クライアントを巻き込み「2つのBacklog」でプロジェクトをとりまとめた話/backlogx2

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1. クライアントを巻き込み 「2つのBacklog」で プロジェクトを とりまとめた話 2019年7月25日 JBUG 福岡 #9 野村幸子 2019/7/31

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2. 自己紹介 野村 幸子（のむら さちこ） • 東京都出身。 • 東京のWeb制作会社 LINICA （旧社名

   マックグラフィックアーツ） で16年、ヒアリングからの企画・構成提案、 予算管理、進行管理など、ディレクション業務全般を対応。 • 2017年4月にフリーランスのWebディレクターとして独立。 同年5月に、東京から福岡県糸島市に移住。 ブログをきっかけにライター業も開始。 2019/7/31 2

3. 今日のお話 クライアントにも Backlogに参加してもらおう！ •「2つのBacklog」で プロジェクトマネジメントした事例 •成功例！ そして一部失敗例…！ 2019/7/31 3

4. 少し前のお話です （2014年） 2019/7/31 4

5. 当時の状況 Backlogはテスト的に導入済、 でも、社内の一部が利用するのみ •主なやりとりツール 2019/7/31 5 社内： チャット（Chatwork） 社外： Eメール、電話

6. Eメールでの管理がNGな理由 •１つのメールに複数の事項 •ログが残らない •状況管理が出来ず、全体が見えない •新メンバーが、過去の情報にアクセス出来ない 参照元：Eメールで作業内容を管理するのはやめましょう – GoTheDistance http://gothedistance.hatenadiary.jp/entry/2014/02/10/120745 2019/7/31

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7. Backlogでプロジェクト管理開始！ 新規案件で プロマネ方法含め、クライアントに提案 クライアントも一緒に Backlogでプロジェクト管理開始 2019/7/31 7 成功事例 紹介！

8. 事例１：某メーカー 企業サイト・プロダクトサイト リニューアルコンセプト作成 サイト構成/ベースデザイン プロトタイプ作成 2019/7/31 8

9. 関係者 クライアント（３名） •メイン担当 •副担当 •上司 2019/7/31 9 社内（５名） •ディレクター •インフォメーション

   アーキテクト •クリエイティブ ディレクター デザイン工程から •アートディレクター •デザイナー

10. ２つのBacklog！ 2019/7/31 10 社外用Backlog 制作チームBacklog ① ②

11. ２つのBacklog！ 2019/7/31 11 社外用Backlog • 関係者全員参加 • 書き込みは各社の 「代表」が行う •

    提出とフィードバック 制作チームBacklog • 社内チームメンバーのみ • 書き込みは全員参加 • 提出前の ブラッシュアップ用

12. ２つのBacklogの使い方。もうちょっと詳しく 2019/7/31 12 コメント！ 朱字！ 書類 できた 直したよ！ コメント！ 朱字！

    これで どうだー！ よし 出すよ! 書類 出来ました！ ここ直して 最初に戻る… 制作チームBacklog 社外用Backlog 代表 （ディレクター） 代表 （メイン担当）

13. 私が感じた Backlog×2 のいいところ その１ 経緯把握 ＆ バージョン管理がしやすい •提出した書類、やりとりが全て残る •課題の経緯が追いやすい •「言った言わない」が起こらない

    2019/7/31 13

14. 私が感じた Backlog×2 のいいところ その２ Wiki活用で プロジェクトを見渡しやすい •プロジェクト関連事項は 「WikiのHome」に全部まとめる。 • 成果物、ファイル置き場所、資料

    その他諸々 •Homeで、だれでも状況把握可能。 2019/7/31 14

15. 2019/7/31 15 【一例】

16. 私が感じた Backlog×2 のいいところ その３ 過去 ＆ 現在のやりとりが 全員に見える •フィードバックへの対応が早くなる •担当者・期限を明確にできる

    •後から参加しても、状況把握しやすい 2019/7/31 16

17. ２つのBacklog、お互いにメリット多い！ 2019/7/31 17 クライアント 社内 Wikiで 現状把握 しやすい いつまでに だれが

    が わかりやすい 社内用は ぶっちゃけ 話で相談 コピペでの 提出が らく 画像や 資料添付で 話が早い 上司への 逐一報告 不要 細かい 調整の上で 提案できる 進行が 見えやすい 安心感

18. クライアント参加のポイント •クライアントにメリットを伝える 良さが伝われば、協力・活用してもらえる •丁寧なナビゲートで運用ルールを徹底 ルール順守を先導 例 • 別話題は、新課題を作って誘導 • 書き込みミスは、正しい課題にコピペ

