Restructuring of business processes to DX in accounting

by Shunsuke Takeuchi

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経理の DX推進のための業務プロセス再構築株式会社Backyard 代表取締役武内俊介

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武内俊介株式会社Backyard 代表取締役業務設計⼠® 税理⼠ TAKEUCHI SHUNSUKE • ⾦融のシステム企画部⾨、会計事務所、スタートアップのバックオフィスを経て、独⽴。 • 会計処理から逆算した業務フローや全体の設計に強みを持ち、Salesforce＋freeeの導⼊⽀援実績多数。 • 複数のSaaSを組み合わせたパッケージ型バックオフィスサービス「BrowniesWorks」を2020年1⽉にリリース後、2021年4⽉より分社化。 • 現在はSmartHRのグループ会社・Backyardの代表として、業務プロセスの整理や可視化を⽀援する業務プラットフォームを開発中。 Backyard Inc. 2 @Libero_shunsuke

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Backyard Inc. 3 ＼登壇時のスライド30本以上公開中！／ https://speakerdeck.com/shunsuke_takeuchi/

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Agenda Backyard Inc. 4 1. DXの本質 2. 経理のDXに向けたプロセス 3. 作業者から設計者へ

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Backyard Inc. 5 DXの本質 01

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Backyard Inc. 6 DX デジタル・トランスフォーメーション

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Backyard Inc. 7 DX ペーパーレス⾃動化脱ハンコ業務効率化テレワーク SaaS導⼊クラウド⼈⼿不⾜対策 AI活⽤ RPA 働き⽅改⾰⽣産性すべてを解決する魔法ではない

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Backyard Inc. 8 「このシステムを導⼊すれば、御社もDXできます」 ●●DX あまい宣伝⽂句に⾶びついてはいけない

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Backyard Inc. 9 システム導⼊はDXへの過程の1つに過ぎない

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Backyard Inc. 10 デジタル活⽤はDXの途上 Step 3: ビジネス全体のデジタル化 Step 2: プロセスのデジタル化 Step 1: ⼿段のデジタル化 Step 0: アナログな世界デジタル化（デジタイゼーション）デジタル活⽤（デジタライゼーション）デジタル変⾰（デジタル・トランスフォーメーション）ビジネス上のすべての活動がデジタル上で⾏われることを前提に再構築される。収益構造やビジネスモデルも変質する。データ⼊⼒・収集やDBへの格納などプロセス全体もデジタル化する。処理が効率化され、データ活⽤によりビジネスが加速する。 Ex）SaaS導⼊による効率化アナログ情報をデジタル化する。 Excelや簡易なシステムを活⽤した集計なども含まれる。 Ex）紙の書類をデータ化する。紙の書類、書棚管理、ハンコ⽂化、ファクシミリ、etc.

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Backyard Inc. 11 『アフターデジタル』「⾃動化・最適化」ができるようになると、⼈間がわざわざやっていた「余計な作業」がなくなります。これによって⼈の仕事がなくなると考えるのではなく、「余計な処理や情報収集の時間が消え、空き時間が⽣まれる」と捉えます。オフラインがなくなる世界の到来。「デジタル化するか、さもなくば死か」それは企業内の業務プロセスも例外ではない。

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Backyard Inc. 12 DXに⾄るまでのイメージ Step 3: ビジネス全体のデジタル化 Step 2: プロセスのデジタル化 Step 1: ⼿段のデジタル化 Step 0: アナログな世界デジタル化（デジタイゼーション）デジタル活⽤（デジタライゼーション）デジタル変⾰（デジタル・トランスフォーメーション）誰かとシェアするためスマホで写真を撮りSNSにアップ写真をデータで管理・編集・送受信するデジタルカメラで撮影し写真をデータとして保管、プリントアウトするフイルムカメラで撮影し写真屋さんで現像、アルバムで保管する

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Backyard Inc. 13 ビジネスモデルの変遷 Before DX After DX 写真⾳楽書籍フイルムカメラデジタルカメラスマホ＋SNS レコード/CD 本ダウンロードストリーミング Kindle/オーディオブック

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Backyard Inc. 14 Microsoft社が考える、DX推進の優先順位 2位お客様とつながる 3位社員にパワーを 4位製品の変⾰ 1位業務を最適化出典：Microsoft Asia Digital Transformation Study インフォグラフィックス

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Backyard Inc. 15 経済産業省が分析した、⽇本企業のDXの現状企業内に事業変⾰の体制が整い、環境の変化に迅速に対応できているデジタル企業は 10%以下出典：経済産業省「DXレポート2 中間取りまとめ（サマリー）」2020年12⽉28⽇ https://www.meti.go.jp/press/2020/12/20201228004/20201228004-1.pdf • デジタル変⾰は、レガシーシステム刷新「だけ」では実現しない。 • 変⾰の阻害要因となっているのは、「企業⽂化（業務・慣習）」である。 • つまり、DXとは「企業⽂化刷新の問題」である。 • ビジネスを今、変化させなければ、「デジタル競争の敗者」となる。

