クライアントを巻き込み「2つのBacklog」でプロジェクトをとりまとめた話/backlogx2

by Sachiko Nomura

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クライアントを巻き込み「2つのBacklog」でプロジェクトをとりまとめた話 2019年7月25日 JBUG 福岡 #9 野村幸子 2019/7/31 1

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自己紹介野村幸子（のむらさちこ） • 東京都出身。 • 東京のWeb制作会社 LINICA （旧社名マックグラフィックアーツ）で16年、ヒアリングからの企画・構成提案、予算管理、進行管理など、ディレクション業務全般を対応。 • 2017年4月にフリーランスのWebディレクターとして独立。同年5月に、東京から福岡県糸島市に移住。ブログをきっかけにライター業も開始。 2019/7/31 2

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今日のお話クライアントにも Backlogに参加してもらおう！ •「2つのBacklog」でプロジェクトマネジメントした事例 •成功例！そして一部失敗例…！ 2019/7/31 3

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少し前のお話です（2014年） 2019/7/31 4

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当時の状況 Backlogはテスト的に導入済、でも、社内の一部が利用するのみ •主なやりとりツール 2019/7/31 5 社内：チャット（Chatwork）社外： Eメール、電話

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Eメールでの管理がNGな理由 •１つのメールに複数の事項 •ログが残らない •状況管理が出来ず、全体が見えない •新メンバーが、過去の情報にアクセス出来ない参照元：Eメールで作業内容を管理するのはやめましょう – GoTheDistance http://gothedistance.hatenadiary.jp/entry/2014/02/10/120745 2019/7/31 6

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Backlogでプロジェクト管理開始！新規案件でプロマネ方法含め、クライアントに提案クライアントも一緒に Backlogでプロジェクト管理開始 2019/7/31 7 成功事例紹介！

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事例１：某メーカー企業サイト・プロダクトサイトリニューアルコンセプト作成サイト構成/ベースデザインプロトタイプ作成 2019/7/31 8

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関係者クライアント（３名） •メイン担当 •副担当 •上司 2019/7/31 9 社内（５名） •ディレクター •インフォメーションアーキテクト •クリエイティブディレクターデザイン工程から •アートディレクター •デザイナー

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２つのBacklog！ 2019/7/31 10 社外用Backlog 制作チームBacklog ① ②

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２つのBacklog！ 2019/7/31 11 社外用Backlog • 関係者全員参加 • 書き込みは各社の「代表」が行う • 提出とフィードバック制作チームBacklog • 社内チームメンバーのみ • 書き込みは全員参加 • 提出前のブラッシュアップ用

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２つのBacklogの使い方。もうちょっと詳しく 2019/7/31 12 コメント！朱字！書類できた直したよ！コメント！朱字！これでどうだー！よし出すよ! 書類出来ました！ここ直して最初に戻る… 制作チームBacklog 社外用Backlog 代表（ディレクター）代表（メイン担当）

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私が感じた Backlog×2 のいいところその１経緯把握＆バージョン管理がしやすい •提出した書類、やりとりが全て残る •課題の経緯が追いやすい •「言った言わない」が起こらない 2019/7/31 13

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私が感じた Backlog×2 のいいところその２ Wiki活用でプロジェクトを見渡しやすい •プロジェクト関連事項は「WikiのHome」に全部まとめる。 • 成果物、ファイル置き場所、資料その他諸々 •Homeで、だれでも状況把握可能。 2019/7/31 14

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2019/7/31 15 【一例】

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私が感じた Backlog×2 のいいところその３過去＆現在のやりとりが全員に見える •フィードバックへの対応が早くなる •担当者・期限を明確にできる •後から参加しても、状況把握しやすい 2019/7/31 16

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２つのBacklog、お互いにメリット多い！ 2019/7/31 17 クライアント社内 Wikiで現状把握しやすいいつまでにだれががわかりやすい社内用はぶっちゃけ話で相談コピペでの提出がらく画像や資料添付で話が早い上司への逐一報告不要細かい調整の上で提案できる進行が見えやすい安心感

