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Power Automateを使ってFormsを進化させよう!/powerautomate20221203

mk
December 03, 2022

Power Automateを使ってFormsを進化させよう!/powerautomate20221203

Power Automateを使ってFormsを進化させよう!
~弊社「お悩み相談窓口」の進化~

気ままに勉強会 #39 Power Automate なんでもLT会~第8回~の登壇資料です。

mk

December 03, 2022
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Transcript

  1. Power Automateを
    使ってFormsを
    進化させよう!
    ~弊社「お悩み相談窓口」の進化~
    気ままに勉強会 #39
    2022/12/03

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  2. 名前
    自己紹介
    2
    非IT企業の情シスマネージャー
    お菓子の開発・マーケティング部門から、
    なぜか情シスに異動
    @mk_chimpanzee
    仕事
    IT系保有資格
    ITパスポート、情報セキュリティマネジメ
    ント、2級表計算技士
    mk
    愛知県
    出身地

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  3. • Power Automateを業務にどう使ってよいか分からない方
    ⇒業務で使うためのヒント
    • Power Automateを業務部門自身で活用してほしい方
    ⇒活用してもらうためのヒント
    • つよつよの方
    ⇒物語として
    お聞きいただければと思います。
    3
    今日のめあて

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  4. 4
    お悩み相談窓口 改善前
    申請
    電話
    ボスゴリラ
    書面
    (事務所の片隅に
    10年以上貼ってある)
    ポスター
    誘導
    ボスゴリラのデスク直通
    受け付けは業務時間内のみ

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  5. 5
    ある日
    mkさん、お悩み相談窓口の
    利用率が低いんだけど、
    なんかアイディア出してくれない?
    ボスゴリラ

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  6. 6
    次の日
    Formsを使えば、QRコードから
    申請してもらえるみたいですよ。
    スマホからも申請OKです。
    おお、いいね!
    それで行こう!
    ボスゴリラ

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  7. 7
    技1:スマホから回答させる設定


    QRコードは
    こちらから。
    urlは
    こちらから。

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  8. 8
    一人で悩まないでご相談ください
    お悩み相談窓口
    QRコードを読み込んで
    申請してください。
    スマホOK!
    技1:スマホから回答させる設定
    一人で悩まないでご相談ください
    お悩み相談窓口
    Webフォーム:https://forms.office.com
    上記フォームより
    申請してください。
    • パスワード不要
    • QRコードまたはリンクからアクセスするだけ
    人に見られず
    申請できるよ!
    ポスター 社内ポータル

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  9. 9
    数日後
    Formsの設定で、申請されたときにメール
    が届くようにできるみたいですよ。
    おかげで、申請が少し増えてきたよ。
    ところで、申請が来ているかどうか、
    毎日Forms開いて確認しなきゃいけないん
    だけど、何とかならない?
    ボスゴリラ

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  10. 10
    ① →設定

    技2:Formsで回答があった時にメールを送る設定

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  11. 11
    さらに数日後
    はい、そのようです。
    Power Automateというアプリを使えば
    内容確認できるようになるようですが、
    一緒に挑戦してみますか?
    メールが来るようになったのは
    ありがたいんだけど、内容確認するには
    結局Formsを開かないといけないの?
    ボスゴリラ

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  12. 12
    技2の方法だと、ちょっとめんどくさい…

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  13. 13
    技3:回答内容を記載したメールを受け取る方法
    こんな感じで
    メールが届きます。

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  14. 14
    1ヶ月後
    Teamsでチームを作って、
    そこに投稿させる方法はどうでしょう?
    この間作ったフローを少しだけ
    修正すればOKです。
    一人じゃさばき切れなくなってきたから、
    チームで対応するようにしたいんだけど。
    ボスゴリラ

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  15. 15
    技4:回答内容をTeamsのチームに投稿する方法
    技3の「メールの送信」アクションを
    ↓に入れ替えてください。
    こんな感じで
    投稿されます。
    スレッドに「返信」して、
    その後の進捗を管理するのも
    いいですね。
    ※あらかじめ、Teamsにてチームを作っておいて
    くださいね(^-^)

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  16. 16
    数ヶ月後
    今後のものだけにはなってしまいますが、
    Listsに自動で書き込むフローを
    追加すれば、一覧表にできますよ。
    mkさんのおかげで便利になったよ。
    ところで、一覧表にして確認したいん
    だけど、何か方法ある?
    ボスゴリラ

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  17. 17
    技5:回答内容をListsに書き込む方法
    ①Teamsの[タブを追加]から「Lists」を
    追加する。
    ③フローに下記アクションを追加する。
    ②列を追加して、入力する枠をつくる。

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  18. 18
    技5:回答内容をListsに書き込む方法
    こんな感じで
    書き込まれます。

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  19. 19
    技5:回答内容をListsに書き込む方法
    ただ一覧表が欲しいだけなら、
    FormsからExcelで出力させること
    もできますよ。

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  20. 20
    さらに数ヶ月後
    うーん、気軽と言えばLINEですよね。
    LINE公式アカウントというのがあるみたい
    ですが、使えないですかね?
    「もっと気軽に申請したい」っていう意見
    が出てるんだけど、みんなにもっと気軽に
    申請してもらう方法ないかな?
    ボスゴリラ

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  21. 21
    技5:LINE公式アカウントのリッチメニューから誘導
    ■LINE公式アカウントとは?
    「LINE(ライン)」上で企業や店舗がアカウントをつくり、友だち追加してくれたユーザー
    に直接情報を届けられるサービス。
    「外部サイトリンク」を使って
    Formsに誘導させる。
    ■リッチメニュー QRコードを読み込んで
    「友だち追加」するだけ。
    ※セキュリティ的に問題ないかは
    情シスさんに確認お願いします。

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  22. 22
    お悩み相談窓口 改善後
    ポスター
    LINE公式アカウント
    誘導
    内容通知
    [Lists]タブ
    (SharePointリスト)
    社内ポータル
    LINE
    電話
    誘導
    誘導
    書面 ボスゴリラ
    登録
    [投稿]タブ
    申請

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  23. 23
    そして
    ((●≧∀≦)ノよっしゃー!)
    これからも、色々応用して
    使ってみてくださいね。
    従業員に寄り添った改善ができたよ、
    ありがとう。
    他の申請でも、同じように作ってみるよ。
    ボスゴリラ

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  24. ところで、ちょっと回りくどくない?
    24

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  25. 「何を」やりたいか依頼人に考えさせ、こちらはその「方法」を
    提案することに徹した。
    25
    こだわり①
    「何を」やりたいか意識してもらう
    WHAT
    HOW
    WHAT
    HOW

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  26. 依頼人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めた。
    26
    こだわり②
    理解できるスピードで進める

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  27. • 自分でやりたいことを考えて、フローを依頼できる人が増えた
    • 自分でフローを作れる人も増えた
    27
    その結果
    いい感じに
    作ってよ。

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  28. • 現場の人には、意外とこういう単純なのが刺さるよ。
    • 本人の「したい」に合わせて、方法を提案していくの超大事。
    • 本人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めていこう。
    • 小さな成功体験が、次の改善につながるよ。
    28
    まとめ
    一緒にがんばりましょう!

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