日本経済新聞社 デジタル編成ユニット 西馬 一郎 2019年04月04日 Backlog World 2019プロジェクト 会場担当のダンドリ術

ダンドリ

きょうお話したいこと 会場担当としてのダンドリ 大規模なイベントのプロジェクト運営 JBUGコミュニティの素晴らしさ

自己紹介(西馬 一郎 ニシウマ イチロウ) 西からきた馬ヅラの男 日経電子のバーンの エンジニア 社内DevRel、技術広報 エンジニア採用 JBUG東京運営チーム

BacklogWorld、なぜ会場担当 1. 社内の事業部の社員旅行幹事の経験が 活かせそう 2. 福岡と東京 3. 現場が一番大切

イベント運営チームのアーキテクチャ 1. スポンサー班 2. 広報班 3. Web制作班 4. デザイン班 5. セッション班 6. 会場班 7. スタッフ指揮 8. 撮影班 9. アフターパーティ班 WordCamp 1. スポンサー班 2. SNS班 3. Webサイト班 4. ケータリング班 5. コンテンツ班 6. 会場班 7. メディア誘致班 8. 会計班 9. ノベルティ班 BacklogWorld2019 1. カンパ集金 2. 広報班 3. 旅のしおり制作班 4. 芸 5. 宴会班 6. 会場班 7. 物流班 8. 会計班 社内旅行幹事団

ダンドリで大切にしているコト 1. 可能な限り、本番までに事前の準備を済ませておく 2. 当日、余裕を持つ 3. 当日、想定外の事があっても落ち着いて対応 4. 当日、お客様を迎えることに集中

マストとベター マスト 1. 下見 合計4回 2. レイアウト図(セッション、受付) 3. 救護・避難経路の情報 4. 会場案内 5. 会場装飾 6. 控え室 7. プロジェクター接続 8. 音声出力 9. トイレ・喫煙場所の案内 ベター 1. 配布物の事前の袋詰(300セット) 2. ゴミ箱(分別) 3. 電源タップ 4. Wifi案内 上記を済ませて、当日余裕を持つ

準備のタスクも発生した課題もBacklogへ どんなプロジェクトも担当の範囲を越えるタスクが出てくる Backlogを使って課題化、巻き取る 1. 受付で配布するギグバンド 2. アンケートの内容検討とフォーム作成、QRコード 3. 印刷物の洗い出し

BacklogWorld運営チームの良いところ 1. チームワーク 2. 気づいた人がやるのが コミュニティのいいところ 3. ノベルティ、デザイン、 ケータリング各班の皆さんに感謝 4. Backlogの使い方がみなさんお上手 5. 運営打ち合わせのあとは、必ず懇親会

イベント準備での課題 1. 会場担当者とのやり取りはメール (40往復) Backlogでのやり取りを提案しても良かったかも 「メールによる課題登録」でCCに入れておけば良かった 多数の確認事項 2. 打ち合わせのやり方 各地の運営メンバーでリモートで繋ぐ 班で会議、全体で会議

まとめ 1. 事前のダンドリで余裕を持つ 2. イベント運営、タスク管理でプロジェクトマネジメントの学び 3. コミュニティは楽しい

Backlog World 2020 スタッフ募集は6～7月から

4月の西馬登壇予定 1. 4/23、DevRel/Community JBUGの話をします 2. 4/24、Media-JAWS 日経電子版のAWS活用話をします

日経エンジニアの登壇も応援してください 2019年も日経のエンジニアが多数イベントに登壇しています 日経のエンジニアの情報発信Twitter @nikkeideveloper フォローしてください

以上オシマイです JBUGをよろしくお願いします ご清聴ありがとうございました 日経Techブログ 技術情報Twitter Wantedly