RubyKaigi参加ルールルルルル策定ガイド ── どんぶり勘定をサケよう！

by YasuakiSako

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迫康晃（sako）⾃⼰紹介 2020/6 SmartHR⼊社労務領域プロダクトのEM 函館は4回⽬、RubyKaigiは初参加です函館オススメの観光地は六花亭喫茶室です

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EMの仕事 ● ピープルマネジメント ● テクノロジーマネジメント ● プロジェクトマネジメント ● プロダクトマネジメント ● RubyKaigiの予算策定 3

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SmartHRでのRubyKaigiへの参加⽅針参加したい⼈には可能な限り参加して欲しい！！ 4

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勉強会⽀援制度について SmartHRの開発に活きる勉強会であれば、参加に伴い発⽣するチケット代、交通費、宿泊費などの費⽤を補助 5

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エンジニア数とRubyKaigi参加者⼈数推移 6

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参加したい⼈が好きなだけ参加すると…… 7

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⽻⽥↔函館間の往復交通費の最⼤料⾦は？(⾶⾏機) 1. 71,020円 2. 84,180円 3. 99,020円 4. 104,180円突然ですがクイズです 8

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突然ですがクイズです⽻⽥↔函館間の往復交通費の最⼤料⾦は？(⾶⾏機) 1. 71,020円 2. 84,180円 3. 99,020円 4. 104,180円 9 ※2026/4/6現在

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100⼈が参加した場合… 交通費往復10万円 + 宿泊費1万円 x 4⽇ = 14万円 100⼈参加したら、1400万円！！！ 10 ※もちろんこんなにかからないが、起こる可能性のあるリスクには対処が必要

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どんぶり勘定をサケ、⼊念な準備が必要 11

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RubyKaigi参加ルールルルルル策定ガイド ※イカ、 "ルールルルルル".squeeze されます

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参加ルール策定スケジュール 13 ● 10⽉: そろそろ参加ルール策定を始めようと思い始める ● 11⽉: 参加意向のアンケートをとる ● 11⽉: 参加ルール策定 ● 12⽉: 参加ルールアナウンス‧参加希望の受付開始 ● 1⽉: 参加者確定‧チケット購⼊‧追加募集の受付 ● 2⽉: 追加参加者確定‧追加募集の受付 ● 3⽉: 参加受付締め切り

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参加意向のアンケートをとる 14 ● 「絶対に参加したい！」「悩み中」といった意向度も含めて事前アンケートを実施 ● 結果を元に、最⼤で発⽣しうる費⽤を算出

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概算費⽤の算出〜⼈数の確定 15 ● 交通費、宿泊費の相場感を調査 ○ 開催地によって⼤きく変動する ● 早めに予約すれば⾜が出ない程度の交通費‧ 宿泊費‧チケット代を補助額として設定 ● 全社の予算計画と照らし合わせて参加⼈数を決定

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策定された参加ルール

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今回策定したRubyKaigi参加ルール ● 勉強会としての参加上限はエンジニア⼈数の約1割を定員とし、定員超過の場合は抽選 ● プロポーザル提出者は上記枠で優先参加 ● スポンサーブースなどの企画‧運営担当は、別枠で出張として参加 ● 登壇する⼈も別枠で出張として参加 17

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参加者内訳 ● 参加メンバー: 21名 ● スポンサー施策担当: 8名 ● 登壇者: 3名 🎉 ● 合計: 32名 18