    • 社内相談はNGを出す • ボールが宙に浮いていないかチェック など 2019/7/31 18

19. Eメールでの管理がNGな理由（おさらい） 2019/7/31 19 • １つのメールに複数の事項 • 対応したログが残らない • 状況管理が出来ず、 全体が見えない

    • 新メンバーが過去の情報に アクセス出来ない • 1課題ごとまぜるな危険！ で管理 • 課題別に自分も相手の反応 も全部ログが残る • 課題毎に流れを確認できる。 Wiki活用で状況管理もOK • 新メンバーも 問題なく状況把握可能 Backlog で！

20. 気を付けたいポイント！ その１ １話題につき１課題を死守、 粒度は小さめに •近しい課題は、親子課題を設定 •期限を近くに設定 •完了の達成感で、モチベーションアップ 2019/7/31 20

21. 気を付けたいポイント！ その２ 運用ルールの番人を作ろう •全員の「使い方」すり合わせが肝心 •案件進行管理と、運用ルールの番人を同時並行 •常に「2つのBacklog」チェックをする 2019/7/31 21

22. 気を付けたいポイント！ その３ 制作チーム用 と 社外用 を 間違えないように •色やロゴを変え、ぱっと見の違いを作る 2019/7/31 22

23. うまくいったので、 同様に次のプロジェクトも Backlogでやることに！ 2019/7/31 23

24. 事例２：某オウンドメディア 構築・運営 • サイト構築時： 仕様検討 設計 構築 データ収集など • 公開後：

    機能の改善や追加 集客キャンペーン コンテンツ企画立案 などなど 2019/7/31 24

25. 関係者が ３社に！ クライアント（３名） 2019/7/31 25 社内（４名） •ディレクター •インフォメーション アーキテクト •デザイナー

    •メイン担当 •副担当 •上司 CMS開発会社（３名） •SE •プログラマ

26. 「３つ」のBacklog！ 2019/7/31 26 全体用Backlog • 関係者全員 • 書き込みは各社の「代表」 • 提出とフィードバック

    社内用Backlog • 社内メンバーのみ • ブラッシュアップ用 開発用Backlog • 社内とCMS開発会社の メンバーが参加 • 開発相談用 ① ② ③

27. 開発時は問題なし！ でも 運用開始後 徐々に問題増加……！ 2019/7/31 27

28. ３つのBacklog → やっぱり２つのBacklogに 2019/7/31 28 全体用Backlog • 関係者全員 • 書き込みは各社の「代表」

    • 提出とフィードバック 社内用Backlog • 社内メンバーのみ • ブラッシュアップ用 開発用Backlog • 社内とCMS開発会社の メンバーが参加 • 開発相談用 ① ② ③ 使用中止

29. 開発用Backlogが機能しなくなった原因 •課題の放置 •「どこに書くべきか」で混乱 •強く言いにくい関係性 •クライアントに開発側の遅れが見えにくい •文化の違い？ 2019/7/31 29

30. プロジェクト管理上、やったフォロー •Backlogのメール通知の調整 • 必要な人にだけお知らせを送る •運用ルールの再徹底依頼 •最終的には、電話で確認・催促 2019/7/31 30

31. 開発用Backlog廃止 「全体用」でやりとり透明化 2019/7/31 31 フォローにも限界あり 運用 見直し

32. 失敗でわかったこと しくみはシンプルにすべし 人の意識を変えるのは、至難の業 2019/7/31 32

33. プロジェクト管理の道は始まったばかりだ！ 2019/7/31 33 Backlogのメリットを 感じる機会を多く作る 2つのBacklog導入は、あくまでスタート 全員が参加して、初めてうまく回る

34. 2つのBacklogのメリット、たくさんあります！ 2019/7/31 34 クライアント 社内 Wikiで 現状把握 しやすい いつまでに だれが

    が わかりやすい 社内用は ぶっちゃけ 話もできる コピペでの 提出が らく 画像や 資料添付で 話が早い 上司への 逐一報告 不要 細かい 調整の上で 提案できる 進行が 見えやすい 安心感

35. まとめ •1プロジェクトに「2つのBacklog」は おすすめ！ •メリットを伝えて、 使い方をきちんとリード •関係者が多いほど、ルール理解が大事 •きっちり回れば、プロマネがはかどる！ 2019/7/31 35

36. 以上です！ ありがとうございました！ 2019/7/31 36