Power Automateを使ってFormsを進化させよう！/powerautomate20221203

Power Automateを使ってFormsを進化させよう！
～弊社「お悩み相談窓口」の進化～

気ままに勉強会 #39　Power Automate なんでもLT会～第８回～の登壇資料です。

Transcript

1. Power Automateを 使ってFormsを 進化させよう！ ～弊社「お悩み相談窓口」の進化～ 気ままに勉強会 #39 2022/12/03
2. 名前 自己紹介 2 非IT企業の情シスマネージャー お菓子の開発・マーケティング部門から、 なぜか情シスに異動 @mk_chimpanzee 仕事 IT系保有資格 ITパスポート、情報セキュリティマネジメ ント、2級表計算技士 mk 愛知県 出身地
3. • Power Automateを業務にどう使ってよいか分からない方 ⇒業務で使うためのヒント • Power Automateを業務部門自身で活用してほしい方 ⇒活用してもらうためのヒント • つよつよの方 ⇒物語として お聞きいただければと思います。 3 今日のめあて
4. 4 お悩み相談窓口 改善前 申請 電話 ボスゴリラ 書面 (事務所の片隅に 10年以上貼ってある) ポスター 誘導 ボスゴリラのデスク直通 受け付けは業務時間内のみ
5. 5 ある日 mkさん、お悩み相談窓口の 利用率が低いんだけど、 なんかアイディア出してくれない？ ボスゴリラ
6. 6 次の日 Formsを使えば、QRコードから 申請してもらえるみたいですよ。 スマホからも申請OKです。 おお、いいね！ それで行こう！ ボスゴリラ
7. 7 技1：スマホから回答させる設定 ① ② QRコードは こちらから。 urlは こちらから。
8. 8 一人で悩まないでご相談ください お悩み相談窓口 QRコードを読み込んで 申請してください。 スマホOK! 技1：スマホから回答させる設定 一人で悩まないでご相談ください お悩み相談窓口 Webフォーム：https://forms.office.com 上記フォームより 申請してください。 • パスワード不要 • QRコードまたはリンクからアクセスするだけ 人に見られず 申請できるよ！ ポスター 社内ポータル
9. 9 数日後 Formsの設定で、申請されたときにメール が届くようにできるみたいですよ。 おかげで、申請が少し増えてきたよ。 ところで、申請が来ているかどうか、 毎日Forms開いて確認しなきゃいけないん だけど、何とかならない？ ボスゴリラ
10. 10 ① →設定 ② 技2：Formsで回答があった時にメールを送る設定
11. 11 さらに数日後 はい、そのようです。 Power Automateというアプリを使えば 内容確認できるようになるようですが、 一緒に挑戦してみますか？ メールが来るようになったのは ありがたいんだけど、内容確認するには 結局Formsを開かないといけないの？ ボスゴリラ
12. 12 技2の方法だと、ちょっとめんどくさい…
13. 13 技3：回答内容を記載したメールを受け取る方法 こんな感じで メールが届きます。
14. 14 1ヶ月後 Teamsでチームを作って、 そこに投稿させる方法はどうでしょう？ この間作ったフローを少しだけ 修正すればOKです。 一人じゃさばき切れなくなってきたから、 チームで対応するようにしたいんだけど。 ボスゴリラ
15. 15 技4：回答内容をTeamsのチームに投稿する方法 技3の「メールの送信」アクションを ↓に入れ替えてください。 こんな感じで 投稿されます。 スレッドに「返信」して、 その後の進捗を管理するのも いいですね。 ※あらかじめ、Teamsにてチームを作っておいて くださいね(^-^)
16. 16 数ヶ月後 今後のものだけにはなってしまいますが、 Listsに自動で書き込むフローを 追加すれば、一覧表にできますよ。 mkさんのおかげで便利になったよ。 ところで、一覧表にして確認したいん だけど、何か方法ある？ ボスゴリラ
17. 17 技5：回答内容をListsに書き込む方法 ①Teamsの[タブを追加]から「Lists」を 追加する。 ③フローに下記アクションを追加する。 ②列を追加して、入力する枠をつくる。
18. 18 技5：回答内容をListsに書き込む方法 こんな感じで 書き込まれます。
19. 19 技5：回答内容をListsに書き込む方法 ただ一覧表が欲しいだけなら、 FormsからExcelで出力させること もできますよ。
20. 20 さらに数ヶ月後 うーん、気軽と言えばLINEですよね。 LINE公式アカウントというのがあるみたい ですが、使えないですかね？ 「もっと気軽に申請したい」っていう意見 が出てるんだけど、みんなにもっと気軽に 申請してもらう方法ないかな？ ボスゴリラ
21. 21 技5：LINE公式アカウントのリッチメニューから誘導 ▪LINE公式アカウントとは？ 「LINE（ライン）」上で企業や店舗がアカウントをつくり、友だち追加してくれたユーザー に直接情報を届けられるサービス。 「外部サイトリンク」を使って Formsに誘導させる。 ▪リッチメニュー QRコードを読み込んで 「友だち追加」するだけ。 ※セキュリティ的に問題ないかは 情シスさんに確認お願いします。
22. 22 お悩み相談窓口 改善後 ポスター LINE公式アカウント 誘導 内容通知 [Lists]タブ (SharePointリスト） 社内ポータル LINE 電話 誘導 誘導 書面 ボスゴリラ 登録 [投稿]タブ 申請
23. 23 そして （(•≧∀≦)ﾉよっしゃー！） これからも、色々応用して 使ってみてくださいね。 従業員に寄り添った改善ができたよ、 ありがとう。 他の申請でも、同じように作ってみるよ。 ボスゴリラ
24. ところで、ちょっと回りくどくない？ 24
25. 「何を」やりたいか依頼人に考えさせ、こちらはその「方法」を 提案することに徹した。 25 こだわり① 「何を」やりたいか意識してもらう WHAT HOW WHAT HOW
26. 依頼人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めた。 26 こだわり② 理解できるスピードで進める
27. • 自分でやりたいことを考えて、フローを依頼できる人が増えた • 自分でフローを作れる人も増えた 27 その結果 いい感じに 作ってよ。
28. • 現場の人には、意外とこういう単純なのが刺さるよ。 • 本人の「したい」に合わせて、方法を提案していくの超大事。 • 本人の理解度に合わせて、一段階ずつ進めていこう。 • 小さな成功体験が、次の改善につながるよ。 28 まとめ 一緒にがんばりましょう！