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クライアント参加のポイント •クライアントにメリットを伝える良さが伝われば、協力・活用してもらえる •丁寧なナビゲートで運用ルールを徹底ルール順守を先導例 • 別話題は、新課題を作って誘導 • 書き込みミスは、正しい課題にコピペ • 社内相談はNGを出す • ボールが宙に浮いていないかチェックなど 2019/7/31 18

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Eメールでの管理がNGな理由（おさらい） 2019/7/31 19 • １つのメールに複数の事項 • 対応したログが残らない • 状況管理が出来ず、全体が見えない • 新メンバーが過去の情報にアクセス出来ない • 1課題ごとまぜるな危険！で管理 • 課題別に自分も相手の反応も全部ログが残る • 課題毎に流れを確認できる。 Wiki活用で状況管理もOK • 新メンバーも問題なく状況把握可能 Backlog で！

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気を付けたいポイント！その１１話題につき１課題を死守、粒度は小さめに •近しい課題は、親子課題を設定 •期限を近くに設定 •完了の達成感で、モチベーションアップ 2019/7/31 20

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気を付けたいポイント！その２運用ルールの番人を作ろう •全員の「使い方」すり合わせが肝心 •案件進行管理と、運用ルールの番人を同時並行 •常に「2つのBacklog」チェックをする 2019/7/31 21

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気を付けたいポイント！その３制作チーム用と社外用を間違えないように •色やロゴを変え、ぱっと見の違いを作る 2019/7/31 22

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うまくいったので、同様に次のプロジェクトも Backlogでやることに！ 2019/7/31 23

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事例２：某オウンドメディア構築・運営 • サイト構築時：仕様検討設計構築データ収集など • 公開後：機能の改善や追加集客キャンペーンコンテンツ企画立案などなど 2019/7/31 24

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関係者が３社に！クライアント（３名） 2019/7/31 25 社内（４名） •ディレクター •インフォメーションアーキテクト •デザイナー •メイン担当 •副担当 •上司 CMS開発会社（３名） •SE •プログラマ

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「３つ」のBacklog！ 2019/7/31 26 全体用Backlog • 関係者全員 • 書き込みは各社の「代表」 • 提出とフィードバック社内用Backlog • 社内メンバーのみ • ブラッシュアップ用開発用Backlog • 社内とCMS開発会社のメンバーが参加 • 開発相談用 ① ② ③

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開発時は問題なし！でも運用開始後徐々に問題増加……！ 2019/7/31 27

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３つのBacklog → やっぱり２つのBacklogに 2019/7/31 28 全体用Backlog • 関係者全員 • 書き込みは各社の「代表」 • 提出とフィードバック社内用Backlog • 社内メンバーのみ • ブラッシュアップ用開発用Backlog • 社内とCMS開発会社のメンバーが参加 • 開発相談用 ① ② ③ 使用中止

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開発用Backlogが機能しなくなった原因 •課題の放置 •「どこに書くべきか」で混乱 •強く言いにくい関係性 •クライアントに開発側の遅れが見えにくい •文化の違い？ 2019/7/31 29

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プロジェクト管理上、やったフォロー •Backlogのメール通知の調整 • 必要な人にだけお知らせを送る •運用ルールの再徹底依頼 •最終的には、電話で確認・催促 2019/7/31 30

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開発用Backlog廃止「全体用」でやりとり透明化 2019/7/31 31 フォローにも限界あり運用見直し

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失敗でわかったことしくみはシンプルにすべし人の意識を変えるのは、至難の業 2019/7/31 32

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プロジェクト管理の道は始まったばかりだ！ 2019/7/31 33 Backlogのメリットを感じる機会を多く作る 2つのBacklog導入は、あくまでスタート全員が参加して、初めてうまく回る

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2つのBacklogのメリット、たくさんあります！ 2019/7/31 34 クライアント社内 Wikiで現状把握しやすいいつまでにだれががわかりやすい社内用はぶっちゃけ話もできるコピペでの提出がらく画像や資料添付で話が早い上司への逐一報告不要細かい調整の上で提案できる進行が見えやすい安心感

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まとめ •1プロジェクトに「2つのBacklog」はおすすめ！ •メリットを伝えて、使い方をきちんとリード •関係者が多いほど、ルール理解が大事 •きっちり回れば、プロマネがはかどる！ 2019/7/31 35

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以上です！ありがとうございました！ 2019/7/31 36