25 こだわり① 「何を」やりたいか意識してもらう WHAT HOW WHAT HOW

  26. 依頼人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めた。 26 こだわり② 理解できるスピードで進める

  27. • 自分でやりたいことを考えて、フローを依頼できる人が増えた • 自分でフローを作れる人も増えた 27 その結果 いい感じに 作ってよ。

  28. • 現場の人には、意外とこういう単純なのが刺さるよ。 • 本人の「したい」に合わせて、方法を提案していくの超大事。 • 本人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めていこう。 • 小さな成功体験が、次の改善につながるよ。 28 まとめ

    一緒にがんばりましょう!