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Backyard Inc. 16 DXがもたらすビジネスのBefore/After ⼈とITとの関係求められる成果 ITの価値アクション最終⽬標⼈間とITとが⼀体となりビジネスを動かす変化への即応⼒、破壊的競争⼒価値の創出競争⼒の源泉投資対効果で評価 • ビジネスに貢献できれば投資拡⼤ • 柔軟×迅速と試⾏錯誤 • 競争⼒の源泉として内製変化に柔軟・迅速に対応しビジネスを成功させる⼈間主体でビジネスを動かし ITが⽀援する⽣産性向上、コスト削減期間短縮コスト削減することが正義 • 常にコスト削減圧⼒に晒される • 安定×⾼品質の徹底追求 • コスト削減の⼿段としての外注仕様書通りQCDを守って情報システムを完成させる Before DX After DX

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Backyard Inc. 17 ⼀朝⼀⼣ではDXは不可能 DX＝システム導⼊ • ちょっと近所の⼭へハイキング • なんならリフトで頂上までらくらく DX＝ずっと改善し続ける仕組みの構築 • 終わりなき旅、状況に応じた判断 • ⼭あり⾕あり（実⾏と改善）の繰り返し⼀般的なイメージ真の姿

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Backyard Inc. 18 経理のDX推進プロセス 02

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Backyard Inc. 19 『ザ・ゴール』「ロボットを使って、⼯場の⽣産性は本当に上がったのかね」システム導⼊による個別最適はゴールではない。これまでの常識を覆し、全体最適による⽣産性の向上。プロセス全体の再構築の先にしかゴールはない。

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Backyard Inc. 20 システム導⼊だけで達成できる効果は思ったよりも少ない

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経理業務の実態⼀般的なイメージ処理：80％その他 20％真の姿処理 20％ 21 Backyard Inc. 売掛⾦が未⼊⾦なので先⽅確認を… この請求書何費です？領収書添付漏れてますこの⽀払い稟議通ってますか？経費精算の〆切が… え？これも先⽉の売上に⼊れる！？（締めたのに…）情報収集・整理・コミュニケーション：80％

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業務システムで処理する以外の時間が80% 22 Backyard Inc. 売掛⾦が未⼊⾦なので先⽅確認を… この請求書何費です？領収書添付漏れてますこの⽀払い稟議通ってますか？経費精算の〆切が… 処理 20％情報収集・整理・コミュニケーション：80％ • 必要な資料やデータを集めるための対応依頼や内容確認 • 様々な場所に情報・やり取りが散らばっている（例：⼝頭、メール、チャット、システム上のコメント、etc.） • 「⽬の前の業務」を終わらせることで⼿⼀杯 INPUT OUTPUT • 会計ソフト • 給与ソフト • ⼈事労務ソフト • ⾃動化や業務効率化はどんどん進化 • ただし、いずれも正しいデータを投⼊することが条件 • 正しいデータを集めるためには、上流の情報収集・整理・コミュニケーションをどう整えるかが重要え？これも先⽉の売上に⼊れる！？（締めたのに…）

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Backyard Inc. 23 システムは道具に過ぎない「業務効率化」「⾃動化」に振り回されず経理業務全体の再設計・再構築に取り組む必要がある

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Backyard Inc. 24 DX推進のための3ステップ Step1：現状の課題を把握 Step2：改善策の検討・⽴案 Step3：システム選定と運⽤変更

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Backyard Inc. 25 Step1：現状の課題を把握情報収集コミュニケーション処理作業課題の例 • 催促しないと、必要な資料が集まらない • 紙で管理されていて書類整理ができていない • 経理部⾨から関係各所に連絡する必要がある • 処理に関して社内からの質問が多い • 同じような情報を⾊々な所に⼊⼒している • ⽉初など、短期間に作業が集中している

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Backyard Inc. 26 Step2：改善策の検討・⽴案情報収集コミュニケーション処理作業改善策の例 • 請求書回収⽤のフォームを整備する • 案件管理システムを導⼊して書類管理する • ワークフロー上で期限管理と通知を⾏う • 社内Wikiと質問受付⽤フォームを設置する • APIによるシステム間のデータ連係を⾏う • ⾃動化ツールで繁忙期の業務負荷を軽減する

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Backyard Inc. 27 Step3：システム選定と運⽤変更情報収集コミュニケーション処理作業システム選定の例 • 受取請求書システムを導⼊する • CRMと会計システムを連携する • システム上のワークフローを整備する • ドキュメントツールを導⼊する • API連係可能なシステムへリプレイスする • ⾃動化ツールでシステム間を繋ぎ込む

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Backyard Inc. 28 『チェンジ・ザ・ルール！』テクノロジーというのは必要条件ではあるが、それだけでは⼗分ではないんだ。新しいテクノロジーをインストールして、そのメリットを享受するには、それまでの限界を前提にしたルールも変えなければいけない。システム導⼊を⽬的にしてはいけない。デジタル活⽤を前提にした運⽤やルールの構築。そこまでやってこそのDX推進となる。

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Backyard Inc. 29 経理業務の「真のゴール」とは何か？これまで：早く、正確な作業

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Backyard Inc. 30 経理業務の「真のゴール」とは何か？これから：経営状況の可視化

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Backyard Inc. 31 システム導⼊は、DXの⼀歩⽬に過ぎない仕組みを根本から変える覚悟が必要

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Backyard Inc. 32 周辺業務も含めて全体を⾒る請求管理（売上）会計ソフトは「会計データを集約する箱」になっていく⽀払管理（原価、販管費）経費精算（販管費）給与計算（原価、販管費）その他（在庫、固定資産経過勘定、など）会計ソフト会計データ予実管理資⾦繰表事業計画

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Backyard Inc. 33 Excelや紙を使わないで済むように根本から業務を⾒直す必要がある

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Backyard Inc. 34 最初に取り組むこと「どのシステムを⼊れるか」は後回し。「業務フローとデータフローを整える」ことを、まず考えなければならない。経理業務の効率化システムの検討業務フロー・データフローの⾒直し ×直接の⼿段の検討 ○プロセス⾒直し後に⼿段の検討

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Backyard Inc. 35 今の業務をシステムに載せ替えてはならない • 現状のまま、業務ごと個別にシステム導⼊しても意味がない。 • ⼀⾒、簡単に⾒えるが、逆に「余計な⼊⼒作業」など、⼿間が増えることも。 • 後の改善が難しく、いずれ、また限界を迎える。

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Backyard Inc. 36 フローを整えた上でシステムを導⼊する • 業務フロー・データフローを整備したうえ、それに合うシステムを導⼊する。 • ⼀⾒、遠回りに⾒えるが、処理全体の流れがスムーズになる。 • ⻑期的に改善し続けることができる。⾒積営業契約実働売上費⽤消込⽀払経理業務フロー・データフロー

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Backyard Inc. 37 作業の効率化仕組みの再構築⼩⼿先の効率化では、問題の先送り！根本からの再構築が必要不可⽋！＜

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Backyard Inc. 38 業務全体の再構築それこそが DXの本質

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Backyard Inc. 39 作業者から設計者へ 03

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Backyard Inc. 40 作業はシステムが代替していく処理量や正確性では、⼈はシステムに敵わない

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Backyard Inc. 41 システムの限界「いい感じ」に処理してくれるシステムは存在しない。システムを⽣かすも殺すも、使う⼈間次第。 DX推進において「設計者」が求められている

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Backyard Inc. 42 善意は役に⽴たない。仕組みだけが役に⽴つ。ジェフ・ベゾス Good intention doesn’t work, only mechanism works! Jeff Bezos

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Backyard Inc. 43 作業者から設計者へスキルチームワークアクションマインドキーワード仕事を進めるための仕組みを作るチームで仕事を進めるためのルールを作る課題点を洗い出し分析して改善策を考える常に改善を続けて、仕組みをアップデートする再現性、可視化、改善正確に⼤量の処理をこなす 1⼈で黙々と仕事を進める期限までに終わらせるために頑張る（残業する）現場で頑張って創意⼯夫をして乗り切る属⼈化、ブラックボックス作業者設計者

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Backyard Inc. 44 設計者に求められる要件専⾨スキル ITリテラシー設計⼒ • 知識 • 経験 • 省⼒化 • 再現性 • 全体俯瞰 • 逆算思考 ITツールを使いこなしながら、専⾨知識や経験をベースに、全体を広く俯瞰し、ゴールから逆算しながら、業務プロセスを構築し、常に改善し続けられること。

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Backyard Inc. 45 改善し続けるマインド経理のデジタルシフトはまだ始まったばかり。最初から完璧なものを作ることは不可能。たくさん、試してたくさん、失敗してたくさん、改善した⼈が勝つ

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Backyard Inc. 46 今までの経理に固執していては絶対にDXできない DX実現のために、設計⼒を⾝につけよう今までの延⻑線上 DXした経理

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Backyard Inc. 47 経理のDX推進は、まだ始まったばかり。全体を真に効率化する仕組みを構築しよう！